ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือที่เรียกว่าอี-อินวอยส์เป็นใบแจ้งหนี้เวอร์ชันดิจิทัล

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นั้นสร้าง ส่ง รับ และประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งแตกต่างจากใบแจ้งหนี้กระดาษ โดยมักจะอยู่ในรูปแบบที่มีโครงสร้างเช่น XML ซึ่งทําให้ง่ายต่อการประมวลผลโดยอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์การทําบัญชี

การออกใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ใช้กันทั่วโลก ตลาดทั่วโลกในการออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีมูลค่า 13.5 พันล้านดอลลาร์ในปี 2023 และคาดการณ์ว่าจะมีมูลค่าถึง 61 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2032 ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์มีรูปแบบอย่างไร แตกต่างจากการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองอย่างไร ความท้าทายและสิทธิประโยชน์ที่ต้องพิจารณา รวมถึงวิธีเลือกโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์มีกลไกการทำงานอย่างไร
  
• การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์แตกต่างจากการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองอย่างไร
  
• ความท้าทายของการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง
  
• ประโยชน์ของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  
• ความท้าทายในการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์
  
• วิธีสร้างและใช้งานการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  
• ข้อควรพิจารณาด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์
  
• วิธีเลือกโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม
  

การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์มีกลไกการทำงานอย่างไร

การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นกระบวนการดิจิทัลที่ทดแทนการออกใบแจ้งหนี้กระดาษแบบเดิม ด้วยกระบวนการที่รวดเร็วและอัตโนมัติมากขึ้น ต่อไปนี้คือรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยทั่วไป

• การสร้างใบแจ้งหนี้ ผู้ขายจะสร้างใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีหรือแพลตฟอร์มออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยรายละเอียดที่จําเป็นทั้งหมด เช่น ข้อมูลผู้ซื้อและข้อมูลผู้ขาย หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ คําอธิบายสินค้า ปริมาณ ราคา ภาษี และยอดรวมที่ครบกําหนดชําระ ใบแจ้งหนี้จะอยู่ในรูปแบบที่มีโครงสร้าง ซึ่งปกติแล้วจะเป็น XML เพื่อให้เข้ากันได้กับระบบต่างๆ

• การส่งใบแจ้งหนี้: ผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถทําได้ผ่านช่องทางเหล่านี้:

  • การส่งโดยตรง: ระบบของผู้ขายจะส่งใบแจ้งหนี้ไปยังระบบของผู้ซื้อโดยตรงโดยใช้การเชื่อมต่อที่ปลอดภัย
    
  • อีเมล: แนบใบแจ้งหนี้กับอีเมลและส่งให้กับผู้ซื้อ
    
  • เครือข่ายหรือแพลตฟอร์มออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: ระบบอัปโหลดใบแจ้งหนี้ไปยังเครือข่ายหรือแพลตฟอร์มที่ผู้ซื้อสามารถเข้าถึงและดาวน์โหลดได้
    
  • เครือข่าย Peppol: แลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างปลอดภัยระหว่างธุรกิจและรัฐบาลผ่านเครือข่ายระดับโลกนี้
    

• การรับใบแจ้งหนี้: ผู้ซื้อได้รับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่านช่องทางที่ต้องการ หากใบแจ้งหนี้อยู่ในรูปแบบที่มีโครงสร้าง สามารถนำเข้าสู่ระบบบัญชีของผู้ซื้อได้โดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง หากส่งใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์แนบอีเมลหรือ PDF อาจต้องดำเนินการด้วยตนเอง

• การประมวลผลใบแจ้งหนี้และการอนุมัติ: ระบบบัญชีของผู้ซื้อจะตรวจสอบข้อมูลใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบข้อผิดพลาด และจับคู่กับใบสั่งซื้อและเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ใบแจ้งหนี้อาจต้องผ่านกระบวนการอนุมัติ ขึ้นอยู่กับกระบวนการภายในของผู้ซื้อ เมื่อได้รับอนุมัติ ระบบจะกําหนดเวลาสําหรับการชําระเงินในใบแจ้งหนี้

