ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-invoice เป็นเอกสารดิจิทัลที่แสดงรายละเอียดของธุรกรรม เช่น สิ่งที่ซื้อ ราคา และวันครบกำหนดการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แตกต่างจากใบแจ้งหนี้กระดาษซึ่งต้องจัดการด้วยคน เนื่องจากออกแบบมาให้เคลื่อนที่ได้อย่างรวดเร็วระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อโดยมักจะผ่านทางอีเมลหรือซอฟต์แวร์เฉพาะทาง

เมื่อคุณใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบที่คุณเลือกใช้จะเป็นตัวกำหนดการวางโครงสร้างข้อมูล การแบ่งปันข้อมูล และกำหนดว่าจะสามารถประมวลผลด้วยซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มต่างๆ ได้ง่ายหรือไม่ รูปแบบยังส่งผลต่อสิ่งที่ต้องทำเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนด โดยเฉพาะหากคุณทำงานร่วมกับอุตสาหกรรมหรือระบบของรัฐบาลบางแห่ง การเลือกใช้รูปแบบที่ถูกต้องมักขึ้นอยู่กับว่าคุณทำงานกับใครและกฎเกณฑ์สำหรับธุรกรรมของคุณคืออะไร

ด้านล่างนี้เราจะพูดคุยเกี่ยวกับรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่พบบ่อยที่สุด เมื่อใดควรใช้รูปแบบใดโดยเฉพาะ และกฎระเบียบมีผลกระทบต่อรูปแบบเหล่านี้อย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ปกติอย่างไร
  
• รูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่พบบ่อยที่สุดมีแบบใดบ้าง
  
• เมื่อใดที่คุณควรใช้รูปแบบใดโดยเฉพาะ
  
• อุตสาหกรรมใดบ้างที่ต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์รูปแบบเฉพาะ
  
• กฎระเบียบมีผลกระทบต่อรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างไร
  

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ปกติอย่างไร

ใบแจ้งหนี้ปกติจะเป็นเอกสารกระดาษหรือ PDF ที่ธุรกิจส่งทางอีเมลไปยังลูกค้า มักจะต้องกรอกด้วยมือ พิมพ์ และดำเนินการด้วยตนเอง ส่วนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นดิจิทัลตั้งแต่ต้นจนจบ โดยสร้างขึ้นในรูปแบบและโครงสร้างที่ระบบสามารถเข้าใจและประมวลผลได้โดยอัตโนมัติ โดยสามารถส่งตรงจากระบบของผู้ขายไปยังระบบของผู้ซื้อโดยมนุษย์เข้ามามีส่วนร่วมน้อยที่สุด

รูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่พบบ่อยที่สุดมีแบบใดบ้าง

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีหลายรูปแบบ แต่ละรูปแบบถูกออกแบบมาเพื่อให้ระบบอ่าน ประมวลผล และแลกเปลี่ยนข้อมูลการเรียกเก็บเงินได้ง่าย โดยต่อไปนี้คือรูปแบบที่พบบ่อยที่สุด

Extensible Markup Language (XML)

XML เป็นหนึ่งในรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุด เนื่องจากคอมพิวเตอร์สามารถประมวลผลได้ง่ายและคนก็อ่านได้ง่าย หลายรัฐบาลและอุตสาหกรรมชอบ XML เพราะว่าปรับแต่งได้มากและทำงานได้ดีกับธุรกรรมที่ซับซ้อน

Universal Business Language (UBL)

UBL เป็นรูปแบบเฉพาะรูปแบบหนึ่งที่อิงจาก XML และออกแบบมาสำหรับเอกสารทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงใบแจ้งหนี้ด้วย รูปแบบนี้ใช้กันทั่วโลกและเป็นที่นิยมโดยเฉพาะในยุโรป โดยเป็นส่วนหนึ่งของมาตรฐานการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในหลายประเทศ

การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการบริหารจัดการ การค้า และการขนส่ง (EDIFACT)

EDIFACT เป็นรูปแบบที่เก่าแต่ยังคงใช้กันอย่างแพร่หลาย โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่และอุตสาหกรรมเช่นการขนส่งและค้าปลีก โดยเป็นส่วนหนึ่งของระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) และออกแบบมาเพื่อการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจหลายประเภท

PDF ที่มีข้อมูลฝังอยู่

ในขณะที่ PDF พื้นฐานไม่ถือว่าเป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ แต่ PDF บางส่วนมีข้อมูลฝังอยู่ในรูปแบบที่ระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถอ่านได้ (เช่น XML) แนวทางแบบผสมผสานนี้มักใช้กับธุรกิจที่เปลี่ยนผ่านจากใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิมไปเป็นใบแจ้งหนี้ดิจิทัลเต็มรูปแบบ

Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL) BIS Billing

PEPPOL เป็นเครือข่ายที่ปลอดภัยที่รองรับใบแจ้งหนี้และการแลกเปลี่ยนข้อมูล โดย PEPPOL BIS Billing เป็นรูปแบบเครือข่ายนี้ใช้ PEPPOL ถูกใช้ครั้งแรกในยุโรปและได้ขยายไปยังออสเตรเลีย นิวซีแลนด์ สหรัฐอาหรับเอมิเรตส์ และประเทศต่างๆ ในเอเชีย

รูปแบบเฉพาะขององค์กร

บางบริษัทและอุตสาหกรรมใช้รูปแบบเฉพาะที่ปรับแต่งให้เข้ากับระบบของตนเอง แม้ว่ารูปแบบเหล่านี้จะทำงานได้ดีในเครือข่ายปิด แต่ก็มักต้องใช้เครื่องมือแปลงข้อมูลเพื่อโต้ตอบกับระบบอื่น

เมื่อใดที่คุณควรใช้รูปแบบใดโดยเฉพาะ

ขณะที่พิจารณาเลือกรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ให้พิจารณาความต้องการทางธุรกิจของคุณ ระบบที่คุณใช้งาน และระเบียบข้อบังคับใดๆ ที่คุณต้องปฏิบัติตาม รูปแบบที่ถูกต้องจะช่วยให้การทำธุรกรรมราบรื่นขึ้น มีข้อผิดพลาดน้อยลง และปฏิบัติตามกฎหมายและมาตรฐานอุตสาหกรรมได้ดียิ่งขึ้น ต่อไปนี้คือข้อมูลเพิ่มว่าควรจะเลือกใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์รูปแบบใด

XML

กรณีที่ต้องการความยืดหยุ่นและความเข้ากันได้ในระบบที่หลากหลาย XML มีความยืดหยุ่นสูงและใช้ได้ดีกับธุรกิจที่มีธุรกรรมหลากหลายหรือดำเนินธุรกิจระหว่างประเทศ

UBL

กรณีที่คุณทำงานในยุโรปหรือติดต่อกับธุรกิจที่ปฏิบัติตามมาตรฐานการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระหว่างประเทศ รูปแบบ UBL จะมีประโยชน์หากคุณมีสัญญากับรัฐบาลหรือมีธุรกรรมข้ามพรมแดน ภายในสหภาพยุโรป เนื่องจากมักเป็นรูปแบบที่กำหนดให้ใช้ในบริบทดังกล่าว

EDIFACT

กรณีที่คุณอยู่ในอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ที่มีปริมาณธุรกรรมสูง เช่น ค้าปลีก โลจิสติกส์ หรือการผลิต EDIFACT เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมหากบริษัทของคุณใช้ระบบ EDI เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลกับพันธมิตรทางการค้าอยู่แล้ว เนื่องจากเป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับธุรกิจที่มีระบบอัตโนมัติวางไว้อยู่แล้ว

PDFs ที่มีข้อมูลฝังอยู่

หากคุณกำลังเปลี่ยนผ่านจากการใช้ใบแจ้งหนี้กระดาษหรือใบแจ้งหนี้ดิจิทัลแบบพื้นฐานไปสู่การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปแบบ รูปแบบนี้เป็นทางเลือกตรงกลางที่ดีเพราะสามารถดึงข้อมูลได้แบบอัตโนมัติและมนุษย์ยังคงอ่านได้ และยังเป็นทางเลือกที่มีประโยชน์หากพันธมิตรทางการค้าของคุณยังไม่พร้อมสำหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปแบบ

PEPPOL BIS ฺBilling

หากคุณต้องทำงานกับองค์กรภาครัฐหรือส่งใบแจ้งหนี้ผ่านเครือข่าย PEPPOL โดย PEPPOL BIS Billing เป็นวิธีการที่ได้มาตรฐานและปลอดภัยในการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ข้ามพรมแดน

รูปแบบเฉพาะขององค์กร

กรณีที่คุณทำธุรกิจในเครือข่ายปิด เช่น อุตสาหกรรมเฉพาะหรือห่วงโซ่อุปทานที่มีระบบที่มีมาตรฐานภายใน รูปแบบนี้ช่วยให้กระบวนการภายในง่ายขึ้น แต่อาจต้องใช้เครื่องมือแปลงข้อมูลเพื่อสื่อสารกับคู่ค้าภายนอก

อุตสาหกรรมใดบ้างที่ตัองใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์รูปแบบเฉพาะ

