Le fatture elettroniche sono versioni digitali delle tradizionali fatture cartacee.

A differenza delle fatture cartacee, le fatture elettroniche vengono create, inviate, ricevute ed elaborate elettronicamente. Spesso sono in un formato strutturato come XML, il che le rende più facili da elaborare automaticamente con il software di contabilità.

Questo tipo di fatturazione è diffuso in tutto il mondo. Il mercato globale della fatturazione elettronica ha raggiunto 13,5 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede che raggiungerà i 61 miliardi di dollari entro il 2032. Di seguito viene illustrato come funziona la fatturazione elettronica, in cosa si differenzia dalla fatturazione manuale, quali sono le sfide e i vantaggi da considerare e come scegliere la soluzione di fatturazione elettronica più adatta alla tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona la fatturazione elettronica?
  
• Qual è la differenza tra la fatturazione elettronica e la fatturazione manuale?
  
• Problematiche legate alla fatturazione manuale
  
• Vantaggi della fatturazione elettronica
  
• Problematiche legate alla fatturazione elettronica
  
• Come creare e implementare la fatturazione elettronica
  
• Considerazioni su sicurezza e conformità relative alla fatturazione elettronica
  
• Come scegliere la giusta soluzione di fatturazione elettronica
  

Come funziona la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è un processo digitale che sostituisce la tradizionale fatturazione cartacea con un processo più rapido e automatizzato. Ecco un'analisi del funzionamento tipico della fatturazione elettronica.

• Creazione delle fatture: Il venditore crea una fattura elettronicamente utilizzando un software di contabilità o una piattaforma per la fatturazione elettronica. La fattura include tutti i dettagli necessari come le informazioni sull'acquirente e sul venditore, il numero della fattura, la data, le descrizioni degli articoli, le quantità, i prezzi, le tasse e l'importo totale dovuto. La fattura è in un formato strutturato, solitamente XML, per garantire la compatibilità con diversi sistemi.

• Invio della fattura: Il venditore invia la fattura elettronica all'acquirente in formato elettronico. Questa operazione può essere eseguita attraverso questi canali:

  • Trasmissione diretta: La fattura viene inviata direttamente dal sistema del venditore al sistema dell'acquirente utilizzando una connessione sicura.
    
  • Email: La fattura viene allegata a un'email e inviata all'acquirente.
    
  • Rete o piattaforma di fatturazione elettronica: La fattura viene caricata su una rete o su una piattaforma dove l'acquirente può accedere e scaricarla.
    
  • Rete Peppol: Le fatture elettroniche vengono scambiate in modo sicuro tra attività e governi attraverso questa rete globale.
    

• Ricezione delle fatture: L'acquirente riceve la fattura elettronica attraverso il canale preferito. Se la fattura è in un formato strutturato, può essere importata automaticamente nel sistema contabile dell'acquirente, eliminando la necessità di inserire manualmente i dati. Se la fattura viene inviata come allegato email o PDF, potrebbe essere necessaria un'elaborazione manuale.

• Elaborazione e approvazione delle fatture: Il sistema di contabilità dell'acquirente convalida i dati della fattura, verifica la presenza di errori e li abbina agli ordini di acquisto e ad altri documenti pertinenti. La fattura è soggetta a un flusso di approvazioni che può variare in base alle specifiche procedure interne dell'acquirente. Una volta approvata, la fattura è programmata per il pagamento.

• Pagamento: L'acquirente avvia il pagamento secondo i termini di pagamento concordati. I pagamenti possono essere effettuati elettronicamente tramite modalità quali bonifici bancari, carte di credito o piattaforme di pagamento online.

• Archiviazione: Sia l'acquirente sia il venditore memorizzano la fattura in formato elettronico per scopi di archiviazione e conformità.

Qual è la differenza tra la fatturazione elettronica e la fatturazione manuale?

La fatturazione elettronica e la fatturazione manuale sono due metodi distinti di addebito e di elaborazione dei pagamenti, che differiscono per formato, consegna, elaborazione ed efficienza complessiva. Ecco un’analisi delle differenze.