• การชําระเงิน: ผู้ซื้อเริ่มต้นการชําระเงินตามเงื่อนไขการชําระเงินที่ตกลงกันไว้ การชําระเงินสามารถทําได้ทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านวิธีการต่างๆ เช่น การโอนเงินผ่านธนาคาร บัตรเครดิต หรือแพลตฟอร์มการชําระเงินออนไลน์

• การจัดเก็บถาวร: ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายจะจัดเก็บใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อวัตถุประสงค์ในการบันทึกข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์แตกต่างจากการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองอย่างไร

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองเป็นวิธีการเรียกเก็บเงิน 2 วิธีที่แตกต่างกันสําหรับการเรียกเก็บเงินและการประมวลผลการชําระเงิน ซึ่งมีความแตกต่างในด้านรูปแบบ การจัดส่ง การประมวลผล และประสิทธิภาพโดยรวม ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดความแตกต่าง

ความท้าทายของการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

การออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองอาจเกิดข้อผิดพลาด ใช้เวลานาน และต้องใช้แรงงานมาก ส่งผลให้การชำระเงินล่าช้า ซัพพลายเออร์หงุดหงิด และอาจเกิดการสูญเสียทางการเงิน ต่อไปนี้คือปัญหาสำคัญของการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองที่การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์พยายามจะแก้ไข

• เวลาและเงิน: การสร้าง การส่ง และการประมวลผลใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษเป็นกระบวนการที่ล่าช้าและน่าเบื่อหน่าย โดยต้องมีการพิมพ์ การบรรจุซองเอกสาร จัดการกับไปรษณีย์ และจากนั้นก็ต้องรอจดหมายที่จะมาถึง ฝั่งผู้รับจะต้องมีคนเปิดซองจดหมายด้วยตนเอง คัดแยกใบแจ้งหนี้ และป้อนข้อมูลลงในระบบบัญชี ซึ่งมักทำให้เกิดปัญหาคอขวดและล่าช้า

• ข้อผิดพลาด: การป้อนข้อมูลด้วยตัวเองมักจะนําไปสู่ข้อผิดพลาด การพิมพ์ผิดอย่างง่ายๆ ในหมายเลขใบแจ้งหนี้ จํานวน หรือราคาอาจส่งผลร้ายแรง เช่น การจ่ายเงินเกิน การจ่ายเงินไม่ครบ หรือกระทั่งข้อพิพาทกับซัพพลายเออร์ ข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจมีค่าใช้จ่ายสูงในการแก้ไขและอาจสร้างความเสียหายต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจได้

• ขาดการมองเห็น: การออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองทำให้ยากต่อการติดตามสถานะใบแจ้งหนี้แบบเรียลไทม์ อยู่ระหว่างการส่งใช่หรือไม่ ได้รับหรือยัง กําลังรอการอนุมัติอยู่หรือไม่ การขาดความโปร่งใสดังกล่าวทำให้เกิดความท้าทายในการบริหารกระแสเงินสดอย่างมีประสิทธิผล และอาจนำไปสู่การพลาดกำหนดเวลาการชำระเงินได้

• ค่าใช้จ่าย: กระดาษ หมึก ค่าไปรษณีย์ และแรงงานที่ต้องใช้การประมวลผลด้วยตนเอง ล้วนเป็นปัจจัยที่ทำให้ต้นทุนสูงขึ้น เวลาที่ใช้ในการออกใบแจ้งหนี้เป็นเวลาที่สามารถนำไปใช้ทำกิจกรรมอื่นๆ ที่สร้างมูลค่าเพิ่มได้ดีกว่า

• ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม: การพึ่งพาการใช้กระดาษในการออกใบแจ้งหนี้ทำให้เกิดการตัดไม้ทำลายป่าและก่อให้เกิดขยะจำนวนมาก ซึ่งเป็นข้อกังวลที่เพิ่มมากขึ้นสำหรับธุรกิจที่ใส่ใจสิ่งแวดล้อม

ประโยชน์ของการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

ต่อไปนี้เป็นประโยชน์บางประการที่เกี่ยวข้องกับการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

