Faturamento e cobrança fazem mais do que ajudar as empresas a equilibrar suas contas: eles afetam todas as partes da organização e os relacionamentos com clientes e consumidores. O faturamento e a cobrança podem ajudar a entender os comportamentos de clientes, aumentar a eficiência dos processos e usar dados para embasar estratégias.

O setor global de faturas eletrônicas deve crescer mais de 20% ao ano e atingir US$ 24,7 bilhões até 2027, destacando a importância do faturamento para a economia global. Uma abordagem cuidadosa e bem informada da cobrança e da emissão de faturas pode incentivar pagamentos mais rápidos, aumentar a estabilidade financeira e promover relacionamentos confiáveis, produtivos e duradouros com clientes.

Explicamos as diferenças entre contas e faturas, como funcionam juntas e como a Stripe podem ajudar a gerenciar as duas situações.

Neste artigo:

• O que é uma fatura?
  
• O que é uma conta?
  
• Qual a diferença entre fatura e conta?
  
• Práticas recomendadas para faturamento e cobrança
  
• Como a Stripe pode ajudar
  

O que é uma fatura?

Uma fatura é um registro detalhado fornecido por um vendedor a um cliente que lista as mercadorias ou serviços fornecidos, além de preços, quantidades e condições de pagamento. Alguns dos principais atributos das faturas:

• Finalidade: uma fatura é usada principalmente em transações entre empresas (B2B). Muitas vezes, é emitida pelo vendedor depois que a mercadoria ou serviço já foi entregue.

• Conteúdo: normalmente, a fatura detalha os produtos ou serviços fornecidos, com vários itens de linha e um valor total devido. Também inclui os dados de contato do vendedor e do cliente, o número da fatura, a data de emissão e as condições de pagamento (como 30 dias corridos). Muitas vezes, as faturas indicam quais formas de pagamento são aceitas.

• Função: além de solicitar o pagamento, as faturas também são importantes para a contabilidade. Elas ajudam as empresas a acompanhar vendas, gerenciar estoque e registrar contas a receber. Também são usadas como comprovante de transações para cumprir requisitos legais ou fiscais.

O que é uma conta?

Uma conta é emitida para solicitar imediatamente o pagamento de mercadorias ou serviços prestados. Alguns dos principais atributos das contas:

• Finalidade: a conta é mais usada em transações entre empresas e consumidores (business-to-consumer). É uma solicitação de pagamento simples, normalmente usada no varejo ou para serviços diretos prestados a clientes.

• Conteúdo: as contas geralmente contêm dados de contato, um resumo das mercadorias ou serviços fornecidos, o valor total devido e, às vezes, a data de vencimento do pagamento.

• Função: a principal função de uma conta é informar ao cliente o valor devido em uma transação.

Qual a diferença entre fatura e conta?

Faturas e contas são usadas em transações comerciais para solicitar pagamento, mas têm propósitos ligeiramente diferentes e são usadas em contextos diferentes.

Diferenças

• Contexto: as faturas são comuns em negociações B2B, onde relacionamentos contínuos e registros mais detalhados são importantes. As contas são mais comuns em interações B2C, onde as transações são mais imediatas e menos detalhadas — como a conta que você recebe no restaurante ou de um mecânico.

• Nível de detalhe: normalmente, as faturas contêm informações necessárias para finalidades contábeis e jurídicas, como condições de pagamento e dados do cliente. As contas costumam ser mais simples, com informações suficientes para informar ao cliente o que ele deve.

• Condições de pagamento: muitas vezes, as faturas incluem termos de pagamento; o pagamento de uma conta geralmente vence após o recebimento ou em um prazo mais curto.

Semelhanças

• Finalidade: os dois documentos solicitam pagamento por mercadorias ou serviços.

• Acompanhamento financeiro: ambos os documentos são importantes registros de transações financeiras, auxiliando no acompanhamento de despesas e receitas.

