Fakturering och utfärdande av räkningar gör mer än att hjälpa företag att få ordning på bokföringen – de påverkar alla delar av organisationen och relationerna med klienter och kunder. Fakturering och utfärdande av räkningar kan hjälpa företag att förstå klient- och kundbeteenden, öka processeffektiviteten och använda data som underlag för strategin.

Den globala e-faktureringsbranschen förväntas växa med över 20 % årligen och uppgå till 24,7 miljarder USD år 2027, vilket understryker vilken betydelse faktureringen har för den globala ekonomin. En genomtänkt och välinformerad strategi för räkningar och fakturor kan uppmuntra till snabbare betalningar, öka den finansiella stabiliteten och främja förtroendefulla, produktiva och varaktiga klient- och kundrelationer.

Nedan förklarar vi hur räkningar och fakturor skiljer sig åt, hur de samverkar och hur Stripe kan hjälpa företag att hantera båda.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en faktura?
  
• Vad är en räkning?
  
• Vad är skillnaden mellan en faktura och en räkning?
  
• Bästa praxis för fakturering
  
• Hur Stripe kan hjälpa dig
  

Vad är en faktura?

En faktura är en detaljerad specifikation som en säljare tillhandahåller en kund och som anger vilka varor eller tjänster som har tillhandahållits, tillsammans med priser, kvantiteter och betalningsvillkor. Här är några viktiga attribut för fakturor:

• Syfte: En faktura används främst i B2B-transaktioner (business-to-business). Det utfärdas ofta av säljaren sedan varorna eller tjänsterna har levererats.

• Innehåll: En faktura innehåller vanligtvis en detaljerad specifikation av de produkter eller tjänster som har tillhandahållits, med flera radposter och ett totalt belopp som ska betalas. Den innehåller också säljarens och kundens kontaktuppgifter, fakturanummer, utfärdandedatum och betalningsvillkor (t.ex. 30 dagar netto). På fakturan står det ofta vilka betalningsmetoder som accepteras.

• Funktion: Förutom att begära betalning är fakturor också viktiga för bokföringen. De hjälper företag att spåra försäljning, hantera lager och registrera kundfordringar. Företag använder dem också som bevis på transaktioner för att uppfylla juridiska eller skattemässiga krav.

Vad är en räkning?

En räkning utfärdas för att omedelbart begära betalning för utförda varor eller tjänster. Här är några viktiga attribut för räkningar:

• Syfte: En räkning används oftast i B2C-transaktioner (business-to-consumer). Det är en enkel begäran om betalning, som vanligtvis används i detaljhandeln eller för direkta tjänster som tillhandahålls kunder.

• Innehåll: Räkningar innehåller vanligtvis kontaktinformation, en sammanfattning av de varor eller tjänster som tillhandahållits, det totala belopp som ska betalas och ibland förfallodatum för betalning.

• Funktion: Den primära funktionen för en räkning är att informera kunden om det belopp som ska betalas i en transaktion.

Vad är skillnaden mellan en faktura och en räkning?

Fakturor och räkningar används i affärstransaktioner för att begära betalning, men de har lite olika syften och används i olika sammanhang.

Skillnader

• Bakgrund: Fakturor är vanliga i B2B-affärer, där pågående relationer och mer detaljerad bokföring är viktigt. Räkningar är vanligare i B2C-interaktioner, där transaktionerna är mer omedelbara och mindre detaljerade – tänk på notan du får på en restaurang eller räkningen du får från en bilmekaniker.

• Detaljnivå: Fakturor innehåller vanligtvis information som är nödvändig för bokföring och juridiska ändamål, såsom betalningsvillkor och kunduppgifter. Räkningar är vanligtvis enklare och innehåller precis tillräckligt med information för att informera kunden om vad de är skyldiga.

• Betalningsvillkor: Fakturor innehåller ofta betalningsvillkor, medan en räkning vanligtvis förfaller till betalning vid mottagandet eller inom en kortare tidsram.

Likheter

• Syfte: Båda handlingarna syftar till att begära betalning för varor eller tjänster.

• Finansiell spårning: Båda handlingarna är viktiga finansiella transaktionsverifikat som är underlag för spårning av utgifter och intäkter.

