Cloudfacturatie is een methode om facturen te genereren op basis van resourcegebruiksgegevens in een cloudomgeving. Deze benadering van facturatie maakt geautomatiseerd, schaalbaar en flexibel beheer van factureringsactiviteiten mogelijk. Het is vooral handig voor diensten zoals software, infrastructuur en online platforms. Het is een dynamische, aanpasbare en efficiënte manier voor ondernemingen om aan hun factureringsbehoeften te voldoen, vooral in een omgeving waar diensten en gebruik sterk kunnen verschillen van klant tot klant. De wereldwijde marktwaarde van cloudfacturatie zal naar verwachting toenemen van 3,9 miljard USD in 2021 tot 15,8 miljard USD in 2031.

Van oudsher gingen facturatiesystemen gepaard met veel handmatige werkzaamheden en werden ze uitgevoerd met behulp van statische, lokale software. Cloudfacturatiesystemen daarentegen worden gehost op servers die online toegankelijk zijn en bieden realtime gegevensverwerking en factureringsinformatie. Deze opstelling is ideaal voor ondernemingen die diensten aanbieden met variabele gebruikspatronen, omdat de verbruikte diensten nauwkeurig kunnen worden gevolgd en gefactureerd.

Een belangrijk kenmerk van cloudfacturatie is de schaalbaarheid. Naarmate een onderneming groeit of een fluctuerende vraag ervaart, kan het cloudfacturatiesysteem dienovereenkomstig worden aangepast, zodat ondernemingen nauwkeurig kunnen factureren zonder dat er constant systeemupgrades of -wijzigingen nodig zijn. Bovendien bevat cloudfacturatie vaak geavanceerde functies zoals geautomatiseerde facturatie, geïntegreerde betalingsverwerking en gedetailleerde financiële rapportage. Deze functies stroomlijnen het facturatieproces en bieden ook waardevolle inzichten in inkomstenstromen en gebruikspatronen van klanten.

Hieronder bespreken we wat je moet weten over cloudfacturatie: hoe het werkt, de vele voordelen en potentiële uitdagingen, en waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een aanbieder van cloudfacturatie.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe cloudfacturatie werkt
  
• Voordelen van het gebruik van cloudfacturatie
  
• Uitdagingen bij het gebruik van cloudfacturatie
  
• Dingen om te overwegen bij het kiezen van een provider voor cloudfacturatie
  
• Hoe Stripe kan helpen
  

Zo werkt cloudfacturatie

Cloudfacturatie automatiseert het factureringsproces voor online geleverde diensten. Dit systeem is met name relevant voor ondernemingen die variabele diensten aanbieden, zoals Software-as-a-Service (SaaS) of een online abonnementsmodel gebruiken. Zo werkt het:

• Bijhouden van gebruik: Het systeem bewaakt de diensten die elke klant gebruikt. In een SaaS-model kan het systeem het aantal gebruikers of de hoeveelheid verbruikte gegevensopslag bijhouden. Deze tracking zorgt voor nauwkeurige, up-to-date facturatiegegevens.

• Verwerking van gebruiksgegevens: Het cloudfacturatiesysteem verwerkt deze gebruiksgegevens volgens de tariefstructuur van de onderneming. Of het om een pay-per-use-model, abonnement, of een gestaffeld model, het systeem past de juiste tarieven toe op de gebruikersgegevens om de factuur te berekenen.

• Automatische facturatie: Op basis van deze berekeningen genereert het systeem automatisch facturen. Deze facturen worden vervolgens verzonden naar klanten, meestal via e-mail, zodat er minder handmatig moet worden ingegrepen en er minder factureringsfouten kunnen worden gemaakt.

• Geïntegreerde betalingsverwerking: Veel cloudfacturatiesystemen zijn voorzien van een geïntegreerde betalingsverwerking. Hiermee kunnen klanten hun facturen online betalen, zodat ze een gebruiksvriendelijke krijgen bieden en tegelijkertijd het incassoproces wordt gestroomlijnd.