• Interações: às vezes, as empresas enviam a conta e depois a fatura para manutenção de registros. Isso acontece com mais frequência quando um atendimento rápido (como uma consulta médica) é posteriormente detalhado em uma fatura para fins de seguro ou impostos.

Como faturas e contas são relevantes para diferentes aspectos das finanças e operações comerciais, ambas são importantes para um acompanhamento financeiro preciso e manutenção de registros.

Práticas recomendadas para faturamento e cobrança

É preciso entender cobrança e faturamento para ajustar processos financeiros. As práticas recomendadas podem transformar a cobrança e o faturamento de tarefas administrativas em ativos. Essas práticas aumentam a precisão, aumentam a eficiência e melhoram a experiência de pagamento do cliente:

• Rastreamento automatizado: implemente um software avançado que envia faturas e monitora seu status. Você poderá ver rapidamente quais faturas estão pendentes, quais foram pagas e quais estão vencidas. Esse acompanhamento em tempo real ajuda a agilizar a resposta a atrasos de pagamento. Na mesma linha, a cobrança automatizada ajuda a receber e acompanhar pagamentos.

• Ciclos de faturamento personalizados: em vez de uma abordagem única, você pode ajustar os ciclos de faturamento com base nas preferências do cliente ou no tipo de projeto. Para projetos de longo prazo, considere o faturamento por etapa, no qual você fatura em diferentes estágios do projeto, não só no final. Assim, pode manter um fluxo de caixa regular.

• Faturamento dinâmico: você pode adaptar suas faturas pelo cliente ou tipo de trabalho. Pode ser uma alteração de layout, de nível de detalhes ou das expressões usadas, considerando as preferências do cliente ou os padrões do setor.

• Condições de pagamento avançadas: em vez dos termos padrão de pagamento da fatura, como 30 dias corridos, considere oferecer descontos para pagamento adiantado ou implementar tarifas por atraso. Isso pode incentivar pagamentos mais rápidos e garantir que você seja compensado por atrasos.

• Verificação eletrônica de faturas: use tecnologias para garantir que suas faturas correspondam às ordens de compra e contratos dos clientes. Automatizar esse processo reduz a chance de contestações e atrasos nos pagamentos por discrepâncias.

• Canais diretos de comunicação: estabeleça linhas diretas de comunicação para consultas sobre cobrança e faturamento. Pode ser um endereço de e-mail exclusivo ou um portal do cliente para visualizar faturas e contas, além de se comunicar com sua equipe financeira.

• Auditorias regulares de faturas: revise periodicamente seus processos de faturamento e procure padrões em atrasos ou contestações de pagamentos. Use esses dados para refinar sua abordagem, por exemplo, alterar o layout da fatura ou alterar o processo de acompanhamento.

• Análise de dados: use a análise de dados para entender os padrões de pagamento e o comportamento do cliente. Esses insights podem embasar decisões sobre o melhor momento para enviar faturas, as estratégias de acompanhamento mais eficazes, como estruturar as condições de pagamento para diferentes clientes e quais formas de pagamento você deve aceitar.

• Planejamento futuro para fluxo de caixa: use seus dados de faturamento e cobrança para prever o fluxo de caixa. É possível analisar quando os pagamentos devem chegar e planejar suas despesas para evitar escassez de caixa.

• Integração com outros sistemas de negócio: garanta que seus sistemas de faturamento e cobrança se integrem perfeitamente a outros softwares empresariais, como sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e de planejamento de recursos empresariais (ERP). Assim, os dados fluem por toda a empresa, reduzindo a inserção manual e possíveis erros.

• Acompanhamentos personalizados: personalize suas mensagens de acompanhamento com base no cliente e na situação. Um único tipo de e-mail de lembrete não é tão eficaz quanto uma mensagem personalizada que leva em conta o histórico do cliente e seu relacionamento com ele.

