Facturatie helpt ondernemingen niet alleen om de boekhouding in evenwicht te houden. Het heeft ook invloed op elk onderdeel van de organisatie en de relatie met klanten. Via facturatie kunnen ondernemingen inzicht krijgen in het gedrag van klanten, de procesefficiëntie verhogen en gegevens gebruiken om de strategie te bepalen.

De wereldwijde sector voor e-facturatie zal naar verwachting jaarlijks met meer dan 20% groeien en in 2027 $ 24,7 miljard dollar bedragen, wat het belang van facturatie onderstreept binnen de wereldeconomie. Een doordachte, goed onderbouwde benadering van facturatie kan snellere betalingen bevorderen, de financiële stabiliteit vergroten en een vertrouwde, productieve en duurzame relatie met klanten stimuleren.

Hieronder leggen we uit wat de verschillen zijn tussen rekeningen en facturen, hoe ze samenwerken en hoe Stripe ondernemingen kan helpen om beide te beheren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur?
  
• Wat is een rekening?
  
• Wat is het verschil tussen een factuur en een rekening?
  
• Best practices voor facturatie
  
• Hoe Stripe kan helpen
  

Wat is een factuur?

Een factuur is een gedetailleerde registratie die door een verkoper aan een klant wordt verstrekt en waarin de geleverde goederen of diensten worden vermeld, samen met prijzen, hoeveelheden en betaalvoorwaarden. Hier zijn enkele belangrijke kenmerken van facturen:

• Doel: Een factuur wordt voornamelijk gebruikt bij business-to-business-transacties (B2B). Het document wordt vaak uitgegeven door de verkoper nadat de goederen of diensten zijn geleverd.

• Content: Een factuur bevat doorgaans een gedetailleerde lijst van de geleverde producten of diensten, met meerdere regelitems en een totaal te betalen bedrag. Het document bevat ook de contactgegevens van de verkoper en klant, een factuurnummer, de uitgiftedatum en de betaalvoorwaarden (zoals netto 30 dagen). Op facturen staat vaak welke betaalmethoden worden geaccepteerd.

• Functie: Naast het verzoek om betaling zijn facturen ook belangrijk voor de boekhouding. Ze helpen ondernemingen bij het bijhouden van verkopen, het beheren van voorraden en het registreren van debiteuren. Ondernemingen gebruiken ze ook als bewijs van transacties om te voldoen aan juridische of fiscale vereisten.

Wat is een rekening?

Er wordt een rekening verstuurd om direct te verzoeken om betaling voor geleverde goederen of diensten. Hier zijn een paar belangrijke kenmerken van rekeningen:

• Doel: Een rekening wordt het meest gebruikt bij B2C-transacties (business-to-consumer). Het is een eenvoudig verzoek om betaling, dat meestal wordt gebruikt in de detailhandel of voor directe diensten aan klanten.

• Content: Facturen bevatten meestal contactgegevens, een overzicht van de geleverde goederen of diensten, het totale verschuldigde bedrag en soms de vervaldatum van de betaling.

• Functie: De primaire functie van een rekening is om de klant te informeren over het verschuldigde bedrag in een transactie.

Wat is het verschil tussen een factuur en een rekening?

Facturen en rekeningen worden gebruikt bij zakelijke transacties om een betaalverzoek te sturen, maar ze dienen iets andere doelen en worden in verschillende contexten gebruikt.

Verschillen

• Context: Facturen zijn gebruikelijk in B2B-transacties, waar het belangrijk is om relaties en een gedetailleerdere administratie bij te houden. Rekeningen komen vaker voor bij B2C-transacties, waar transacties directer en minder gedetailleerd zijn. Denk aan een rekening die je ontvangt in een restaurant of van een automonteur.

• Mate van detail: Facturen bevatten doorgaans informatie die noodzakelijk is voor boekhoudkundige en juridische doeleinden, zoals betaalvoorwaarden en klantgegevens. Rekeningen zijn meestal eenvoudiger en bieden net genoeg informatie om klanten te laten weten wat ze verschuldigd zijn.

• Betaaltermijnen: Facturen bevatten vaak betaaltermijnen; betaling van een rekening is meestal verschuldigd bij ontvangst of binnen een korter tijdsbestek.

Overeenkomsten

• Doel: In beide documenten wordt om betaling voor goederen of diensten verzocht.

• Financiële tracking: Beide documenten zijn belangrijke financiële transactiegegevens, die helpen bij het bijhouden van uitgaven en inkomsten.

