Une facture électronique est un document numérique qui indique les détails d’une transaction : ce qui a été acheté, son coût et la date d’échéance du paiement. Contrairement à une facture papier, qui nécessite une manipulation manuelle, une facture électronique est conçue pour circuler rapidement entre un vendeur et un acheteur, souvent par le biais d’un courriel ou d’un logiciel spécialisé.

Lorsque vous traitez des factures électroniques, le format spécifique que vous utilisez détermine la façon dont les informations sont structurées, comment elles sont partagées et si elles peuvent être facilement traitées par différents logiciels ou plateformes. Le format peut également avoir une incidence sur les exigences de conformité, en particulier si vous travaillez avec des secteurs spécifiques ou des systèmes gouvernementaux. Le choix du bon format dépend souvent de la personne avec laquelle vous travaillez et des règles qui s’appliquent à vos transactions.

Vous trouverez ci-dessous les formats de facture électronique les plus courants, les cas dans lesquels il convient d’utiliser un format spécifique et la manière dont les réglementations les affectent.

Que contient cet article?

• Quelle est la différence entre une facture électronique et une facture ordinaire?
  
• Quels sont les formats de facture électronique les plus courants?
  
• Quand devez-vous utiliser un format spécifique?
  
• Quels sont les secteurs qui utilisent des formats de facture électronique spécifiques?
  
• Quelle est l’incidence des réglementations sur les formats de factures électroniques?
  

Quelle est la différence entre une facture électronique et une facture ordinaire?

Une facture ordinaire est généralement un document papier ou un fichier PDF qu’une entreprise envoie par courriel à un client. Elle doit souvent être remplie à la main, imprimée et traitée manuellement. Une facture électronique est numérique du début à la fin. Elle est créée dans un format structuré que les systèmes peuvent comprendre et traiter automatiquement. Elle peut passer directement du système du vendeur à celui de l’acheteur avec un minimum d’intervention humaine.

Quels sont les formats de facture électronique les plus courants?

Les factures électroniques se présentent sous plusieurs formats, chacun étant conçu pour faciliter la lecture, le traitement et l’échange des informations de facturation. Voici les plus courants.

Langage de balisage extensible (XML)

XML est l’un des formats les plus utilisés pour les factures électroniques. Il est facile à traiter par les ordinateurs et facile à lire par les gens. De nombreux gouvernements et secteurs d’activité privilégient le format XML parce qu’il est hautement personnalisable et qu’il convient parfaitement aux transactions complexes.

Language universel des affaires (Universal Business Language ou UBL)

L’UBL est un format spécifique basé sur XML et conçu pour les documents commerciaux, y compris les factures. Il est utilisé au niveau international et est particulièrement populaire en Europe, où il fait partie des normes de facturation électronique dans de nombreux pays.

Échange de données informatisées pour l’administration, le commerce et le transport (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport ou EDIFACT)

EDIFACT est un format plus ancien, mais encore largement utilisé, en particulier par les grandes entreprises et les secteurs tels que le transport maritime et le commerce de détail. Il fait partie du système plus large d’échange de données informatisées (EDI) et est conçu pour l’échange de nombreux types de données commerciales.

PDF avec données intégrées

Bien qu’un PDF de base ne soit pas techniquement une facture électronique, certains PDF contiennent des données intégrées dans un format que les systèmes électroniques peuvent lire (p. ex. XML). Cette approche hybride est souvent utilisée par les entreprises qui passent de factures traditionnelles à des factures entièrement numériques.

Facturation BIS des marchés publics paneuropéens en ligne (Pan-European Public Procurement Online ou PEPPOL)

PEPPOL est un réseau sécurisé qui prend en charge la facturation électronique et l’échange de données, et la facturation BIS PEPPOL est le format qu’il utilise. PEPPOL a d’abord été utilisé en Europe et s’est étendu à l’Australie, à la Nouvelle-Zélande, aux Émirats arabes unis et à d’autres pays d’Asie.

Formats propriétaires

Certaines entreprises et certains secteurs utilisent des formats spécifiques adaptés à leurs systèmes. Si ces formats peuvent fonctionner correctement au sein d’un réseau fermé, ils nécessitent souvent des outils de conversion pour interagir avec d’autres systèmes.

Quand devez-vous utiliser un format spécifique?

