การออกใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินมีส่วนช่วยธุรกิจมากกว่าแค่การลงบัญชีให้ถูกต้อง เนื่องจากมีผลต่อทุกส่วนขององค์กรและความสัมพันธ์กับลูกค้า การออกใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินช่วยให้ธุรกิจเข้าใจพฤติกรรมของลูกค้า เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ และใช้ข้อมูลเพื่อวางแผนกลยุทธ์ได้

อุตสาหกรรมระบบการออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ทั่วโลกคาดว่าจะเติบโตกว่า 20% ต่อปี และมีมูลค่าถึง 24.7 พันล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2027 ซึ่งตอกย้ำถึงความสําคัญของการออกใบแจ้งหนี้ต่อเศรษฐกิจโลก แนวทางออกใบเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ที่รอบคอบและผ่านการพิจารณาอย่างดีช่วยให้การชำระเงินรวดเร็วขึ้น เพิ่มความมั่นคงด้านการเงิน และส่งเสริมความสัมพันธ์กับลูกค้าที่มีความไว้วางใจ มีประสิทธิภาพ และยั่งยืน

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายถึงความแตกต่างของใบเรียกเก็บเงินและใบแจ้งหนี้ การใช้งานร่วมกัน รวมถึงวิธีที่ Stripe ช่วยธุรกิจจัดการทั้งสองเรื่อง

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• ใบเรียกเก็บเงินคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้กับใบเรียกเก็บเงินแตกต่างกันอย่างไร
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการออกใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงิน
  
• Stripe ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ใบแจ้งหนี้คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ คือบันทึกแบบละเอียดที่ผู้ขายส่งให้ลูกค้าซึ่งระบุสินค้าหรือบริการที่มีการให้บริการ รวมถึงราคา ปริมาณ และข้อกําหนดการชําระเงิน ต่อไปนี้คือลักษณะสําคัญบางอย่างของใบแจ้งหนี้

• วัตถุประสงค์: ใบแจ้งหนี้มักใช้ในธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) เป็นหลัก ซึ่งผู้ขายมักออกเอกสารให้ผู้ขายหลังจากจัดส่งสินค้าหรือบริการ

• เนื้อหา: โดยปกติแล้วใบแจ้งหนี้จะประกอบด้วยข้อมูลแจกแจงผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยละเอียด ซึ่งมีบรรทัดรายการหลายบรรทัดและยอดรวมที่ครบกําหนดชําระ นอกจากนี้ยังมีรายละเอียดติดต่อของผู้ขายและลูกค้า หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ออกใบแจ้งหนี้ และข้อเงื่อนไขการชําระเงิน (เช่น สุทธิ 30 วัน) ด้วย ใบแจ้งหนี้มักจะระบุวิธีการชําระเงินที่รับด้วย

• การใช้งาน: นอกจากจะเป็นคำขอให้ชําระเงินแล้ว ใบแจ้งหนี้ยังมีความสําคัญในการทําบัญชีด้วย โดยช่วยธุรกิจในการติดตามการขาย จัดการสินค้าคงคลัง และบันทึกบัญชีลูกหนี้ และธุรกิจยังใช้ใบแจ้งหนี้เป็นหลักฐานการทำธุรกรรมเพื่อให้เป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมายหรือภาษีด้วย

ใบเรียกเก็บเงินคืออะไร

ใบเรียกเก็บเงินจะออกเพื่อเรียกชําระเงินค่าสินค้าหรือบริการที่ให้บริการโดยทันที ต่อไปนี้คือลักษณะหลักๆ ของใบเรียกเก็บเงิน

• วัตถุประสงค์: ใบเรียกเก็บเงินเป็นวิธีที่ใช้มากที่สุดในธุรกรรมแบบธุรกิจกับผู้บริโภค (B2C) เป็นคำขอเรียกชำระเงินที่เข้าใจง่าย ซึ่งมักใช้ในร้านค้าปลีกหรือใช้กับบริการโดยตรงที่มอบให้กับลูกค้า

