His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) is de belastingdienst in het Verenigd Koninkrijk (VK), die belastingen int en ervoor zorgt dat mensen en bedrijven zich aan de belastingwetgeving houden. HMRC zorgt ervoor dat bedrijven hun belastingverplichtingen nakomen, zoals het betalen van het juiste bedrag aan belasting over de toegevoegde waarde (btw) en inkomstenbelasting.

De HMRC heeft specifieke regels rond facturering om bedrijven te helpen btw-conform te blijven en nauwkeurige administratie bij te houden. Facturen moeten bepaalde gegevens bevatten, zoals informatie over het bedrijf en hoeveel btw is opgenomen, indien van toepassing. Door de richtlijnen van de HMRC te volgen, kunnen bedrijven boetes, audits en andere nalevingsproblemen voorkomen.

Hieronder leggen we uit wat bedrijven moeten weten over HMRC-facturen, zoals welke informatie facturen moeten bevatten, hoe je er een maakt met boekhoudsoftware, hoe je eventuele fouten corrigeert en hoe je facturen op de juiste manier bewaart.

Wat staat er in dit artikel?

• De vereisten voor HMRC-facturen begrijpen: welke informatie moet erop staan?
  
• Verschillende soorten HMRC-facturen bekijken
  
• Hoe maak je een HMRC-factuur aan met boekhoudsoftware
  
• Wat zijn de regels voor het factureren van internationale klanten?
  
• Hoe corrigeer je fouten op een HMRC-factuur
  
• Hoe bewaar en vind je HMRC-facturen terug voor belastingdoeleinden
  
• Hoe Stripe Invoicing je kan helpen
  

De factuurvereisten van HMRC begrijpen: welke informatie moet erop staan?

Om ervoor te zorgen dat een factuur voldoet aan de richtlijnen van HMRC, moet deze de volgende informatie bevatten:

• De gegevens van je bedrijf: de naam van je bedrijf, samen met het adres en de contactgegevens
  
• De gegevens van de klant: de naam en het adres van de klant aan wie je de factuur stuurt
  
• Het unieke factuurnummer: een referentienummer ter identificatie
  
• De factuurdatum: de datum waarop de factuur wordt uitgegeven
  
• Een omschrijving van de goederen of diensten: een duidelijke en nauwkeurige omschrijving van de geleverde goederen of diensten
  
• De leveringsdatum: de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, die kan afwijken van de factuurdatum
  
• Het/de in rekening gebrachte bedrag(en): het bedrag dat je bedrijf de klant in rekening brengt, exclusief btw
  
• De btw-gegevens (als je bedrijf btw-geregistreerd is): je btw-nummer, het btw-tarief dat op de goederen of diensten van toepassing is, en het bedrag aan btw dat in rekening wordt gebracht
  
• Het totale bedrag inclusief btw: het eindbedrag dat de klant moet betalen, inclusief btw
  

Verschillende soorten HMRC-facturen

Er zijn een paar soorten HMRC-facturen. Hieronder lees je hoe ze van elkaar verschillen.

HMRC-proformafacturen

Een HMRC-proformafactuur is een soort voorlopig document dat wordt gebruikt om goederen en diensten te specificeren voordat ze worden geleverd of voordat de betaling verschuldigd is. Proformafacturen kunnen ook worden gebruikt om betaling te vragen voordat goederen en diensten worden geleverd.

Hoewel ze eruit kunnen zien als gewone facturen, hebben ze geen juridische waarde voor belastingdoeleinden, en de regelgeving schrijft voor dat proformafacturen duidelijk als zodanig moeten worden gemarkeerd.

Elektronische facturen van HMRC

Elektronische facturering is, in de eenvoudigste vorm, het verzenden en opslaan van facturen. In de context van btw-facturen beschouwen toezichthouders elektronische facturen van HMRC als documenten die elektronisch worden verzonden en opgeslagen zonder papieren kopieën.

