La facturación en la nube es un método para la generación de facturas a partir de los datos de uso de recursos en un entorno de nube. Este enfoque permite llevar a cabo una gestión automatizada, adaptable y flexible de las operaciones de facturación. Es especialmente útil para los servicios, como el software, las infraestructuras y las plataformas en línea. Se trata de una herramienta dinámica, adaptable y eficiente con la que las empresas pueden abordar sus necesidades de facturación, especialmente en entornos en los que los servicios y el uso de estos pueden variar mucho de un cliente a otro. Se espera que el valor de mercado global de la facturación en la nube aumente desde los 3900 millones de dólares de 2021 hasta 15.800 millones en 2031.

Los sistemas de facturación han requerido siempre mucha intervención manual y se han ejecutado mediante un software estático de carácter local. Por su parte, los sistemas de facturación en la nube se alojan en servidores que están accesibles en línea, por lo que pueden procesar datos en tiempo real y aportar información de facturación al instante. Esta configuración es idónea para empresas que ofrecen servicios con patrones de uso variables, ya que permite hacer un seguimiento preciso y facturar por los servicios consumidos.

Un atributo clave de la facturación en la nube es su escalabilidad. A medida que un negocio crece o experimenta fluctuaciones en la demanda, el sistema de facturación en la nube se puede ajustar en consecuencia para garantizar la precisión de la facturación sin necesidad de realizar constantes actualizaciones o cambios en el sistema. Además, la facturación en la nube a menudo incluye funciones avanzadas, como la facturación automatizada, el procesamiento de pagos integrado y la creación de informes financieros detallados. Estas funciones optimizan el proceso de facturación y, además, aportan información útil sobre las fuentes de ingresos y los patrones de uso de los clientes.

A continuación, abordaremos lo que necesitas saber sobre la facturación en la nube: su funcionamiento, sus numerosas ventajas y las posibles dificultades, así como los factores que se deben tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de facturación en la nube.

¿De qué trata este artículo?

• Funcionamiento de la facturación en la nube
  
• Ventajas de utilizar la facturación en la nube
  
• Dificultades asociadas al uso de la facturación en la nube
  
• Elementos que se deben tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de facturación en la nube
  
• Cómo puede ayudarte Stripe
  

Funcionamiento de la facturación en la nube

La facturación en la nube automatiza el proceso de facturación por servicios prestados en línea. Este sistema es especialmente útil para las empresas que ofrecen servicios variables, como el software como servicio (SaaS),o que utilizan un modelo de suscripción en línea. Así es como funciona:

• Seguimiento del uso: el sistema supervisa los servicios que utiliza cada cliente. Por ejemplo, en un modelo de SaaS, podría hacer un seguimiento del número de usuarios o de la cantidad de almacenamiento de datos utilizada. Mediante este seguimiento, se garantizan unos datos de facturación precisos y actualizados.

• Procesamiento de los datos de uso: el sistema de facturación en la nube procesa estos datos de uso en función de la estructura de precios del negocio. Según el modelo que se utilice —pago por uso, suscripción o tarifas por niveles—, el sistema aplica las tarifas correctas a los datos del usuario para calcular el importe de la factura.

• Facturación automatizada: con base en estos cálculos, el sistema genera las facturas de forma automática. A continuación, estas facturas se envían a los clientes, normalmente por correo electrónico, con lo que se reducen la intervención manual y los posibles errores de facturación.

• Procesamiento de pagos integrado: muchos sistemas de facturación en la nube cuentan con procesamiento de pagos integrado. Esta función permite a los clientes pagar sus facturas en línea, lo cual resulta más cómodo para el cliente y es una forma de simplificar el proceso de cobro.

• Creación de informes financieros: por último, el sistema genera informes financieros detallados. Estos informes aportan a las empresas información sobre los patrones de ingresos, los pagos pendientes y en la salud financiera general, lo que les ayuda a tomar decisiones fundamentadas.

