La fatturazione e l'emissione di ricevute non servono solo a far quadrare i conti di un'attività, ma influenzano tutte le parti dell'organizzazione e i rapporti con i clienti e gli acquirenti. Le procedure di fatturazione ed emissione di ricevute possono aiutare le attività a comprendere il comportamento dei clienti e degli acquirenti, a migliorare l'efficienza dei processi e a utilizzare i dati per definire strategie in modo informato.

Si prevede che il settore globale della fatturazione elettronica crescerà di oltre il 20% annuo e raggiungerà i 24,7 miliardi di dollari entro il 2027, evidenziando l'importanza della fatturazione per l'economia globale. Un approccio ponderato e ben informato all'emissione di ricevute e alla fatturazione può incoraggiare pagamenti più rapidi, aumentare la stabilità finanziaria e favorire relazioni di fiducia, produttive e durature con clienti e acquirenti.

Di seguito spiegheremo le differenze tra fatturazione ed emissione di ricevute, le interazioni tra queste procedure e come Stripe può aiutare le attività a gestirle entrambe.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura?
  
• Che cos'è una ricevuta?
  
• Quali sono le differenze tra una fattura e una ricevuta?
  
• Best practice per la fatturazione e l'emissione di ricevute
  
• I vantaggi di Stripe
  

Che cos'è una fattura?

Una fattura è una registrazione dettagliata fornita da un venditore a un cliente che elenca i beni o i servizi forniti, insieme a prezzi, quantità e termini di pagamento. Ecco alcuni attributi fondamentali delle fatture:

• Scopo: le fatture vengono usate principalmente nelle transazioni business-to-business (B2B) e sono spesso emesse dal venditore dopo la consegna dei beni o dei servizi.

• Contenuto: una fattura include in genere una suddivisione dettagliata dei prodotti o dei servizi forniti, con più voci riga e un importo totale dovuto. Include anche i recapiti del venditore e del cliente, un numero di fattura, la data di emissione e i termini di pagamento (ad esempio, al netto a 30 giorni). Nelle fatture vengono spesso indicate anche le modalità di pagamento accettate.

• Funzione: oltre a richiedere il pagamento, le fatture sono importanti anche per la contabilità e consentono alle attività di tenere traccia delle vendite, gestire l'inventario e registrare i crediti. Le attività le utilizzano anche come prova delle transazioni per soddisfare requisiti legali o fiscali.

Che cos'è una ricevuta?

Una ricevuta viene emessa per richiedere immediatamente il pagamento di beni o servizi resi. Ecco alcuni attributi fondamentali delle ricevute:

• Scopo: le ricevute vengono utilizzate soprattutto nelle transazioni business-to-consumer (B2C). Si tratta di una semplice richiesta di pagamento, tipicamente utilizzata nel commercio al dettaglio o per servizi diretti resi ai clienti.

• Contenuto: le ricevute di solito includono le informazioni di contatto, un riepilogo dei beni o dei servizi forniti, l'importo totale dovuto e talvolta la data di scadenza del pagamento.

• Funzione: lo scopo principale di una ricevuta è informare il cliente dell'importo dovuto per una transazione.

Quali sono le differenze tra una fattura e una ricevuta?

Le fatture e le ricevute sono utilizzate nelle transazioni commerciali per richiedere il pagamento, ma hanno scopi leggermente diversi e trovano impiego in contesti differenti.

Differenze

• Contesto: le fatture sono comuni nelle transazioni B2B, dove è importante avere rapporti continuativi e una contabilità più dettagliata. Le ricevute sono più diffuse per le interazioni B2C, dove le transazioni sono più immediate e meno dettagliate: si pensi alla ricevuta di un ristorante o di un meccanico.

• Livello di dettaglio: le fatture contengono tipicamente le informazioni necessarie a fini contabili e legali, come i termini di pagamento e i dati del cliente. Le ricevute sono di solito più semplici e forniscono solo le informazioni necessarie per informare il cliente dell'importo dovuto.

• Termini di pagamento: le fatture spesso includono i termini di pagamento. Il pagamento di una ricevuta è generalmente dovuto al momento della consegna o entro un periodo di tempo più breve.

Analogie

• Scopo: entrambi i documenti richiedono il pagamento di beni o servizi.

• Tracciabilità finanziaria: entrambi i documenti sono importanti record di transazioni finanziarie e aiutano a tenere traccia di spese e ricavi.

