Eine elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, ist ein digitales Dokument, das die Details einer Transaktion enthält – was gekauft wurde, wie viel es gekostet hat und wann die Zahlung fällig ist. Im Gegensatz zu einer Papierrechnung, die manuell bearbeitet werden muss, ist eine E-Rechnung so konzipiert, dass sie schnell zwischen Verkäufer/in und Käufer/in übertragen werden kann, häufig per E-Mail oder über eine spezielle Software.

Wenn Sie elektronische Rechnungen bearbeiten, bestimmt das spezifische Format, das Sie verwenden, wie die Informationen strukturiert sind, wie sie geteilt werden und ob sie problemlos von verschiedenen Software oder Plattformen verarbeitet werden können. Das Format kann sich auch auf die Compliance-Anforderungen auswirken, insbesondere wenn Sie mit bestimmten Branchen oder staatlichen Systemen zusammenarbeiten. Die Wahl des richtigen Formats hängt oft davon ab, mit wem Sie zusammenarbeiten und welche Regeln für Ihre Transaktionen gelten.

Im Folgenden besprechen wir die gängigsten elektronischen Rechnungsformate, wann ein bestimmtes Format verwendet werden sollte und wie sich Vorschriften auf sie auswirken.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie unterscheidet sich eine elektronische Rechnung von einer regulären Rechnung?
  
• Was sind die gängigsten elektronischen Rechnungsformate?
  
• Wann sollten Sie ein bestimmtes Format verwenden?
  
• Welche Branchen verlassen sich auf bestimmte E-Rechnungsformate?
  
• Wie wirken sich Vorschriften auf elektronische Rechnungsformate aus?
  

Wie unterscheidet sich eine elektronische Rechnung von einer regulären Rechnung?

Eine reguläre Rechnung ist normalerweise ein Papierdokument oder ein PDF, das ein Unternehmen per E-Mail an einen Kunden/einer Kundin sendet. Es muss oft von Hand ausgefüllt, gedruckt und manuell bearbeitet werden. Eine elektronische Rechnung ist von Anfang bis Ende digital. Sie wird erstellt in einem strukturierten Format, das Systeme automatisch verstehen und verarbeiten können. Es kann mit minimalem menschlichem Aufwand direkt vom System des Verkäufers/der Verkäuferin zum System des Käufers/der Käuferin übertragen werden.

Was sind die gängigsten elektronischen Rechnungsformate?

Elektronische Rechnungen gibt es in verschiedenen Formaten, die jeweils darauf ausgelegt sind, den Systemen das Lesen, Verarbeiten und Austauschen von Rechnungsinformationen zu erleichtern. Hier sind die gängigsten.

Extensible Markup Language (XML)

XML ist eines der am häufigsten verwendeten Formate für elektronische Rechnungen. Es ist für Computer einfach zu verarbeiten und für Menschen leicht zu lesen. Viele Regierungen und Branchen bevorzugen XML, weil es hochgradig anpassbar ist und sich gut für komplexe Transaktionen eignet.

Universal Business Language (UBL)

UBL ist ein spezielles Format, das auf XML basiert und für Geschäftsdokumente einschließlich Rechnungen entwickelt wurde. Es wird international verwendet und ist besonders in Europa beliebt, wo es in vielen Ländern Teil der Standards für die elektronische Rechnungsstellung ist.

Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT)

EDIFACT ist ein älteres, aber immer noch weit verbreitetes Format, insbesondere für große Unternehmen und Branchen wie Versand und Einzelhandel. Es ist Teil des umfassenderen Electronic Data Interchange (EDI)-Systems und wurde für den Austausch vieler verschiedener Arten von Geschäftsdaten entwickelt.

PDF mit eingebetteten Daten

Obwohl eine einfache PDF-Datei technisch gesehen keine elektronische Rechnung ist, enthalten einige PDF-Dateien eingebettete Daten in einem Format, das von elektronischen Systemen gelesen werden kann (z. B. XML). Dieser hybride Ansatz wird häufig von Unternehmen verwendet, die von herkömmlichen Rechnungen auf vollständig digitale Rechnungen umstellen.

Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL) BIS Billing

PEPPOL ist ein sicheres Netzwerk, das elektronische Rechnungen und Datenaustausch unterstützt, und PEPPOL BIS Billing ist das verwendete Format. PEPPOL wurde zuerst in Europa eingesetzt und hat sich auf Australien, Neuseeland, die Vereinigten Arabischen Emirate und Länder in ganz Asien ausgeweitet.

Proprietäre Formate

Einige Unternehmen und Branchen verwenden ihre eigenen spezifischen Formate, die auf ihre Systeme zugeschnitten sind. Diese können zwar in einem geschlossenen Netzwerk gut funktionieren, benötigen jedoch häufig Konvertierungstools, um mit anderen Systemen interagieren zu können.

Wann sollten Sie ein bestimmtes Format verwenden?