• การประมวลผลและการชําระเงินที่รวดเร็วขึ้น: ใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์จะถูกส่งผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยลดความล่าช้าที่เกี่ยวข้องกับการส่งทางไปรษณีย์ การประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่รวดเร็วขึ้นทําให้รอบการชําระเงินรวดเร็วขึ้นและกระแสเงินสดที่ดีขึ้น

• ค่าใช้จ่ายที่ลดลง: การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ไม่จําเป็นต้องใช้กระดาษ การพิมพ์ ไปรษณีย์ และการป้อนข้อมูลด้วยตัวเอง ซึ่งแปลว่าสามารถประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจที่ต้องประมวลผลใบแจ้งหนี้ปริมาณมาก ระบบอัตโนมัติยังช่วยลดความจำเป็นในการใช้แรงงานคน ทำให้พนักงานมีเวลาว่างไปทำงานอื่น

• ข้อผิดพลาดน้อยลง: การป้อนข้อมูลด้วยตัวเองมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด ซึ่งอาจทําให้ข้อมูลไม่ตรงกันและเกิดการโต้แย้งการชําระเงิน การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์จะสร้างข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่แม่นยำและสอดคล้องกันมากขึ้นด้วยการตรวจสอบและนำเข้าข้อมูลอัตโนมัติ และลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

• มองเห็นข้อมูลได้ชัดเจนยิ่งขึ้น: แพลตฟอร์มออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีฟีเจอร์การติดตามและการตรวจสอบแบบเรียลไทม์ ธุรกิจต่างๆ สามารถดูสถานะของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการได้อย่างง่ายดาย ตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการชําระเงิน ซึ่งช่วยให้มองเห็นข้อมูลและควบคุมกระบวนการทั้งหมดได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ความโปร่งใสนี้จะช่วยระบุปัญหาคอขวด แก้ไขปัญหาทันที และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการกระแสเงินสด

• ของเสียน้อยลง: การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมและสนับสนุนความพยายามด้านความยั่งยืน ด้วยการขจัดความจำเป็นในการใช้กระดาษ

• ความสัมพันธ์ระหว่างซัพพลายเออร์ที่ดีขึ้น: การชําระเงินที่รวดเร็วขึ้นและกระบวนการที่โปร่งใสช่วยสร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ได้ดีขึ้น การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์จะสร้างความไว้วางใจและความปรารถนาดี ส่งผลให้ธุรกรรมราบรื่นยิ่งขึ้น และได้รับผลประโยชน์ที่อาจเป็นไปได้ เช่น ราคาพิเศษหรือการเข้าถึงผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ก่อนใคร

• ความสามารถในการปรับขนาด: โซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถปรับขนาดไปพร้อมกับการเติบโตของธุรกิจได้อย่างง่ายดาย เมื่อปริมาณใบแจ้งหนี้เพิ่มขึ้น ระบบเหล่านี้ก็สามารถจัดการปริมาณงานได้โดยไม่ต้องใช้แรงงานคนเพิ่มเติม

• การปฏิบัติตามข้อกําหนดและการรักษาความปลอดภัย: แพลตฟอร์มการออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามข้อบังคับด้านภาษีและมาตรฐานระดับสากล รวมทั้งใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อปกป้องข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อน

ความท้าทายในการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

เช่นเดียวกับโซลูชันทางธุรกิจอื่นๆ การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์อาจนำมาซึ่งความท้าทายในตัวของมันเอง นี่คือบางส่วนที่คุณควรทราบ

• เงินลงทุนเริ่มแรก: การนําระบบออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มาใช้จะต้องมีการลงทุนครั้งแรกในซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และการฝึกอบรม ธุรกิจขนาดเล็กอาจพบว่าต้นทุนนี้สูงเกินไป

• การผสานการทํางานกับระบบที่มีอยู่: การผสานการทํางานการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กับระบบบัญชีและทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่มีอยู่อาจมีความซับซ้อนและใช้เวลานาน ต้องใช้ความเชี่ยวชาญทางเทคนิคหรือที่ปรึกษาภายนอก

• ปัญหาทางเทคนิค: ข้อบกพร่องทางเทคนิค การอัปเดตซอฟต์แวร์ และปัญหาการเชื่อมต่อสามารถสร้างความติดขัดในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ ซึ่งนําไปสู่ความล่าช้าหรือข้อผิดพลาดต่างๆ

• การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง: พนักงานที่คุ้นเคยกับกระบวนการแบบทำด้วยตนเองอาจต่อต้านการเปลี่ยนแปลงไปสู่การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ อาจจำเป็นต้องใช้ความพยายามและจัดการฝึกอบรมเพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลง เพื่อการนำมาใช้งานที่ราบรื่น

• กระบวนการเริ่มต้นใช้งานของซัพพลายเออร์: การทําให้ซัพพลายเออร์เชื่อมั่นว่าการนําใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย มาก โดยเฉพาะสําหรับซัพพลายเออร์รายย่อยที่อาจไม่มีทรัพยากรหรือความสามารถทางเทคนิค

• ภัยคุกคามต่อการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์: ใบแจ้วหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อน ทําให้ตกเป็นเป้าหมายสําหรับการโจมตีทางไซเบอร์ สิ่งเหล่านี้จะต้องได้รับการปกป้องด้วยมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง

• กฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล: การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลเช่น GDPR อาจต้องใช้เวลามากและต้องมีการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างระมัดระวัง

• รูปแบบที่แตกต่างกัน: ใบแจ้งหนี้ภาษีอิเล็กทรอนิกส์สามารถออกได้หลายรูปแบบ ซึ่งส่งผลให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับความเข้ากันได้ระหว่างระบบต่างๆ

• กฎระเบียบที่แตกต่างกัน: กฎระเบียบการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์อาจแตกต่างกันไปตามประเทศและภูมิภาค ซึ่งทำให้ธุรกิจที่ดำเนินการในหลายสถานที่ต้องเผชิญกับความท้าทายในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

• ไม่มีลายเซ็นจริง: โดยทั่วไปใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะไม่มีลายเซ็นจริง ซึ่งอาจทำให้เกิดความกังวลเกี่ยวกับความถูกต้องและความถูกต้องในกรณีที่เกิดข้อโต้แย้ง

• ปัญหาทางเทคนิค: ข้อบกพร่องทางเทคนิคหรือข้อผิดพลาดในระบบการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์อาจทำให้เกิดข้อพิพาทเกี่ยวกับความถูกต้องของใบแจ้งหนี้หรือการจัดส่ง

วิธีสร้างและใช้งานการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อนำระบบการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในธุรกิจของคุณ

การวิเคราะห์ข้อกําหนด

กำหนดให้ชัดเจนว่าคุณต้องการบรรลุเป้าหมายอะไรจากการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นรอบการชำระเงินที่รวดเร็วขึ้น ความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่ดีขึ้น ตรวจสอบกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่เพื่อระบุปัญหาคอขวดหรือความไร้ประสิทธิภาพ และใช้ข้อมูลนี้เพื่อระบุฟีเจอร์เฉพาะต่างๆ ที่จําเป็นในระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เช่น ฟังก์ชันการผสานการทํางานกับระบบ ERP ที่มีอยู่หรือเครื่องมือการปฏิบัติตามข้อกําหนดเฉพาะ

การเลือกระบบ

พัฒนารายการฟีเจอร์สําคัญโดยอิงตามการวิเคราะห์ความต้องการของคุณ ให้ความสําคัญกับฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การประมวลผลแบบเรียลไทม์ ความเข้ากันได้กับมาตรฐานระดับสากล (เช่น Peppol, UBL) และความสะดวกในการเชื่อมต่อระบบกับซอฟต์แวร์การทําบัญชีของคุณ

จากนั้นทําการค้นคว้าและเปรียบเทียบผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หลายๆ ราย ค้นหาการรีวิวและกรณีศึกษาและขอการสาธิต ตรวจสอบยืนยันว่าผู้ขายมีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมของคุณและสามารถให้การสนับสนุนลูกค้าที่แข็งแกร่งได้

การตั้งค่าทางเทคนิค

ทํางานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีเพื่อหาแนวทางว่าซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะเชื่อมต่อกับระบบที่คุณมีอยู่อย่างไร ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการผสานการทํางาน API การจับคู่ข้อมูล และการพัฒนาที่ออกแบบเองเพื่อการรับส่งข้อมูลระหว่างระบบอย่างง่ายดาย

