La ROC (reconnaissance optique de caractères) est une technologie qui transforme une image de texte en code pouvant être utilisé pour le traitement de données. Jusqu’à 90 % des données des entreprises existent dans des formats non structurés, comme du texte qui n’est pas consultable dans une base de données, mais la ROC peut changer cela. La ROC permet à différents types de documents, tels que des documents papier numérisés, des fichiers PDF et des images capturées par un appareil photo numérique, de devenir des données modifiables et consultables. Le traitement des factures par ROC utilise cette technologie pour automatiser l’extraction de données à partir de factures numériques.

Ci-dessous, nous expliquerons les avantages de l’utilisation de la ROC dans le traitement des factures, la précision et la fiabilité de l’extraction de données par ROC, et comment intégrer le traitement par ROC dans vos opérations commerciales.

Que contient cet article?

• Comment la technologie de ROC est utilisée dans la gestion des factures
  
• Avantages de l’utilisation de la ROC dans le traitement des factures
  
• Dans quelle mesure l’extraction de données par ROC est-elle précise et fiable?
  
• Comment intégrer le traitement par ROC dans votre flux de travail des comptes créditeurs
  
• Bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la ROC
  

Comment la technologie de ROC est utilisée dans la gestion des factures

En numérisant les factures et en analysant les données extraites, la ROC simplifie le processus de facturation de plusieurs manières. Voici comment la technologie de ROC est utilisée dans la gestion des factures.

Numérisation des factures

• Numérisation : Les factures physiques sont numérisées pour créer des images numériques.

• Saisie d’images : Les images de factures sont saisies via des appareils mobiles ou des appareils photo numériques.

Reconnaissance et extraction de texte

• Reconnaissance optique de caractères : Le logiciel de ROC traite les images numérisées pour reconnaître et convertir le texte imprimé ou manuscrit en texte lisible par machine.

• Identification des champs : Le logiciel identifie les champs clés tels que le numéro de facture, la date, le nom du fournisseur, les postes de facture, les quantités, les prix et les montants totaux.

Extraction de données

• Extraction basée sur des modèles : Les systèmes de ROC utilisent des modèles prédéfinis pour extraire des champs de données spécifiques des factures. Cela fonctionne bien lorsque les formats de facture sont cohérents.

• Extraction intelligente : Les systèmes de ROC avancés utilisent des algorithmes d’apprentissage automatique pour reconnaître et extraire des données de différents formats de facture.

Validation des données

• Vérifications basées sur des règles : Les données extraites sont validées par rapport à des règles prédéfinies pour garantir leur exactitude. Par exemple, le système peut vérifier que la date de la facture se situe dans une certaine plage ou que le montant total correspond à la somme des postes de facture.

• Contrôle par recoupement : Les systèmes de ROC recoupent les données extraites avec des enregistrements existants tels que des bons de commande ou des bases de données de fournisseurs pour en vérifier l’exactitude.

Intégration au système financier

• Intégration PGI : Les données validées sont intégrées dans les systèmes de progiciel de gestion intégré (PGI, ERP), de sorte que les dossiers financiers sont automatiquement mis à jour avec des informations exactes.

• Logiciel comptable : Les données extraites par ROC sont intégrées au logiciel comptable, ce qui automatise les tâches de tenue de livres et réduit la saisie manuelle de données.

Automatisation du flux de travail

• Processus d’approbation : Les systèmes de ROC déclenchent des flux de travail automatisés pour l’approbation des factures, en acheminant les factures au personnel approprié selon des critères prédéfinis.

• Notifications et alertes : Les systèmes de ROC envoient des notifications et des alertes automatiques pour les factures impayées, les divergences ou les approbations.

Recherche et récupération

• Base de données consultable : Les systèmes de ROC stockent les données extraites dans une base de données consultable pour une récupération rapide de factures ou de points de données spécifiques. Ceci est particulièrement utile pour les audits, les vérifications de conformité et l’analyse financière.

• Gestion de documents : La technologie de ROC rend les factures numérisées consultables par mots-clés, dates ou autres critères.

Analytique et compte rendu

• Analyse de données : Les données extraites par le système de ROC peuvent être analysées pour obtenir des informations sur les habitudes de dépenses, la performance des fournisseurs et d’autres mesures financières.

• Compte rendu : Le système peut générer des rapports automatisés basés sur les données extraites et validées.

Avantages de l’utilisation de la ROC dans le traitement des factures

L’utilisation de la ROC pour le traitement des factures présente les avantages suivants.

• Moins de travail manuel : La ROC élimine la nécessité pour les employés de saisir manuellement les données des factures dans les systèmes comptables, ce qui permet d’économiser du temps et des coûts de main-d’œuvre, et libère le personnel pour qu’il se concentre sur des tâches plus stratégiques.