• Financiële rapportage: Ten slotte stelt het systeem gedetailleerde financiële rapporten op. Deze rapporten geven ondernemingen inzicht in omzetpatronen, openstaande betalingen en de algehele financiële gezondheid, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Door het zware werk te doen, zorgen cloudfacturatiesystemen ervoor dat je facturatie eenvoudig en nauwkeurig is, wat belangrijk is voor het handhaven van het hoge servicetempo dat moderne klanten verwachten.

Voordelen van cloudfacturatie

Het gebruik van facturatiesystemen in de cloud kan je onderneming verschillende voordelen bieden, waaronder:

• Schaalbaarheid. Cloudfacturatiesystemen zijn ontworpen om mee te groeien met een onderneming en kunnen toenames van transactievolume en complexiteit opvangen, zonder dat er extra fysieke infrastructuur nodig is.

• Kostenbesparing: Deze systemen werken doorgaans op basis van abonnementen, wat betekent dat ondernemingen grote investeringen vooraf in hardware en software kunnen vermijden. Dit helpt ook om de kosten voor IT-onderhoud en upgrades te verminderen.

• Flexibiliteit. Cloudfacturatieoplossingen bieden aanpasbare facturatiecycli, prijsmodellen en betaalopties om te voldoen aan de eisen van verschillende klantsegmenten.

• Toegankelijkheid. Omdat deze systemen cloudgebaseerd zijn, bieden ze het voordeel van toegang op afstand, waardoor teams de facturatie vanaf elke locatie kunnen afhandelen.

• Automatisering: Met cloudfacturatiesystemen kun je routinetaken automatiseren, zoals facturatie, betalingsverwerking en omzetverantwoording, wat kan leiden tot minder fouten en administratieve overhead.

• Integratie. Deze platforms kunnen doorgaans worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals Customer Relationship Management (CRM) en Enterprise Resource Planning (ERP), om een samenhangende gegevensstroom te onderhouden en de nauwkeurigheid van financiële rapportage te verbeteren.

• Compliance en veiligheid: Je cloudfacturatieprovider moet beschikken over geïntegreerde compliance met financiële voorschriften en industrienormen. Velen maken ook gebruik van geavanceerde beveiligingsmaatregelen om gevoelige financiële gegevens verder te beschermen.

• Realtime analyses. Ondernemingen kunnen profiteren van realtime inzichten in facturatiegegevens, die kunnen worden gebruikt voor strategische beslissingen en kunnen helpen bij het identificeren van trends en gebieden die geoptimaliseerd kunnen worden.

• Klantervaring: Aanbieders van cloudfacturatie moeten een gebruiksvriendelijke interface en selfserviceportals hebben, die de klantervaring kunnen verbeteren door transparantie en controle te bieden over abonnements- en facturatieproblemen.

Als je je facturatie-infrastructuur wilt bijwerken, kan een cloudplatform een flexibele, schaalbare optie zijn die voordeliger is dan verouderde systemen. Het kan ook als extra voordeel hebben dat het wordt beheerd door specialisten, wat zorgt voor een naadloze werking en up-to-date functies.

Uitdagingen bij het gebruik van cloudfacturatie

Maar naast de voordelen van het gebruik van cloudfacturatie, kan het potentiële uitdagingen met zich meebrengen, waaronder:

• Afhankelijkheid van dienstverleners: Vertrouwen op externe serviceproviders voor factureringsactiviteiten kan de onderneming blootstellen aan risico's als de provider te maken krijgt met downtime of serviceonderbrekingen.

• Zorgen over gegevensbeveiliging: Het toevertrouwen van gevoelige klantgegevens aan clouddiensten van derden kan aanleiding geven tot bezorgdheid over datalekken en de veiligheid van financiële informatie.

• Moeilijkheden bij migratie: De overgang van traditionele facturatiesystemen naar cloudgebaseerde oplossingen kan een hele klus zijn, vooral voor ondernemingen met gevestigde processen en grote datasets.

• Integratieproblemen: Integratie is een voordeel, maar kan ook een uitdaging zijn. Om ervoor te zorgen dat cloudfacturatiediensten soepel werken met bestaande systemen, kan veel werk en maatwerk nodig zijn.

