Una factura electrónica es un documento digital que muestra los detalles de una transacción: qué se compró, cuánto costó y cuándo vence el pago. A diferencia de una factura en papel, que requiere un manejo manual, una factura electrónica está diseñada para circular rápidamente entre un vendedor y un comprador, a menudo a través de un correo electrónico o software especializado.

Cuando manejas facturas electrónicas, el formato específico que utilices determina cómo se estructura la información, cómo se comparte y si puede ser procesada con facilidad por diferentes software o plataformas. El formato también puede afectar los requisitos de cumplimiento de la normativa, en especial si trabajas con sectores o sistemas gubernamentales específicos. Elegir el formato adecuado suele depender de con quién estés trabajando y cuáles sean las reglas para tus transacciones.

A continuación, analizaremos los formatos de factura electrónica más comunes, cuándo usar un formato específico y cómo la normativa los afecta.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿En qué se diferencia una factura electrónica de una factura normal?
  
• ¿Cuáles son los formatos de factura electrónica más comunes?
  
• ¿Cuándo debes usar un formato específico?
  
• ¿Qué sectores dependen de formatos específicos de facturas electrónicas?
  
• ¿Cómo afecta la normativa a los formatos de las facturas electrónicas?
  

¿En qué se diferencia una factura electrónica de una factura normal?

Una factura normal suele ser un documento en papel o un PDF que una empresa envía por correo electrónico a un cliente. A menudo, debe completarse a mano, imprimirse y procesarse de forma manual. Una factura electrónica es digital de principio a fin. Se crea en un formato estructurado que los sistemas pueden entender y procesar de manera automática. Puede enviarse directamente desde el sistema del vendedor al sistema del comprador con una mínima participación humana.

¿Cuáles son los formatos de factura electrónica más comunes?

Las facturas electrónicas tienen diversos formatos, cada uno diseñado para facilitar a los sistemas la lectura, el proceso y el intercambio de información de facturación. Estos son los más comunes.

Lenguaje de marcado extensible (XML)

El XML es uno de los formatos más utilizados para las facturas electrónicas. Es fácil de procesar para las computadoras y de leer para las personas. Muchos sectores y Gobiernos prefieren el formato XML porque es altamente personalizable y funciona bien para transacciones complejas.

Lenguaje empresarial universal (UBL)

El UBL es un formato específico basado en XML y diseñado para documentos de empresas, incluidas facturas. Se utiliza a nivel internacional y es especialmente popular en Europa, donde forma parte de las normas de facturación electrónica de muchos países.

Intercambio electrónico de datos para administración, comercio y transporte (EDIFACT)

El EDIFACT es un formato más antiguo pero aún muy utilizado, especialmente para empresas y sectores de gran escala, como el sector naviero y minorista. Forma parte del sistema más amplio de intercambio electrónico de datos (EDI) y está diseñado para el intercambio de muchos tipos diferentes de datos de empresas.

PDF con datos integrados

Si bien un PDF básico no es técnicamente una factura electrónica, algunos PDF incluyen datos integrados en un formato que los sistemas electrónicos pueden leer (p. ej., XML). Este enfoque híbrido suele ser utilizado por las empresas que hacen la transición de facturas tradicionales a facturas completamente digitales.

Formato de factura electrónica de la red de Contratación Pública Paneuropea en Línea según las especificaciones de interoperabilidad empresarial (PEPPOL BIS)

PEPPOL es una red segura que admite facturas electrónicas e intercambio de datos, y el formato facturación PEPPOL BIS es el formato que utiliza. PEPPOL se utilizó por primera vez en Europa y se ha expandido para incluir a Australia, Nueva Zelanda, los Emiratos Árabes Unidos y países de toda Asia.

Formatos exclusivos

Algunas empresas y sectores utilizan sus propios formatos específicos que se adaptan a sus sistemas. Si bien pueden funcionar bien dentro de una red cerrada, a menudo requieren herramientas de conversión para interactuar con otros sistemas.

¿Cuándo debes usar un formato específico?

