La facturación no solo ayuda a las empresas a cuadrar sus cuentas, sino que afecta a todos los aspectos de la organización y a las relaciones con clientes y consumidores. Además, la facturación puede ayudar a comprender el comportamiento de los clientes y los consumidores, mejorar la eficiencia de los procesos y usar los datos como base para elaborar estrategias.

Se espera que el sector mundial de la facturación electrónica crezca más del 20 % anual y alcance los USD 24,700 millones para 2027, lo que pone de manifiesto la importancia de la facturación para la economía mundial. Un enfoque reflexivo y bien informado de la facturación puede fomentar la agilización de los pagos, aumentar la estabilidad financiera y promover las relaciones de confianza, productivas y duraderas con los clientes.

A continuación, te explicamos en qué se diferencian los recibos y las facturas, cómo funcionan en conjunto y cómo puede Stripe ayudar a las empresas a gestionarlos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura?
  
• ¿Qué es un recibo?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
  
• Prácticas recomendadas de facturación
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe?
  

¿Qué es una factura?

Una factura es un registro detallado que un vendedor le entrega a un cliente en el que se enumeran los productos o servicios que se han proporcionado, así como los precios, las cantidades y las condiciones de pago. Estas son algunas características clave de las facturas:

• Finalidad: una factura se usa principalmente en las transacciones de empresa a empresa (B2B). El vendedor suele ser quien la emite después una vez entregados los productos o servicios.

• Contenido: por lo general, en una factura se incluye un desglose detallado de los productos o servicios prestados, con varias partidas y un importe total a pagar. También se incluye la información de contacto del vendedor y del cliente, el número de factura, la fecha de emisión y las condiciones de pago (por ejemplo, plazo a 30 días). En las facturas suelen indicarse los métodos de pago que se aceptan.

• Función: además de para solicitar el pago, las facturas también son importantes para la contabilidad. Ayudan a las empresas a hacer un seguimiento de las ventas, gestionar el inventario y registrar las cuentas por cobrar. Las empresas también las usan como comprobante de transacciones para cumplir con los requisitos legales o fiscales.

¿Qué es un recibo?

El recibo se emite para solicitar inmediatamente el pago de los productos o servicios prestados. Estas son algunas características clave de los recibos:

• Finalidad: el recibo se usa con mayor frecuencia en las transacciones entre empresas y consumidores (B2C). Se trata de una solicitud de pago directa que suele usarse en el comercio minorista o para servicios prestados directamente a los clientes.

• Contenido: en los recibos se suele incluir información de contacto, un resumen de los productos o servicios proporcionados, el importe total a pagar y, a veces, la fecha de vencimiento del pago.

• Función: la función principal de un recibo es informarle al cliente el importe adeudado en una transacción.

¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?

Las facturas y los recibos se usan en las transacciones comerciales para solicitar un pago, pero tienen finalidades ligeramente distintas y se emplean en contextos diferentes.

Diferencias

• Contexto: las facturas son habituales en las transacciones B2B, en las que es importante mantener las relaciones continuas y llevar registros más detallados. Los recibos son más frecuentes en las interacciones B2C, en las que las transacciones son más inmediatas y menos detalladas, por ejemplo, cuando te dan un recibo en un restaurante o en taller un mecánico.

• Nivel de detalle: las facturas suelen contener información necesaria a efectos contables y legales, como las condiciones de pago y los datos del cliente. Los recibos suelen ser más sencillos y tener los datos suficientes para informarle al cliente lo que debe.

• Condiciones de pago: en las facturas se suelen incluir las condiciones de pago; el pago de un recibo suele efectuarse en el momento de su recepción o en un plazo más breve.

Similitudes

• Finalidad: ambos documentos se usan para solicitar el pago de bienes o servicios.

• Seguimiento financiero: ambos documentos son registros importantes de transacciones financieras que ayudan a hacer un seguimiento de los gastos y los ingresos.

• Interacciones: a veces, las empresas entregan una factura junto con un recibo para fines de registro. Esto sucede con mayor frecuencia en situaciones en las que un servicio rápido (como una cita médica) se detalla posteriormente en una factura a efectos fiscales o de seguro.