• Compliance en regelgeving: Het kan ingewikkeld zijn om door de verschillende regelgevingsomgevingen in verschillende regio's te navigeren, vooral bij het opslaan en verwerken van gegevens in de cloud.

• Voorspelbaarheid van de kosten: Hoewel het pay-as-you-go-model over het algemeen kosteneffectief is, kunnen de kosten onvoorspelbaar worden als ze niet zorgvuldig worden voorspeld of beheerd, vooral wanneer de facturatie voor cloudservices is gebaseerd op het gebruik door de klant.

• Training en adoptie: Je personeel heeft mogelijk training nodig om zich aan te passen aan het nieuwe systeem, wat arbeidsintensief kan zijn en tot weerstand kan leiden als de voordelen niet duidelijk worden gecommuniceerd.

• Prestaties en latentie: Voor sommige ondernemingen, met name die actief zijn in regio's met een onderontwikkelde internetinfrastructuur, kunnen cloudfacturatiesystemen leiden tot prestatieproblemen als gevolg van netwerklatentie.

• Aanpassingslimieten: Hoewel cloudfacturatiesystemen flexibel zijn, komen ze mogelijk niet tegemoet aan elke niche-vereisten van een bepaalde branche, wat leidt tot een gat in de functionaliteit dat mogelijk moet worden opgevuld met aanvullende oplossingen of aangepaste ontwikkeling.

• Gegevensbeheer: Het beheren van de gegevensstroom tussen het cloudfacturatiesysteem en andere bedrijfssystemen vereist strikte praktijken voor gegevensbeheer om nauwkeurigheid en consistentie te garanderen.

• Valuta en fiscaliteit complexiteit: Voor het verwerken van meerdere valuta's en belastingregels zijn continue updates nodig van het cloudfacturatiesysteem die de actuele tarieven en regelgeving weerspiegelen.

De meeste van deze uitdagingen kunnen worden overwonnen door de juiste cloudfacturatiepartner te kiezen, maar het is nog steeds belangrijk om hiervan op de hoogte te zijn.

Dingen om te overwegen bij het kiezen van een provider voor cloudfacturatie

Wanneer je op zoek bent naar een provider voor cloudfacturatie, moet je bepalen of deze past bij je huidige activiteiten, je financiële doelen en de ervaring van je klanten. Dit is het belangrijkste wanneer je op zoek gaat naar een provider:

• Schaalbaarheid. De dienst moet zich moeiteloos aanpassen aan je groeiende of fluctuerende behoeften. Onderzoek de prestaties uit het verleden van de provider wat betreft het opschalen van activiteiten voor andere ondernemingen en kijk vooral naar ondernemingen met een vergelijkbare grootte en groeipatronen als jouw onderneming.

• Nauwkeurigheid van de facturatie: Zoek naar een provider met een solide reputatie op het gebied van nauwkeurige facturatie en rapportage. De mogelijkheid om het gebruik met veel details bij te houden kan chargebacks voorkomen en vertrouwen wekken.

• Aanpassingsmogelijkheden: De facturatiedienst moet je de mogelijkheid bieden tot op maat gemaakte facturatiecycli, betaalopties en tariefmodellen die aansluiten op je bedrijfsmodel en de voorkeuren van je klanten.

• Compliance en veiligheid: De provider moet voldoen aan industrienormen en wettelijke vereisten met betrekking tot gegevensbeveiliging en privacy. Controleer de compliancecertificeringen en beveiligingsmaatregelen.

• Ondersteunings- en dienstverleningsniveaus: Controleer of de provider bereid is om snelle en deskundige ondersteuning te bieden. Bekijk de dienstverleningsovereenkomsten (SLA's) van de provider om inzicht te krijgen in de ondersteuningstoezegging.

• Integratiemogelijkheden: Het facturatiesysteem moet soepel integreren met je bestaande technologie-infrastructuur. Kijk naar de Application Programming Interfaces (API's) en andere integratietools die de provider aanbiedt om ervoor te zorgen dat het platform verbinding kan maken met jouw systemen.

• Gebruikersinterface en -ervaring: De interface moer voor zowel je team als klanten intuïtief zijn. Gebruikerservaring speelt een rol in hoe snel je team zich kan aanpassen aan het systeem en hoe tevreden je klanten zullen zijn met het facturatieproces.