Cuando elijas un formato de factura electrónica, ten en cuenta las necesidades de tu empresa, los sistemas con los que estás trabajando y cualquier normativa que debas seguir. El formato adecuado garantiza transacciones más fluidas, menos errores y un mejor cumplimiento de las normas legales y del sector. A continuación encontrarás más información sobre cuándo usar cada tipo de formato de factura electrónica.

XML

Necesitas flexibilidad y compatibilidad con diversos sistemas. XML es altamente adaptable y funciona bien para empresas que manejan una variedad de transacciones u operan a nivel internacional.

UBL

Trabajas en Europa o con empresas que cumplen con las normas internacionales de facturación electrónica. UBL es particularmente útil si participas en contratos gubernamentales o transacciones transfronterizas dentro de la Unión Europea (UE), ya que suele ser un requisito en esos contextos.

EDIFACT

Estás en un sector de gran volumen y gran escala, como el minorista, la logística o la fabricación. EDIFACT es ideal si tu empresa ya utiliza un sistema de EDI para el intercambio de información con socios comerciales. Es una opción confiable para empresas con procesos establecidos y automatizados.

PDF con datos integrados

Estás pasando de facturas en papel o facturas digitales básicas a la facturación electrónica completa. Este formato es un buen punto medio, ya que permite la extracción automatizada de datos sin dejar de ser legible para los seres humanos. También es una opción útil si tus socios comerciales no están listos para la facturación electrónica completamente estructurada.

Formato de factura electrónica PEPPOL BIS

Necesitas trabajar con organizaciones del sector público o enviar facturas a través de la red PEPPOL. El formato PEPPOL BIS es una forma estandarizada y segura de intercambiar facturas a través de las fronteras.

Formatos exclusivos

Estás operando dentro de una red cerrada, como un sector específico o una cadena de suministro con sistemas internos estandarizados. Esto puede facilitar los procesos internos, pero puede requerir que los conversores se comuniquen con socios externos.

¿Qué sectores dependen de formatos específicos de facturas electrónicas?

Los diferentes sectores dependen de formatos específicos de facturas electrónicas establecidos en función de sus necesidades exclusivas, volúmenes de transacciones y entornos normativos. Por ejemplo, los sectores de gran volumen, como el minorista y el logístico, prefieren formatos que manejan bien los datos masivos, mientras que los Gobiernos a menudo dependen de formatos obligatorios como UBL y el formato PEPPOL BIS para el cumplimiento de la normativa.

A continuación, analizamos con más detalle los formatos más utilizados en ciertos sectores.

Venta minorista y bienes de consumo

Los comerciantes minoristas y las empresas de bienes de consumo suelen gestionar grandes volúmenes de transacciones y múltiples proveedores. EDIFACT es uno de los favoritos desde hace mucho tiempo porque puede manejar intercambios de datos a gran escala. XML también está ganando terreno por su adaptabilidad e integración con sistemas modernos.

Fabricación

Los fabricantes suelen confiar en EDIFACT para gestionar cadenas de suministro complejas y automatizar los procesos de adquisición. Los formatos exclusivos también son comunes dentro de las redes de proveedores estrechamente integradas.

Logística y transporte

La logística se basa en información como los datos de envío y los documentos aduaneros. EDIFACT es un formato ampliamente utilizado, y UBL se utiliza a menudo para [transacciones transfronterizas]((https://stripe.com/resources/more/cross-border-payments-explained), especialmente en regiones como Europa.

Gobierno y sector público

Los Gobiernos suelen exigir formatos específicos de facturas electrónicas para las empresas que suministran bienes o servicios. En Europa se exige con frecuencia el formato UBL, mientras que el formato PEPPOL BIS se ha convertido en el marco estándar para la contratación pública y la facturación electrónica en muchos países.

Atención médica

Las facturas de suministros, equipos y servicios médicos suelen utilizar XML, Health Level 7 (HL7) o formatos exclusivos personalizados para los sistemas de atención médica. Estos formatos garantizan un manejo preciso de los datos y cumplen con estrictas normativas.