Los sistemas de facturación en la nube se encargan del trabajo duro para garantizar que la facturación resulte sencilla y precisa, lo cual es importante para mantener el ritmo elevado de servicio que los clientes esperan hoy en día.

Ventajas de utilizar la facturación en la nube

El uso de sistemas de facturación en la nube puede aportar distintas ventajas a tu negocio, como las siguientes:

• Escalabilidad: los sistemas de facturación en la nube están diseñados para escalar a medida que el negocio crece con el fin de adaptarse al aumento en el volumen de transacciones y la complejidad sin necesidad de incrementar la infraestructura física.

• Ahorro de costes: estos sistemas suelen funcionar mediante suscripciones, lo que significa que las empresas pueden evitarse grandes inversiones iniciales en hardware y software. Este hecho también contribuye a reducir los gastos asociados al mantenimiento y las actualizaciones de TI.

• Flexibilidad: las soluciones de facturación en la nube ofrecen ciclos de facturación, modelos de precios y opciones de pago personalizables para ajustarse a las necesidades de los distintos segmentos de clientes.

• Accesibilidad: al estar alojados en la nube, estos sistemas aportan la ventaja del acceso remoto, por lo que los equipos pueden acceder desde cualquier lugar para gestionar las operaciones de facturación.

• Automatización: los sistemas de facturación en la nube permiten automatizar tareas rutinarias como la creación de facturas, el procesamiento de pagos y el reconocimiento de ingresos, lo que puede dar lugar a un menor número de errores y un menor gasto administrativo.

• Integración: estas plataformas, por lo general, puede integrarse en otros sistemas de la empresa —como los sistemas de gestión de la relación con el cliente (CRM) y de planificación de recursos empresariales (ERP)— para mantener la coherencia del flujo de datos y aumentar la precisión de los informes financieros.

• Cumplimiento de la normativa y seguridad: debes contar con un proveedor de facturación en la nube que integre el cumplimiento de la normativa y los estándares financieros en la tecnología. Muchos proveedores también aplican medidas de seguridad avanzadas para proteger aún más los datos financieros confidenciales.

• Análisis en tiempo real: las empresas pueden beneficiarse de la obtención en tiempo real de datos sobre la facturación, que pueden utilizarse para tomar decisiones estratégicas e identificar tendencias y áreas de optimización.

• Experiencia del cliente: los proveedores de facturación en la nube deben ofrecer una interfaz fácil de usar y portales de autoservicio, que mejoran la experiencia del cliente al aportarles transparencia y control en cuanto a los problemas de suscripción y facturación.

En el caso de empresas que deseen actualizar su infraestructura de facturación, una plataforma basada en la nube puede suponer una opción ágil y adaptable que resulte más económica que los sistemas tradicionales. Además, puede aportar la ventaja adicional de que su gestión está en manos de especialistas, con lo que se garantiza un funcionamiento sin trabas y la disponibilidad de funciones actualizadas.

Dificultades asociadas al uso de la facturación en la nube

No obstante, las ventajas de la facturación en la nube vienen acompañadas de posibles dificultades, como las siguientes:

• Dependencia de los proveedores de servicios: el hecho de depender de proveedores de servicios externos para las operaciones de facturación puede exponer a la empresa a riesgos en caso de que el proveedor experimente tiempos de inactividad o interrupciones del servicio.

• Problemas de seguridad de los datos: confiar datos confidenciales de los clientes a servicios de terceros en la nube puede provocar dudas sobre la exposición a filtraciones de datos y la seguridad de la información financiera.

• Dificultad en la migración: pasar de un sistema de facturación tradicional a una solución basada en la nube puede ser una tarea compleja, en especial para las empresas con procesos consolidados y conjuntos de datos de gran tamaño.

• Problemas de integración: aunque la integración es una ventaja, también puede suponer una dificultad. Asegurarse de que los servicios de facturación en la nube funcionan sin fisuras en los sistemas existentes puede requerir un alto grado de trabajo y personalización.