Problematiche legate alla fatturazione manuale

L'emissione manuale delle fatture è soggetta a errori, rallenta i pagamenti e può causare insoddisfazione tra i fornitori, con conseguenti perdite economiche. Ecco i principali problemi della fatturazione manuale che la fatturazione elettronica mira a risolvere.

• Tempo e denaro: La creazione, l'invio e l'elaborazione di fatture cartacee è un processo lento e noioso. Si tratta di stampare, riempire le buste, occuparsi delle spese postali e quindi aspettare l'arrivo della posta. L'elaborazione manuale delle fatture, dalla loro apertura all‘inserimento dei dati nei sistemi di contabilità, genera frequenti colli di bottiglia.

• Errori: L'inserimento manuale dei dati spesso comporta errori. Un semplice errore di battitura nel numero di fattura, nella quantità o nel prezzo può avere conseguenze importanti, come pagamenti in eccesso o in difetto o persino contestazioni. Questi errori possono essere costosi da correggere e possono danneggiare le relazioni commerciali.

• Mancanza di visibilità: Con la fatturazione manuale è difficile monitorare lo stato delle fatture in tempo reale. Sono in transito? Sono state ricevute? Sono in attesa di approvazione? Questa mancanza di trasparenza ostacola la gestione del flusso di cassa e può causare ritardi nei pagamenti.

• Costo: La carta, l'inchiostro, le spese postali e la manodopera necessaria per l'elaborazione manuale aumentano i costi. Il tempo speso per la fatturazione sottrae risorse preziose ad attività più strategiche.

• Impatto ambientale: L'uso della carta per le fatture alimenta la deforestazione e produce ingenti quantità di rifiuti, un problema sempre più sentito dalle aziende eco-consapevoli.

Vantaggi della fatturazione elettronica

Ecco alcuni dei vantaggi associati alla fatturazione elettronica.

• Elaborazione e pagamento più veloci: Le fatture elettroniche vengono trasmesse elettronicamente, eliminando i ritardi associati alla corrispondenza fisica. Questo accelera l'elaborazione delle fatture e i cicli di pagamento, migliorando il flusso di cassa.

• Riduzione dei costi: La fatturazione elettronica elimina la necessità di carta, stampa, affrancatura e inserimento manuale dei dati. Questo si traduce in un notevole risparmio sui costi, in particolare per le attività che elaborano un elevato volume di fatture. L'automazione apre nuove opportunità per il personale, liberandolo da lavori ripetitivi.

• Meno errori: L'inserimento manuale dei dati è soggetto a errori, che possono comportare discrepanze e controversie. Grazie alla convalida e all'importazione automatizzate dei dati, la fatturazione elettronica crea dati di fatturazione più accurati e coerenti e riduce la probabilità di errori costosi.

• Migliore visibilità: Le piattaforme di fatturazione elettronica dispongono di funzionalità di tracciamento e monitoraggio in tempo reale. Le attività possono visualizzare facilmente lo stato di ogni fattura, dalla creazione al pagamento, offrendo maggiore visibilità e controllo sull'intero processo. Questa trasparenza aiuta a identificare i colli di bottiglia, a risolvere tempestivamente i problemi e a ottimizzare la gestione del flusso di cassa.

• Meno sprechi: Eliminando la necessità della carta, la fatturazione elettronica riduce l'impatto ambientale e contribuisce agli sforzi per la sostenibilità.

• Migliori relazioni con i fornitori: Pagamenti più rapidi e procedure trasparenti migliorano le relazioni con i fornitori. La fatturazione elettronica favorisce la fiducia e facilita le transazioni, aprendo la porta a vantaggi come prezzi competitivi e accesso anticipato a nuovi prodotti.

• Possibilità di crescita: Le soluzioni di fatturazione elettronica possono essere facilmente scalate di pari passo con la crescita di un'attività. Con l'aumento del volume delle fatture, questi sistemi sono in grado di gestire il carico di lavoro senza la necessità di ulteriore manodopera manuale.

• Conformità e sicurezza: Le piattaforme per la fatturazione elettronica sono conformi alle normative fiscali e agli standard internazionali e incorporano solide misure di sicurezza per proteggere i dati finanziari sensibili.

Problematiche legate alla fatturazione elettronica

Come per qualsiasi soluzione aziendale, anche la fatturazione elettronica può comportare delle sfide. Eccone alcune da prendere in considerazione.

