Rechnungsstellung und Abrechnung helfen nicht nur Unternehmen, ihre Bilanzen abzustimmen – sie wirken sich auf alle Bereiche des Unternehmens und auf die Beziehungen zu Kundinnen und Kunden sowie Auftraggeberinnen und Auftraggebern aus. Rechnungsstellung und Abrechnung können Unternehmen dabei helfen, das Verhalten ihrer Kundinnen und Kunden sowie Auftraggeber/innen zu verstehen, die Effizienz ihrer Prozesse zu steigern und Daten für ihre Strategie zu nutzen.
Es wird erwartet, dass die globale Branche der elektronischen Rechnungsstellung jährlich um mehr als 20 % wächst und bis 2027 24,7 Milliarden USD erreicht. Dies unterstreicht die Bedeutung der Rechnungsstellung für die Weltwirtschaft. Ein durchdachter, sachkundiger Ansatz bei der Abrechnung und Rechnungsstellung kann schnellere Zahlungen begünstigen, die finanzielle Stabilität erhöhen und vertrauensvolle, produktive und dauerhafte Kundenbeziehungen fördern.
Im Folgenden erläutern wir, wie sich Rechnungen und Abrechnungen unterscheiden, wie sie zusammenwirken und wie Stripe Unternehmen dabei helfen kann, beide zu verwalten.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was ist eine Rechnung?
- Was ist eine Abrechnung?
- Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Abrechnung?
- Best Practices für die Rechnungsstellung und Abrechnung
- So kann Stripe Sie unterstützen
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein detaillierter Datensatz, den eine Verkäuferin oder ein Verkäufer einer Kundin oder einem Kunden zur Verfügung stellt und in dem die gelieferten Waren oder Dienstleistungen zusammen mit Preisen, Mengen und Zahlungsbedingungen aufgeführt sind. Nachfolgend stellen wir Ihnen einige wichtige Merkmale von Rechnungen vor:
Zweck: Eine Rechnung wird hauptsächlich bei Transaktionen zwischen Unternehmen (Business-to-Business/B2B) verwendet. Sie wird normalerweise vom Verkäufer ausgestellt, nachdem die Waren oder Dienstleistungen geliefert worden sind.
Inhalt: Eine Rechnung enthält in der Regel eine detaillierte Aufschlüsselung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen, die mehrere Einzelposten und einen fälligen Gesamtbetrag umfasst. Sie enthält außerdem die Kontaktdaten der Verkäuferin oder des Verkäufers sowie der Kundin oder des Kunden, eine Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und die Zahlungsbedingungen (z. B. 30 Tage netto). Auf den Rechnungen steht meistens, welche Zahlungsmethoden akzeptiert werden.
Funktion: Neben der Zahlungsaufforderung spielen Rechnungen auch für die Buchhaltung eine wichtige Rolle. Sie erleichtern Unternehmen die Nachverfolgung von Verkäufen, die Verwaltung von Beständen und die Erfassung von Außenständen. Unternehmen verwenden sie auch als Nachweis für Transaktionen, um gesetzliche oder steuerliche Anforderungen zu erfüllen.
Was ist eine Abrechnung?
Eine Abrechnung wird ausgestellt, um die sofortige Zahlung für erbrachte Waren oder Dienstleistungen anzufordern. Im Folgenden sind einige wichtige Merkmale von Abrechnungen aufgeführt:
Zweck: Eine Abrechnung wird in der Regel bei Business-to-Consumer-Transaktionen (B2C) verwendet. Es handelt sich um eine einfache Zahlungsaufforderung, die typischerweise im Einzelhandel oder für direkte Dienstleistungen an Kundinnen und Kunden verwendet wird.
Inhalt: Abrechnungen enthalten in der Regel Kontaktinformationen, eine Zusammenfassung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, den fälligen Gesamtbetrag und gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der Zahlung.
Funktion: Die Hauptfunktion einer Abrechnung besteht darin, die Kundin oder den Kunden über den fälligen Betrag einer Transaktion zu informieren.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Abrechnung?
Rechnungen und Abrechnungen werden im Geschäftsverkehr verwendet, um eine Zahlung anzufordern, erfüllen jedoch geringfügig unterschiedliche Zwecke und werden in verschiedenen Kontexten verwendet.