• เนื้อหา: ใบเรียกเก็บเงินมักจะประกอบด้วยข้อมูลติดต่อ ข้อมูลสรุปสินค้าหรือบริการที่ส่ง มอบ จํานวนเงินที่ต้องชําระ และบางครั้งจะระบุวันครบกําหนดชําระเงิน

• การใช้งาน: การใช้งานหลักของใบเรียกเก็บเงินคือการแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงจํานวนเงินที่ต้องชำระตามมูลค่าธุรกรรม

ใบแจ้งหนี้กับใบเรียกเก็บเงินแตกต่างกันอย่างไร

ใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินใช้กับธุรกรรมทางธุรกิจเพื่อเรียกชําระเงิน แต่มีวัตถุประสงค์ที่ต่างกันเล็กน้อยและใช้ในบริบทที่แตกต่างกัน

ข้อแตกต่าง

• บริบท: ใบแจ้งหนี้มักใช้กับการทำธุรกิจแบบ B2B ซึ่งความสัมพันธ์ต่อเนื่องและการบันทึกข้อมูลอย่างละเอียดมีความสำคัญ ใบเรียกเก็บเงินใช้กันแพร่หลายมากกว่าในบริบทการทำธุรกิจแบบ B2C ซึ่งธุรกรรมเกิดขึ้นทันทีและมีรายละเอียดน้อยกว่า ให้ลองนึกถึงใบเรียกเก็บเงินที่คุณได้รับที่ร้านอาหารหรือจากช่างรถยนต์

• ระดับของรายละเอียด: โดยปกติใบแจ้งหนี้จะมีข้อมูลที่จําเป็นต้องใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชีและทางกฎหมาย เช่น เงื่อนไขการชําระเงินและรายละเอียดลูกค้า ส่วนใบเรียกเก็บเงินมักจะเรียบง่ายกว่า โดยมีข้อมูลเพียงพอที่จะแจ้งให้ลูกค้าทราบยอดที่ต้องชำระเท่านั้น

• เงื่อนไขการชําระเงิน: ใบแจ้งหนี้มักจะระบุเงื่อนไขการชําระเงินไว้ ในขณะที่ใบเรียกเก็บเงินมักจะกำหนดให้ชำระเงินเมื่อได้รับหรือให้ชำระในเวลาสั้นๆ หลังจากได้รับใบเรียกเก็บเงิน

ความคล้ายคลึงกัน

• วัตถุประสงค์: ทั้งสองอย่างเป็นเอกสารเรียกชําระเงินค่าสินค้าหรือบริการ

• การติดตามด้านการเงิน: เอกสารทั้งสองอย่างเป็นบันทึกธุรกรรมทางการเงินที่สำคัญ ซึ่งช่วยติดตามค่าใช้จ่ายและรายรับ

• การโต้ตอบ: บางครั้งธุรกิจจะติดตามใบเรียกเก็บเงินด้วยการออกใบแจ้งหนี้เพื่อจุดประสงค์ด้านการเก็บบันทึก กรณีนี้เกิดขึ้นบ่อยในในกรณีที่บริการแบบรวดเร็ว (เช่น การพบแพทย์) ซึ่งจะลงรายละเอียดในใบแจ้งหนี้ให้ภายหลังเพื่อจุดประสงค์ด้านประกันภัยหรือภาษี

เนื่องจากใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินมีความเกี่ยวข้องกับการเงินและการดําเนินธุรกิจในหลายด้าน เอกสารทั้งสองอย่างจึงสำคัญต่อการติดตามทางการเงินและการบันทึกข้อมูลที่ถูกต้อง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการออกใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงิน

การทําความเข้าใจการออกใบเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้จําเป็นสําหรับธุรกิจเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางการเงินของตน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสามารถพลิกโฉมการออกใบเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้จากงานธุรการหลังบ้านให้เป็นสินทรัพย์ที่มีค่า แนวทางปฏิบัติเหล่านี้จะช่วยเพิ่มความถูกต้อง เพิ่มประสิทธิภาพ และยกระดับประสบการณ์การชําระเงินของลูกค้า

