Una fattura elettronica, o e-invoice, è un documento digitale che riporta i dettagli di una transazione, che cosa è stato acquistato, il relativo importo e la data di scadenza del pagamento. A differenza di una fattura cartacea, che richiede una gestione manuale, la fattura elettronica è stata pensata per essere trasmessa rapidamente tra venditore e acquirente, spesso tramite email o software dedicati.

Quando gestisci le fatture elettroniche, il formato specifico che utilizzi determina come sono strutturate le informazioni, come vengono condivise e se possono essere facilmente elaborate da piattaforme o software diversi. Il formato può anche influire sui requisiti di conformità, soprattutto se lavori con settori specifici o sistemi della pubblica amministrazione. La scelta del formato giusto spesso dipende dai tuoi partner commerciali e da quali sono le regole per le tue transazioni.

Di seguito esaminiamo i formati di fattura elettronica più diffusi, quando utilizzare un formato specifico e in che modo le normative li influenzano.

Contenuto dell'articolo

• Differenze tra una fattura elettronica e una fattura normale
  
• Formati più comuni delle fatture elettroniche
  
• Quando utilizzare un formato specifico
  
• Settori che si affidano a specifici formati di fattura elettronica
  
• Effetto delle normative sui formati delle fatture elettroniche
  
• I vantaggi di Stripe Invoicing
  

In cosa si differenzia una fattura elettronica da una fattura normale?

Una fattura normale è in genere un documento cartaceo o un PDF che un'attività invia via email a un cliente. Spesso deve essere compilata a mano, stampata ed elaborato manualmente. Una fattura elettronica è digitale dall'inizio alla fine. Viene creata in un formato strutturato che i sistemi possono comprendere ed elaborare automaticamente. Può passare direttamente dal sistema del venditore a quello dell'acquirente con il minimo coinvolgimento umano.

Quali sono i formati di fattura elettronica più comuni?

Le fatture elettroniche sono disponibili in diversi formati, ognuno progettato per facilitare la lettura, l'elaborazione e lo scambio delle informazioni di addebito. Ecco i più comuni.

XML (Extensible Markup Language)

XML è uno dei formati più diffusi per le fatture elettroniche. È facile da elaborare per i computer e semplice da leggere per le persone. Molti governi e settori industriali lo prediligono per la sua elevata personalizzazione e la sua efficacia nelle transazioni complesse.

UBL (Universal attività Language)

UBL è un formato specifico basato su XML e progettato per i documenti commerciali, incluse le fatture. È utilizzato a livello internazionale ed è particolarmente diffuso in Europa, dove rientra negli standard di fatturazione elettronica in molti Paesi.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)

EDIFACT è un formato più datato ma ancora ampiamente utilizzato, in particolare per le grandi aziende e settori come la spedizione e il commercio al dettaglio. Fa parte del più ampio sistema EDI (Electronic Data Interchange) ed è progettato per lo scambio di molti tipi diversi di dati aziendali.

PDF con dati incorporati

Sebbene un PDF di base non sia tecnicamente una fattura elettronica, alcuni PDF includono dati incorporati in un formato che i sistemi elettronici possono leggere (ad es. XML). Questo approccio ibrido è spesso utilizzato dalle attività che passano dalle fatture tradizionali a quelle completamente digitali.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) BIS Billing

PEPPOL è una rete sicura che supporta le fatture elettroniche e lo scambio di dati e PEPPOL BIS Billing è il formato utilizzato da questa rete. PEPPOL è stato utilizzato per la prima volta in Europa e si diffuso in Australia, Nuova Zelanda, Emirati Arabi Uniti e altri Paesi in tutta l'Asia.

Formati proprietari

Alcune aziende e settori utilizzano formati specifici personalizzati per i loro sistemi. Funzionano bene in una rete chiusa, ma spesso richiedono strumenti di conversione per interagire con altri sistemi.

Quando dovresti utilizzare un formato specifico?

Quando scegli un formato di fattura elettronica, valuta le esigenze della tua attività, i sistemi in uso e le eventuali normative da rispettare. Il formato giusto garantisce transazioni più fluide, meno errori e una migliore conformità agli standard legali e di settore. Di seguito trovi ulteriori informazioni su quando utilizzare ciascun tipo di formato di fattura elettronica.

XML

Hai bisogno di flessibilità e compatibilità tra sistemi diversi. XML è altamente adattabile ed è ideale per le attività che gestiscono diverse tipologie di transazioni o operano su scala internazionale.