Unterschiede
Zum Kontext: Rechnungen sind bei B2B-Geschäften üblich, bei denen laufende Beziehungen und eine detaillierte Buchführung wichtig sind. Im B2C-Bereich sind Abrechnungen häufiger anzutreffen, da die Transaktionen dort schneller erfolgen und nicht so detailliert sind – denken Sie an eine Abrechnung, die Sie in einem Restaurant oder einer Autowerkstatt erhalten.
Detailgenauigkeit: Rechnungen enthalten in der Regel Informationen, die für buchhalterische und rechtliche Zwecke erforderlich sind, z. B. Zahlungsbedingungen und Kundendaten. Abrechnungen sind in der Regel einfacher gehalten und liefern gerade genug Informationen, um der Kundin oder dem Kunden mitzuteilen, was sie oder er schuldet.
Zahlungsbedingungen: Rechnungen enthalten oft Zahlungsbedingungen; die Zahlung einer Abrechnung ist üblicherweise bei Erhalt oder innerhalb eines kürzeren Zeitrahmens fällig.
Gemeinsamkeiten
Zweck: Beide Dokumente fordern die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen an.
Übersicht über das Finanzielle: Beide Dokumente sind wichtige Aufzeichnungen von Finanztransaktionen, die bei der Nachverfolgung von Ausgaben und Umsatz hilfreich sind.
Interaktionen: Manchmal stellen Unternehmen im Anschluss an eine Abrechnung aus buchhalterischen Gründen eine Rechnung aus. Am häufigsten geschieht dies in Fällen, in denen eine schnelle Dienstleistung (z. B. ein Arzttermin) später in einer Rechnung für Versicherungs- oder Steuerzwecke aufgeführt wird.
Da Rechnungen und Abrechnungen für verschiedene Aspekte der Unternehmensfinanzen und -abläufe relevant sind, spielen beide eine wichtige Rolle bei der genauen Überwachung und Aufzeichnung der finanziellen Verhältnisse.
Best Practices für die Rechnungsstellung und Abrechnung
Das Verständnis der Abrechnung und der Rechnungsstellung ist für Unternehmen notwendig, um ihre Finanzprozesse zu optimieren. Best Practices können die Abrechnung und Rechnungsstellung von einer lästigen Back-Office-Aufgabe in einen geschäftlichen Vorteil verwandeln. Diese Praktiken erhöhen die Genauigkeit, steigern die Effizienz und verbessern die Zahlungserfahrung der Kundinnen und Kunden:
Automatisierte Verfolgung: Führen Sie eine fortschrittliche Software ein, die Rechnungen versendet und den Rechnungsstatus verfolgt. Sie können dann auf einen Blick sehen, welche Rechnungen ausstehen, welche bezahlt und welche überfällig sind. Diese Verfolgung in Echtzeit hilft Ihnen, schnell auf Zahlungsverzögerungen zu reagieren. In gleicher Weise sind Systeme für die automatisierte Abrechnung nützlich, um Zahlungen einzuziehen und zu verfolgen.
Individualisierte Rechnungsstellungszyklen: Anstelle einer Einheitsgröße können Sie die Abrechnungszyklen an die Präferenzen der Kundin oder des Kunden oder die Art des Projekts anpassen. Bei längerfristigen Projekten empfiehlt sich eine Rechnungsstellung nach Meilensteinen, bei der Sie die Rechnung aufgeteilt in verschiedenen Phasen des Projekts stellen und nicht erst am Ende. Dies führt zu einem regelmäßigen Cashflow.
Dynamische Rechnungsstellung: Sie können Ihre Rechnungen an die Kundin oder den Kunden oder die Art der geleisteten Arbeit anpassen. So lässt sich z. B. das Rechnungslayout, die Detailgenauigkeit oder die Sprache ändern, je nachdem, was Sie über die Kundenpräferenzen oder Branchenstandards wissen.
