En elektronisk faktura, eller e-faktura, är ett digitalt dokument som visar detaljerna i en transaktion – vad som köptes, hur mycket det kostade och när betalningen ska ske. Till skillnad från en pappersfaktura, som kräver manuell hantering, är en e-faktura utformad för att snabbt kunna flyttas mellan en säljare och en köpare, ofta via e-post eller en specialiserad programvara.

När du hanterar elektroniska fakturor avgör det specifika format du använder hur informationen struktureras, hur den delas och om den enkelt kan bearbetas av olika programvaror eller plattformar. Formatet kan också påverka efterlevnadskraven, särskilt om du arbetar med specifika branscher eller myndighetssystem. Valet av rätt format beror ofta på vem du arbetar med och vilka regler som gäller för dina transaktioner.

Nedan går vi igenom de vanligaste formaten för e-fakturor, när man ska använda ett visst format och hur de påverkas av olika regelverk.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur skiljer sig en e-faktura från en vanlig faktura?
  
• Vilka är de vanligaste formaten för e-fakturor?
  
• När ska man använda ett visst format?
  
• Vilka branscher förlitar sig på specifika e-fakturaformat?
  
• Hur påverkar regleringar e-fakturans format?
  

Hur skiljer sig en elektronisk faktura från en vanlig faktura?

En vanlig faktura är oftast ett pappersdokument eller en PDF som ett företag skickar till en kund via e-post. Den måste ofta fyllas i för hand, skrivas ut och behandlas manuellt. En elektronisk faktura är digital från början till slut. Den skapas i ett strukturerat format som olika system automatiskt kan förstå och bearbeta. Den kan flöda direkt från säljarens system till köparens med minimal mänsklig inblandning.

Vilka är de vanligaste formaten för e-fakturor?

E-fakturor finns i flera olika format som alla är utformade för att göra det enklare för systemen att läsa, bearbeta och utbyta faktureringsinformation. Här är de vanligaste.

Extensible Markup Language (XML)

XML är ett av de mest använda formaten för e-fakturor. Det är lätt för datorer att bearbeta och lätt för människor att läsa. Många myndigheter och branscher föredrar XML eftersom det är mycket anpassningsbart och fungerar bra för komplexa transaktioner.

Universal Business Language (UBL)

UBL är ett specifikt format som bygger på XML och är utformat för affärsdokument, inklusive fakturor. Det används internationellt och är särskilt populärt i Europa, där det ingår i standarderna för e-fakturering i många länder.

Elektroniskt datautbyte för administration, handel och transport (EDIFACT)

EDIFACT är ett äldre men fortfarande mycket använt format, särskilt för storskaliga företag och branscher som sjöfart och detaljhandel. Det är en del av det bredare EDI-systemet (Electronic Data Interchange) och utformat för utbyte av många olika typer av affärsdata.

PDF med inbäddade data

Även om en vanlig PDF inte tekniskt sett är en e-faktura innehåller vissa PDF:er inbäddade data i ett format som elektroniska system kan läsa (t.ex. XML). Denna hybridmetod används ofta av företag som övergår från traditionella fakturor till helt digitala fakturor.

Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL) BIS-fakturering

PEPPOL är ett säkert nätverk som stöder e-fakturor och datautbyte, och PEPPOL BIS-fakturering är det format som används. PEPPOL användes först i Europa och har expanderat till att omfatta Australien, Nya Zeeland, Förenade Arabemiraten och länder i hela Asien.

Upphovsrättsskyddade format

Vissa företag och branscher använder sina egna specifika format som är anpassade till deras system. Dessa kan fungera bra inom ett slutet nätverk, men kräver ofta konverteringsverktyg för att kunna interagera med andra system.

När ska ett visst format användas?

När du väljer ett format för e-faktura ska du ta hänsyn till dina affärsbehov, de system du arbetar med och eventuella regler som måste följas. Rätt format säkerställer smidigare transaktioner, färre fel och bättre efterlevnad av lagar och branschstandarder. Här finns mer information om när du bör använda varje typ av e-fakturaformat.

XML

Du behöver flexibilitet och kompatibilitet mellan en rad olika system. XML är mycket anpassningsbart och fungerar bra för företag som hanterar en mängd olika transaktioner eller verkar internationellt.

UBL

Företaget verkar i Europa eller med företag som följer internationella standarder för e-fakturering. UBL är särskilt användbart om du arbetar med offentliga kontrakt eller gränsöverskridande transaktioner inom EU, eftersom det ofta är ett krav i dessa sammanhang.

EDIFACT

Du är verksam inom en storskalig bransch med stora volymer, t.ex. detaljhandel, logistik eller tillverkning. EDIFACT är idealiskt om ditt företag redan använder ett EDI-system för att utbyta data med handelspartner. Det är ett pålitligt val för företag med etablerade, automatiserade processer.

PDF-filer med inbäddade data

Du ska övergå från pappersbaserade eller grundläggande digitala fakturor till fullständig e-fakturering. Det här formatet är en bra mellanväg eftersom det möjliggör automatiserad datautvinning samtidigt som det är läsbart för människor. Det är också ett bra val om dina handelspartner inte är redo för helt strukturerad e-fakturering.

PEPPOL BIS Billing

Du behöver arbeta med organisationer inom den offentliga sektorn eller skicka fakturor via PEPPOL-nätverket. PEPPOL BIS Billing är ett standardiserat och säkert sätt att utbyta fakturor över gränserna.

Upphovsrättsskyddade format

Du verkar inom ett slutet nätverk, t.ex. en specifik bransch eller en leveranskedja med standardiserade interna system. Det kan underlätta interna processer, men kan samtidigt kräva att konverterarna kommunicerar med externa partner.