• การติดตามแบบอัตโนมัติ: ให้ใช้ซอฟต์แวร์ขั้นสูงที่ส่งใบแจ้งหนี้และติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ด้วย คุณจะเห็นได้ในปราดเดียวว่าใบแจ้งหนี้รายการใดที่ค้างชําระ รายการใดชําระเงินแล้ว และใบแจ้งหนี้ใดที่เลยกําหนดชําระแล้ว การติดตามแบบเรียลไทม์จะช่วยให้คุณรับมือกับความล่าช้าในการชําระเงินได้อย่างรวดเร็ว ในลักษณะเดียวกัน ระบบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติจะช่วยรวบรวมและติดตามการชําระเงิน

• รอบการออกใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเอง: แทนที่จะใช้วิธีการแบบเดียวเหมือนกันหมด คุณสามารถปรับรอบการออกใบแจ้งหนี้ได้ตามความต้องการของลูกค้าหรือประเภทของโครงการ สําหรับโครงการระยะยาว ให้พิจารณาใช้การออกใบแจ้งหนี้ตามเป้าหมายระหว่างทาง ซึ่งคุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ในระยะต่างๆ ของโครงการ แทนที่จะออกครั้งเดียวเมื่อจบโครงการ วิธีนี้จะทำให้มีกระแสเงินสดเป็นประจํา

• การออกใบแจ้งหนี้แบบไดนามิก: คุณสามารถปรับเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ตามลูกค้าหรือประเภทงานได้ ซึ่งอาจหมายถึงการเปลี่ยนแปลงโครงร่าง รายละเอียด หรือภาษาที่ใช้ตามข้อมูลที่คุณทราบเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้าหรือตามมาตรฐานอุตสาหกรรม

• เงื่อนไขการชําระเงินขั้นสูง: แทนที่จะกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินตามมาตรฐานทั่วไป เช่น สุทธิ 30 ซึ่งหมายความว่าการชําระเงินจะครบกําหนดชําระใน 30 วันหลังจากได้รับเอกสาร ให้พิจารณาเสนอส่วนลดในกรณีที่ชําระเงินก่อนกําหนด หรือคิดค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า ซึ่งจะช่วยกระตุ้นให้ลูกค้าชําระเงินเร็วขึ้นและช่วยให้คุณได้รับการชดเชยสำหรับความล่าช้า

• การยืนยันใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์: ใช้เทคโนโลยีเพื่อให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ของคุณตรงกับคําสั่งซื้อและสัญญาที่ทำบลูกค้า การใช้ระบบอัตโนมัติกับขั้นตอนนี้จะช่วยลดโอกาสที่จะเกิดการโต้แย้งการชําระเงินและการชําระเงินล่าช้าเนื่องจากข้อมูลคลาดเคลื่อน

• ช่องทางการสื่อสารโดยตรง: สร้างช่องทางการสื่อสารโดยตรงเพื่อรองรับคำถามเกี่ยวกับการออกใบเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ โดยอาจกำหนดที่อยู่อีเมลเฉพาะหรือใช้พอร์ทัลลูกค้าเพื่อให้ลูกค้าดูใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินและสื่อสารกับทีมการเงินของคุณได้

• การตรวจสอบใบแจ้งหนี้เป็นประจำ: ตรวจสอบขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นระยะ และมองหารูปแบบความล่าช้าในการชําระเงินหรือการโต้แย้งการชําระเงิน ใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับปรุงวิธีการทำงาน เช่น การเปลี่ยนโครงร่างใบแจ้งหนี้ หรือการเปลี่ยนแปลงกระบวนการติดตามผล

• การวิเคราะห์ข้อมูล: ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อทําความเข้าใจรูปแบบการชําระเงินและพฤติกรรมของลูกค้า ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ใช้ประกอบการตัดสินใจเลือกเวลาที่ดีที่สุดในการส่งใบแจ้งหนี้ กลยุทธ์ติดตามการชำระเงินที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด วิธีจัดโครงสร้างเงื่อนไขการชําระเงินสําหรับลูกค้าแต่ละราย และวิธีการที่คุณควรรับชำระเงิน

