Een elektronische factuur (of e-factuur) is een digitaal document dat de details van een transactie laat zien: wat is gekocht, hoeveel kostte het en wanneer moet worden betaald. In tegenstelling tot papieren facturen, die handmatig moeten worden verwerkt, is een e- factuur ontworpen om snel te schakelen tussen een verkoper en een koper, vaak via e-mail of gespecialiseerde software.

Wanneer je elektronische facturen verwerkt, bepaalt de specifieke indeling die je gebruikt hoe de informatie is gestructureerd, hoe deze wordt gedeeld en of deze gemakkelijk kan worden verwerkt door verschillende programma's of platforms. De indeling kan ook van invloed zijn op compliance, vooral als je met specifieke branches of overheidssystemen werkt. De juiste indeling hangt vaak af van met wie je werkt en wat de regels zijn voor je transacties.

Hieronder bespreken we de meest voorkomende indelingen voor elektronische facturen, wanneer je een specifieke indeling moet gebruiken en hoe regelgeving hierop van invloed is.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het verschil tussen een elektronische factuur en een gewone factuur?
  
• Wat zijn de meest voorkomende indelingen voor elektronische facturen?
  
• Wanneer moet je een specifieke indeling gebruiken?
  
• Welke branches gebruiken specifieke indelingen voor elektronische facturen?
  
• Hoe beïnvloedt de regelgeving de indeling van elektronische facturen?
  

Wat is het verschil tussen een elektronische factuur en een gewone factuur?

Een gewone factuur is meestal een papieren document of een PDF die een onderneming naar een klant e-mailt. Vaak moet deze handmatig worden ingevuld, afgedrukt en verwerkt. Een elektronische factuur is van begin tot eind digitaal. De factuur wordt gemaakt in een gestructureerde indeling die systemen automatisch kunnen begrijpen en verwerken. De factuur kan rechtstreeks van het systeem van de verkoper naar het systeem van de koper stromen met minimale menselijke tussenkomst.

Wat zijn de meest voorkomende indelingen voor elektronische facturen?

Elektronische facturen hebben verschillende indelingen, die allemaal zijn ontworpen om systemen gemakkelijker facturatiegegevens te lezen, verwerken en uit te wisselen. Dit zijn de meest voorkomende.

Extensible Markup Language (XML)

XML is een van de meest gebruikte indelingen voor e-facturen. Deze bestanden zijn gemakkelijk te verwerken door computers en gemakkelijk te lezen door mensen. Veel overheden en branches geven de voorkeur aan XML omdat het in hoge mate kan worden aangepast en goed werkt voor complexe transacties.

Universal Business Language (UBL)

UBL is een specifieke, op XML gebaseerde indeling die is ontworpen voor documenten van ondernemingen, waaronder facturen. UBL wordt internationaal gebruikt en is vooral populair in Europa, waar het in veel landen onderdeel is van de standaarden voor elektronische facturatie.

Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT)

EDIFACT is een oudere, maar nog steeds veelgebruikte indeling, met name door grote groeiende ondernemingen en branches zoals de scheepvaart en detailhandel. Het maakt deel uit van het bredere EDI-systeem (Electronic Data Interchange) en is ontworpen voor het uitwisselen van veel verschillende soorten ondernemingsgegevens.

PDF met ingesloten gegevens

Hoewel een eenvoudige pdf technisch gezien geen elektronische factuur is, bevatten sommige PDF's geïntegreerde gegevens in een indeling die elektronische systemen kunnen lezen (bijvoorbeeld XML). Deze hybride aanpak wordt vaak gebruikt door ondernemingen die overstappen van traditionele facturen naar volledig digitale facturen.

Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL) BIS billing

PEPPOL is een beveiligd netwerk dat de uitwisseling van elektronisch facturen en gegevens ondersteunt. PEPPOL BIS billing is de indeling die wordt gebruikt. PEPPOL werd voor het eerst gebruikt in Europa en is uitgebreid naar Australië, Nieuw-Zeeland, de Verenigde Arabische Emiraten en landen in heel Azië.

Bedrijfseigen indelingen

Sommige bedrijven en branches gebruiken hun eigen specifieke indelingen die zijn afgestemd op hun systemen. Hoewel deze goed kunnen werken binnen een gesloten netwerk, hebben ze vaak conversietools nodig om te communiceren met andere systemen.

Wanneer moet je een specifieke indeling gebruiken?