การปรับแต่ง

ปรับการตั้งค่าซอฟต์แวร์ให้เหมาะกับกระบวนการของคุณ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการตั้งค่าเทมเพลตใบแจ้งหนี้ การคํานวณภาษี การจัดการสกุลเงิน และตัวเลือกภาษา ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกําหนด

ปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเพื่อให้แน่ใจว่าแนวทางการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ของคุณสอดคล้องกับกฎหมายภาษีท้องถิ่นและระดับนานาชาติและมาตรฐานการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ วิธีนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดถูกต้องตามกฎหมายและระบบของคุณได้รับการรองรับสำหรับอนาคตจากการเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบ

ความปลอดภัย

ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยอย่างการเข้ารหัส มาตรการควบคุมการเข้าถึงที่ปลอดภัย และการตรวจสอบความปลอดภัยเป็นประจําเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

การใช้งาน

เริ่มต้นด้วยระยะนําร่องที่มีกลุ่มผู้ให้บริการหรือลูกค้าที่เลือก ใช้ช่วงนี้เพื่อรวบรวมคําติชมและดําเนินการปรับเปลี่ยน ขยายการเปิดตัวอย่างค่อยเป็นค่อยไปเพื่อรวมใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณ โดยนำกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่มเข้ามามีส่วนร่วมอย่างเป็นระบบ

การฝึกอบรม

จัดการฝึกอบรมโดยละเอียดให้แก่ทีมการเงิน การขาย และไอทีของคุณ จัดหาแหล่งข้อมูล เช่น คู่มือ คําถามที่พบบ่อย และวิดีโอฝึกอบรมเพื่อช่วยเหลือในการเรียนรู้ระบบใหม่

การสนับสนุน

สร้างเฟรมเวิร์กการสนับสนุนกับผู้ให้บริการของคุณเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นโดยทันที ซึ่งอาจรวมถึงการสนับสนุนเฉพาะสําหรับเดือนแรกหลังจากใช้งานจริง

เปิดตัว

เปิดใช้งานระบบอย่างสมบูรณ์หลังจากยืนยันว่าจุดรวมทั้งหมดทำงานได้อย่างถูกต้องและกลุ่มผู้ใช้ทั้งหมดได้รับการฝึกอบรมแล้ว

การติดตามตรวจสอบ

ใช้เครื่องมือในระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อติดตามประสิทธิภาพการทํางานและรวบรวมความคิดเห็นของผู้ใช้ มองหาการปรับปรุงเวลาในการประมวลผล อัตราข้อผิดพลาด และความพึงพอใจของผู้ใช้

ข้อควรพิจารณาด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องได้รับการตรวจสอบความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกําหนดอย่างละเอียดเพื่อปกป้องข้อมูลและปฏิบัติตามกฎหมาย ต่อไปนี้คือรายละเอียดเกี่ยวกับมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แนะนําและการปฏิบัติตามข้อกําหนด

มาตรการรักษาความปลอดภัยที่แนะนํา

• การเข้ารหัสข้อมูล: การเข้ารหัสช่วยปกป้องข้อมูลใบแจ้งหนี้ระหว่างการส่งและจัดเก็บข้อมูล โปรโตคอลการเข้ารหัสที่รัดกุม เช่น TLS (Transport Layer Security) และ AES (Advanced Encryption Standard) ช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

• การควบคุมการเข้าใช้งาน: การควบคุมการเข้าถึงช่วยให้แน่ใจว่ามีเพียงบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดู แก้ไข และประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้ การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (RBAC) ช่วยป้องกันการฉ้อโกงภายในและการรั่วไหลของข้อมูลด้วยการจํากัดการเข้าถึงของผู้ใช้ตามหน้าที่การทํางานของผู้ใช้

• การตรวจสอบสิทธิ์และการอนุมัติ: ใช้กลไกการตรวจสอบสิทธิ์แบบรัดกุม เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย (MFA) เพื่อเข้าถึงระบบการออกใบแจ้งหนี้เพื่อความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่ง