• การวางแผนกระแสเงินสดล่วงหน้า: ใช้ข้อมูลการออกใบแจ้งหนี้และออกใบเรียกเก็บเงินเพื่อคาดการณ์กระแสเงินสดของคุณ ซึ่งต้องมีการวิเคราะห์ว่ายอดชำระจะเข้ามาเมื่อไหร่และวางแผนค่าใช้จ่ายของคุณให้สอดคล้องกันเพื่อหลีกเลี่ยงการขาดแคลนเงินสด

• การผสานการทํางานกับระบบธุรกิจอื่นๆ: ดูแลให้ระบบการออกใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินของคุณผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์ธุรกิจอื่นๆ เช่น ระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) และระบบการวางแผนทรัพยากรสําหรับองค์กร (ERP) ได้อย่างราบรื่น ซึ่งจะช่วยให้ข้อมูลเคลื่อนที่อย่างราบรื่นทั่วทั้งธุรกิจ ลดการป้อนข้อมูลด้วยคนและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

• ปรับการติดตามแบบเฉพาะบุคคล: ปรับแต่งข้อความติดตามการชำระเงินสำหรับลูกค้าแต่ละรายและตามสถานการณ์ อีเมลแจ้งเตือนแบบใช้กับทุกรายไม่ได้ผลเท่ากับข้อความส่วนตัวที่อ้างอิงจากประวัติของลูกค้าและความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้า

• ให้ข้อมูลกับลูกค้า: บางครั้งความล่าช้าในการชําระเงินอาจเกิดขึ้นจากการเข้าใจผิด ให้ความรู้ลูกค้าเกี่ยวกับขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินเมื่อคุณเริ่มทํางานร่วมกัน การสื่อสารที่ชัดเจนตั้งแต่ต้นจะช่วยป้องกันการเกิดปัญหาในภายหลังได้

Stripe จะช่วยได้อย่างไร

Stripe Billing and Stripe Invoicingมอบโซลูชันที่ยืดหยุ่นและครอบคลุมสําหรับการจัดการการออกใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินให้แก่ธุรกิจต่างๆ เครื่องมือเหล่านี้สามารถตอบสนองความต้องการของธุรกิจได้หลากหลาย ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติไปจนถึงการมอบฟีเจอร์การรายงานขั้นสูง ช่วยให้ธุรกิจเพิ่มประสิทธิภาพการดําเนินงานด้านการเงิน สื่อสารกับลูกค้าอย่างสอดคองสม่ำเสมอ และยืนยันการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านการบันทึกข้อมูลทางการเงิน

Stripe สนับสนุนกิจกรรมทางธุรกิจเหล่านี้ดังนี้

Stripe Billing

• การสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ: Stripe Billing เพิ่มประสิทธิภาพในการสร้างใบแจ้งหนี้ โดยสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติตามเงื่อนไขการชำระเงินที่กำหนดไว้สําหรับลูกค้าแต่ละราย วิธีนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่มีโครงสร้างการเรียกเก็บเงินที่ซับซ้อนหรือมีฐานลูกค้าขนาดใหญ่ เนื่องจากช่วยลดงานธุรการในการสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเองได้

• กําหนดเวลาการเรียกเก็บเงินที่ยืดหยุ่น: ธุรกิจสามารถตั้งค่ากําหนดเวลาการเรียกเก็บเงินที่หลากหลายให้เหมาะกับโมเดลธุรกิจของตน ไม่ว่าจะเป็นการเรียกเก็บเงินครั้งเดียว การชําระเงินตามรอบบิลตามแบบแผนล่วงหน้า หรือการเรียกเก็บเงินตามการใช้งาน (ซึ่งเรียกเก็บค่าใช้จ่ายตามระดับของบริการที่ใช้) Stripe Billing จัดการกําหนดเวลาการเรียกเก็บเงินต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย ความยืดหยุ่นนี้เป็นสิ่งสําคัญสําหรับธุรกิจที่ให้บริการหรือมีฐานลูกค้าที่หลากหลาย