Houd bij het kiezen van een elektronische factuur rekening met je zakelijke behoeften, de systemen waarmee je werkt en eventuele voorschriften die je moet volgen. De juiste indeling zorgt voor soepelere transacties, minder fouten en een betere compliance met juridische en branchenormen. Hier vind je meer informatie over wanneer je elk type elektronische factuur moet gebruiken.

XML

Je hebt flexibiliteit en compatibiliteit nodig voor verschillende systemen. XML is zeer aanpasbaar en werkt goed voor ondernemingen die verschillende transacties verwerken of internationaal actief zijn.

UBL

Je werkt in Europa of met ondernemingen die zich houden aan internationale standaarden voor elektronische facturatie. UBL is vooral handig als je betrokken bent bij overheidscontracten of grensoverschrijdende transacties binnen de EU, omdat het in die context vaak een vereiste is.

EDIFACT

Je bevindt je in een grote, groeiende branche zoals detailhandel, logistiek of productie. EDIFACT is ideaal als je onderneming al een EDI-systeem gebruikt om gegevens uit te wisselen met handelspartners. Het is een betrouwbare oplossing voor ondernemingen met gevestigde, geautomatiseerde processen.

PDF's met ingesloten gegevens

Je stapt over van papieren of eenvoudige digitale facturen naar volledige elektronische facturatie. Deze indeling is een goede tussenweg, omdat ze geautomatiseerde gegevensextractie mogelijk maakt en toch leesbaar is voor mensen. De optie is ook een handige keuze als je handelspartners nog niet klaar zijn voor volledig gestructureerde elektronische facturatie.

PEPPOL BIS Billing

Je moet samenwerken met organisaties in de publieke sector of facturen versturen via het PEPPOL-netwerk. PEPPOL BIS Billing is een gestandaardiseerde, veilige manier om facturen internationaal uit te wisselen.

Bedrijfseigen indelingen

Je opereert binnen een gesloten netwerk, zoals een specifieke branche of een toeleveringsketen met gestandaardiseerde interne systemen. Dit kan interne processen gemakkelijker maken, maar soms moeten converteerders communiceren met externe partners.

Welke branches gebruiken specifieke indelingen voor elektronische facturen?

Verschillende branches maken gebruik van specifieke indelingen voor elektronische facturen op basis van hun unieke behoeften, transactievolumes en regelgeving. Sectoren met een hoog volume, zoals detailhandel en logistiek, geven bijvoorbeeld de voorkeur aan indelingen die goed omgaan met bulkgegevens, terwijl overheden vaak vertrouwen op verplichte indelingen zoals UBL en PEPPOL BIS Billing voor compliance.

We nemen de vaak gebruikte indelingen in bepaalde branches onder de loep.

Retail en consumentengoederen

Retailers en ondernemingen die consumptiegoederen verkopen, beheren vaak grote transactievolumes en meerdere leveranciers. EDIFACT is al lang een populaire oplossing omdat het grootschalige gegevensuitwisselingen aankan. XML wint ook aan populariteit vanwege het aanpassingsvermogen en integratie met moderne systemen.

Productie

Fabrikanten vertrouwen vaak op EDIFACT om complexe toeleveringsketens te beheren en inkoopprocessen te automatiseren. Bedrijfseigen indelingen zijn ook gebruikelijk binnen nauw geïntegreerde leveranciersnetwerken.

Logistiek en transport

Logistiek gebruikt informatie zoals verzendgegevens en douanedocumenten. EDIFACT is een veelgebruikte indeling en UBL wordt vaak gebruikt voor internationale transacties, vooral in regio's zoals Europa.

Overheid en publieke sector

Overheden vereisen vaak specifieke indelingen voor elektronische facturen voor ondernemingen die goederen of diensten leveren. UBL is vaak vereist in Europa, terwijl PEPPOL BIS Billing in veel landen de standaardoptie is geworden voor elektronische facturatie bij overheidsopdrachten.

Gezondheidszorg

Facturen voor medische benodigdheden, apparatuur en diensten maken vaak gebruik van XML, Health Level 7 (HL7) of bedrijfseigen indelingen die zijn afgestemd op zorgsystemen. Deze indelingen zorgen voor nauwkeurige gegevensverwerking en voldoen aan strikte regelgeving.

