Uma fatura eletrônica é um documento digital que mostra os detalhes de uma transação: o que foi comprado, quanto custou e quando o pagamento deve ser feito. Ao contrário de uma fatura impressa, que requer manuseio manual, a fatura eletrônica é projetada para se mover rapidamente entre um vendedor e um comprador, geralmente por meio de e-mail ou software especializado.

Ao lidar com faturas eletrônicas, o formato específico que você usa determina como as informações são estruturadas, como são compartilhadas e se podem ser facilmente processadas por diferentes softwares ou plataformas. O formato também pode afetar os requisitos de conformidade, especialmente se você estiver trabalhando com setores ou sistemas governamentais específicos. A escolha do formato certo geralmente depende de com quem você está trabalhando e quais são as regras para suas transações.

Abaixo, discutimos os formatos de fatura eletrônica mais comuns, quando usar um formato específico e como os regulamentos os afetam.

Neste artigo:

• Qual é a diferença entre uma fatura eletrônica e uma fatura normal?
  
• Quais são os formatos de fatura eletrônica mais comuns?
  
• Quando deve-se usar um formato específico?
  
• Quais setores dependem de formatos específicos de faturas eletrônicas?
  
• Como os regulamentos afetam os formatos das faturas eletrônicas?
  

Qual é a diferença entre uma fatura eletrônica e uma fatura normal?

Uma fatura normal geralmente é um documento em papel ou um PDF que uma empresa envia por e-mail a um cliente. Muitas vezes, ele precisa ser preenchido à mão, impresso e processado manualmente. Uma fatura eletrônica é digital do início ao fim. É criada em um formato estruturado que os sistemas podem entender e processar automaticamente. Ela pode se mover diretamente do sistema do vendedor para o sistema do comprador com o mínimo de envolvimento humano.

Quais são os formatos de fatura eletrônica mais comuns?

As faturas eletrônicas têm vários formatos, cada um projetado para facilitar a leitura, o processamento e a troca de informações de cobrança pelos sistemas. Veja os mais comuns.

Linguagem de marcação extensível (XML)

XML é um dos formatos mais usados para faturas eletrônicas. É fácil para os computadores processarem e fácil para as pessoas lerem. Muitos governos e setores preferem o XML porque ele é altamente personalizável e funciona bem para transações complexas.

Linguagem de negócios universal (UBL)

UBL é um formato específico baseado em XML e projetado para documentos de empresas, incluindo faturas. É usado internacionalmente e especialmente popular na Europa, onde faz parte dos padrões de faturamento eletrônico em muitos países.

Intercâmbio Eletrônico de Dados para Administração, Comércio e Transporte (EDIFACT)

EDIFACT é um formato mais antigo, mas ainda amplamente utilizado, principalmente para empresas e setores de grande porte, como transporte marítimo e varejo. Ele faz parte do sistema mais amplo de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI) e foi projetado para a troca de muitos tipos de dados de empresas.

PDF com dados incorporados

Embora um PDF básico não seja tecnicamente uma fatura eletrônica, alguns PDFs incluem dados incorporados em um formato que os sistemas eletrônicos podem ler (por exemplo, XML). Essa abordagem híbrida é frequentemente usada por empresas que fazem a transição de faturas tradicionais para faturas totalmente digitais.

Cobrança de contratos públicos pan-europeus online (PEPPOL) BIS

O PEPPOL é uma rede segura que aceita faturas eletrônicas e troca de dados, e a cobrança PEPPOL BIS é o formato que ele usa. O PEPPOL foi usado pela primeira vez na Europa e se expandiu para incluir Austrália, Nova Zelândia, Emirados Árabes Unidos e países da Ásia.

Formatos proprietários

Algumas empresas e indústrias usam seus próprios formatos específicos que são personalizados para seus sistemas. Embora possam funcionar bem em uma rede fechada, geralmente exigem ferramentas de conversão para interagir com outros sistemas.