Lorsque vous choisissez un format de facture électronique, tenez compte des besoins de votre entreprise, des systèmes avec lesquels vous travaillez et des réglementations que vous devez respecter. Le bon format garantit des transactions plus fluides, moins d’erreurs et une meilleure conformité aux normes juridiques et industrielles. Voici plus d’informations sur l’utilisation de chaque type de format de facture électronique.

XML

Vous avez besoin de flexibilité et de compatibilité entre différents systèmes. Le langage XML est très adaptable et convient parfaitement aux entreprises qui traitent une grande variété de transactions ou qui opèrent à l’échelle internationale.

UBL

Vous travaillez en Europe ou avec des entreprises qui adhèrent aux normes internationales de facturation électronique. Le format UBL est particulièrement utile si vous participez à des marchés publics ou à des transactions transfrontalières au sein de l’UE, car elle est souvent exigée dans ces contextes.

EDIFACT

Vous travaillez dans un secteur à volume élevé et à grande échelle, comme la vente au détail, la logistique ou la fabrication. EDIFACT est idéal si votre entreprise utilise déjà un système EDI pour échanger des données avec ses partenaires commerciaux. C’est un choix fiable pour les entreprises dont les processus sont établis et automatisés.

PDF avec données intégrées

Vous passez de la facture papier ou de la facture numérique de base à la facturation électronique complète. Ce format est un bon compromis, car il permet l’extraction automatisée des données tout en restant lisible pour l’homme. C’est également un choix utile si vos partenaires commerciaux ne sont pas prêts pour une facturation électronique entièrement structurée.

Facturation BIS PEPPOL

Vous devez travailler avec des organisations du secteur public ou envoyer des factures via le réseau PEPPOL. La facturation BIS PEPPOL est un moyen standardisé et sécurisé d’échanger des factures par-delà les frontières.

Formats propriétaires

Vous opérez au sein d’un réseau fermé, tel qu’un secteur spécifique ou une chaîne d’approvisionnement avec des systèmes internes standardisés. Cela peut faciliter les processus internes, mais peut obliger les convertisseurs à communiquer avec des partenaires extérieurs.

Quels sont les secteurs qui utilisent des formats de facture électronique spécifiques?

Les différents secteurs utilisent des formats de factures électroniques spécifiques en fonction de leurs besoins, de leurs volumes de transactions et de leur environnement réglementaire. Par exemple, les secteurs à fort volume tels que le commerce de détail et la logistique ont tendance à privilégier les formats qui gèrent bien les données volumineuses, tandis que les gouvernements s’appuient souvent sur des formats obligatoires tels que UBL et la facturation BIS PEPPOL pour assurer la conformité.

Voici un aperçu des formats couramment utilisés dans certains secteurs d’activité.

Commerce de détail et biens de consommation

Les détaillants et les entreprises de biens de consommation gèrent souvent des volumes de transactions élevés et de multiples fournisseurs. EDIFACT est depuis longtemps un favori parce qu’il peut gérer des échanges de données à grande échelle. XML gagne également en popularité en raison de son adaptabilité et de son intégration dans les systèmes modernes.

Industrie manufacturière

Les fabricants s’appuient souvent sur EDIFACT pour gérer des chaînes d’approvisionnement complexes et automatiser les processus d’achat. Les formats propriétaires sont également courants dans les réseaux de fournisseurs étroitement intégrés.

Logistique et transport

La logistique repose sur des données telles que les détails de l’expédition et les documents douaniers. EDIFACT est un format largement utilisé, et UBL est souvent utilisé pour les transactions transfrontalières, en particulier dans des régions telles que l’Europe.

Gouvernement et secteur public

Les gouvernements imposent souvent des formats de facture électronique spécifiques aux entreprises qui fournissent des biens ou des services. Le format UBL est souvent exigé en Europe, tandis que la facturation BIS PEPPOL est devenue le cadre standard pour la facturation électronique des marchés publics dans de nombreux pays.

Soins de santé

Les factures de fournitures, d’équipements et de services médicaux utilisent souvent des formats XML, Health Level 7 (HL7) ou des formats propriétaires adaptés aux systèmes de soins de santé. Ces formats garantissent un traitement précis des données tout en respectant des réglementations strictes.