Wenn Sie sich für ein Format elektronische Rechnung entscheiden, berücksichtigen Sie Ihre Geschäftsanforderungen, die Systeme, mit denen Sie arbeiten, und alle Vorschriften, die Sie einhalten müssen. Das richtige Format sorgt für reibungslosere Transaktionen, weniger Fehler und eine bessere Einhaltung gesetzlicher und branchenüblicher Standards. Hier finden Sie weitere Informationen darüber, wann Sie die einzelnen Arten von E-Rechnungsformaten verwenden sollten.

XML

Sie benötigen Flexibilität und Kompatibilität für eine Reihe von Systemen. XML ist äußerst anpassungsfähig und eignet sich gut für Unternehmen, die eine Vielzahl von Transaktionen abwickeln oder international tätig sind.

UBL

Sie arbeiten in Europa oder bei Unternehmen, die sich an die internationalen Standards für die elektronische Rechnungsstellung halten. UBL ist besonders nützlich, wenn Sie an Regierungsaufträgen oder grenzüberschreitenden Transaktionen innerhalb der EU beteiligt sind, da dies in diesen Kontexten häufig erforderlich ist.

EDIFAKT

Sie sind in einer großvolumigen Branche wie Einzelhandel, Logistik oder Fertigung tätig. EDIFACT ist ideal, wenn Ihr Unternehmen bereits ein EDI-System für den Datenaustausch mit Handelspartnern verwendet. Es ist eine zuverlässige Wahl für Unternehmen mit etablierten, automatisierten Prozessen.

PDFs mit eingebetteten Daten

Sie wechseln von papierbasierten oder einfachen digitalen Rechnungen zur vollständigen elektronischen Rechnungsstellung. Dieses Format ist ein guter Mittelweg, da es eine automatische Datenextraktion ermöglicht und gleichzeitig für Menschen lesbar ist. Es ist auch eine hilfreiche Wahl, wenn Ihre Handelspartner nicht für eine vollständig strukturierte elektronische Rechnungsstellung bereit sind.

PEPPOL BIS Billing

Sie müssen mit Organisationen des öffentlichen Sektors zusammenarbeiten oder Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk versenden. PEPPOL BIS Billing ist eine standardisierte, sichere Methode zum grenzüberschreitenden Austausch von Rechnungen.

Proprietäre Formate

Sie arbeiten in einem geschlossenen Netzwerk, z. B. einer bestimmten Branche oder einer Lieferkette mit standardisierten internen Systemen. Dies kann interne Prozesse vereinfachen, erfordert aber möglicherweise, dass die Konverter mit externen Partnern kommunizieren müssen.

Welche Branchen verlassen sich auf bestimmte E-Rechnungsformate?

Verschiedene Branchen verlassen sich auf spezifische elektronische Rechnungsformate, die auf ihren individuellen Bedürfnissen, Transaktionsvolumen und regulatorischen Rahmenbedingungen basieren. Beispielsweise bevorzugen Branchen mit hohem Volumen wie Einzelhandel und Logistik in der Regel Formate, die große Datenmengen gut verarbeiten, während sich Regierungen zur Einhaltung der Vorschriften häufig auf vorgeschriebene Formate wie UBL und PEPPOL BIS Billing verlassen.

Hier finden Sie einen genaueren Blick auf die Formate, die in bestimmten Branchen häufig verwendet werden.

Einzelhandel und Konsumgüter

Einzelhändler und Konsumgüterunternehmen verwalten häufig ein hohes Transaktionsvolumen und mehrere Lieferanten. EDIFACT ist seit langem ein Favorit, da es groß angelegte Datenaustausche bewältigen kann. XML gewinnt auch aufgrund seiner Anpassungsfähigkeit und Integration in moderne Systeme an Bedeutung.

Verarbeitendes Gewerbe

Hersteller verlassen sich häufig auf EDIFACT, um komplexe Lieferketten zu verwalten und Beschaffungsprozesse zu automatisieren. Proprietäre Formate sind auch in eng integrierten Lieferantennetzwerken üblich.

Logistik und Transport

Die Logistik stützt sich auf Daten wie Versanddetails und Zolldokumente. EDIFACT ist ein weit verbreitetes Format, und UBL wird häufig für grenzüberschreitende Transaktionen verwendet, insbesondere in Regionen wie Europa.

Behörden und öffentliche Verwaltung

Regierungen schreiben Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen liefern, häufig bestimmte elektronische Rechnungsformate vor. UBL ist in Europa häufig erforderlich, während PEPPOL BIS Billing in vielen Ländern zum Standardrahmen für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen geworden ist.

Gesundheitswesen

Rechnungen für medizinische Versorgung, Ausrüstung und Dienstleistungen verwenden häufig XML, Health Level 7 (HL7) oder firmeneigene Formate, die auf die Gesundheitssysteme zugeschnitten sind. Diese Formate gewährleisten eine genaue Datenverarbeitung und erfüllen gleichzeitig strenge Vorschriften.