• Educação do cliente: às vezes, os atrasos nos pagamentos acontecem por mal-entendidos. Explique aos clientes seu processo de faturamento e cobrança quando começarem a trabalhar juntos. Uma comunicação clara desde o início pode evitar problemas.

Como a Stripe pode ajudar

O Stripe Billing e o Stripe Invoicing trazem soluções abrangentes e flexíveis para gerenciar seu faturamento e cobrança. Com faturas automatizadas e recursos avançados de relatórios, essas ferramentas atendem às diversas necessidades das empresas. Elas aumentam a eficiência das operações financeiras, mantêm comunicações uniformizadas com os clientes e verificam a conformidade com os requisitos de manutenção de registros financeiros.

Veja como Stripe dá suporte a essas atividades comerciais:

Stripe Billing

• Criação automatizada de faturas: o Stripe Billing agiliza a criação de faturas. A geração de faturas é automatizada de acordo com os termos de cobrança definidos para cada cliente. Isso é particularmente útil para empresas com uma grande base de clientes ou estruturas de cobrança complexas, porque reduz o trabalho administrativo de criação manual de faturas.

• Horários flexíveis de cobrança: as empresas podem configurar cronogramas de cobrança variáveis conforme seus modelos de negócios. Seja para faturamento avulso, assinaturas recorrentes, ou faturamento por uso (em que as cobranças são baseadas no nível de serviço usado), o Stripe Billing gerencia vários cronogramas de cobrança com facilidade. Essa flexibilidade é fundamental para empresas que oferecem uma gama de serviços ou têm uma base de clientes diversificada.

• Personalização e branding das faturas: a Stripe permite que as empresas personalizem suas faturas adicionando elementos de marca, como logotipos e cores. Essa personalização se estende ao layout e às informações incluídas na fatura, permitindo que as empresas projetem sua identidade de marca enquanto ainda se comunicam claramente com os clientes.

• Recursos avançados de relatórios: a Stripe oferece relatórios detalhados que permitem que acompanhar suas atividades de cobrança e faturamento. São fornecidos números em tempo real de receitas recebidas e não obtidas, ajudando a monitorar sua saúde financeira.

• Integração com sistemas existentes: a interface de programação de aplicativos (API) da Stripe integra-se aos sistemas de CRM, ERP ou contabilidade da empresa. Isso significa que as faturas geradas pela Stripe podem ser registradas automaticamente no sistema contábil principal da empresa, proporcionando registros uniformes e unificados.

Stripe Invoicing

• Processo de faturamento simplificado: o Stripe Invoicing simplifica o processo de envio e gerenciamento de faturas. Com ele, as empresas podem gerar e enviar faturas rapidamente para os endereços de e-mail dos clientes.

• Termos e condições de pagamento: as empresas podem definir termos de pagamento específicos, como datas de vencimento, em suas faturas, e o Stripe Invoicing comunica claramente esses termos ao cliente. Assim, o cliente sabe o que esperar, a empresa age com transparência, promove confiança e incentiva pagamentos pontuais.

• Integração de pagamentos online: as faturas enviadas pela Stripe incluem um link de pagamento. Os clientes podem pagar essas faturas online usando a forma de pagamento de sua preferência, num processo rápido e conveniente para ambas as partes.

• Suporte a várias moedas e idiomas: para empresas com clientes globais, o Stripe Invoicing aceita faturamento em várias moedas e idiomas. Esse recurso permite que as empresas informem um pagamento localizado para clientes internacionais.

• Lembretes de pagamento automáticos: o Stripe Invoicing pode enviar lembretes automáticos aos clientes sobre pagamentos futuros ou vencidos, reduzindo o trabalho manual de cobrança.

• Registros e conformidade: todas as faturas enviadas pela Stripe ficam armazenadas e facilmente acessíveis para referência futura, auxiliando nos processos de conformidade e auditoria.

Saiba mais sobre como a Stripe pode gerenciar cobranças e faturamento na sua empresa.