Quando deve-se usar um formato específico?

Ao escolher um formato de fatura eletrônica, considere as necessidades da sua empresa, os sistemas com os quais você trabalha e os regulamentos que precisa seguir. O formato certo garante transações mais fluidas, menos erros e melhor conformidade com requisitos jurídicos e do setor. Veja mais informações sobre quando usar cada tipo de formato de fatura eletrônica.

XML

Você precisa de flexibilidade e compatibilidade com diversos sistemas. O XML é altamente adaptável e funciona bem para empresas que lidam com diferentes tipos de transações ou operam internacionalmente.

UBL

Você trabalha na Europa ou com empresas que aderem aos padrões internacionais de faturamento eletrônico. O UBL é particularmente útil se você estiver envolvido em contratos governamentais ou transações internacionais dentro da UE, pois geralmente é um requisito nesses contextos.

EDIFACT

Você está em um setor de alto volume e grande porte como varejo, logística ou manufatura. O EDIFACT é ideal se sua empresa já usa um sistema EDI para troca de dados com parceiros comerciais. É uma escolha confiável para empresas com processos estabelecidos e automatizados.

PDFs com dados incorporados

Você está fazendo a transição de faturas digitais básicas ou impressas para faturas eletrônicas completas. Esse formato é um bom meio-termo, pois permite a extração automatizada de dados e é legível por humanos. Também é uma escolha útil se seus parceiros comerciais não estiverem prontos para um faturamento eletrônico totalmente estruturado.

Cobrança PEPPOL BIS

Você precisa trabalhar com organizações do setor público ou enviar faturas por meio da rede PEPPOL. A cobrança PEPPOL BIS é uma maneira padronizada e segura de trocar faturas internacionais.

Formatos proprietários

Você opera em uma rede fechada, como um setor específico ou uma cadeia de suprimentos com sistemas internos padronizados. Isso pode facilitar os processos internos, mas pode exigir que os conversores se comuniquem com parceiros externos.

Quais setores dependem de formatos específicos de fatura eletrônica?

Diferentes setores dependem de formatos específicos de faturas eletrônicas, baseados em diferentes necessidades, volumes de transação e ambientes regulatórios. Por exemplo, setores de alto volume, como varejo e logística, tendem a favorecer formatos que lidam bem com dados em massa, enquanto os governos geralmente dependem de formatos obrigatórios, como a cobrança UBL e PEPPOL BIS para garantir conformidade.

Veja uma análise mais detalhada dos formatos mais usados em determinados setores.

Varejo e bens de consumo

Varejistas e empresas de bens de consumo geralmente gerenciam altos volumes de transações e vários fornecedores. O EDIFACT é um favorito de longa data porque pode lidar com trocas de dados em grande escala. O XML também está ganhando força por sua adaptabilidade e integração com sistemas modernos.

Manufatura

Os fabricantes frequentemente confiam no EDIFACT para gerenciar cadeias de suprimentos complexas e automatizar processos de aquisição. Formatos proprietários também são comuns em redes de fornecedores totalmente integradas.

Logística e transporte

A logística depende de dados como detalhes da remessa e documentos alfandegários. O EDIFACT é um formato amplamente utilizado, e o UBL é frequentemente usado para transações internacionais, especialmente em regiões como a Europa.

Governo e setor público

Os governos geralmente exigem formatos específicos de fatura eletrônica para empresas que fornecem bens ou serviços. O UBL é frequentemente requisitado na Europa, enquanto a cobrança PEPPOL BIS se tornou a estrutura padrão para faturamento eletrônico de compras públicas em muitos países.

Saúde

As faturas de suprimentos, equipamentos e serviços médicos geralmente usam XML, Nível de Integridade 7 (HL7) ou formatos proprietários personalizados para sistemas de saúde. Esses formatos garantem o manuseio preciso dos dados e o cumprimento de regulamentos rígidos.