Finanzas y seguros

Los sectores de finanzas y seguros priorizan formatos estructurados como XML y UBL para garantizar la precisión, la seguridad y el cumplimiento de la normativa. La norma ISO 20022 de la Organización Internacional de Normalización (ISO) también se utiliza en instituciones financieras.

Tecnología y software

Las empresas tecnológicas suelen utilizar formatos modernos y flexibles como XML y JavaScript Object Notation (JSON) para la facturación electrónica, ya que estos se integran bien con los sistemas establecidos en la nube y las interfaces de programación de aplicaciones (API).

Energía y servicios públicos

Los proveedores de energía y las empresas de servicios públicos suelen utilizar EDIFACT para gestionar la facturación en grandes bases de clientes y cadenas de suministro. El formato XML también se utiliza para sistemas más nuevos y adaptables.

Venta al por mayor y distribución

Los mayoristas confían en EDIFACT para procesar pedidos masivos, mientras que los distribuidores más pequeños pueden utilizar formatos XML o PDF híbrido para adaptarse a las diversas necesidades de los clientes.

¿Cómo afecta la normativa a los formatos de las facturas electrónicas?

Los Gobiernos y los sectores establecen normas específicas para el formato de las facturas. Si tus facturas no siguen estas normas, podrían ser rechazadas, y tú podrías enfrentar sanciones. Esto también puede ralentizar los pagos de tus clientes. Para garantizar el cumplimiento de la normativa, debes hacer lo siguiente:

• Cumple con las normas vigentes: las normativas varían según el país y sector, y, a menudo, cambian, así que mantente informado sobre los cambios.

• Invierte en software flexible: un buen software de facturación puede manejar diferentes formatos y adaptarse cuando cambian las normas.

• Obtén ayuda si la necesitas: trabajar con un asesor fiscal o un experto en cumplimiento de la normativa puede ahorrarte tiempo y frustración.

A continuación te explicamos cómo la normativa afecta a los formatos de las facturas electrónicas.

Establecen las normas sobre qué se debe usar

En algunas regiones, los Gobiernos exigen a las empresas que utilicen un formato de factura electrónica en particular. Por ejemplo:

• En toda Europa, formatos como UBL y PEPPOL BIS suelen ser obligatorios para las empresas que trabajan con clientes del sector público.

• En América Latina, países como Brasil tienen sus propios formatos basados en XML, que están vinculados directamente a sus sistemas impositivos.

Vinculan las facturas con los sistemas impositivos

Muchos países ahora utilizan facturas electrónicas como parte de sus sistemas de declaración de impuestos. Esto significa que el formato de la factura tiene que coincidir con lo que el sistema del Gobierno puede manejar. Por ejemplo:

• En India, las empresas deben crear facturas en formato JSON para que se puedan cargar directamente en la plataforma de impuestos sobre bienes y servicios (GST).

• En Italia, las empresas deben crear facturas en el formato FatturaPA para que puedan informarse al sistema de intercambio de información del Gobierno.

Simplifican el comercio internacional

Si realizas negocios transfronterizos, es posible que la normativa te exija usar formatos que funcionen bien a nivel internacional. Formatos como UBL y PEPPOL BIS están diseñados para facilitar el envío de facturas entre países.

Establecen normas específicas del sector

Ciertos sectores están regulados de manera más estricta que otros, por lo que pueden tener formatos específicos que deben seguir. Por ejemplo:

• En atención médica, es posible que las facturas deban estar en HL7 para mayor seguridad.

• En logística, las facturas suelen seguir el estándar EDIFACT para manejar la complejidad adicional de las aduanas y del envío.

Facilitan las auditorías y el seguimiento

Los Gobiernos suelen querer que las facturas incluyan información muy específica para poder realizar el seguimiento de pagos, detectar errores o detectar fraudes. Formatos como XML y UBL funcionan bien porque son detallados y fáciles de consultar.

Incorporan funcionalidades de seguridad

Algunas normativas exigen una seguridad adicional para garantizar que las facturas sean auténticas. Por ejemplo, el formato PEPPOL BIS puede incluir una firma digital.