• Moins d’erreurs : La ROC réduit également la probabilité d’erreurs associées à la saisie manuelle, telles que les fautes de frappe et les transpositions. Éviter ces erreurs signifie éviter des erreurs coûteuses telles que des paiements incorrects ou des remises manquées.

• Traitement plus rapide : La ROC accélère considérablement le traitement des factures. Cela crée des cycles de paiement plus courts et permet aux entreprises de gérer un plus grand volume de factures avec les mêmes ressources et de profiter des remises pour paiement anticipé des fournisseurs.

• Conformité facilitée : Des données exactes sont requises pour la conformité avec les réglementations financières et les lois fiscales. La ROC aide les entreprises à maintenir des registres exacts et réduit le risque de non-conformité.

• Gestion des factures : La ROC numérise les factures, les rendant facilement consultables et accessibles, ce qui améliore la visibilité du processus des comptes fournisseurs (CF) et facilite les audits.

• Adaptabilité : Les logiciels de ROC modernes peuvent gérer une variété de formats de factures, de mises en page et même de langues différentes, offrant une flexibilité aux entreprises traitant avec divers fournisseurs.

Dans quelle mesure l’extraction de données par ROC est-elle précise et fiable?

La précision et la fiabilité de l’extraction de données par ROC se sont améliorées ces dernières années, en particulier pour la gestion des factures, mais il existe encore des limites.

Précision

La plupart des logiciels de ROC modernes affichent une grande précision au niveau de la page, atteignant souvent une précision de 98 % ou 99 %. Cela signifie que sur 1 000 caractères sur une page, 980 à 990 sont reconnus correctement.

Mais la mesure la plus importante de la ROC est la précision au niveau du champ, qui est la précision de l’extraction de points de données spécifiques tels que les numéros de facture, les dates et les montants. C’est là que la ROC peut parfois faire défaut, surtout si la mise en page de la facture est complexe ou incohérente, si la qualité de la facture est médiocre (p. ex., numérisations à basse résolution, notes manuscrites) ou si le logiciel de ROC n’est pas spécifiquement entraîné pour les factures.

Fiabilité

La ROC extrait les données de manière cohérente, réduisant ainsi le risque d’erreur humaine introduit par la saisie manuelle des données, mais la fiabilité de la ROC dépend également de la manière dont le logiciel gère les erreurs et les exceptions. Certaines solutions pour améliorer la gestion des erreurs comprennent :

• Des contrôles de validation pour signaler les erreurs potentielles (p. ex., des totaux qui ne correspondent pas)

• Une vérification avec intervention humaine pour valider et corriger les données extraites

• Des algorithmes d’apprentissage automatique qui s’améliorent avec le temps

Lorsque vous choisissez un logiciel de ROC, maximisez votre précision et votre fiabilité en garantissant des images de haute qualité, en intégrant un élément de vérification humaine et en choisissant une solution spécialement conçue pour le traitement des factures, de préférence avec les fonctionnalités suivantes :

• Des modèles pré-entraînés pour les mises en page de factures courantes

• Des capacités d’apprentissage automatique pour s’adapter à différents formats

• Des mécanismes de validation et de gestion des erreurs

Comment intégrer le traitement par ROC dans votre flux de travail des comptes créditeurs

Voici comment intégrer le traitement par ROC dans votre flux de travail existant.

Choisir le bon logiciel de ROC

• ROC spécifique aux factures : Sélectionnez un logiciel de ROC spécialement conçu ou optimisé pour le traitement des factures. Ces solutions sont souvent livrées avec des modèles pré-entraînés pour les mises en page de factures courantes et comprennent la terminologie spécifique aux factures.

• Fonctionnalités spécifiques : Recherchez des fonctionnalités telles que l’extraction automatique de données, la reconnaissance des postes de facture, la correspondance avec les bons de commande, les suggestions de codage du grand livre (GL) et les capacités d’intégration avec votre logiciel de comptabilité ou votre système de PGI existant.

• Options de déploiement : Décidez si vous avez besoin d’un logiciel de ROC en nuage ou sur site. Les solutions en nuage sont généralement plus faciles à mettre en œuvre et à faire évoluer, tandis que les solutions sur site offrent plus de contrôle et de personnalisation.

Préparer vos factures

• Format normalisé : Si possible, demandez à vos fournisseurs d’envoyer les factures dans un format normalisé (p. ex., PDF) pour faciliter le traitement par ROC.

• Numérisations claires : Générez des numérisations ou des images numériques de haute qualité des factures papier. Utilisez des numériseurs avec une résolution et des paramètres adéquats pour des résultats de ROC optimaux.

• Référentiel centralisé : Créez un emplacement centralisé (p. ex., un dossier partagé, un stockage en nuage) pour stocker toutes les factures afin que le logiciel de ROC puisse y accéder facilement.

Configurer le flux de travail de la ROC

• Extraction de données : Configurez le logiciel de ROC pour extraire les champs de données pertinents tels que le numéro de facture, le nom du fournisseur, la date, les postes de facture, les montants et les taxes.