• Interacties: Soms laten ondernemingen een rekening volgen met een factuur voor administratieve doeleinden. Dit gebeurt meestal in scenario's waarin een snelle service (zoals een medische afspraak) later wordt beschreven op een factuur voor verzekerings- of belastingdoeleinden.

Omdat facturen en rekeningen relevant zijn voor verschillende aspecten van bedrijfsfinanciën en -activiteiten, zijn ze beide belangrijk voor nauwkeurige financiële tracking en administratie.

Best practices voor facturatie

Inzicht in facturatie is noodzakelijk voor ondernemingen om hun financiële processen te optimaliseren. Met aanbevolen werkwijzen kun je van de facturatie een asset maken in plaats van een back-officeactiviteit. Deze praktijken verbeteren de nauwkeurigheid, de efficiëntie en de betaalervaring van klanten:

• Automatische tracking: Implementeer geavanceerde software die facturen verstuurt en de status ervan bijhoudt. Je ziet in één oogopslag welke facturen openstaan, welke betaald zijn en welke niet. Met deze tracking in real time kun je snel reageren op achterstallige betalingen. Op vergelijkbare wijze kunnen systemen voor geautomatiseerde facturatie helpen bij het innen en bijhouden van betalingen.

• Aangepaste facturatiecyclussen: In plaats van een one-size-fits-all aanpak kun je de facturatiecyclussen aanpassen op basis van de voorkeuren van de klant of het type project. Voor projecten met een langere looptijd kun je facturatie op basis van mijlpalen overwegen, waarbij je in verschillende fasen van het project factureert in plaats van één keer aan het eind. Dit resulteert in een regelmatige cashflow.

• Dynamische facturatie: Je kunt de facturen aanpassen op basis van de klant of het soort werk. Dit kan betekenen dat je de lay-out, het detailniveau of de gebruikte taal moet aanpassen op basis van wat je weet over de voorkeuren van de klant of industriestandaarden.

• Geavanceerde betaaltermijnen: In plaats van standaardtermijnen voor factuurbetaling, zoals netto 30 dagen, waarbij de betaling binnen 30 dagen na ontvangst moet worden betaald, kun je overwegen kortingen aan te bieden voor vroegtijdige betaling of kosten voor te late betaling in te voeren. Dit kan snellere betalingen stimuleren en ervoor zorgen dat je wordt gecompenseerd voor vertragingen.

• Elektronische factuurverificatie: Gebruik technologie om ervoor te zorgen dat je facturen overeenkomen met inkooporders en contracten van klanten. Door dit proces te automatiseren, verklein je de kans op chargebacks en vertraagde betalingen vanwege discrepanties.

• Directe communicatiekanalen: Breng directe communicatielijnen tot stand voor vragen over facturatie. Bijvoorbeeld een speciaal e-mailadres of een klantenportal waar de klant facturen en rekeningen kan bekijken en met je financiële team kan communiceren.

• Regelmatige factuuraudits: Controleer je facturatieprocessen regelmatig en zoek naar patronen in achterstallige betalingen of chargebacks. Gebruik deze gegevens om je aanpak te verfijnen, bijvoorbeeld door de lay-out van je factuur te wijzigen of je follow-upproces aan te passen.

• Gegevensanalyse: Gebruik gegevensanalyses om betaalpatronen en klantgedrag beter te begrijpen. Deze inzichten kunnen helpen bij het nemen van beslissingen over het beste moment om facturen te versturen, de meest effectieve follow-upstrategieën, hoe je de betaaltermijnen voor verschillende klanten kunt structureren en welke betaalmethoden je moet accepteren.

• Toekomstplanning voor cashflow: Gebruik je facturatie en facturatiegegevens om een prognose van je cashflow te maken. Dit houdt in dat je analyseert wanneer betalingen waarschijnlijk binnenkomen, zodat je de uitgaven dienovereenkomstig kunt plannen om geldtekorten te voorkomen.

• Integratie met andere bedrijfssystemen: Zorg ervoor dat je facturatie- en facturatiesystemen naadloos integreren met andere bedrijfssoftware, zoals CRM-systemen (Customer Relationship Management) en ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). Hierdoor kunnen gegevens soepel door je onderneming stromen, waardoor handmatige invoer en mogelijke fouten worden verminderd.

• Gepersonaliseerde follow-ups: Pas je vervolgberichten aan op basis van de klant en de situatie. Een one-size-fits-all herinneringsmail is niet zo effectief als een persoonlijk bericht dat rekening houdt met de geschiedenis van de klant en jullie relatie.