• Cumplimiento de la normativa y los reglamentos: puede resultar complejo moverse por los diferentes marcos normativos de las distintas regiones, especialmente cuando se trata de almacenar y procesar datos en la nube.

• Predicción de costes: aunque suele resultar rentable, el modelo de pago por consumo puede hacer que los costes sean impredecibles si no se pronostican o gestionan con cuidado, en especial cuando la facturación de servicios en la nube se basa en el uso por parte del cliente.

• Formación y adopción: es posible que el personal requiera formación para adaptarse al nuevo sistema, lo cual puede requerir el uso de muchos recursos y provocar resistencia si las ventajas no se comunican con claridad.

• Rendimiento y latencia: en el caso de algunas empresas, especialmente las que operan en regiones con infraestructuras de Internet poco desarrolladas, los sistemas de facturación en la nube pueden enfrentarse a problemas de rendimiento debidos a la latencia de red.

• Límites de personalización: aunque las soluciones de facturación en la nube sean flexibles, puede que no se adapten a los requisitos de todos los nichos de un sector concreto, lo que daría lugar a un vacío de funcionalidad que tendría que subsanarse con soluciones adicionales o desarrolladas ad hoc.

• Gestión de datos: la gestión del flujo de datos entre los sistemas de facturación en la nube y otros sistemas de la empresa requiere de la aplicación de prácticas estrictas en el gobierno de datos para garantizar la precisión y la coherencia.

• Complicaciones relacionadas con las divisas y la tributación: la gestión de las distintas divisas y normas tributarias requiere una actualización continua del sistema de facturación en la nube para adaptarse a los nuevos tipos y normas.

La mayoría de estas dificultades pueden sortearse eligiendo al socio de facturación en la nube correcto. No obstante, siempre es importante tenerlas en cuenta.

Elementos que se deben tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de facturación en la nube

Cuando busques un proveedor de facturación en la nube, tendrás que valorar si encaja en tus operaciones actuales, tus objetivos financieros y la experiencia de tus clientes. A continuación te indicamos los aspectos más importantes a la hora de buscar un proveedor:

• Escalabilidad: el servicio debe poder ajustarse sin dificultad a los cambios en el número o el tipo de necesidades. Analiza el historial de resultados del proveedor a la hora de ampliar las operaciones en el caso de otras empresas y céntrate especialmente en las que son similares a la tuya en cuanto a tamaño y patrón de crecimiento.

• Precisión de facturación: busca un proveedor que tenga buena reputación por su exactitud en la facturación y la creación de informes. La capacidad de realizar un seguimiento del uso en gran detalle puede evitar disputas y fomentar la confianza.

• Opciones de personalización: el servicio de facturación debe ofrecerte la posibilidad de adaptar los ciclos de facturación, las opciones de pago y los modelos de precios para que se ajusten a tu modelo de negocio y a las preferencias de los clientes.

• Cumplimiento de la normativa y seguridad: el proveedor debe cumplir las normas y los requisitos legales del sector en relación con la seguridad y la privacidad de los datos. Analiza sus certificados de cumplimiento de la normativa y sus medidas de seguridad.

• Soporte y niveles de servicio: comprueba si el proveedor está preparado para ofrecer soporte rápido y especializado. Lee los acuerdos de nivel de servicio (SLA) del proveedor para conocer su compromiso en cuanto al soporte.

• Posibilidades de integración: el sistema de facturación debe integrarse sin fisuras en tu infraestructura tecnológica actual. Averigua qué interfaces de programación de aplicaciones (API) y qué otras herramientas de integración ofrece el proveedor para asegurarte de que la plataforma se podrá conectar con tus sistemas.

• Interfaz y experiencia del usuario: tanto la interfaz de tu equipo como la de los clientes deben ser intuitivas. La experiencia del cliente influye en la rapidez con la que tu equipo puede adaptarse al sistema y el grado de satisfacción del cliente con el proceso de facturación.