HMRC stimuleert elektronische facturering actief in verschillende sectoren in het Verenigd Koninkrijk en gaat vanaf 2029 e-facturering verplicht stellen voor alle btw-facturen. Naast het verplicht stellen van elektronische facturen, streeft HMRC ook naar gestructureerde, machinaal leesbare factuurformaten die makkelijker kunnen worden geïntegreerd met boekhoud- of betalingssoftware.

Andere soorten HMRC-facturen

Andere soorten HMRC-facturen zijn onder meer vereenvoudigde btw-facturen, gestroomlijnde documenten bedoeld voor transacties met een lage waarde, en zelfdeclaratiefacturen, facturen die naar een leverancier worden gestuurd met betaling voor specifieke afspraken tussen een klant en een leverancier.

Een HMRC-factuur maken met behulp van boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware kan het aanmaken van facturen voor klanten versnellen. Hier lees je hoe je een HMRC-factuur aanmaakt met boekhoudsoftware.

Je bedrijfsprofiel instellen

Configureer je boekhoudsoftware met al je bedrijfsgegevens, waaronder de naam, het adres, de contactgegevens en het btw-registratienummer (als je een btw-registratie hebt). De meeste softwareplatformen hebben een onderdeel "Instellingen" of "Bedrijfsprofiel" waar je deze informatie kunt invoeren. Deze gegevens worden automatisch ingevuld voor alle facturen die je genereert.

Informatie van de klant toevoegen

Ga naar het gedeelte ‘Klanten’ of ‘Cliënten’ van je software en voeg de gegevens van de klant toe, zoals naam, adres en contactgegevens. Deze informatie wordt automatisch ingevuld op facturen wanneer ze worden aangemaakt.

Een nieuwe factuur maken

Ga naar het onderdeel "Verkopen" of "Facturen" en selecteer "Nieuwe factuur maken" of een vergelijkbare optie. De software opent een nieuw factuursjabloon met verplichte velden die je moet invullen.

Voer het factuurnummer in

Voer een uniek factuurnummer in. Dit is in feite een code waarmee klanten, bedrijven en financiële instellingen een specifieke factuur kunnen identificeren. Let op: factuurnummers moeten opeenvolgend zijn en mogen niet worden herhaald. Afhankelijk van de software kunnen deze nummers ook automatisch worden gegenereerd.

Voeg factuurgegevens toe

Naast het factuurnummer bevatten facturen doorgaans ook andere relevante informatie. Je kunt bijvoorbeeld de factuurdatum toevoegen, dat is de datum waarop je de factuur hebt uitgegeven, en de leveringsdatum, dat is wanneer de goederen of diensten zijn geleverd. Als deze data verschillen, zorg er dan voor dat je ze allebei vermeldt.

Een beschrijving van de producten of diensten invoeren

Geef in het veld "Artikel" of "Beschrijving" een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten. Wees zo specifiek mogelijk. Vermeld de hoeveelheid, eenheidsprijs en eventuele andere relevante gegevens.

De tarieven en btw opgeven

Voer de prijs voor een product of dienst en het totaalbedrag dat voor elk regelitem in rekening is gebracht in. Als je bedrijf een btw-registratie heeft, selecteer dan het juiste btw-tarief. De software berekent automatisch het btw-bedrag op basis van het toegepaste tarief. Toon het totaalbedrag exclusief btw, het totale btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. Neem je btw-nummer ook op de factuur op.

De factuur op conformiteit controleren

Controleer of alle vereiste informatie correct op de factuur wordt weergegeven. Dit omvat de gegevens voor je bedrijf en de klant, het factuurnummer, de factuur- en leveringsdatum, een beschrijving van de goederen of diensten, het bedrag dat je de klant in rekening brengt, een uitsplitsing van de btw en het btw-nummer, indien van toepassing.

De factuur opslaan en versturen

Zodra je de factuur op juistheid en compliance hebt gecontroleerd, sla je deze op in de software. Met de meeste boekhoudsoftware kun je de factuur rechtstreeks naar de klant e-mailen of als pdf downloaden om handmatig te versturen. Bewaar een kopie voor je administratie.