Vilka branscher är beroende av specifika e-fakturaformat?

Olika branscher förlitar sig på specifika elektroniska fakturaformat baserat på deras unika behov, transaktionsvolymer och regelverk. Exempelvis tenderar sektorer som behandlar stora volymer, som detaljhandel och logistik, att föredra format som hanterar bulkdata väl, medan myndigheter ofta förlitar sig på obligatoriska format som UBL och PEPPOL BIS-fakturering för efterlevnad.

Här följer en närmare titt på de format som är vanliga inom vissa branscher.

Detaljhandel och konsumtionsvaror

Detaljhandlare och konsumentvaruföretag hanterar ofta höga transaktionsvolymer och flera leverantörer. EDIFACT är en favorit sedan länge eftersom den kan hantera storskaliga datautbyten. XML vinner också terräng för sin anpassningsbarhet och integration med moderna system.

Tillverkning

Tillverkare förlitar sig ofta på EDIFACT för att hantera komplexa leveranskedjor och automatisera upphandlingsprocesser. Upphovsrättsskyddade format är också vanliga inom tätt integrerade leverantörsnätverk.

Logistik och transport

Logistiken förlitar sig på data som sändningsdetaljer och tulldokument. EDIFACT är ett format som används i stor utsträckning och UBL används ofta för gränsöverskridande transaktioner, särskilt i regioner som Europa.

Myndigheter och offentlig sektor

Myndigheter ställer ofta krav på specifika e-fakturaformat för företag som levererar varor eller tjänster. UBL krävs ofta i Europa, medan PEPPOL BIS Billing har blivit standardramverket för e-fakturering vid offentlig upphandling i många länder.

Hälso- och sjukvård

Fakturor för medicinska förnödenheter, utrustning och tjänster använder ofta XML, HL7 (Health Level 7) eller skyddade format som är anpassade till sjukvårdssystem. Dessa format säkerställer korrekt datahantering samtidigt som de följer strikta regler.

Finans- och försäkringsverksamhet

Finans- och försäkringssektorerna prioriterar strukturerade format som XML och UBL för att säkerställa noggrannhet, säkerhet och efterlevnad. ISO 20022 (International Organization for Standardization) används också mellan finansinstitut.

Teknik och mjukvara

Teknikföretag använder ofta moderna, flexibla format som XML och JavaScript Object Notation (JSON) för e-fakturering, eftersom dessa integreras väl med system baserade på molnet och API:er (Application Programming Interface).

Energi och allmännyttiga tjänster

Energileverantörer och allmännyttiga företag använder ofta EDIFACT för att hantera fakturering över stora kundbaser och leveranskedjor. XML används också för nyare, mer anpassningsbara system.

Partihandel och distribution

Grossister förlitar sig på EDIFACT för att hantera bulkbeställningar, medan mindre distributörer kan använda XML eller hybrid-PDF-format för att tillgodose olika kundbehov.

Hur påverkar regleringar e-fakturans format?

Myndigheter och branscher har särskilda regler för hur fakturor ska formateras. Om dina fakturor inte följer dessa regler kan de avvisas och du kan drabbas av påföljder. Det kan också leda till långsammare betalningar från dina kunder. För att säkerställa efterlevnad bör du göra följande:

• Håll dig uppdaterad om reglerna: Reglerna varierar beroende på land och bransch och ändras ofta, så håll dig informerad om förändringar.

• Investera i flexibel programvara: En bra faktureringsprogramvara kan hantera olika format och anpassa sig när reglerna ändras.

• Ta hjälp om du behöver det: Att arbeta med en skatterådgivare eller expert på efterlevnad kan spara tid och frustration.

Så här påverkar reglerna e-fakturans format.

De sätter reglerna för vad som ska användas

I vissa länder kräver myndigheterna att företag använder ett visst e-fakturaformat. Det gäller exempelvis:

• I olika delar av Europa krävs ofta format som UBL och PEPPOL BIS Billing för företag som arbetar med kunder inom den offentliga sektorn.

• I Latinamerika har länder som Brasilien sina egna XML-baserade format, som är direkt kopplade till deras skattesystem.

De kopplar fakturor till skattesystem

Många länder använder numera e-fakturor som en del av sina system för skatterapportering. Det innebär att fakturaformatet måste matcha det som statens system kan hantera. Det gäller exempelvis:

• Indien där företag måste skapa fakturor i JSON-format så att de kan laddas upp direkt till plattformen för skatt på varor och tjänster (GST).

• Italien där företag måste skapa fakturor i FatturaPA-format så att de kan rapporteras till regeringens Exchange System.

De förenklar den internationella handeln

Om du gör affärer över gränserna kan det finnas regler som kräver att du använder format som fungerar bra internationellt. Format som UBL och PEPPOL BIS Billing är utformade för att göra det enklare att skicka fakturor mellan länder.

De fastställer branschspecifika regler

Vissa branscher är hårdare reglerade än andra och kan därför ha särskilda format att följa. Till exempel:

• Inom sjukvården kan fakturor behöva skickas i HL7 för att öka säkerheten.

• Inom logistik följer fakturorna ofta EDIFACT-standarden för att hantera den extra komplexitet som tull och frakt innebär.

De gör revisioner och spårning enklare

Myndigheter vill ofta att fakturor ska innehålla mycket specifik information så att de kan spåra betalningar, upptäcka fel eller upptäcka bedrägerier. Format som XML och UBL fungerar bra eftersom de är detaljerade och lättare att söka igenom.

De innehåller säkerhetsfunktioner

Vissa regler kräver extra säkerhet för att säkerställa att fakturorna är äkta. Till exempel kan PEPPOL BIS Billing innehålla en digital signatur.