Finance et assurance

Les secteurs de la finance et de l’assurance privilégient les formats structurés tels que XML et UBL pour garantir l’exactitude, la sécurité et la conformité. L’Organisation internationale de normalisation (ISO) 20022 est également utilisée par les institutions financières.

Technologie et logiciels

Les entreprises technologiques utilisent souvent des formats modernes et flexibles tels que XML et JavaScript Object Notation (JSON) pour la facturation électronique, car ils s’intègrent bien aux systèmes basés sur le nuage et les interfaces de programmation d’applications (API).

Énergie et services publics

Les fournisseurs d’énergie et les entreprises de services publics utilisent souvent EDIFACT pour gérer la facturation de vastes bases de clients et de chaînes d’approvisionnement. XML est également utilisé pour des systèmes plus récents et plus adaptables.

Vente de gros et distribution

Les grossistes s’appuient sur EDIFACT pour traiter les commandes en gros, tandis que les petits distributeurs peuvent utiliser XML ou des formats PDF hybrides pour répondre aux divers besoins de leurs clients.

Quelle est l’incidence des réglementations sur les formats de factures électroniques?

Les gouvernements et les secteurs d’activité fixent des règles spécifiques pour le formatage des factures. Si vos factures ne respectent pas ces règles, elles risquent d’être rejetées et vous risquez des pénalités. Cela peut également ralentir les paiements de vos clients. Pour garantir la conformité, vous devez prendre les mesures suivantes :

• __Les réglementations varient selon les pays et les secteurs d’activité et sont souvent modifiées; restez donc informé des changements.

• Investissez dans un logiciel flexible : un bon logiciel de facturation peut gérer différents formats et s’adapter lorsque les règles changent.

• Obtenez de l’aide si vous en avez besoin : travailler avec un conseiller fiscal ou un expert en conformité peut vous faire gagner du temps et vous épargner des frustrations.

Voici comment les réglementations influencent les formats de factures électroniques.

Elles fixent les règles d’utilisation

Dans certaines régions, les gouvernements exigent des entreprises qu’elles utilisent un format de facture électronique particulier. C’est le cas, par exemple :

• En Europe, des formats tels que l’UBL et la facturation BIS PEPPOL sont souvent requis pour les entreprises qui travaillent avec des clients du secteur public.

• En Amérique latine, des pays comme le Brésil ont leurs propres formats basés sur XML, qui sont directement liés à leurs systèmes fiscaux.

Elles relient les factures aux systèmes fiscaux

De nombreux pays utilisent désormais les factures électroniques dans le cadre de leurs systèmes de déclaration fiscale. Cela signifie que le format de la facture doit correspondre à ce que le système du gouvernement peut gérer. C’est le cas par exemple :

• En Inde, les entreprises doivent créer des factures au format JSON afin qu’elles puissent être téléversées directement sur la plateforme de la taxe sur les produits et services (GST).

• En Italie, les entreprises doivent créer des factures au format FatturaPA afin qu’elles puissent être déclarées au système d’échange du gouvernement.

Elles simplifient le commerce international

Si vous faites des affaires à l’étranger, la réglementation peut vous obliger à utiliser des formats qui fonctionnent bien à l’échelle internationale. Les formats tels que UBL et la facturation BIS PEPPOL sont conçus pour faciliter l’envoi de factures entre les pays.

Elles fixent des règles spécifiques au secteur

Certains secteurs sont plus étroitement réglementés que d’autres et peuvent donc avoir des formats spécifiques à respecter. C’est le cas, par exemple :

• Dans le secteur des soins de santé, les factures peuvent devoir être transmises en HL7 pour plus de sécurité.

• Dans le domaine de la logistique, les factures suivent souvent la norme EDIFACT pour gérer la complexité supplémentaire des douanes et de l’expédition.

Elles facilitent les audits et le suivi

Les gouvernements souhaitent souvent que les factures contiennent des informations très spécifiques afin de pouvoir suivre les paiements, détecter les erreurs ou repérer les fraudes. Les formats tels que XML et UBL fonctionnent bien parce qu’ils sont détaillés et plus faciles à consulter.

Elles intègrent des dispositifs de sécurité

Certaines réglementations exigent une sécurité supplémentaire pour garantir l’authenticité des factures. Par exemple, la facturation BIS PEPPOL peut inclure une signature numérique.