Financiën en verzekeringen

De financiële en verzekeringssector geven prioriteit aan gestructureerde indelingen zoals XML en UBL om nauwkeurigheid, beveiliging en compliance te garanderen. De norm 20022 van de Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) wordt ook gebruikt tussen financiële instellingen.

Technologie en software

Techbedrijven gebruiken vaak moderne, flexibele indelingen zoals XML en JavaScript Object Notation (JSON) voor elektronische facturatie, omdat deze goed integreren met systemen die de cloud en API's (Application Programming Interfaces) gebruiken.

Energie en nutsvoorzieningen

Energieleveranciers en nutsbedrijven gebruiken EDIFACT vaak om de facturatie voor grote klanten en toeleveringsketens te beheren. XML wordt ook gebruikt voor nieuwere, meer flexibele systemen.

Groothandel en distributie

Groothandels vertrouwen op EDIFACT om bulkbestellingen te verwerken, terwijl kleinere distributeurs XML- of hybride PDF-indelingen kunnen gebruiken om aan de uiteenlopende behoeften van klanten te voldoen.

Hoe beïnvloedt de regelgeving de indeling van elektronische facturen?

Overheden en branches stellen specifieke regels op voor de opmaak van facturen. Als je facturen deze regels niet volgen, kunnen ze worden afgewezen en kun je boetes krijgen. Dit kan ook betalingen van je klanten vertragen. Om compliance te garanderen, moet je het volgende doen:

• Houd de regels bij: De regelgeving verschilt per land en branche. Ook veranderen de regels vaak, dus blijf op de hoogte van wijzigingen.

• Investeer in flexibele software: Goede facturatiesoftware kan verschillende indelingen verwerken en worden aangepast wanneer regels veranderen.

• Krijg hulp als je het nodig hebt: Door samen te werken met een belastingadviseur of compliance-expert, kun je tijd en frustratie besparen.

Dit is hoe regelgeving van invloed is op de indeling van elektronische facturen.

Ze bepalen de regels voor wat je mag gebruiken

In sommige regio's vereisen overheden dat ondernemingen een bepaalde indeling voor elektronische facturen gebruiken. Bijvoorbeeld:

• In heel Europa zijn indelingen zoals UBL en PEPPOL BIS Billing vaak vereist voor ondernemingen die met klanten in de publieke sector werken.

• In Latijns-Amerika hebben landen zoals Brazilië hun eigen op XML gebaseerde indelingen, die rechtstreeks gekoppeld zijn aan hun belastingsystemen.

Ze koppelen facturen aan omzetbelasting

Veel landen gebruiken nu e-facturen als onderdeel van hun systemen voor de belastingaangifte. Dit betekent dat de indeling van de factuur moet overeenkomen met wat het systeem van de overheid aankan. Bijvoorbeeld:

• In India moeten ondernemingen facturen in de JSON-indeling maken, zodat ze rechtstreeks kunnen worden geüpload naar het platform voor omzetbelasting voor goederen en diensten (GST).

• In Italië moeten ondernemingen facturen in de FatturaPA-indeling maken, zodat ze kunnen worden doorgegeven aan het uitwisselingssysteem van de overheid.

Ze vereenvoudigen de internationale handel

Als je internationale klanten hebt, kan de regelgeving vereisen dat je indelingen gebruikt die goed internationaal werken. Indelingen zoals UBL en PEPPOL BIS Billing zijn ontworpen om gemakkelijker internationaal facturen te verzenden.

Ze stellen branchespecifieke regels vast

Bepaalde branches zijn strenger gereguleerd dan andere, dus ze kunnen specifieke indelingen vereisen. Bijvoorbeeld:

• In de gezondheidszorg moeten facturen mogelijk in HL7 staan voor extra beveiliging.

• In de logistiek volgen facturen vaak de EDIFACT-standaard om de extra complexiteit van douane en verzending af te handelen.

Ze maken audits en tracking gemakkelijker

Overheden willen vaak dat facturen zeer specifieke informatie bevatten, zodat ze betalingen kunnen volgen, fouten kunnen opsporen of fraude kunnen detecteren. Indelingen zoals XML en UBL werken goed omdat ze gedetailleerd en gemakkelijker te doorzoeken zijn.

Ze bevatten beveiligingsfuncties

Sommige voorschriften vereisen extra beveiliging om te waarborgen dat facturen authentiek zijn. PEPPOL BIS Billing kan bijvoorbeeld een digitale handtekening bevatten.