UBL

Lavori in Europa o con attività che aderiscono agli standard internazionali di fatturazione elettronica. UBL è particolarmente utile se sei coinvolto in appalti pubblici o transazioni transfrontaliere all'interno dell'UE, poiché è spesso un requisito in tali contesti.

EDIFACT

Lavori in un settore su larga scala e con volumi elevati come il commercio al dettaglio, la logistica o l'industria manifatturiera. EDIFACT è ideale se la tua azienda utilizza già un sistema EDI per scambiare i dati con i partner commerciali. È una scelta affidabile per le attività con processi consolidati e automatizzati.

PDF con dati incorporati

Stai passando dalle fatture cartacee o digitali di base alla fatturazione elettronica completa. Questo formato è una buona via di mezzo, perché consente l'estrazione automatica dei dati pur essendo leggibile per gli esseri umani. È anche una scelta utile se i tuoi partner commerciali non sono pronti per la fatturazione elettronica completamente strutturata.

PEPPOL BIS Billing

Devi collaborare con organizzazioni del settore pubblico o inviare fatture tramite la rete PEPPOL. PEPPOL BIS Billing è un modo standardizzato e sicuro per scambiare fatture oltre confine.

Formati proprietari

Operi un una rete chiusa, come un settore specifico o una supply chain con sistemi interni standardizzati. Questo può semplificare le procedure interne, ma potresti aver bisogno di convertitori per interfacciarti con partner esterni.

Settori che si affidano a specifici formati di fattura elettronica

Diversi settori si affidano a formati di fattura elettronica specifici in base alle loro esigenze particolari, ai volumi di transazioni e ai contesti normativi. Ad esempio, i settori con volumi elevati come la vendita al dettaglio e la logistica tendono a preferire formati che gestiscono bene i dati in blocco, mentre le amministrazioni pubbliche spesso si affidano a formati obbligatori come UBL e PEPPOL BIS Billing per garantire la conformità.

Analizziamo più da vicino i formati comunemente utilizzati in determinati settori.

Commercio al dettaglio e beni di consumo

I venditori al dettaglio e le aziende di beni di consumo spesso gestiscono volumi elevati di transazioni e più fornitori. EDIFACT è uno dei formati preferiti da tempo perché è in grado di gestire scambi di dati su larga scala. Anche XML sta guadagnando popolarità grazie alla sua adattabilità e alla facilità di integrazione con i sistemi moderni.

Industria manifatturiera

I produttori si affidano spesso a EDIFACT per gestire supply chain complesse e per automatizzare i processi di approvvigionamento. Anche i formati proprietari sono comuni nelle reti di fornitori strettamente integrate.

Logistica e trasporti

La logistica si basa su dati come dettagli della spedizione e documenti doganali. EDIFACT è un formato ampiamente utilizzato e UBL viene spesso utilizzato per le transazioni transfrontaliere, soprattutto in aree geografiche come l'Europa.

Pubblica amministrazione e settore pubblico

Le pubbliche amministrazioni spesso impongono formati specifici per le fatture elettroniche alle attività che forniscono beni o servizi. UBL è spesso richiesto in Europa, mentre PEPPOL BIS Billing rappresenta ormai lo standard per la fatturazione elettronica nel settore pubblico in molti Paesi.

Settore sanitario

Le fatture per forniture, attrezzature e servizi medici utilizzano spesso XML, Health Level 7 (HL7) o formati proprietari personalizzati per i sistemi sanitari. Questi formati garantiscono una gestione accurata dei dati nel rispetto di normative rigorose.

Finanza e assicurazioni

I settori finanziario e assicurativo danno priorità a formati strutturati come XML e UBL per garantire accuratezza, sicurezza e conformità. Anche lo standard ISO 20022 è in uso tra gli istituti finanziari.

Tecnologia e software

Le aziende tecnologiche utilizzano spesso formati moderni e flessibili come XML e JavaScript Object Notation (JSON) per la fatturazione elettronica, poiché si integrano perfettamente con i sistemi basati sucloud e sulle interfacce di programmazione delle applicazioni (API).

Energia e servizi pubblici

I fornitori di energia e le società di servizi pubblici utilizzano spesso EDIFACT per gestire la fatturazione di grandi portafogli di clienti e supply chain. Per i sistemi più moderni e adattabili viene utilizzato anche il formato XML.

Commercio all'ingrosso e distribuzione

I grossisti si affidano a EDIFACT per elaborare gli ordini in blocco, mentre i distributori più piccoli potrebbero utilizzare formati XML o PDF ibridi per soddisfare le diverse esigenze dei clienti.