• Investimento iniziale: L'implementazione di un sistema di fatturazione elettronica può richiedere un investimento iniziale in software, hardware e formazione. Le piccole imprese potrebbero trovare questo costo proibitivo.

• Integrazione con i sistemi esistenti: L'integrazione della fatturazione elettronica con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) esistenti può essere complessa e richiedere molto tempo, richiedendo competenze tecniche o consulenti esterni.

• Problemi tecnici: Problemi tecnici, aggiornamenti software e problemi di connettività possono interrompere la fatturazione elettronica, causando ritardi o errori.

• Resistenza al cambiamento: I dipendenti abituati ai processi manuali potrebbero opporsi al passaggio alla fatturazione elettronica. Gli sforzi di gestione delle modifiche e la formazione potrebbero essere necessari per un processo di adozione senza intoppi.

• Onboarding dei fornitori: Convincere i fornitori ad adottare la fatturazione elettronica può essere una sfida, soprattutto per i fornitori più piccoli che potrebbero non avere le risorse o le capacità tecniche.

• Minacce alla sicurezza informatica: Le fatture elettroniche contengono informazioni finanziarie sensibili, il che le rende un bersaglio per gli attacchi informatici. Questi devono essere protetti con forti misure di sicurezza.

• Norme sulla protezione dei dati: La conformità alle normative sulla privacy come il GDPR può richiedere molto tempo e richiede un'attenta gestione dei dati personali.

• Diversi formati: Le fatture elettroniche possono essere create in diversi formati, il che può portare a potenziali problemi di compatibilità tra sistemi diversi.

• Regolamenti diversi: Le normative sulla fatturazione elettronica differiscono notevolmente tra i Paesi e le regioni, rendendo complessa la gestione della conformità per le aziende multilocalizzate.

• Mancanza di firme fisiche: Le fatture elettroniche in genere sono prive di firme fisiche, il che può sollevare dubbi circa l'autenticità e la validità in caso di contestazioni.

• Problemi tecnici: Problemi tecnici o errori nel sistema di fatturazione elettronica possono dar luogo a contestazioni in merito all'accuratezza o alla consegna della fattura.

Come creare e implementare la fatturazione elettronica

Segui questa procedura per implementare la fatturazione elettronica nella tua attività.

Analisi dei requisiti

Definisci chiaramente gli obiettivi che vuoi ottenere con la fatturazione elettronica, ovvero cicli di pagamento più veloci, maggiore precisione o maggiore conformità ai requisiti normativi. Esamina i processi di fatturazione esistenti per individuare colli di bottiglia o inefficienze e utilizzali per identificare le funzionalità specifiche di cui hai bisogno in un sistema di fatturazione elettronica, come le funzionalità di integrazione con i sistemi ERP esistenti o strumenti specifici per la conformità.

Scelta del sistema

Definisci le funzionalità essenziali in base alle tue esigenze. Dai priorità a funzionalità come l'elaborazione in tempo reale, la compatibilità con gli standard internazionali (ad esempio, Peppol, UBL) e la facilità di integrazione con il tuo software di contabilità.

Quindi cerca e confronta diversi fornitori di fatturazione elettronica. Cerca recensioni e casi di studio e richiedi delle dimostrazioni. Assicurati che il fornitore abbia una solida esperienza nel tuo settore.

Configurazione tecnica

Collabora con gli specialisti IT per definire le modalità di integrazione del software di fatturazione elettronica con i tuoi sistemi esistenti. Ciò potrebbe comportare integrazioni API, mappature di dati e sviluppo personalizzato per un facile flusso di dati tra i sistemi.

Personalizzazione

Regola le impostazioni del software per adattarle ai tuoi processi. A seconda delle tue esigenze, puoi configurare modelli di fattura, calcolare le imposte, gestire le valute e scegliere la lingua.

Controlli di conformità

Rivolgiti a un esperto legale per assicurarti che le tue pratiche di fatturazione elettronica siano in linea con le leggi fiscali locali e internazionali e con gli standard in materia di fatturazione elettronica. In questo modo si garantisce che tutte le fatture siano legalmente valide e che il sistema sia a prova di futuro in caso di modifiche normative.