• Kostentransparantie: Het prijsmodel van de facturatiedienst moet eenvoudig zijn, zonder verborgen kosten. Beoordeel de kosten in verhouding tot de geleverde functies en services.

• Historie van herstel en downtime: Onderzoek de historische prestaties van de provider met betrekking tot systeemuitval en zijn vermogen om snel te herstellen van dergelijke gebeurtenissen.

• Feedback en referenties: Verzamel feedback van huidige en voormalige gebruikers van de facturatiedienst om inzicht te krijgen in de tevredenheid van klanten en veelvoorkomende problemen.

• Technologische innovatie: Zoek een provider die investeert in het up-to-date houden van zijn technologie en zich kan aanpassen aan nieuwe trends en ontwikkelingen.

• Financiële gezondheid van de provider: De budgettaire stabiliteit van een provider is een indicatie van zijn vermogen om te investeren in technologie en ondersteuning, en om een partner voor de lange termijn te zijn.

• Analytische inzichten: De service moet analyses bieden waarmee je weloverwogen beslissingen kunt nemen op basis van facturatietrends en klantgedrag.

• Milieuoverwegingen: Voor ondernemingen die zich inzetten voor duurzaamheid, is het belangrijk om na te gaan of de leverancier een groen beleid heeft en hoe het energieverbruik van de datacenters wordt beheerd.

Het selecteren van de juiste cloudfacturatieprovider is een strategische beslissing die van invloed kan zijn op de operationele flexibiliteit, klanttevredenheid en je bedrijfsresultaten. Neem de tijd om verschillende diensten te onderzoeken en te vergelijken aan de hand van deze criteria om de beste match voor je onderneming te vinden.

Hoe Stripe kan helpen

Stripe Billing is ontworpen om facturatieprocessen in de cloud te stroomlijnen, administratieve overhead te verminderen en wereldwijde schaalbaarheid voor SaaS- en cloudgebaseerde bedrijven te ondersteunen. Stripe Billing bundelt betalingen, abonnementen, facturatie en inkomstenbeheer, waardoor je klanten een betere ervaring krijgen, je terugkerende inkomsten stijgen en je kosten dalen. Stripe Billing kun je je facturatieworkload beheren, met opties zoals:

• Verschillende facturatiemodellen: Stripe ondersteunt allerlei SaaS-bedrijfsmodellen, met tarieven per licentie en facturatie naar gebruik.

• Kant-en-klare facturen en interface: Klanten van Stripe melden dat geoptimaliseerde factuursjablonen vaak sneller worden betaald dan traditionele facturen, waardoor hun financiële en technische teams tijd en middelen besparen.

• Zelfservice voor klanten: Met het kant-en-klare klantenportaal van Stripe kunnen abonnees hun abonnementen beheren en hun facturatiegegevens bijwerken, die bovendien kan worden voorzien van de branding van je bedrijf.

• Geautomatiseerde bewerkingen: Stripe automatiseert delen van de gebruikerservaring waarvan je misschien niet verwacht dat ze eenvoudiger kunnen. Het systeem maakt gebruik van webhooks om acties automatisch te voltooien op basis van klantgedrag in het verleden en om evenredig verdeelde facturen te leveren wanneer er wijzigingen in het abonnement optreden.

• Ondersteuning voor wereldwijde valuta en betalingen: Met Stripe kun je betalingen accepteren in meer dan 135 valuta's en allerlei wereldwijde betaalmethoden, wat het conversiepercentage aanzienlijk kan verhogen.

• Tools voor omzetherstel: De incassotools van Stripe helpen je een aanzienlijk deel van de mislukte betalingen alsnog te innen, waardoor ongewenst klantverloop wordt verminderd.

• Geautomatiseerde omzetrapportage: Stripe vereenvoudigt de boekhouding door de omzetverantwoording voor diverse complexe scenario's te automatiseren.

• Automatisering van omzet en financiën: Door facturatie, betalingen, belasting en omzet te automatiseren, kun je met Stripe je omzet verhogen en je algehele operationele efficiëntie verbeteren.

Meer informatie over Stripe Billing.