• เส้นทางการตรวจสอบ: บันทึกการตรวจสอบควรบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับบุคคลที่เข้าถึงหรือแก้ไขใบแจ้งหนี้และเวลาที่ดำเนินการดังกล่าว สิ่งนี้ช่วยติดตามความคลาดเคลื่อนและตรวจสอบเหตุการณ์ อีกทั้งยังรองรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบอีกด้วย

• มาตรการความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูล: มาตรการต่างๆ เช่น ลายเซ็นดิจิทัลและการตรวจสอบความถูกต้องจะช่วยรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลและตรวจยืนยันว่าข้อมูลไม่เปลี่ยนแปลงไปจากรูปแบบเดิม

• ความปลอดภัยของเครือข่าย: เครือข่ายที่ส่งใบแจ้งหนี้จะต้องได้รับการปกป้องด้วยไฟร์วอลล์ ระบบตรวจจับการบุกรุก (IDS) และระบบป้องกันการบุกรุก (IPS) เพื่อป้องกันการโจมตีและการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

ข้อบังคับในการปฏิบัติตามข้อกําหนด

• การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ: ทั้งกฎระเบียบในระดับท้องถิ่นและระดับนานาชาติสามารถควบคุมกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ตัวอย่างเช่น Directive 2014/55/EU ของสหภาพยุโรปกําหนดให้ใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อการจัดซื้อสาธารณะ

• การปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี: เขตอำนาจศาลต่างๆ กำหนดมาตรฐานเฉพาะสำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อการรายงานภาษี ระบบการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ของคุณจะต้องสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ที่สอดคล้องกับข้อบังคับภาษีมูลค่าเพิ่มในท้องถิ่น หรือภาษีสินค้าและบริการ (GST) และผสานการทงานกับระบบการรายงานภาษีดิจิทัล (ถ้ามี)

• มาตรฐานและรูปแบบ: การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานสากล เช่น EDIFACT ซึ่งอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกันข้ามพรมแดน การปฏิบัติตามมาตรฐานเหล่านี้ทำให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการยอมรับตามกฎหมาย และสามารถประมวลผลได้โดยระบบในประเทศต่างๆ

• นโยบายการจัดเก็บถาวร หน่วยงานกำกับดูแลมักกำหนดให้ธุรกิจจัดเก็บใบแจ้งหนี้ไว้เป็นระยะเวลาที่กำหนดเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ รวมถึงการใช้โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่เชื่อถือได้ซึ่งเป็นไปตามกฎหมายการจัดเก็บข้อมูล

• กฎหมายความเป็นส่วนตัว: คุณต้องปฏิบัติตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เช่น GDPR ในสหภาพยุโรปหรือ CCPA ในรัฐแคลิฟอร์เนีย กฎระเบียบเหล่านี้กําหนดว่าควรจัดการและปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลอย่างไร

• การโอนข้อมูลข้ามพรมแดน: หากคุณดําเนินธุรกิจในหลายประเทศ แนวทางปฏิบัติของคุณต้องเป็นไปตามกฎหมายเกี่ยวกับการโอนข้อมูลข้ามพรมแดน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลที่โอนจากสหภาพยุโรปไปยังภูมิภาคอื่นๆ จะต้องปฏิบัติตามกฎการโอน GDPR เช่น ข้อกำหนดในสัญญาแบบมาตรฐาน (SCC)

วิธีเลือกโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

ทําตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเลือกโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

ประเมินความต้องการของคุณ

• ความต้องการธุรกรรม: พิจารณาปริมาณใบแจ้งหนี้ที่ธุรกิจของคุณดำเนินการและความซับซ้อนของธุรกรรมเพื่อช่วยกำหนดสิ่งที่คุณต้องการในโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

• ระบบที่มีอยู่: ระบุว่าระบบใด (เช่น ERP, ซอฟต์แวร์การทําบัญชี, CRM) ที่คุณจะต้องผสานการทํางานกับโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

• ฐานผู้ใช้: พิจารณาถึงความหลากหลายของฐานผู้ใช้ของคุณ ซึ่งรวมถึงผู้ให้บริการและลูกค้าที่อยู่ต่างประเทศ ซึ่งอาจต้องมีการสนับสนุนในหลายภาษาและหลายสกุลเงิน