Sicurezza

Implementa misure di sicurezza come la crittografia, controlli di accesso sicuri e verifiche di sicurezza regolari per proteggere i dati sensibili.

Implementazione

Inizia con una fase pilota che include un gruppo selezionato di fornitori o clienti. Usa questa fase per raccogliere feedback e apportare modifiche. Espandi gradualmente l'implementazione fino a includere tutte le tue fatture, coinvolgendo sistematicamente tutte le parti interessate.

Formazione

Conduci sessioni di formazione dettagliate per i tuoi team finanziari, commerciali e IT. Fornisci risorse come manuali, domande frequenti e video di formazione per aiutarli a imparare il nuovo sistema.

Assistenza

Metti in atto un sistema di assistenza efficace con il tuo fornitore per risolvere rapidamente eventuali problemi. Questo può includere un'assistenza dedicata per i primi mesi dopo l'attivazione del servizio.

Lancio

Attiva completamente il sistema dopo aver verificato che tutti i punti di integrazione funzionino correttamente e che tutti i gruppi di utenti siano stati formati.

Monitoraggio

Utilizza gli strumenti del sistema di fatturazione elettronica per monitorarne attivamente le prestazioni e raccogliere il feedback degli utenti. Cerca di migliorare i tempi di elaborazione, i tassi di errore e la soddisfazione degli utenti.

Considerazioni su sicurezza e conformità relative alla fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica richiede un'attenzione particolare alla sicurezza e alla conformità per proteggere i dati e rispettare la legge. Ecco uno sguardo dettagliato alle misure di sicurezza consigliate e ai requisiti di conformità.

Misure di sicurezza consigliate

• Crittografia dei dati: La crittografia aiuta a salvaguardare i dati delle fatture durante la trasmissione e l'archiviazione. Protocolli di crittografia avanzati come TLS (Transport Layer Security) e AES (Advanced Encryption Standard) proteggono i dati sensibili da accessi non autorizzati.

• Controlli degli accessi: I controlli degli accessi garantiscono che solo il personale autorizzato possa visualizzare, modificare o elaborare le fatture. I controlli degli accessi basati sui ruoli aiutano a prevenire le frodi interne e le violazioni dei dati limitando l'accesso alle sole informazioni necessarie per svolgere le proprie mansioni.

• Autenticazione e autorizzazione: Utilizza meccanismi di autenticazione avanzata come l'autenticazione a più fattori (MFA) per accedere al sistema di fatturazione e registrare un ulteriore livello di sicurezza.

• Audit trail: I registri di controllo dovrebbero acquisire informazioni su chi ha avuto accesso a una ricevuta o l'ha modificata e quando. Ciò consente di monitorare costantemente le anomalie, indagare a fondo sugli incidenti e garantire la piena conformità alle normative.

• Misure di integrità dei dati: Misure come le firme digitali e i checksum preservano l'integrità dei dati e verificano che i dati non siano stati alterati rispetto alla loro forma originale.

• Sicurezza di rete: Le reti che trasmettono le fatture devono essere protette con firewall, sistemi di rilevamento delle intrusioni (IDS) e sistemi di prevenzione delle intrusioni (IPS) per contrastare gli attacchi e gli accessi non autorizzati.

Requisiti di conformità

• Conformità normativa: I processi di fatturazione elettronica possono essere regolamentati da normative locali e internazionali. Ad esempio, la direttiva 2014/55/UE dell'Unione europea impone l'uso della fatturazione elettronica per gli appalti pubblici.

• Conformità fiscale: Molte giurisdizioni impongono requisiti particolari per le fatture elettroniche utilizzate a fini fiscali. Il tuo sistema di fatturazione elettronica deve essere in grado di generare fatture conformi alle normative locali in materia di IVA o GST e di integrarsi con i sistemi di reportistica fiscale digitale, ove applicabile.

• Standard e formati: La fatturazione elettronica deve rispettare norme internazionali come EDIFACT, che facilitano l'interoperabilità transfrontaliera tra i diversi sistemi di fatturazione. Il rispetto di questi standard garantisce che le fatture siano legalmente riconosciute e possano essere elaborate dai sistemi di diversi Paesi.