• Interazioni: a volte, le attività fanno seguire a una ricevuta una fattura ai fini della registrazione contabile. Questo accade più spesso in scenari in cui un servizio rapido (come una visita medica) viene successivamente dettagliato in una fattura a fini assicurativi o fiscali.

Poiché le fatture e le ricevute sono rilevanti per diversi aspetti della finanza e delle operazioni aziendali, sono entrambe importanti per gestire in modo accurato la tracciabilità finanziaria e le registrazioni contabili.

Best practice per la fatturazione e l'emissione di ricevute

Conoscere le procedure di emissione di ricevute e di fatturazione è fondamentale per ottimizzare i processi finanziari aziendali. Le best practice possono trasformare l'emissione di ricevute e la fatturazione da un onere del back-office a una risorsa, migliorando l'accuratezza, l'efficienza e l'esperienza di pagamento dei clienti:

• Tracciabilità automatizzata: implementare software avanzato per inviare le fatture e tenere traccia dello stato. Potrai scoprire a colpo d'occhio quali fatture sono in sospeso, quelle già pagate e quali sono in ritardo. Questo monitoraggio in tempo reale è utile per reagire rapidamente a eventuali ritardi nei pagamenti. Allo stesso modo, i sistemi di emissione delle ricevute automatizzata sono utili per raccogliere e tenere traccia dei pagamenti.

• Cicli di fatturazione personalizzati: invece di un approccio unico, è possibile adattare i cicli di fatturazione in base alle preferenze del cliente o al tipo di progetto. Per i progetti a lungo termine, prendi in considerazione la fatturazione in più tappe, che prevede l'emissione delle fatture in corrispondenza di diverse fasi del progetto anziché una sola volta alla fine. Ciò si traduce in un flusso di cassa regolare.

• Fatturazione dinamica: puoi adattare le fatture in base al cliente o al tipo di lavoro, ovvero modificare il layout, il livello di dettaglio o la lingua usata in base alle preferenze del cliente o agli standard del settore.

• Termini di pagamento elaborati: invece dei termini di pagamento standard delle fatture, come 30 netto, che significa che il pagamento è dovuto entro 30 giorni dal ricevimento, considera la possibilità di offrire sconti per i pagamenti anticipati o di applicare commissioni per i pagamenti in ritardo. Potrai così incoraggiare pagamenti più rapidi e garantirti un indennizzo per i ritardi.

• Verifica elettronica delle fatture: sfrutta la tecnologia per assicurarti che le fatture corrispondano agli ordini di acquisto e ai contratti dei clienti. Con l'automatizzazione di questo processo potrai ridurre le contestazioni e i ritardi nei pagamenti a causa di discrepanze.

• Canali di comunicazione diretti: stabilisci linee di comunicazione dirette per le domande relative a ricevute e fatture, ad esempio un indirizzo email dedicato o un portale per i clienti, dove possono visualizzare fatture e ricevute e comunicare con il team finanziario.

• Verifiche periodiche delle fatture: verifica periodicamente i processi di fatturazione e cerca di individuare eventuali schemi ricorrenti per i ritardi di pagamento o le contestazioni. Usa questi dati per perfezionare l'approccio, ad esempio cambiando il layout della fattura o modificando il processo di follow-up.

• Analisi dei dati: utilizza l'analisi dei dati per comprendere i modelli di pagamento e il comportamento dei clienti. Queste informazioni analitiche possono essere utili per prendere decisioni informate sul momento migliore per l'invio delle fatture, le strategie di follow-up più efficaci, come strutturare i termini di pagamento per i diversi clienti e quali modalità di pagamento accettare.

• Pianificazione preventiva del flusso di cassa: usa i dati sulla fatturazione e l'emissione di ricevute per previsioni del flusso di cassa. Ciò significa analizzare quando è probabile che arrivino i pagamenti e pianificare le spese di conseguenza per evitare carenze di liquidità.

• Integrazione con altri sistemi aziendali: assicurati che i tuoi sistemi di fatturazione ed emissione di ricevute si integrino perfettamente con altri software aziendali, come i sistemi CRM (Customer Relationship Management) ed ERP (Enterprise Resource Planning). Si ottiene così un flusso efficace dei dati su tutti i livelli aziendali, riducendo l'inserimento manuale e i potenziali errori.

