His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) is de belastingdienst in het Verenigd Koninkrijk (VK) die belastingen int en ervoor zorgt dat mensen en bedrijven zich aan de belastingwetgeving houden. De HMRC zorgt ervoor dat bedrijven voldoen aan hun fiscale verantwoordelijkheden, zoals het betalen van het juiste bedrag aan belasting toegevoegde waarde (btw) en inkomstenbelasting.

De HMRC heeft specifieke regels rond facturering om bedrijven te helpen btw-conform te blijven en nauwkeurige administratie bij te houden. Facturen moeten bepaalde gegevens bevatten, zoals informatie over het bedrijf en hoeveel btw is opgenomen, indien van toepassing. Door de richtlijnen van de HMRC te volgen, kunnen bedrijven boetes, audits en andere nalevingsproblemen voorkomen.

Hieronder leggen we uit wat bedrijven moeten weten over HMRC-facturen, zoals wat er moet worden opgenomen op facturen, hoe ze er een kunnen maken met behulp van boekhoudsoftware, hoe ze eventuele fouten kunnen corrigeren en hoe ze op de juiste manier kunnen worden opgeslagen.

Wat staat er in dit artikel?

• Welke informatie moet worden opgenomen op een HMRC-conforme factuur?
  
• Een HMRC-factuur maken met behulp van boekhoudsoftware
  
• Wat zijn de regels voor het factureren van internationale klanten?
  
• Fouten op een HMRC-factuur corrigeren
  
• HMRC-facturen opslaan en ophalen voor belastingdoeleinden
  

Welke informatie moet worden opgenomen op een HMRC-conforme factuur?

Om ervoor te zorgen dat een factuur voldoet aan de richlijnen van de HMRC, moet deze de volgende informatie bevatten:

• De gegevens van je bedrijf: de naam van je bedrijf, samen met het adres en de contactgegevens
  
• De gegevens van de klant: de naam en het adres van de klant die je factureert
  
• Het unieke factuurnummer: een referentienummer ter identificatie
  
• De factuurdatum: de datum waarop de factuur wordt uitgegeven
  
• Een beschrijving van de goederen of diensten: een duidelijke en nauwkeurige omschrijving van de geleverde goederen of diensten
  
• De leveringsdatum: de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, wat kan verschillen van de factuurdatum
  
• De in rekening gebrachte bedragen: de bedragen die je bedrijf aan de klant in rekening brengt, exclusief btw
  
• De btw-gegevens (als je bedrijf een btw-registratie heeft): je btw-nummer, het btw-tarief dat op de goederen of diensten wordt toegepast en het btw-bedrag dat in rekening wordt gebracht
  
• Het totale bedrag inclusief btw: het uiteindelijke bedrag dat de klant moet betalen, inclusief btw
  

Een HMRC-factuur maken met behulp van boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware kan het proces van het maken van facturen voor klanten versnellen. Hier lees je hoe je een HMRC-factuur maakt met boekhoudsoftware.

Je bedrijfsprofiel instellen

Configureer je boekhoudsoftware met al je bedrijfsgegevens, waaronder de naam, het adres, de contactgegevens en het btw-registratienummer (als je een btw-registratie hebt). De meeste softwareplatformen hebben een onderdeel "Instellingen" of "Bedrijfsprofiel" waar je deze informatie kunt invoeren. Deze gegevens worden automatisch ingevuld voor alle facturen die je genereert.

Informatie van de klant toevoegen

Ga naar het gedeelte "Klanten" van je software en voeg de gegevens van de klant toe: naam, adres en contactgegevens. Deze informatie wordt automatisch ingevuld voor facturen zodra ze worden gegenereerd.

Een nieuwe factuur maken

Ga naar het onderdeel "Verkopen" of "Facturen" en selecteer "Nieuwe factuur maken" of een vergelijkbare optie. De software opent een nieuw factuursjabloon met verplichte velden die je moet invullen.

De factuurgegevens invoeren

Voer een uniek factuurnummer in. Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn en mogen niet worden herhaald. Afhankelijk van de software kunnen deze nummers ook automatisch worden gegenereerd. Voeg de factuurdatum toe, de datum waarop je de factuur hebt uitgegeven en de leveringsdatum, dit is de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd. Als deze datums verschillen, zorg er dan voor dat je beide vermeldt.

Een beschrijving van de producten of diensten invoeren

Geef in het veld "Artikel" of "Beschrijving" een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten. Wees zo specifiek mogelijk. Vermeld de hoeveelheid, eenheidsprijs en eventuele andere relevante gegevens.