• Interaktioner: Ibland följer företag upp en räkning med en faktura i dokumentationssyfte. Detta inträffar oftast i scenarier där en snabb tjänst (till exempel ett läkarbesök) senare specificeras i en faktura för försäkrings- eller skatteändamål.

Eftersom fakturor och räkningar är relevanta för olika aspekter av företagets ekonomi och verksamhet är de båda viktiga för en korrekt ekonomisk spårning och journalföring.

Bästa praxis för fakturering

Att förstå fakturering och räkningar är nödvändigt för att företag ska kunna finslipa sina finansiella processer. Bästa praxis kan omvandla fakturering och räkningar från en backoffice-syssla till en tillgång. Dessa metoder kommer att öka noggrannheten, höja effektiviteten och förbättra kundens betalningsupplevelse:

• Automatiserad spårning: Implementera avancerad programvara som skickar fakturor och spårar deras status. Du kan snabbt se vilka fakturor som är utestående, vilka som är betalda och vilka som har förfallit. Denna spårning i realtid hjälper dig att reagera snabbt på betalningsförseningar. På samma sätt hjälper system för automatiserad fakturering till att inkassera och hålla reda på betalningar.

• Anpassade faktureringscykler: Istället för att använda en generell metod kan du justera faktureringscyklerna baserat på kundens preferenser eller typen av projekt. För mer långsiktiga projekt bör du överväga en fakturering som bygger på milstolpar, där du fakturerar vid olika faser av projektet i stället för en gång i slutet. Detta resulterar i ett regelbundet kassaflöde.

• Dynamisk fakturering: Du kan anpassa dina fakturor utifrån kunden eller typen av arbete. Detta kan innebära att du ändrar layouten, detaljnivån eller språket som används baserat på vad du vet om kundpreferenser eller branschstandarder.

• Avancerade betalningsvillkor: Istället för standardbetalningsvillkor för fakturor som netto 30, vilket innebär att betalningen ska betalas inom 30 dagar efter mottagandet, kan du överväga att erbjuda rabatter för tidig betalning eller införa avgifter för sen betalning. Detta kan uppmuntra till snabbare betalningar och säkerställa att du kompenseras för förseningar.

• Verifiering av elektroniska fakturor: Använd teknik för att säkerställa att dina fakturor matchar kundernas inköpsorder och kontrakt. Automatisering av denna process minskar risken för tvister och försenade betalningar på grund av avvikelser.

• Direkta kommunikationskanaler: Upprätta direkta kommunikationsvägar för förfrågningar om fakturor och räkningar. Det kan vara en särskild e-postadress eller en kundportal där de kan se fakturor och räkningar och kommunicera med ditt ekonomiteam.

• Regelbundna fakturarevisioner: Se regelbundet över dina faktureringsprocesser och leta efter mönster i betalningsförseningar eller tvister. Använd dessa data för att finslipa ditt tillvägagångssätt, till exempel ändra din fakturalayout eller ändra din uppföljningsprocess.

• Dataanalys: Använd dataanalys för att förstå betalningsmönster och kundbeteende. Dessa insikter kan ligga till grund för beslut om den bästa tiden att skicka ut fakturor, de effektivaste uppföljningsstrategierna, hur du strukturerar betalningsvillkoren för olika kunder och vilka betalningsmetoder du bör acceptera.

• Framtidsplanering för kassaflödet: Använd dina faktureringsdata för att prognostisera ditt kassaflöde. Detta innebär att analysera när betalningar sannolikt kommer in och att planera dina utgifter därefter för att undvika brist på likvida medel.

• Integration med andra affärssystem: Se till att dina faktureringssystem integreras sömlöst med andra affärsprogram, t.ex. CRM-system (Customer Relationship Management) och ERP-system (Enterprise Resource Planning). Detta gör att data kan flöda smidigt genom hela verksamheten, vilket minskar manuell inmatning och potentiella fel.

• Individanpassade uppföljningar: Anpassa dina uppföljningsmeddelanden utifrån kund och situation. Ett generellt påminnelsemail är inte lika effektivt som ett personligt meddelande som tar hänsyn till kundens historia och din relation till kunden.