Debido a que las facturas y los recibos son relevantes para diferentes aspectos de las finanzas y las operaciones empresariales, ambos documentos son importantes para llevar un seguimiento financiero y un registro precisos.

Prácticas recomendadas de facturación

Entender la facturación es necesario para que las empresas ajusten sus procesos financieros. Las prácticas recomendadas pueden hacer que la facturación deje de ser una tarea administrativa y se convierta en un activo. Estas prácticas aumentarán la precisión, impulsarán la eficiencia y mejorarán la experiencia de pago del cliente:

• Seguimiento automatizado: implementa un software avanzado que envíe facturas y realice un seguimiento de su estado. Podrás ver un resumen de qué facturas están pendientes, cuáles ya se pagaron y cuáles están vencidas. Este seguimiento en tiempo real te ayuda a abordar rápidamente los retrasos en los pagos. En el mismo sentido, la facturación automatizada ayuda a cobrar y llevar un seguimiento de los pagos.

• Ciclos de facturación personalizados: en lugar de usar un enfoque único para todo, puedes ajustar los ciclos de facturación en función de las preferencias del cliente o del tipo de proyecto. Para proyectos a largo plazo, considera la facturación por hitos, en la que se factura en diferentes etapas del proyecto en lugar de una sola vez al final. De este modo, se consigue un flujo de caja regular.

• Facturación dinámica: puedes adaptar tus facturas en función del cliente o del tipo de trabajo. Esto podría significar cambiar el diseño, el nivel de detalle o el lenguaje en función de lo que sabes sobre las preferencias del cliente o los estándares del sector.

• Condiciones de pago anticipado: en lugar de las condiciones estándar de pago de facturas, como el plazo a 30 días (es decir que el pago debe realizarse en los 30 días posteriores a la recepción), considera ofrecer descuentos por pago anticipado o aplicar cargos por demoras en el pago. Esto puede fomentar derivar en que se agilicen los pagos y garantizar que se te compense por los retrasos.

• Verificación electrónica de facturas: usa la tecnología para asegurarte de que las facturas coinciden con las órdenes de compra y los contratos de los clientes. La automatización de este proceso reduce la posibilidad de que surjan disputas y retrasos en los pagos debido a discrepancias.

• Canales de comunicación directa: establece líneas de comunicación directas para las consultas sobre facturación. Puede tratarse de una dirección de correo electrónico específica o un portal para clientes donde puedan ver las facturas y los recibos y comunicarse con tu equipo de finanzas.

• Auditorías periódicas de las facturas: revisa periódicamente tus procesos de facturación y busca patrones en los retrasos en los pagos o las disputas. Usa estos datos para optimizar tu estrategia, por ejemplo, cambiando el diseño de la factura o modificando el proceso de seguimiento.

• Análisis de datos: usa el análisis de datos para comprender los patrones de pago y el comportamiento de los clientes. Esta información puede servir para tomar decisiones sobre cuál es el mejor momento para enviar las facturas, qué estrategias de seguimiento son las más eficaces, cómo estructurar las condiciones de pago para los distintos clientes y qué métodos de pago aceptar.

• Previsión del flujo de caja: usa tus datos de facturación para prever tu flujo de caja. Esto implica analizar cuándo es probable que lleguen los pagos y planificar los gastos en consecuencia para evitar la escasez de efectivo.

• Integración con otros sistemas empresariales: asegúrate de que tus sistemas de facturación se integran a la perfección con otros softwares empresariales, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y planificación de recursos empresariales (ERP). Esto permite que los datos se transmitan sin inconvenientes a toda la empresa, reduciendo la introducción manual y los posibles errores.

• Seguimiento personalizado: personaliza tus mensajes de seguimiento en función del cliente y la situación. Un correo electrónico de recordatorio que envías una sola vez no es tan eficaz como un mensaje personalizado en el que se tenga en cuenta el historial del cliente y tu relación con él.

• Educación del cliente: a veces, los retrasos en los pagos se deben a malentendidos. Explícales a tus clientes cómo es el proceso de facturación cuando empiecen a trabajar juntos. Una comunicación clara desde el principio puede evitar problemas más adelante.