De tarieven en btw opgeven

Voer de prijs voor een product of dienst en het totaalbedrag dat voor elk regelitem in rekening is gebracht in. Als je bedrijf een btw-registratie heeft, selecteer dan het juiste btw-tarief. De software berekent automatisch het btw-bedrag op basis van het toegepaste tarief. Toon het totaalbedrag exclusief btw, het totale btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. Neem je btw-nummer ook op de factuur op.

De factuur op conformiteit controleren

Controleer of alle vereiste informatie correct op de factuur wordt weergegeven. Dit omvat de gegevens voor je bedrijf en de klant, het factuurnummer, de factuur- en leveringsdatum, een beschrijving van de goederen of diensten, het bedrag dat je de klant in rekening brengt, een uitsplitsing van de btw en het btw-nummer, indien van toepassing.

De factuur opslaan en versturen

Nadat je de factuur hebt gecontroleerd op juistheid en conformiteit, sla je deze op in de software. Bij de meeste boekhoudsoftware kun je de factuur rechtstreeks naar de klant e-mailen of downloaden als pdf om deze handmatig te versturen. Bewaar een kopie voor je administratie.

Betalingen registreren en bijhouden

Gebruik de software om de status van de factuur bij te houden (bijvoorbeeld verzonden, bekeken, betaald, achterstallig). Dit helpt bij het beheer van de geldstroom en zorgt voor opvolging van onbetaalde facturen. Veel boekhoudprogramma's bieden ook automatische herinneringen voor onbetaalde facturen.

Je digitale administratie bijhouden

HMRC vereist dat bedrijven met een btw-registratie hun facturen minimaal zes jaar digitaal bewaren. Boekhoudsoftware is meestal ingesteld om deze informatie automatisch op te slaan voor toekomstig gebruik of in geval van een audit.

Wat zijn de regels voor het factureren van internationale klanten?

Bij het factureren van internationale klanten moet je je houden aan zowel de regelgeving van je land van verblijf als die van het land van je klant. Sommige landen hebben specifieke vereisten voor wat er op de factuur moet worden opgenomen, hoe deze moet worden opgemaakt (bijvoorbeeld of elektronische facturen worden geaccepteerd) en in welke taal de factuur moet worden opgesteld. Er zijn regiospecifieke vereisten, maar hier vind je een overzicht van wat de meeste internationale facturen moeten bevatten.

• De gegevens van je bedrijf: de naam, het adres, de contactgegevens en het btw- of belastingidentificatienummer van je bedrijf, indien van toepassing
  

• De gegevens van de klant: de volledige naam, het adres, de contactgegevens en het btw- of belastingidentificatienummer van de klant, indien van toepassing

• Een beschrijving van de goederen of diensten:

  • Een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten
    
  • Als je fysieke producten verzendt, HS-codes (Harmonized System) om de goederen voor douanedoeleinden te classificeren
    

• De valuta en betalingsvoorwaarden:

  • Het totale verschuldigde bedrag
    
  • Als btw van toepassing is, het toegepaste btw-tarief (hoewel voor de meeste goederen of diensten die vanuit het VK aan klanten buiten het VK worden verkocht een nultarief voor btw geldt)
    
  • De valuta waarin de factuur is uitgegeven (bijvoorbeeld GBP, USD, EUR) en eventuele wisselkoersen
    
  • De betaaltermijnen, waaronder de vervaldatum, geaccepteerde of gewenste betaalmethoden (bijvoorbeeld bankoverschrijving, PayPal) en eventuele boetes voor te late betaling
    

• Het factuurnummer en de toepasselijke datums:

  • Factuurnummer
    
  • De datum waarop de factuur is uitgegeven
    
  • De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, indien deze verschilt van de datum van uitgifte
    

• De verzend- en leveringsgegevens:

  • De verzendmethode en wie de verzendkosten draagt (bijvoorbeeld CIF-voorwaarden)
    
  • Trackingnummers voor verzonden goederen, indien van toepassing
    

• Eventuele aanvullende informatie:

  • Alle relevante algemene voorwaarden met betrekking tot de verkoop, zoals retourbeleid, garanties of serviceovereenkomsten
    
  • Een aanspreekpunt voor eventuele vragen met betrekking tot de factuur
    
  • Als goederen internationaal worden verzonden, informatie over wie verantwoordelijk is voor douanerechten en invoerrechten (dit is meestal de klant)
    

Bewaar digitale kopieën van alle facturen voor je administratie en mogelijke audits. Gebruik boekhoudsoftware die internationale facturatie ondersteunt om facturen te maken die aan alle regels voldoen en om een nauwkeurige administratie bij te houden voor toekomstig gebruik en mogelijke audits.