Effetto delle normative sui formati delle fatture elettroniche

I governi e le industrie stabiliscono regole specifiche per la formattazione delle fatture. Molti Paesi hanno adottato normative sulla fatturazione elettronica e si prevede che nei prossimi anni ne entreranno in vigore altre, che spesso si applicano anche alle attività non residenti.

Nel 2025, l'UE ha adottato un nuovo pacchetto di leggi fiscali incentrato sulla modernizzazione del sistema. Tra gli altri obblighi, la legge richiede che le fatture elettroniche nell'area geografica siano presentate in un formato standard UE leggibile da dispositivi elettronici. Il Regno Unito richiederà a tutte le attività registrate ai fini IVA di emettere fatture elettroniche per tutte le transazioni business-to-business (B2B) e per le transazioni con enti pubblici (B2G) a partire dal 2029.

Altri Paesi hanno introdotto l'obbligo di fatturazione elettronica già da anni. Il Vietnam richiede alle attività di utilizzare la fatturazione elettronica dal 2022. Molti paesi dell'America Latina hanno iniziato a promuovere questa pratica ancora prima: il Messico ha adottato le prime fasi dell'obbligo di fatture elettroniche nel 2011, per poi estenderlo a quasi tutte le transazioni nel 2014.

La mancata osservanza di queste regole può comportare il rifiuto delle fatture e l'applicazione di penali, oltre a ritardare i pagamenti dai clienti. Per garantire la conformità, ecco come devi procedere:

• Tieniti al passo con le regole: le normative variano a seconda del Paese e del settore e spesso cambiano, quindi accertati delle novità sui cambiamenti.

• Investi in un software flessibile: un buon software di fatturazione può gestire formati diversi e adattarsi ai cambiamenti delle normative.

• Chiedi assistenza se ti serve: collaborare con un consulente fiscale o un esperto in materia di conformità ti consente di risparmiare tempo e frustrazione.

Di seguito una spiegazione di come le normative influiscono sui formati delle fatture elettroniche.

Stabiliscono le regole di utilizzo

In alcune aree geografiche, le pubbliche amministrazioni impongono alle attività di utilizzare un particolare formato di fattura elettronica. Ad esempio:

• In tutta Europa, formati come UBL e PEPPOL BIS Billing sono spesso obbligatori per le aziende che lavorano con clienti del settore pubblico.

• In America Latina, Paesi come il Brasile hanno formati basati su XML propri, direttamente collegati ai loro sistemi fiscali.

Collegano le fatture ai sistemi fiscali

Adesso molti Paesi utilizzano le fatture elettroniche come parte dei loro sistemi di rendicontazione fiscale. Ciò significa che il formato della fattura deve essere compatibile con quanto gestibile dalla pubblica amministrazione. Ad esempio:

• In India, le attività devono generare le fatture in formato JSON per poterle caricare direttamente sulla piattaforma per l'imposta su beni e servizi (GST).

• In Italia, le attività devono generare le fatture nel formato FatturaPA in modo che possano essere registrate nel Sistema di interscambio della pubblica amministrazione.

Semplificano il commercio internazionale

Se svolgi attività transfrontaliere, le normative potrebbero richiederti di utilizzare formati adatti agli scambi internazionali. Formati come UBL e PEPPOL BIS Billing sono progettati per semplificare l'invio di fatture tra Paesi.

Stabiliscono regole specifiche per il settore

Alcuni settori sono regolamentati in modo più rigoroso di altri, quindi potrebbero avere formati specifici da seguire. Ad esempio:

• Nel settore sanitario, le fatture potrebbero dover essere in formato HL7 per una maggiore sicurezza.

• Nel settore della logistica, le fatture spesso seguono lo standard EDIFACT per gestire l'ulteriore complessità della dogana e della spedizione.

Semplificano i controlli e il monitoraggio

Le pubbliche amministrazioni spesso richiedono che le fatture includano informazioni molto specifiche in modo da poter monitorare i pagamenti, individuare errori o rilevare frodi . Formati come XML e UBL sono ideali perché sono dettagliati e più semplici da consultare.

Integrano le funzioni di sicurezza

Alcune normative richiedono una maggiore sicurezza per garantire l'autenticità delle fatture. Ad esempio, PEPPOL BIS Billing può includere una firma digitale.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione dei crediti (AR), dalla creazione della fattura alla riscossione del pagamento. Che si tratti di fatturazione una tantum o ricorrente, Stripe aiuta le attività a essere pagate più rapidamente e a semplificare le operazioni:

• Automazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.
  
• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.
  
• Riduzione del carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.
  
• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

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