Finanças e seguros

Os setores financeiro e de seguros priorizam formatos estruturados, como XML e UBL, para garantir precisão, segurança e conformidade. A International Organization for Standardization (ISO) 20022 também é usada entre instituições financeiras.

Tecnologia e software

As empresas de tecnologia costumam usar formatos modernos e flexíveis, como XML e JavaScript Object Notation (JSON) para faturamento eletrônico, pois eles integram bem com sistemas baseados em nuvem e interfaces de programação de aplicativos (APIs).

Energia e serviços públicos

Fornecedores de energia e empresas de serviços públicos costumam usar o EDIFACT para gerenciar o faturamento em grandes bases de clientes e cadeias de suprimentos. O XML também é usado para sistemas mais novos e adaptáveis.

Atacado e distribuição

Os atacadistas confiam no EDIFACT para processar pedidos em massa, enquanto os distribuidores menores podem usar formatos XML ou PDF híbrido para acomodar diferentes necessidades dos clientes.

Como os regulamentos afetam os formatos de fatura eletrônica?

Governos e indústrias estabelecem regras específicas para a formatação de faturas. Se suas faturas não seguirem essas regras, elas poderão ser rejeitadas e você poderá enfrentar penalidades. Isso também pode retardar os pagamentos de seus clientes. Para garantir a conformidade, você deve fazer o seguinte:

• Seguir as regras: os regulamentos variam de acordo com o país e setor e mudam com frequência, portanto, mantenha-se a par de quaisquer mudanças.

• Investir em softwares flexíveis: um bom software de faturamento pode lidar com diferentes formatos e se adaptar quando as regras mudam.

• Receber ajuda se precisar: trabalhar com um consultor fiscal ou especialista em conformidade pode economizar tempo e frustração.

Veja como os regulamentos afetam os formatos de fatura eletrônica.

Eles definem as regras para o que usar

Em algumas regiões, os governos exigem que as empresas usem um formato de fatura eletrônica específico. Por exemplo:

• Em toda a Europa, formatos como UBL e a cobrança PEPPOL BIS são frequentemente necessários para empresas que trabalham com clientes do setor público.

• Na América Latina, países como o Brasil têm seus próprios formatos baseados em XML, que estão diretamente vinculados aos seus sistemas tributários.

Eles vinculam faturas a sistemas tributários

Muitos países agora usam faturas eletrônicas como parte de seus sistemas de declaração de impostos. Isso significa que o formato da fatura deve corresponder ao que o sistema do governo pode aceitar. Por exemplo:

• Na Índia, as empresas precisam criar faturas em formato JSON para que possam ser carregadas diretamente na plataforma de imposto de bens e serviços (GST).

• Na Itália, as empresas precisam criar faturas no formato FatturaPA para que possam ser relatadas ao sistema de câmbio do governo.

Eles simplificam o comércio internacional

Se você estiver fazendo negócios em diversos países, os regulamentos podem exigir que você use formatos que funcionem bem internacionalmente. Formatos como o UBL e a cobrança PEPPOL BIS são projetados para facilitar o envio de faturas entre países.

Eles estabelecem regras específicas do setor

Certos setores são mais regulamentados do que outros, portanto, podem ter formatos específicos a seguir. Por exemplo:

• Na área da saúde, muitas faturas precisam estar em HL7 para oferecer segurança adicional.

• Na logística, as faturas geralmente seguem o padrão EDIFACT para lidar com a complexidade extra da alfândega e dos envios.

Eles facilitam as auditorias e o rastreamento

Os governos geralmente querem que as faturas incluam informações muito específicas para que possam rastrear pagamentos, detectar erros ou detectar fraude. Formatos como XML e UBL funcionam bem porque são detalhados e mais fáceis de pesquisar.

Eles incorporam recursos de segurança

Alguns regulamentos exigem segurança extra para garantir que as faturas sejam autênticas. Por exemplo, a cobrança PEPPOL BIS pode incluir uma assinatura digital.