Betalingen registreren en bijhouden

Gebruik de software om de status van de factuur bij te houden (bijv. verzonden, bekeken, betaald, achterstallig). Dit helpt bij het beheren van de cashflow en zorgt ervoor dat onbetaalde facturen worden opgevolgd. Veel boekhoudprogramma’s bieden ook automatische herinneringen voor onbetaalde facturen.

Je digitale administratie bijhouden

HMRC verplicht btw-geregistreerde bedrijven om hun facturen minstens zes jaar digitaal te bewaren. Boekhoudsoftware is meestal zo ingesteld dat deze informatie automatisch wordt opgeslagen voor toekomstig gebruik of in geval van een controle.

Wat zijn de regels voor het factureren van internationale klanten?

Bij het factureren van internationale klanten moet je je aan twee sets regels houden: die van je eigen land en die van het land van je klant. Sommige landen hebben specifieke eisen voor wat er op de factuur moet staan, hoe je deze moet opmaken (bijv. of elektronische facturen worden geaccepteerd) en in welke taal deze moet zijn. Hoewel er regio-specifieke vereisten zijn, volgt hier een overzicht van wat de meeste internationale facturen moeten bevatten.

• De gegevens van je bedrijf: de naam, het adres, de contactgegevens en het btw- of belastingnummer van je bedrijf, indien van toepassing
  
• De gegevens van de klant: de volledige naam, het adres, de contactgegevens en het btw- of belasting-ID van de klant, indien van toepassing
  
• Een beschrijving van de goederen of diensten:
  
  • Een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten
    
  • Als je fysieke producten verzendt, Harmonized System (HS)-codes om de goederen voor douanedoeleinden te classificeren
    
• De valuta en betalingsvoorwaarden:
  
  • Het totale verschuldigde bedrag. Vermeld duidelijk de waarde van eventuele kortingen die op de goederen of diensten zijn toegepast.
    
  • Als er btw van toepassing is, het toegepaste btw-tarief (hoewel de meeste goederen of diensten die vanuit het VK aan klanten buiten het VK worden verkocht btw-vrij zijn)
    
  • De valuta waarin de factuur is opgesteld (bijv. GBP, USD, EUR) en eventuele gebruikte wisselkoersen
    
  • De betalingsvoorwaarden, inclusief de vervaldatum, geaccepteerde of geprefereerde betaalmethoden (bijv. bankoverschrijving, PayPal), en eventuele boetes voor te late betaling
    
• Het factuurnummer en de relevante data:
  
  • Factuurnummer
    
  • De datum waarop de factuur is uitgegeven
    
  • De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, indien deze afwijkt van de uitgiftedatum
    
• De verzend- en leveringsgegevens:
  
  • De verzendmethode en wie de verzendkosten draagt (bijv. CIF-voorwaarden)
    
  • Trackingnummers voor verzonden goederen, indien van toepassing
    
• Eventuele aanvullende informatie:
  
  • Eventuele relevante voorwaarden met betrekking tot de verkoop, zoals retourbeleid, garanties of dienstverleningsovereenkomsten
    
  • Een contactpersoon voor vragen over de factuur
    
  • Bij internationale verzending: informatie over wie verantwoordelijk is voor douanerechten en invoerbelastingen (meestal is dit de klant)
    

Bewaar digitale kopieën van alle facturen voor je administratie en mogelijke audits. Gebruik boekhoudsoftware die internationale facturatie ondersteunt om facturen te maken die aan alle regels voldoen en om een nauwkeurige administratie bij te houden voor toekomstig gebruik en mogelijke audits.

Fouten op een HMRC-factuur corrigeren

Of het nu gaat om een kleine typefout of een grote fout die invloed heeft op het btw-bedrag, het snel aanpakken van fouten op uitgegeven facturen kan problemen met je klant en met HMRC voorkomen. Hier lees je hoe je dat doet.

De fout identificeren

Bepaal de aard en omvang van de fout. Veelvoorkomende problemen zijn fouten bij het factureren van klanten, het toepassen van btw-tarieven, het invoeren van klantgegevens en het dateren van facturen.