¿Cómo puede ayudarte Stripe?

Stripe Billing y Stripe Invoicing ofrecen soluciones integrales y flexibles para que las empresas puedan gestionar su facturación. Desde la automatización de la creación de facturas hasta la provisión de funcionalidades avanzadas de generación de informes, estas herramientas abordan las diversas necesidades de las empresas. Ayudan a aumentar la eficiencia de las operaciones financieras, mantener una comunicación coherente con los clientes y verificar el cumplimiento de los requisitos de mantenimiento de registros financieros.

Así es como Stripe apoya estas actividades empresariales:

Stripe Billing

• Creación automatizada de facturas: Stripe Billing agiliza la creación de facturas. Automatiza la generación de facturas en función de las condiciones de facturación establecidas para cada cliente. Esto es particularmente útil para empresas con una gran base de clientes o estructuras de facturación complejas, ya que reduce el trabajo administrativo de crear facturas de forma manual.

• Calendarios de facturación flexibles: las empresas pueden configurar calendarios de facturación variables que se ajusten a sus modelos de negocio. Ya sea que se trate de facturación única, suscripciones recurrentes o cobro por consumo (mediante el cual los cargos se basan en el nivel de consumo del servicio), Stripe Billing gestiona varios programas de facturación con facilidad. Esta flexibilidad es esencial para las empresas que ofrecen una amplia gama de servicios o tienen una base de clientes diversa.

• Personalización e imagen de marca de las facturas: Stripe les permite a las empresas personalizar sus facturas agregando elementos de marca, como logotipos y colores. Esta personalización se extiende al diseño y a la información que se incluyen en la factura, lo que les permite a las empresas proyectar su identidad de marca sin dejar de comunicarse con claridad con los clientes.

• Funcionalidades avanzadas de elaboración de informes: Stripe ofrece funcionalidades detalladas de elaboración de informes que les permiten a las empresas hacer un seguimiento de sus actividades de facturación. Esto incluye cifras en tiempo real de los ingresos devengados y no devengados, lo que ayuda a las empresas a supervisar su salud financiera.

• Integración con los sistemas existentes: la interfaz de programación de aplicaciones (API) de Stripe puede integrarse con los sistemas de contabilidad, CRM o ERP existentes de una empresa. Esto significa que las facturas que Stripe genera pueden registrarse automáticamente en el sistema de contabilidad principal de una empresa para llevar un registro coherente y unificado.

Stripe Invoicing

• Simplificación del proceso de facturación: Stripe Invoicing simplifica el proceso de envío y gestión de facturas. Les permite a las empresas generar y enviar rápidamente facturas a las direcciones de correo electrónico de sus clientes.

• Condiciones de pago: las empresas pueden establecer condiciones de pago específicas, como fechas de vencimiento en sus facturas, y Stripe Invoicing transmitirá claramente estas condiciones al cliente. Así, se controlan las expectativas de los clientes, se aumenta la transparencia, se fomenta la confianza de los clientes y se favorece la puntualidad de los pagos.

• Integración de pagos electrónicos: las facturas enviadas a través de Stripe incluyen un enlace de pago. Los clientes pueden pagar estas facturas en línea con su método de pago preferido, lo que hace que el proceso sea rápido y cómodo para ambas partes.

• Compatibilidad con varias monedas e idiomas: para las empresas que tienen una base de clientes global, Stripe Invoicing admite la facturación en varias monedas e idiomas. Esta funcionalidad les permite a las empresas ofrecer una experiencia de pago localizado a sus clientes internacionales.

• Recordatorios de pago automáticos: Stripe Invoicing puede enviarles a los clientes recordatorios automáticos a sobre pagos próximos o atrasados, lo que reduce el proceso manual que supone perseguir los pagos.

• Mantenimiento de registros y cumplimiento de la normativa: todas las facturas que se envían a través de Stripe quedan guardadas y son fácilmente accesibles para futuras consultas, lo que ayuda con los procesos de cumplimiento de la normativa y auditoría.

Obtén más información sobre cómo Stripe puede ayudar a tu empresa con la facturación.