• การปรับแต่งและการสร้างแบรนด์ในใบแจ้งหนี้: Stripe ช่วยให้ธุรกิจปรับแต่งใบแจ้งหนี้ได้โดยการเพิ่มองค์ประกอบของแบรนด์ เช่น โลโก้และสีของแบรนด์ การปรับแต่งนี้ครอบคลุมถึงโครงร่างและข้อมูลในใบแจ้งหนี้ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถแสดงอัตลักษณ์ของแบรนด์และสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างชัดเจนไปพร้อมๆ กัน

• ฟีเจอร์การรายงานขั้นสูง: Stripe มีฟีเจอร์การรายงานแบบละเอียดที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ติดตามกิจกรรมการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ของตนได้ ซึ่งรวมถึงตัวเลขรายรับที่รับรู้และยังไม่ได้รับรู้แบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจติดตามสถานะทางการเงินของตัวเองได้

• การผสานการทํางานกับระบบที่มีอยู่: อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API)สามารถผสานการทํางานกับระบบ CRM, ERP หรือระบบบัญชีที่มีอยู่ของธุรกิจได้ ซึ่งหมายความว่าใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดย Stripe สามารถบันทึกในระบบบัญชีหลักของธุรกิจได้โดยอัตโนมัติเพื่อการเก็บบันทึกที่่เป็นหนึ่งเดียวและสอดคล้องกัน

Stripe Invoicing

• กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่คล่องตัว: Stripe Invoicing ช่วยลดความยุ่งยากในขั้นตอนการส่งและจัดการใบแจ้งหนี้ ทำให้ธุรกิจสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ไปยังที่อยู่อีเมลของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

• ข้อกําหนดและเงื่อนไขการชําระเงิน: ธุรกิจสามารถกำหนดเงื่อนไขการชําระเงินแบบเฉพาะเจาะจง เช่น วันที่ครบกําหนดชําระในใบแจ้งหนี้ ซึ่ง Stripe Invoicing จะสื่อสารเงื่อนไขเหล่านี้ไปยังลูกค้าอย่างชัดเจน สิ่งนี้เป็นการจัดการความคาดหวังของลูกค้า เพิ่มความโปร่งใส สร้างเสริมความไว้วางใจของลูกค้า และส่งเสริมการชําระเงินที่ทันเวลา

• การผสานการทํางานการชําระเงินออนไลน์: ใบแจ้งหนี้ที่ส่งผ่าน Stripe มีลิงก์ชําระเงิน ลูกค้าสามารถชําระใบแจ้งหนี้เหล่านี้ทางออนไลน์ได้โดยใช้วิธีการชําระเงินที่ต้องการ ทําให้กระบวนการรวดเร็วและสะดวกสําหรับทั้งสองฝ่าย

• รองรับหลายสกุลเงินและภาษา: สําหรับธุรกิจที่มีฐานลูกค้าทั่วโลก Stripe Invoicing รองรับการเรียกเก็บเงินในหลายสกุลเงินและหลายภาษา ฟีเจอร์นี้ทำให้ธุรกิจสามารถมอบประสบการณ์การชําระเงินที่ปรับให้เข้ากับท้องถิ่นให้แก่ลูกค้าต่างประเทศ

• การแจ้งเตือนการชําระเงินอัตโนมัติ: Stripe Invoicing ส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติให้ลูกค้าเพื่อแจ้งการชําระเงินที่ใกล้ครบกำหนดหรือเลยกําหนด โดยลดภาระงานที่ต้องทําด้วยตัวเองในการติดตามการชําระเงิน

• การเก็บบันทึกและการปฏิบัติตามข้อกําหนด: ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ส่งผ่าน Stripe จะได้รับการจัดเก็บเพื่อการอ้างอิงในอนาคตและเข้าถึงได้ง่าย ซึ่งช่วยในการปฏิบัติตามข้อกำหนดและกระบวนการตรวจสอบ

เรียนรู้เพิ่มเติมว่า Stripe สามารถรองรับการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจของคุณได้อย่างไร