Creditnota uitgeven

Met een creditnota wordt de oorspronkelijke factuur geheel of gedeeltelijk geannuleerd. Het moet verwijzen naar het oorspronkelijke factuurnummer en de oorspronkelijke datum. Daarnaast moet het de fout beschrijven, terwijl het gecorrigeerde bedrag of de gecorrigeerde bedragen worden weergegeven. De creditnota moet de gegevens van je bedrijf bevatten, de gegevens van de klant, een uniek creditnotanummer en de informatie die je aanpast. Stuur de creditnota naar je klant om zowel je fout als de correctie officieel te erkennen, inclusief de stappen die je hebt genomen om de situatie te corrigeren.

Een nieuwe factuur uitgeven (indien nodig)

Als de transactie nog steeds geldig is, maar de informatie correctie vereist, maak dan een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer. Om een duidelijk auditspoor te behouden, moet je op de nieuwe factuur vermelden dat deze de oorspronkelijke factuur vervangt. Zorg ervoor dat de nieuwe factuur alle verplichte informatie bevat zoals vereist door HMRC.

Je boekhouding aanpassen

Breng de wijzigingen door in je boekhoudsoftware of grootboeken. Zorg ervoor dat de oorspronkelijke factuur, de creditnota en de nieuwe factuur allemaal worden geregistreerd. Log in en wijzig deze om de correcties weer te geven.

Al je documentatie bewaren

De HMRC vereist dat bedrijven alle factureringsgegevens gedurende minimaal zes jaar bewaren ter referentie en in geval van een audit. Dit geldt voor originele facturen, creditnota's en gecorrigeerde facturen.

Rekening houden met eventuele gevolgen voor de btw-aangifte

Als de fout betrekking heeft op een btw-periode waarvoor je al een aangifte hebt ingediend, moet je mogelijk je volgende btw-aangifte aanpassen. Als het een opzettelijke fout was (d.w.z. je hebt HMRC informatie gestuurd waarvan je wist dat die onjuist was), moet je HMRC hierover direct informeren. Hieronder lees je hoe dit meestal in zijn werk gaat.

• Fouten onder £ 10.000: je kunt de fout aanpassen in je volgende btw-aangifte.
  
• Fouten tussen £ 10.000 en £ 50.000: je kunt de fout corrigeren in je volgende btw-aangifte als de fout minder dan £ 50.000 bedraagt en niet meer dan 1% van je omzet uitmaakt.
  
• Fouten van meer dan £ 50.000: je moet HMRC hierover direct informeren.
  

Over het algemeen moet je binnen vier jaar na de oorspronkelijke fout correcties aanbrengen.

HMRC-facturen opslaan en ophalen voor belastingdoeleinden

Om HMRC-facturen voor belastingdoeleinden te bewaren, moet je je administratie minimaal zes jaar goed geordend bewaren. Bedrijven die btw-plichtig zijn, moeten hun administratie digitaal bewaren. Zorg ervoor dat alle facturen duidelijk zijn voorzien van gegevens zoals de datum, het factuurnummer en de naam van de klant. Maak ook regelmatig een back-up van je elektronische administratie om gegevensverlies te voorkomen.

Boekhoudsoftware of beveiligde cloudopslag kan helpen bij het digitaal bewaren van je administratie. Met Stripe Invoicing kunnen bedrijven rechtstreeks vanaf het platform facturen aanmaken, versturen en volgen, en beschikken ze bovendien over veilige digitale archieven van alle facturen. Stripe kan worden geïntegreerd met populaire boekhoudsoftware zoals QuickBooks en Xero om facturen en betalingen te synchroniseren. Je kunt er ook een uniform financieel beheersysteem mee opzetten waarmee je belastingaangiften kunt doen, boekhoudingen kunt reconciliëren en HMRC-conforme factureringsprocedures kunt hanteren.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing vereenvoudigt je debiteurenbeheer (AR), van het aanmaken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betaalherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.