ประเมินฟีเจอร์ที่จําเป็น

• ระบบอัตโนมัติ: มองหาฟีเจอร์ระบบอัตโนมัติเช่น ช่องข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่นําเข้าอัตโนมัติจากใบสั่งซื้อและจับคู่ใบแจ้งหนี้กับการชําระเงินโดยอัตโนมัติ

• การรักษาความปลอดภัย: ประเมินมาตรการรักษาความปลอดภัยที่มีอยู่ เช่น การเข้ารหัสข้อมูล การควบคุมการเข้าถึงที่ปลอดภัย และการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูล

• ประสบการณ์ของผู้ใช้: เลือกอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ซึ่งต้องการการฝึกอบรมขั้นต่ำ พร้อมด้วยการสนับสนุนลูกค้าที่สามารถเข้าถึงได้และเอกสารประกอบที่ชัดเจน

• สิทธิ์เข้าถึงผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่และระบบคลาวด์: พิจารณาว่าจำเป็นต้องใช้แอปพลิเคชันบนอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือการเข้าถึงระบบคลาวด์สำหรับการจัดการงานการออกใบแจ้งหนี้จากระยะไกลหรือไม่

• การปฏิบัติตามข้อกําหนด: ตรวจสอบว่าโซลูชันเป็นไปตามข้อบังคับในการออกใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงข้อกําหนดเฉพาะสําหรับอุตสาหกรรมของคุณหรือเขตอํานาจศาลที่คุณดําเนินธุรกิจอยู่

• รูปแบบ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันนี้รองรับการออกใบกํากับบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบมาตรฐาน เช่น EDIFACT เพื่อความสะดวกในการทําธุรกรรมที่ราบรื่นขึ้น และความเข้ากันได้ในอนาคต

• ความสามารถในการขยายและความยืดหยุ่น: ประเมินความสามารถในการปรับขนาดของโซลูชันและความยืดหยุ่นในการขยายธุรกิจและการเปลี่ยนแปลงเมื่อธุรกิจของคุณพัฒนาขึ้น

• การปรับแต่ง: ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์อนุญาตให้ปรับแต่งตามขั้นตอนการทํางานหรือข้อกําหนดในอุตสาหกรรมของคุณหรือไม่

• ความเสถียรของผู้ให้บริการ: ค้นคว้าเกี่ยวกับตัวตนในตลาดและความมั่นคงของผู้ขาย ผู้ขายที่มีชื่อเสียงมักจะเสนอโซลูชันที่เชื่อถือได้และอัปเดตอย่างต่อเนื่องมากกว่า

• บริการสนับสนุน: ประเมินคุณภาพของการสนับสนุนลูกค้า รวมถึงความพร้อมให้บริการ การตอบสนอง และความเชี่ยวชาญทางเทคนิค

• ค่าใช้จ่าย: ประเมินโมเดลค่าบริการไม่ว่าจะเป็นค่าธรรมเนียมแบบครั้งเดียว การสมัครใช้บริการรายเดือน หรือตามปริมาณธุรกรรม พิจารณาค่าใช้จ่ายการจัดตั้ง ค่าธรรมเนียมการบํารุงรักษา และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการอัปเดตหรือฟีเจอร์เพิ่มเติม ชั่งน้ำหนักระหว่างการออมที่เป็นไปได้กับต้นทุนของโซลูชันเพื่อกำหนด ROI

ปรึกษาเพื่อนร่วมงานและโซลูชันทดสอบ

• รีวิวและกรณีศึกษา: อ่านรีวิวและกรณีศึกษาจากผู้ใช้ปัจจุบันเพื่อวัดประสิทธิภาพของโซลูชันและการบริการลูกค้าของผู้ให้บริการ

• การทดลองใช้ฟรีหรือการสาธิต: ก่อนที่จะตัดสินใจขั้นสุดท้าย ควรใช้ประโยชน์จากการทดลองใช้ฟรีหรือการสาธิตที่ผู้ขายเสนอก่อน วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถทดสอบความเข้ากันได้ของโซลูชันกับระบบที่มีอยู่ และความสะดวกในการใช้งาน