• Educatie van klanten: Soms is een betaalachterstand het gevolg van een misverstand. Informeer je klanten over je facturatieproces wanneer je gaat samenwerken. Duidelijke communicatie vooraf kan problemen later voorkomen.

Hoe Stripe kan helpen

Stripe Billing en Stripe Invoicing bieden ondernemingen uitgebreide, flexibele oplossingen voor het beheer van hun facturatie. Van het automatiseren van het maken van facturen tot het bieden van geavanceerde rapportagefuncties: deze tools komen tegemoet aan de uiteenlopende behoeften van ondernemingen. Ze helpen ondernemingen de efficiëntie van financiële transacties te verhogen, consistente klantcommunicatie te onderhouden en de naleving van de vereisten voor het bijhouden van financiële administratie te controleren.

Zo ondersteunt Stripe deze bedrijfsactiviteiten:

Stripe Billing

• Geautomatiseerd facturen maken: Stripe Billing stroomlijnt het maken van facturen. Het automatiseert het genereren van facturen op basis van de facturatievoorwaarden die voor elke klant zijn ingesteld. Dit is vooral handig voor ondernemingen met een groot klantenbestand of complexe facturatiestructuren omdat het administratieve werk van het handmatig maken van facturen hierdoor wordt verminderd.

• Flexibele facturatieschema's: Ondernemingen kunnen variabele facturatieschema's instellen die aansluiten op hun businessmodellen. Of het nu gaat om eenmalige facturatie, terugkerende abonnementen of facturatie naar gebruik (waarbij kosten zijn gebaseerd op het gebruikte serviceniveau), Stripe Billing verwerkt verschillende facturatieschema's met gemak. Deze flexibiliteit is essentieel voor ondernemingen die een scala aan diensten aanbieden of een divers klantenbestand hebben.

• Maatwerk en branding van facturen: Via Stripe kunnen ondernemingen hun facturen personaliseren door brandingelementen toe te voegen, zoals logo's en merkkleuren. Deze aanpassing strekt zich uit tot de lay-out en informatie op de factuur, waardoor ondernemingen hun merkidentiteit kunnen uitstralen en toch duidelijk met klanten kunnen communiceren.

• Geavanceerde rapportagefuncties: Stripe biedt gedetailleerde rapportagefuncties waarmee ondernemingen hun facturatieactiviteiten kunnen volgen. Dit omvat cijfers in real time voor verdiende en onverdiende inkomsten, zodat ondernemingen hun financiële gezondheid kunnen bewaken.

• Integratie met bestaande systemen:De Application Programming Interface (API) van Stripe kan worden geïntegreerd met de bestaande CRM-, ERP- of boekhoudsystemen van een onderneming. Dit betekent dat facturen die door Stripe worden gegenereerd, automatisch kunnen worden geregistreerd in het primaire boekhoudsysteem van een onderneming voor een consistente, uniforme boekhouding.

Stripe Invoicing

• Gestroomlijnd facturatieproces: Stripe Invoicing vereenvoudigt het proces van het verzenden en beheren van facturen. Het stelt ondernemingen in staat om snel facturen te genereren en naar de e-mailadressen van hun klanten te sturen.

• Betaalvoorwaarden: Ondernemingen kunnen specifieke betaalvoorwaarden zoals vervaldatums op hun facturen zetten. Stripe Invoicing zal deze voorwaarden duidelijk aan de klant overbrengen. Dit leidt de verwachtingen van de klant in goede banen, verhoogt de transparantie, bevordert het vertrouwen van de klant en moedigt tijdige betalingen aan.

• Integratie van online betalingen: Facturen die via Stripe worden verzonden, bevatten een rechtstreekse betaallink. Klanten kunnen deze facturen online betalen met de betaalmethode van hun voorkeur, waardoor het proces voor beide partijen snel en gemakkelijk is.

• Ondersteuning voor meerdere valuta's en talen: Voor ondernemingen met een wereldwijd klantenbestand ondersteunt Stripe Invoicing facturatie in meerdere valuta's en talen. Met deze functie kunnen ondernemingen een gelokaliseerde betaalervaring aan internationale klanten bieden.

• Automatische betaalherinneringen: Stripe Invoicing kan automatische herinneringen naar klanten sturen voor aanstaande of achterstallige betalingen. Zo hoef je minder handmatig werk te doen om betalingen na te jagen.

• Administratie en naleving: Alle facturen die via Stripe worden verzonden, worden opgeslagen en zijn gemakkelijk toegankelijk voor toekomstig gebruik, wat helpt bij compliance- en auditprocessen.

Hier vind je meer informatie over hoe Stripe de facturatie voor je onderneming kan ondersteunen.