• Règles de validation : Mettez en œuvre des règles de validation pour vérifier les divergences et signaler les erreurs potentielles dans les données extraites (p. ex., totaux ne correspondant pas, dates invalides).

• Flux de travail d’approbation : Intégrez le logiciel de ROC à votre flux de travail d’approbation existant pour acheminer automatiquement les factures aux approbateurs appropriés en fonction de règles prédéfinies.

• Exportation de données : Configurez le logiciel de ROC pour exporter automatiquement les données extraites vers votre système de comptabilité ou de PGI. Cela peut se faire par une intégration directe d’API ou par des exportations de fichiers.

Entraîner et affiner le modèle de ROC

• Entraînement initial : Entraînez le logiciel de ROC sur un échantillon de vos factures afin qu’il puisse reconnaître vos mises en page et votre terminologie de facturation spécifiques.

• Apprentissage continu : Révisez et corrigez régulièrement les erreurs dans les données extraites pour aider le modèle de ROC à apprendre et à s’améliorer au fil du temps.

Mettre en œuvre un processus de vérification

• Intervention humaine : Même avec la meilleure technologie de ROC, un certain niveau de vérification humaine est recommandé pour valider les données extraites, en particulier pour les factures de grande valeur ou celles avec des postes de facture complexes.

• Gestion des exceptions : Établissez un processus pour gérer les exceptions et les erreurs signalées par le logiciel de ROC. Cela peut impliquer une vérification manuelle, des corrections ou une communication avec les fournisseurs.

Surveiller et optimiser

• Indicateurs clés de performance (ICP) : Suivez des ICP tels que le temps de traitement des factures, les taux d’erreur et les économies de coûts pour mesurer l’efficacité de votre mise en œuvre de la ROC.

• Amélioration continue : Révisez et affinez régulièrement votre flux de travail de ROC, en ajustant les paramètres et en réentraînant le modèle au besoin pour maintenir une précision et une efficacité élevées.

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la ROC

Adoptez les bonnes pratiques suivantes pour mettre en œuvre la ROC dans votre entreprise.

Définir vos objectifs

Déterminez les documents ou processus spécifiques où la ROC peut apporter le plus de valeur. Concentrez-vous sur les domaines à forte saisie manuelle de données, les tâches répétitives ou les domaines où la précision est la plus importante (p. ex., traitement des factures, extraction de données de formulaires, archivage de documents). Définissez des objectifs clairs et mesurables, tels que la réduction du temps de traitement d’un certain pourcentage, l’amélioration de la précision des données ou la réalisation d’économies de coûts.

Choisir la bonne solution de ROC

Évaluez le volume et le type de documents que vous traiterez, les niveaux de précision requis et votre budget. Tenez compte de fonctionnalités telles que les modèles pré-entraînés, les capacités d’apprentissage automatique, la prise en charge linguistique et les options d’intégration, et choisissez une solution capable d’évoluer avec vos besoins.

Évaluez différentes options de logiciels de ROC par le biais de démonstrations ou d’essais et testez-les avec vos types de documents spécifiques pour évaluer leur précision et leurs performances.

Préparer vos documents

Assurez-vous que vos documents sont numérisés ou saisis en haute résolution (300 ppp ou plus) avec un bon contraste et un minimum de bruit. Redressez les images inclinées. Si possible, normalisez le format de vos documents (p. ex., PDF/A) pour faciliter leur traitement par le logiciel de ROC.

Configurer et entraîner votre système de ROC

Si vos documents ont des mises en page cohérentes, créez des modèles dans le logiciel de ROC pour définir les zones où les données doivent être extraites (p. ex., champs de facture, champs de formulaire). Si vous utilisez une ROC basée sur l’apprentissage automatique, fournissez un jeu de données d’entraînement de documents étiquetés pour apprendre au système à reconnaître différentes polices, mises en page et types de données. Mettez en œuvre des règles de validation pour vérifier les erreurs et les incohérences dans les données extraites. Ces règles peuvent vérifier que les dates sont valides, que les calculs sont corrects et que des champs spécifiques ne sont pas vides.

Mettre en œuvre un processus de vérification et de correction

Établissez un processus d’assurance qualité dans lequel des humains peuvent vérifier et valider les données extraites et utiliser les commentaires du processus de vérification pour améliorer la précision du système de ROC au fil du temps. Pour la ROC basée sur l’apprentissage automatique, cela implique de corriger les erreurs dans les données d’entraînement et de réentraîner le modèle.

Intégrer avec d’autres systèmes

Assurez-vous que le logiciel de ROC peut exporter les données extraites vers d’autres systèmes tels que des logiciels comptables, des bases de données ou des systèmes de gestion de documents. Intégrez la ROC à vos outils d’automatisation des flux de travail pour simplifier les processus tels que l’approbation des factures, la saisie de données dans d’autres systèmes et l’archivage de documents.