Fouten op een HMRC-factuur corrigeren

Of het nu gaat om een kleine typefout of een grote fout in het btw-bedrag, door fouten in uitgegeven facturen snel aan te pakken, kun je complicaties voor zowel je klant als de HMRC voorkomen. Zo pak je dit aan.

De fout identificeren

Bepaal de aard en omvang van de fout. Veelvoorkomende problemen zijn fouten bij het factureren van klanten, het toepassen van btw-tarieven, het invoeren van klantgegevens en het dateren van facturen.

Creditnota uitgeven

Met een creditnota wordt de oorspronkelijke factuur geheel of gedeeltelijk geannuleerd. Het moet verwijzen naar het oorspronkelijke factuurnummer en de oorspronkelijke datum. Daarnaast moet het de fout beschrijven, terwijl het gecorrigeerde bedrag of de gecorrigeerde bedragen worden weergegeven. De creditnota moet de gegevens van je bedrijf bevatten, de gegevens van de klant, een uniek creditnotanummer en de informatie die je aanpast. Stuur de creditnota naar je klant om zowel je fout als de correctie officieel te erkennen, inclusief de stappen die je hebt genomen om de situatie te corrigeren.

Een nieuwe factuur uitgeven (indien nodig)

Als de transactie nog steeds geldig is, maar de informatie correctie vereist, maak dan een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer. Om een duidelijk auditspoor te behouden, moet je op de nieuwe factuur vermelden dat deze de oorspronkelijke factuur vervangt. Zorg ervoor dat de nieuwe factuur alle verplichte informatie bevat zoals vereist door HMRC.

Je boekhouding aanpassen

Voer de wijzigingen door in je boekhoudsoftware of grootboeken. Zorg ervoor dat de oorspronkelijke factuur, creditnota en nieuwe factuur allemaal zijn geregistreerd. Meld je aan en pas het aan om de correcties door te voeren.

Al je documentatie bewaren

De HMRC vereist dat bedrijven alle factureringsgegevens gedurende minimaal zes jaar bewaren ter referentie en in geval van een audit. Dit geldt voor originele facturen, creditnota's en gecorrigeerde facturen.

Rekeninghouden met eventuele gevolgen voor de btw-aangifte

Als de fout betrekking heeft op een btw-periode waarvoor je al aangifte hebt gedaan, moet je mogelijk je volgende btw-aangifte aanpassen. Als het een opzettelijke fout was (d.w.z. je hebt HMRC-informatie verzonden waarvan je wist dat deze onjuist was), moet je HMRC rechtstreeks op de hoogte stellen. Dit is hoe deze situaties meestal werken.

• Fouten onder de £ 10.000: je kunt de fout bij je volgende btw-aangifte herstellen.
  
• Fouten tussen £ 10.000 en £ 50.000: je kunt de fout bij je volgende btw-aangifte herstellen als de fout lager is dan £ 50.000 en niet hoger is dan 1% van je omzet.
  
• Fouten van meer dan £ 50.000: je moet de HMRC rechtstreeks op de hoogte stellen.
  

Over het algemeen moet je binnen vier jaar na de oorspronkelijke fout correcties aanbrengen.

HMRC-facturen opslaan en ophalen voor belastingdoeleinden

Als je HMRC-facturen wilt opslaan voor belastingdoeleinden, moet je een georganiseerde administratie bijhouden gedurende minimaal zes jaar. Bedrijven met een btw-registratie moeten hun administratie digitaal opslaan. Zorg ervoor dat alle facturen duidelijk zijn gelabeld met gegevens zoals de datum, het factuurnummer en de naam van de klant. Maak ook regelmatig een back-up van elektronische administratie om gegevensverlies te voorkomen.

Boekhoudsoftware of veilige cloudopslag kan helpen bij de opslag van digitale adminstratie. Stripe Invoicing stelt bedrijven in staat om rechtstreeks vanaf hun platform facturen te maken, te versturen en bij te houden, naast het bieden van veilige digitale administratie van alle facturen. Stripe kan worden geïntegreerd met populaire boekhoudsoftware zoals QuickBooks en Xero om facturen en betalingen te synchroniseren. Daarnaast kun je een uniform systeem voor financieel beheer opzetten waarmee je belastingaangifte kunt doen, rekeningen kunt reconciliëren en facturatieprocedures kunt onderhouden die voldoen aan de HMRC-normen.