• Kundutbildning: Ibland uppstår betalningsförseningar på grund av missförstånd. Utbilda dina kunder i din faktureringsprocess när ni börjar arbeta tillsammans. Tydlig kommunikation i förväg kan förhindra problem längre fram.

Så kan Stripe hjälpa dig

Stripe Billing och Stripe Invoicing förser företag med omfattande, flexibla lösningar för hantering av fakturor och räkningar. Dessa verktyg omfattar alltifrån att automatisera fakturagenerering till att tillhandahålla avancerade rapporteringsfunktioner och tillgodoser företagens olika behov. De hjälper företag att öka effektiviteten i den finansiella verksamheten, upprätthålla konsekvent kundkommunikation och verifiera efterlevnaden av kraven på finansiell dokumentation.

Så här stöder Stripe dessa företagsaktiviteter:

Stripe Billing

• Automatiserad fakturagenerering: Stripe Billing effektiviserar skapandet av fakturor. Det automatiserar fakturagenereringen baserat på de faktureringsvillkor som har fastställts för varje kund. Detta är särskilt användbart för företag med en stor kundbas eller komplexa faktureringsstrukturer eftersom det minskar det administrativa arbetet med att skapa fakturor manuellt.

• Flexibla faktureringsscheman: Företag kan konfigurera variabla faktureringsscheman så att de passar deras affärsmodeller. Oavsett om det rör sig om engångsfakturering, återkommande abonnemang eller användningsbaserad fakturering (där avgifterna baseras på vilken tjänstenivå som används) hanterar Stripe Billing enkelt olika faktureringsscheman. Denna flexibilitet är avgörande för företag som erbjuder en rad olika tjänster eller har en mångsidig kundbas.

• Anpassning och profilering av fakturor: Med Stripe kan företag anpassa sina fakturor genom att lägga till profileringselement som logotyper och varumärkesfärger. Denna anpassning omfattar även fakturans layout och information, vilket gör det möjligt för företag att visa sin varumärkesidentitet samtidigt som de kommunicerar på ett tydligt sätt med kunderna.

• Avancerade rapporteringsfunktioner: Stripe tillhandahåller detaljerade rapporteringsfunktioner som gör att företag kan spåra sina faktureringsaktiviteter. Detta inkluderar realtidssiffror för intjänade och icke-intjänade intäkter, vilket hjälper företag att övervaka sin ekonomiska hälsa.

• Integration med befintliga system: Stripe applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) kan integreras med ett företags befintliga CRM-, ERP- eller redovisningssystem. Detta innebär att fakturor som genereras av Stripe automatiskt kan registreras i ett företags primära redovisningssystem för konsekvent, enhetlig bokföring.

Stripe Invoicing

• Effektiviserad faktureringsprocess: Stripe Invoicing förenklar processen att skicka och hantera fakturor. Det gör det möjligt för företag att snabbt generera och skicka fakturor till sina kunders e-postadresser.

• Betalningsvillkor: Företag kan ställa in specifika betalningsvillkor, till exempel förfallodatum, på sina fakturor och Stripe Invoicing förmedlar tydligt dessa villkor till kunden. Detta ger kunderna rätt förväntningar, ökar transparensen, främjar kundernas förtroende och uppmuntrar till betalningar i tid.

• Integrering av onlinebetalningar: Fakturor som skickas via Stripe innehåller en direkt betalningslänk. Kunderna kan betala dessa fakturor online med önskad betalningsmetod, vilket gör processen snabb och bekväm för båda parter.

• Stöd för flera valutor och språk: För företag med en global kundbas stöder Stripe Invoicing fakturering i flera valutor och språk. Den här funktionen gör det möjligt för företag att tillhandahålla en lokaliserad betalning till internationella kunder.

• Automatiska betalningspåminnelser: Stripe Invoicing kan skicka automatiska påminnelser till kunder för kommande eller försenade betalningar, vilket minskar det manuella arbetet med att jaga betalningar.

• Bokföring och regelefterlevnad: Alla fakturor som skickas genom Stripe lagras och är lättillgängliga om man skulle behöva gå tillbaka till dem längre fram, vilket underlättar efterlevnads- och revisionsprocesser.

Läs mer om hur Stripe kan stödja fakturering för ditt företag.