• Transparencia de costes: el modelo de precios del servicio de facturación debe ser sencillo y no tener comisiones ocultas. Valora el coste en relación con las funciones y los servicios que se prestan.

• Historial de recuperaciones y tiempos de inactividad: investiga el historial del proveedor en cuanto a interrupciones del sistema y su capacidad para recuperarse con rapidez ante tales eventos.

• Comentarios y referencias: recopila comentarios de usuarios actuales y antiguos del servicio de facturación para evaluar los niveles de satisfacción y los problemas que suelen repetirse.

• Innovación tecnológica: busca un proveedor que invierta en mantener su tecnología al día y que pueda adaptarse a nuevas tendencias y avances.

• Salud financiera del proveedor: la estabilidad fiscal del proveedor indica su capacidad para invertir en tecnología y soporte y, por tanto, para convertirse en un socio a largo plazo.

• Datos analíticos: el servicio debe proporcionar análisis que te ayuden a tomar decisiones fundamentadas con base en las tendencias de facturación y el comportamiento de los clientes.

• Aspectos medioambientales: en el caso de las empresas comprometidas con la sostenibilidad, es importante tener en cuenta si el proveedor dispone de una política verde y la forma en que gestiona el consumo de energía en sus centros de datos.

La selección del proveedor de facturación en la nube correcto supone una decisión estratégica que puede afectar a la velocidad operativa, la satisfacción del cliente y los resultados de la empresa. Tómate el tiempo necesario para investigar y comparar los distintos servicios en función de estos criterios para así identificar al que mejor se adapta a las necesidades de tu negocio.

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe Billing se ha diseñado para optimizar los procesos de facturación en la nube, reducir los costes administrativos y posibilitar la escalabilidad global de empresas de SaaS y empresas basadas en la nube. Stripe Billing unifica los pagos, las suscripciones, la facturación y la administración de ingresos, lo que hace que mejore la experiencia del cliente, aumenten los ingresos recurrentes y se reduzcan los costes. Stripe Billing puede ocuparse del trabajo de facturación gracias a funciones como las siguientes:

• Distintos modelos de facturación: Stripe es compatible con todos los tipos de modelos de negocio de SaaS, ya que cuenta con precios por usuario y facturación según uso.

• Interfaz y facturas prediseñadas: los clientes de Stripe indican que, a menudo, las plantillas optimizadas para facturación se cobran más rápido que las facturas tradicionales, lo que permite ahorrar tiempo y recursos a sus equipos financieros y de ingeniería.

• Autoservicio del cliente: el portal de clientes prediseñado de Stripe permite a los suscriptores gestionar sus suscripciones y actualizar los datos de facturación, aspectos que puedes personalizar para adaptarlos a la imagen de marca de tu empresa​.

• Operaciones automáticas: Stripe automatiza aspectos de la experiencia del usuario que no te esperarías que se pudieran simplificar. El sistema utiliza webhooks para completar automáticamente acciones basadas en comportamientos del cliente en el pasado y proporcionar facturas prorrateadas cuando se llevan a cabo cambios de planes.

• Aceptación de pagos y divisas globales: con Stripe, puedes aceptar pagos en más de 135 divisas y diferentes métodos de pago globales, lo cual puede impulsar de forma importante las tasas de conversión.

• Herramientas de recuperación de ingresos: las herramientas de Stripe para la reclamación de pagos permiten recuperar una parte importante de los pagos fallidos y, por tanto, reducir el abandono involuntario.

• Declaración automática de ingresos: Stripe simplifica la contabilidad mediante la automatización del reconocimiento de ingresos en distintas situaciones complejas.

• Paquete de automatización contable: mediante la automatización de la facturación, los pagos, la tributación y los ingresos, Stripe te ayuda a recuperar más ingresos y a mejorar la eficiencia operativa general.

Si lo deseas, puedes obtener más información sobre Stripe Billing.