Erweiterte Zahlungsbedingungen: Anstelle von Standard-Zahlungsbedingungen für Rechnungen, wie z. B. 30 Tage netto, die eine Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung vorsehen, sollten Sie Skonti für frühzeitige Zahlung anbieten oder Gebühren für verspätete Zahlung erheben. So können Sie schnellere Zahlungen erwirken und sicherstellen, dass Sie für Verzögerungen entschädigt werden.
Elektronische Rechnungsprüfung: Nutzen Sie Technologie, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen mit den Kundenbestellungen und -verträgen übereinstimmen. Die entsprechende Automatisierung verringert das Risiko von angefochtenen und verzögerten Zahlungen aufgrund von Unstimmigkeiten.
Direkte Kommunikationskanäle: Richten Sie direkte Kommunikationskanäle für Anfragen zur Abrechnung und Rechnungsstellung ein. Dabei kann es sich um eine spezielle E-Mail-Adresse oder ein Kundenportal handeln, über das die Kundinnen und Kunden Rechnungen und Abrechnungen einsehen und mit Ihrem Finanzteam kommunizieren können.
Regelmäßige Rechnungsprüfungen: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Rechnungsstellungsprozesse und achten Sie auf Muster bei Zahlungsverzögerungen oder angefochtenen Zahlungen. Nutzen Sie diese Daten, um Ihre Vorgehensweise zu optimieren, beispielsweise indem Sie Ihr Rechnungslayout ändern oder Ihren Nachverfolgungsprozess anpassen.
Datenanalyse: Nutzen Sie Datenanalyse, um Zahlungsmuster und Kundenverhalten zu verstehen. Diese Erkenntnisse können Ihnen bei der Entscheidung helfen, wann Sie Ihre Rechnungen am besten senden, welche Nachverfolgungsstrategien am effektivsten sind, wie Sie die Zahlungsbedingungen für verschiedene Kundinnen und Kunden gestalten und welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren sollten.
Vorausschauende Planung für den Cashflow: Nutzen Sie Ihre Rechnungsstellungs- und Abrechnungsdaten, um eine Cashflow-Prognose zu erstellen. Hierzu gehört die Analyse der voraussichtlichen Zahlungseingänge und die entsprechende Planung Ihrer Ausgaben, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.
Integration in andere Geschäftssysteme: Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Rechnungsstellungs- und Abrechnungssysteme nahtlos in andere Unternehmenssoftware wie Systeme für Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Ressource Planning (ERP) integrieren lassen. So können Daten in Ihrem Unternehmen reibungslos fließen, die manuelle Eingabe wird reduziert und mögliche Fehler werden vermieden.
Personalisierte Follow-ups: Passen Sie Ihre Follow-up-Nachrichten je nach Kundin bzw. Kunde und Situation an. Eine einheitliche Erinnerungs-E-Mail ist nicht so effektiv wie eine personalisierte Nachricht, die den bisherigen Geschäftsverlauf der Kundin oder des Kunden und Ihre Beziehung zu ihr bzw. ihm berücksichtigt.
Aufklärung der Kundinnen und Kunden: Manchmal entstehen Zahlungsverzögerungen durch Missverständnisse. Informieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden zu Beginn Ihrer Zusammenarbeit über Ihr Rechnungs- und Abrechnungsverfahren. Eine klare Kommunikation im Vorfeld kann spätere Probleme verhindern.
So kann Stripe Sie unterstützen
Stripe Billing und Stripe Invoicing bieten Unternehmen umfassende, flexible Lösungen für die Verwaltung ihrer Rechnungen und Abrechnungen. Von der automatisierten Rechnungserstellung bis hin zu erweiterten Berichtsfunktionen erfüllen diese Tools die unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen. Mit ihnen können Unternehmen die Effizienz ihrer Finanzvorgänge steigern, eine konsistente Kundenkommunikation aufrechterhalten und die Einhaltung der Vorschriften für die Finanzbuchhaltung überprüfen.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Stripe diese Geschäftsabläufe unterstützt:
Stripe Billing
Automatisierte Rechnungserstellung: Stripe Billing optimiert die Erstellung von Rechnungen. Es automatisiert die Rechnungserstellung auf der Grundlage der für jede Kundin und jeden Kunden festgelegten Abrechnungsbedingungen. Besonders nützlich ist dies für Unternehmen mit einem großen Kundenstamm oder komplexen Abrechnungsstrukturen, weil der Verwaltungsaufwand für die manuelle Erstellung von Rechnungen reduziert wird.