Finanzen und Versicherungen

Der Finanz- und Versicherungssektor priorisiert strukturierte Formate wie XML und UBL, um Genauigkeit, Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Die International Organization for Standardization (ISO) 20022 wird auch zwischen Finanzinstituten verwendet.

Technologie und Software

Technologieunternehmen verwenden häufig moderne, flexible Formate wie XML und JavaScript Object Notation (JSON) für die elektronische Rechnungsstellung, da sich diese gut in Systeme integrieren lassen, die auf der Cloud und Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) basieren.

Energie und Versorgung

Energieversorger und Versorgungsunternehmen verwenden EDIFACT häufig, um die Abrechnung über große Kundenstämme und Lieferketten hinweg zu verwalten. XML wird auch für neuere, anpassungsfähigere Systeme verwendet.

Großhandel und Vertrieb

Großhändler verlassen sich bei der Bearbeitung von Großbestellungen auf EDIFACT, während kleinere Händler möglicherweise XML- oder hybride PDF-Formate verwenden, um den unterschiedlichen Kundenanforderungen gerecht zu werden.

Wie wirken sich Vorschriften auf elektronische Rechnungsformate aus?

Regierungen und Branchen legen spezielle Regeln für die Rechnungsformatierung fest. Wenn Ihre Rechnungen diesen Regeln nicht entsprechen, werden sie möglicherweise abgelehnt und Sie müssen mit Strafen rechnen. Dies kann auch die Zahlungen Ihrer Kundinnen und Kunden verlangsamen. Um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen, sollten Sie Folgendes tun:

• _Halten Sie sich mit den Regeln auf dem Laufenden: _ Die Vorschriften variieren je nach Land und Branche und ändern sich häufig. Bleiben Sie also über Änderungen auf dem Laufenden.

• Investieren Sie in flexible Software: Gute Rechnungssoftware kann mit verschiedenen Formaten umgehen und sich anpassen, wenn sich Regeln ändern.

• Holen Sie sich Hilfe, wenn Sie sie benötigen: Die Zusammenarbeit mit einem/einer Steuerberater/in oder Compliance-Experten kann Ihnen Zeit und Frust ersparen.

Hier erfahren Sie, wie sich Vorschriften auf E-Rechnungsformate auswirken.

Sie legen die Regeln für die Nutzung fest

In einigen Regionen verlangen Regierungen von Unternehmen, dass sie ein bestimmtes E-Rechnungsformat verwenden. Zum Beispiel:

• In ganz Europa sind für Unternehmen, die mit Kundinnen und Kunden aus dem öffentlichen Sektor zusammenarbeiten, häufig Formate wie UBL und PEPPOL BIS Billing erforderlich.

• In Lateinamerika haben Länder wie Brasilien ihre eigenen XML-basierten Formate, die direkt mit ihren Steuersystemen verknüpft sind.

Sie verknüpfen Rechnungen mit Steuersystemen

Viele Länder verwenden heute elektronische Rechnungen als Teil ihrer Steuerberichtssysteme. Das bedeutet, dass das Rechnungsformat dem entsprechen muss, was das Regierungssystem verarbeiten kann. Zum Beispiel:

• In Indien müssen Unternehmen Rechnungen im JSON-Format erstellen, damit sie direkt auf die Plattform für Waren- und Dienstleistungssteuern (GST) hochgeladen werden können.

• In Italien müssen Unternehmen Rechnungen im FatturaPA-Format erstellen, damit sie an das Börsensystem der Regierung gemeldet werden können.

Sie vereinfachen den internationalen Handel

Wenn Sie grenzüberschreitend Geschäfte tätigen, müssen Sie aufgrund gesetzlicher Vorschriften möglicherweise Formate verwenden, die international gut funktionieren. Formate wie UBL und PEPPOL BIS Billing wurden entwickelt, um den Versand von Rechnungen zwischen Ländern zu vereinfachen.

Sie legen branchenspezifische Regeln fest

Bestimmte Branchen sind strenger reguliert als andere, sodass sie möglicherweise bestimmte Formate haben, denen sie folgen müssen. Zum Beispiel:

• Im Gesundheitswesen müssen Rechnungen aus Sicherheitsgründen möglicherweise in HL7 vorliegen.

• In der Logistik folgen Rechnungen häufig dem EDIFACT-Standard, um die zusätzliche Komplexität von Zoll und Versand zu bewältigen.

Sie erleichtern Audits und die Nachverfolgung

Regierungen möchten oft, dass Rechnungen sehr spezifische Informationen enthalten, damit sie Zahlungen verfolgen, Fehler erkennen oder Betrug erkennen können. Formate wie XML und UBL eignen sich gut, weil sie detailliert sind und einfacher zu durchsuchen sind.

Sie enthalten Sicherheitsfunktionen

Einige Vorschriften erfordern zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen, um sicherzustellen, dass Rechnungen authentisch sind. Beispielsweise kann PEPPOL BIS Billing eine digitale Signatur enthalten.