• Follow-up personalizzati: personalizza i messaggi di follow-up in base al cliente e alla situazione. Un'email di sollecito standard non è efficace quanto un messaggio personalizzato che tenga conto della storia del cliente e della vostra relazione.

• Educazione del cliente: a volte i ritardi nei pagamenti sono dovuti a malintesi. Quando iniziate a lavorare insieme, informa i clienti sul tuo processo di fatturazione e di emissione di ricevute. Una comunicazione chiara sin dall'inizio può evitare problemi in seguito.

I vantaggi di Stripe

Stripe Billing e Stripe Invoicing offrono alle attività soluzioni complete e flessibili per la gestione della fatturazione e dell'emissione di ricevute. Dalla creazione automatizzata delle fatture a funzionalità di reportistica avanzate, questi strumenti rispondono alle diverse esigenze delle attività e contribuiscono a migliorare l'efficienza delle operazioni finanziarie, a mantenere una comunicazione coerente con i clienti e a verificare la conformità ai requisiti di registrazione contabile e finanziaria.

Ecco come Stripe supporta queste attività aziendali:

Billing

• Creazione automatizzata delle fatture: Billing semplifica la creazione delle fatture e automatizza la generazione delle fatture in base ai termini impostati per ciascun cliente. Questo è particolarmente utile per le attività con un'ampia base di clienti o con strutture di addebito complesse, perché riduce il lavoro amministrativo di creazione manuale delle fatture.

• Programmi di addebito flessibili: le attività possono impostare programmi di addebito variabili, adatti ai loro modelli di business. Che si tratti di addebiti una tantum, abbonamenti ricorrenti o di addebiti a consumo (ovvero basati sul livello di servizio utilizzato), Billing gestisce con facilità diversi programmi di addebito. Questa flessibilità è fondamentale per le attività che offrono un'ampia gamma di servizi o che hanno una clientela eterogenea.

• Personalizzazione e branding delle fatture: Stripe consente alle attività di personalizzare le fatture aggiungendo elementi di branding come loghi e colori. Questa personalizzazione si estende al layout e alle informazioni incluse nella fattura, consentendo alle attività di trasmettere l'identità del brand e comunicare allo stesso tempo in modo chiaro con i clienti.

• Funzionalità di reportistica avanzate: Stripe offre funzionalità di reportistica dettagliate che consentono alle attività di tenere traccia delle operazioni di addebito e fatturazione. È inclusa la disponibilità di dati in tempo reale sui ricavi guadagnati e non guadagnati, utile per monitorare la salute finanziaria aziendale.

• Integrazione con i sistemi esistenti: l'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) di Stripe può integrarsi con i sistemi CRM, ERP o contabili esistenti di un'attività. Ciò significa che le fatture generate da Stripe possono essere registrate automaticamente nel sistema di contabilità principale di un'attività per una contabilizzazione coerente e unificata.

Invoicing

• Processo di fatturazione semplificato: Invoicing semplifica il processo di invio e gestione delle fatture, consentendo alle attività di generare e inviare rapidamente le fatture agli indirizzi email dei clienti.

• Termini e condizioni di pagamento: le attività possono impostare termini di pagamento specifici, come le date di scadenza per le fatture, che verranno comunicati da Invoicing al cliente. In questo modo si gestiscono le aspettative dei clienti, si aumenta la trasparenza, si promuove la fiducia dei clienti e si incoraggia la puntualità dei pagamenti.

• Integrazione dei pagamenti online: le fatture inviate tramite Stripe includono un link di pagamento diretto. I clienti possono pagare le fatture online con la modalità di pagamento preferita, rendendo il processo rapido e comodo per entrambe le parti.

• Supporto di più valute e lingue: per le attività con una base clienti globale, Invoicing supporta gli addebiti in più valute e lingue. Questa funzionalità consente alle attività di offrire un'esperienza di pagamento localizzata ai clienti internazionali.

• Promemoria di pagamento automatici: Invoicing può inviare promemoria automatici ai clienti per i pagamenti imminenti o scaduti, riducendo l'impegno manuale per la riscossione dei pagamenti.

• Registrazione e conformità: tutte le fatture inviate tramite Stripe vengono memorizzate e sono facilmente accessibili per farvi riferimento in futuro, una soluzione utile per i processi di conformità e revisione.

Scopri di più su come Stripe può supportare l'emissione di ricevute e la fatturazione per la tua attività.