อุตสาหกรรมที่แตกต่างกันใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบเฉพาะตามความต้องการ ปริมาณธุรกรรม และสภาพแวดล้อมด้านระเบียบข้อบังคับของตนเองที่ไม่เหมือนใคร ตัวอย่างเช่น ภาคอุตสาหกรรมที่มีปริมาณธุรกรรมสูง เช่น ค้าปลีกและโลจิสติกส์ มักจะชอบรูปแบบที่จัดการข้อมูลจำนวนมากได้ดี ในขณะที่รัฐบาลมักจะใช้รูปแบบที่บังคับไว้ เช่น UBL และ PEPPOL BIS เพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ต่อไปนี้คือรายละเอียดของรูปแบบที่ใช้กันทั่วไปในบางอุตสาหกรรม

การค้าปลีกและสินค้าอุปโภคบริโภค

ผู้ค้าปลีกและบริษัทสินค้าผู้บริโภคมักต้องจัดการธุรกรรมในปริมาณสูงและมีซัพพลายเออร์จำนวนมาก EDIFACT เป็นรูปแบบที่ได้รับความนิยมมาอย่างยาวนานเพราะสามารถจัดการการแลกเปลี่ยนข้อมูลขนาดใหญ่ได้ ในขณะที่ XML ก็กำลังได้รับความนิยมเช่นกันด้วยความสามารถในการปรับเปลี่ยนและการผสานการทำงานกับระบบสมัยใหม่

การผลิต

ผู้ผลิตมักใช้ EDIFACT เพื่อจัดการห่วงโซ่อุปทานที่ซับซ้อนและทำกระบวนการจัดซื้อให้เป็นระบบอัตโนมัติ รูปแบบเฉพาะขององค์กรก็เป็นที่นิยมในเครือข่ายซัพพลายเออร์ที่มีลักษณะการบูรณาการกันอย่างแน่นหนา

โลจิสติกส์และการขนส่ง

ธุรกิจโลจิสติกส์อาศัยข้อมูล เช่น รายละเอียดการจัดส่งและเอกสารศุลกากร EDIFACT เป็นรูปแบบที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย ในขณะที่ UBL มักใช้สำหรับ ธุรกรรมข้ามพรมแดน โดยเฉพาะในภูมิภาคเช่น ยุโรป

รัฐบาลและภาครัฐ

รัฐบาลมักกำหนดให้ธุรกิจที่จัดหาสินค้าหรือบริการใช้รูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เฉพาะ โดยในยุโรปมักให้ใช้ UBL ในขณะที่ PEPPOL BIS Billing ได้กลายเป็นกรอบมาตรฐานสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ในธุรกรรมการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐในหลายประเทศ

การดูแลสุขภาพ

ใบแจ้งหนี้ค่าอุปกรณ์ทางการแพทย์ อุปกรณ์ และบริการมักใช้ XML, Health Level 7 (HL7) หรือรูปแบบเฉพาะที่ปรับแต่งให้เข้ากับระบบสุขภาพ โดยรูปแบบเหล่านี้ช่วยให้การจัดการข้อมูลถูกต้องและเป็นไปตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวด

การเงินและประกันภัย

ภาคการเงินและประกันภัยให้ความสำคัญกับรูปแบบที่มีโครงสร้างเช่น XML และ UBL เพื่อถูกต้อง ปลอดภัย และเป็นไปตามข้อกำหนด และยังมีการใช้มาตรฐาน 20022 ขององค์การระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน (ISO) ระหว่างสถาบันการเงินอีกด้วย

เทคโนโลยีและซอฟต์แวร์

บริษัทเทคโนโลยีมักใช้รูปแบบที่ทันสมัยและยืดหยุ่นเช่น XML และ JavaScript Object Notation (JSON) กับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากสามารถผสานการทำงานได้ดีกับระบบที่ใช้ คลาวด์ และอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (APIs)

พลังงานและสาธารณูปโภค

ผู้ให้บริการพลังงานและบริษัทสาธารณูปโภคมักใช้ EDIFACT จัดการการเรียกเก็บเงินในฐานลูกค้าขนาดใหญ่และห่วงโซ่อุปทาน โดยมีการใช้ XML ในระบบใหม่ๆ ที่ปรับตัวได้มากขึ้น

การขายส่งและการจัดจําหน่าย

ผู้ค้าส่งใช้ EDIFACT เพื่อประมวลผลคำสั่งซื้อจำนวนมาก ในขณะที่ผู้จัดจำหน่ายขนาดเล็กอาจใช้ XML หรือรูปแบบ PDF แบบผสมผสานเพื่อรองรับความต้องการที่หลากหลายของลูกค้า