Flexible Abrechnungspläne: Unternehmen können variable Abrechnungspläne einrichten, die zu ihrem Geschäftsmodell passen. Ob einmalige Abrechnung, wiederkehrende Abonnements oder nutzungsabhängige Abrechnung (bei der die Gebühren auf dem Umfang der in Anspruch genommenen Dienstleistung basieren), Stripe Billing wickelt verschiedene Abrechnungsschemata mühelos ab. Diese Flexibilität ist wichtig für Unternehmen, die eine Reihe von Dienstleistungen anbieten oder über einen vielfältigen Kundenstamm verfügen.
Anpassung und Branding von Rechnungen: Stripe ermöglicht es Unternehmen, ihre Rechnungen durch das Hinzufügen von Branding-Elementen wie Logos und Markenfarben individuell zu gestalten. Diese Anpassung erstreckt sich auch auf das Layout und die in der Rechnung enthaltenen Informationen. So können Unternehmen ihre Markenidentität nach außen tragen und dennoch klar mit ihren Kundinnen und Kunden kommunizieren.
Erweiterte Berichtsfunktionen: Stripe bietet detaillierte Berichtsfunktionen, mit denen Unternehmen ihre Abrechnungs- und Rechnungsstellungsvorgänge verfolgen können. Dazu gehören Echtzeitzahlen für verdienten und nicht verdienten Umsatz, mit denen Unternehmen ihre finanzielle Stabilität überwachen können.
Integration in bestehende Systeme: Die Anwendungsprogrammierschnittstelle (Application Programming Interface, API) von Stripe kann in die bestehenden CRM-, ERP- oder Buchhaltungssysteme eines Unternehmens integriert werden. Auf diese Weise können mit Stripe erstellte Rechnungen automatisch im primären Buchhaltungssystem eines Unternehmens erfasst werden, um eine konsistente, einheitliche Buchführung zu gewährleisten.
Stripe Invoicing
Optimierter Rechnungsstellungsprozess: Stripe Invoicing vereinfacht den Prozess des Versendens und Verwaltens von Rechnungen. Es ermöglicht Unternehmen, Rechnungen schnell zu erstellen und an die E-Mail-Adressen ihrer Kundinnen und Kunden zu senden.
Zahlungsbedingungen und -fristen: Unternehmen können auf ihren Rechnungen bestimmte Zahlungsbedingungen wie beispielsweise Fälligkeitstermine festlegen und Stripe Invoicing wird diese Bedingungen der Kundin oder dem Kundin eindeutig mitteilen. So können Unternehmen die Erwartungen ihrer Kundinnen und Kunden erfüllen, die Transparenz erhöhen, das Vertrauen der Kundinnen und Kunden stärken und pünktliche Zahlungen veranlassen.
Integration von Online-Zahlungen: Über Stripe versandte Rechnungen enthalten einen direkten Zahlungslink. Kundinnen und Kunden können diese Rechnungen online mit der von ihnen bevorzugten Zahlungsmethode begleichen, wodurch der Vorgang für beide Parteien einfach und schnell abgewickelt wird.
Unterstützung für mehrere Währungen und Sprachen: Für Unternehmen mit einem globalen Kundenstamm unterstützt Stripe Invoicing die Rechnungsstellung in mehreren Währungen und Sprachen. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, internationalen Kundinnen und Kunden eine lokal angepasste Zahlungserfahrung anzubieten.
Automatische Zahlungserinnerungen: Stripe Invoicing kann automatische Zahlungserinnerungen an Kundinnen und Kunden für anstehende oder überfällige Zahlungen senden und so den manuellen Aufwand bei der Einforderung von Zahlungen reduzieren.
Führen von Aufzeichnungen und Compliance: Alle über Stripe versendeten Rechnungen werden gespeichert und sind für spätere Nachweise leicht zugänglich. Dies erleichtert die Einhaltung der Compliance sowie Audit-Prozesse.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe die Abrechnung und Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen unterstützen kann.