• Criteri di archiviazione: Gli organismi di regolamentazione spesso richiedono alle attività di conservare le fatture per un periodo specifico a fini di audit. Ciò include l'utilizzo di soluzioni di archiviazione affidabili e conformi alle leggi sulla conservazione dei dati.

• Leggi sulla privacy: Devi rispettare le leggi sulla privacy dei dati come il GDPR nell'UE o il CCPA in California. Questi regolamenti impongono il modo in cui i dati personali devono essere gestiti e protetti.

• Trasferimenti transfrontalieri di dati: Se operi in più Paesi, le tue pratiche devono essere conformi alle leggi che regolano i trasferimenti transfrontalieri di dati. Ad esempio, i dati trasferiti dall'UE ad altre regioni devono essere conformi alle regole di trasferimento del GDPR come le clausole contrattuali standard (SCC).

Come scegliere la giusta soluzione di fatturazione elettronica

Segui questi passaggi per scegliere la soluzione di fatturazione elettronica giusta per la tua attività.

Valuta le tue esigenze

• Esigenze della transazione: Considera il volume di fatture elaborate dalla tua attività e la complessità delle transazioni per determinare ciò di cui hai bisogno in una soluzione di fatturazione elettronica.

• Sistemi esistenti: Individua i sistemi (ad esempio, ERP, software di contabilità, CRM) che desideri integrare nella tua soluzione di fatturazione elettronica.

• Base di utenti: Considera la diversità della tua base di utenti, inclusi fornitori e clienti internazionali, che potrebbero richiedere supporto multilingue e multivaluta.

Valuta le funzionalità necessarie

• Automazione: Cerca le funzionalità di automazione come i campi che si autocompilano a partire dagli ordini di acquisto e associano automaticamente le fatture ai pagamenti.

• Sicurezza: Valuta le misure di sicurezza incluse, come la crittografia dei dati, i controlli di accesso sicuri e la conformità alle leggi sulla protezione dei dati.

• Esperienza d’uso: Scegli un'interfaccia intuitiva che richieda una formazione minima, con un'assistenza clienti accessibile e una documentazione chiara.

• Accesso cloud e per dispositivi mobili: Valuta se è necessario un'applicazione mobile o l'accesso al cloud per gestire da remoto le attività di fatturazione.

• Conformità: Verifica che la soluzione sia conforme a tutte le normative pertinenti in materia di fatturazione, comprese quelle specifiche del tuo settore o delle giurisdizioni in cui operi.

• Formati: Assicurati che la soluzione supporti i formati standard per la fatturazione elettronica, come EDIFACT, per transazioni semplificate e compatibilità futura.

• Possibilità di crescita e flessibilità: Valuta la scalabilità e la flessibilità della soluzione per crescere e cambiare di pari passo con l'evoluzione dell'attività.

• Personalizzazione: Verifica se il software consente la personalizzazione in base ai tuoi flussi di lavoro specifici o ai requisiti del settore.

• Stabilità del fornitore: Ricerca la presenza e la stabilità del fornitore sul mercato. È probabile che i fornitori affermati offrano soluzioni più affidabili e continuamente aggiornate.

• Servizi di assistenza: Valuta la qualità dell'assistenza clienti, compresa la disponibilità, la reattività e la competenza tecnica.

• Costo: Valuta il modello tariffario, che si tratti di una tariffa una tantum, di un abbonamento mensile o del volume di transazioni. Prendi in considerazione i costi di configurazione, le spese di manutenzione ed eventuali costi aggiuntivi per aggiornamenti o funzionalità aggiuntive. Valuta i potenziali risparmi rispetto al costo della soluzione per determinarne il ROI.

Consulta i colleghi che operano nello stesso settore e testa le soluzioni

• Recensioni e casi di studio: Leggi le recensioni e i casi di studio degli utenti attuali per valutare l'efficacia della soluzione e il servizio clienti del fornitore.

• Prove gratuite o demo: Prima di prendere una decisione, approfitta delle prove gratuite o delle demo offerte dai fornitori. Ciò consente di testare la compatibilità della soluzione con i sistemi esistenti e la sua facilità d'uso.