กฎระเบียบมีผลกระทบต่อรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างไร

รัฐบาลและอุตสาหกรรมกำหนดกฎเฉพาะสำหรับรูปแบบใบแจ้งหนี้ หากไม่เป็นไปตามกฎเหล่านี้ ใบแจ้งหนี้ของคุณอาจถูกปฏิเสธและคุณอาจได้รับบทลงโทษ ซึ่งอาจทำให้การชำระเงินจากลูกค้าของคุณช้าลง เพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างถูกต้อง คุณควรทำดังต่อไปนี้

• ติดตามกฎ: กฎระเบียบแตกต่างกันไปตามแต่ละประเทศและอุตสาหกรรมและมักมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นควรติดตามข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเสมอ

• ลงทุนในซอฟต์แวร์ที่ยืดหยุ่น: ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ที่ดี สามารถจัดการใบแจ้งหนี้ได้หลายรูปแบบและปรับเปลี่ยนได้เมื่อกฎเปลี่ยนแปลง

• ขอความช่วยเหลือจำเป็น: การทำงานกับที่ปรึกษาด้านภาษีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากได้

ต่อไปนี้ผลกระทบของกฎระเบียบที่มีต่อรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

กฎระเบียบเป็นตัวกำหนดกฎเกณฑ์เกี่ยวกับสิ่งที่ต้องใช้

ในบางภูมิภาค รัฐบาลกำหนดให้ธุรกิจต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์รูปแบบเฉพาะ เช่น

• ทั่วทั้งยุโรป มักกำหนดให้บริษัทที่ทำงานกับลูกค้าภาครัฐใช้รูปแบบเช่น UBL และ PEPPOL BIS Billing

• ในละตินอเมริกา ประเทศต่างๆ เช่น บราซิล มีรูปแบบ XML ของตัวเอง ซึ่งเชื่อมโยงโดยตรงกับระบบภาษี

กฎระเบียบเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับระบบภาษี

ปัจจุบันหลายประเทศในปัจจุบันใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนหนึ่งของระบบการรายงานภาษี ซึ่งหมายความว่ารูปแบบใบแจ้งหนี้ต้องตรงกับที่ระบบของรัฐบาลสามารถจัดการได้ ตัวอย่างเช่น

• ในอินเดีย ธุรกิจจะต้องจัดทำใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ JSON เพื่อให้สามารถอัปโหลดไปยังแพลตฟอร์มภาษีสินค้าและบริการ (GST) ได้โดยตรง

• ในอิตาลี ธุรกิจจะต้องจัดทำใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ FatturaPA เพื่อให้สามารถรายงานต่อระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลของรัฐบาลได้

กฎระเบียบทำให้การค้าระหว่างประเทศง่ายขึ้น

หากคุณทำธุรกิจข้ามพรมแดน กฎระเบียบอาจกำหนดให้คุณต้องใช้รูปแบบที่ทำงานได้ดีในระดับนานาชาติ รูปแบบเช่น UBL และ PEPPOL BIS Billing ถูกออกแบบมาเพื่อให้ส่งใบแจ้งหนี้ระหว่างประเทศง่ายขึ้น

กฎระเบียบเป็นตัวกำหนดกฎเฉพาะในอุตสาหกรรม

บางอุตสาหกรรมมีการควบคุมที่เข้มงวดมากกว่าอุตสาหกรรมอื่น จึงอาจมีรูปแบบเฉพาะที่ต้องปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่น

• ในภาคการดูแลสุขภาพ ใบแจ้งหนี้อาจต้องอยู่ในรูปแบบ HL7 เพื่อความปลอดภัยมากขึ้น

• ในภาคโลจิสติกส์ ใบแจ้งหนี้มักจะใช้มาตรฐาน EDIFACT เพื่อจัดการกับความซับซ้อนด้านศุลกากรและการขนส่ง

กฎระเบียบทำให้การตรวจสอบและการติดตามง่ายขึ้น

รัฐบาลมักต้องการให้ใบแจ้งหนี้ระบุข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงมากเพื่อให้สามารถติดตามการชำระเงิน จับข้อผิดพลาด หรือตรวจจับการฉ้อโกงได้ รูปแบบเช่น XML และ UBL ใช้งานได้ดีเพราะมีรายละเอียดและค้นหาได้ง่ายกว่า

กฎระเบียบระบุฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย

กฎระเบียบบางอย่างกำหนดให้เพิ่มความปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้เป็นของจริง ตัวอย่างเช่น PEPPOL BIS Billing ที่สามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลเข้าไปได้