His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) är skattemyndigheten i Storbritannien. Den tar emot alla skattebetalningar och ser till att privatpersoner och företag följer skattelagstiftningen. HMRC ser till att företag uppfyller sina skattskyldigheter, till exempel att betala rätt belopp för moms (mervärdesskatt) och inkomstskatt.

HMRC har särskilda regler kring fakturor för att hjälpa företag att följa momsreglerna och säkerställa korrektbokföring. Fakturor måste innehålla vissa uppgifter, till exempel företagets information och hur mycket moms som ingår, i förekommande fall. Genom att följa HMRC:s riktlinjer kan företag undvika straffavgifter, revisioner och andra efterlevnadsproblem.

Nedan förklarar vi vad företag behöver veta om HMRC:s fakturaregler, t.ex. vilka uppgifter en faktura måste innehålla, hur man skapar en faktura med hjälp av bokföringsprogram, hur man korrigerar eventuella fel som uppstår och hur man arkiverar dem på rätt sätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka uppgifter måste finnas på en faktura enligt HMRC:s regler?
  
• Så skapar man en HMRC-faktura med hjälp av bokföringsprogram
  
• Vilka regler gäller för fakturering av internationella kunder?
  
• Så korrigerar man fel på en HMRC-faktura
  
• Så arkiverar och hämtar man HMRC-fakturor för skatteändamål
  

Vilka uppgifter måste finnas på en faktura enligt HMRC:s regler?

För att en faktura ska efterleva HMRC:s riktlinjer måste den innehålla följande information:

• Uppgifter om ditt företag: Namnet på ditt företag, samt adress och kontaktinformation
  
• Kundens uppgifter: Namn och adress på kunden du fakturerar
  
• Det unika fakturanumret: Ett referensnummer för identifiering
  
• Fakturadatum: Datumet då fakturan utfärdas
  
• En beskrivning av varorna eller tjänsterna: En tydlig och korrekt beskrivning av de varor eller tjänster som tillhandahålls
  
• Leveransdatum: Datumet då varorna eller tjänsterna levererades, vilket kan skilja sig från fakturadatumet
  
• Debiterat belopp: Det eller de belopp som ditt företag debiterar kunden, exklusive moms
  
• Momsuppgifter (om ditt företag är momsregistrerat): Ditt momsregistreringsnummer, momssatsen som tillämpas på varorna eller tjänsterna och det momsbelopp som debiteras
  
• Det totala beloppet inklusive moms: Det slutliga belopp som kunden måste betala, inklusive moms
  

Så skapar man en HMRC-faktura med hjälp av bokföringsprogram

Bokföringsprogram kan påskynda processen att skapa fakturor för kunder. Så här skapar du en faktura som uppfyller HRMC:s krav med hjälp av ett bokföringsprogram.

Skapa din företagsprofil

Konfigurera ditt bokföringsprogram med alla dina företagsuppgifter, inklusive företagets namn, adress, kontaktuppgifter och momsregistreringsnummer (om det är momsregistrerat). De flesta programvaruplattformar har en sektion som kallas "Inställningar" eller "Företagsprofil" där du kan ange dessa uppgifter. Dessa data fylls automatiskt i på alla fakturor som du genererar.

Lägg till kundens uppgifter

Gå till avsnittet som kallas "Kunder" eller "Klienter" i din programvara och lägg till kundens uppgifter – namn, adress och kontaktinformation. Den här informationen fylls automatiskt i på fakturorna när de genereras.

Skapa en ny faktura

Gå till avsnittet "Försäljning" eller "Fakturor" och välj "Skapa ny faktura" eller ett liknande alternativ. Programvaran kommer att öppna en ny fakturamall som kommer att ha obligatoriska fält för dig att fylla i.

Ange fakturainformationen

Ange ett unikt fakturanummer. Observera att fakturanummer ska vara sekventiella och inte upprepas. Beroende på programvaran kan dessa nummer också genereras automatiskt. Lägg till fakturadatumet, som är det datum då du utfärdade fakturan, och leveransdatumet, som är det datum då varorna eller tjänsterna tillhandahölls. Om dessa datum skiljer sig åt måste du se till att båda finns med.

Ange en beskrivning av varorna eller tjänsterna

I fältet "Artikel" eller "Beskrivning" anger du en detaljerad beskrivning av de varor eller tjänster som tillhandahölls. Var så specifik som möjligt. Inkludera kvantitet, enhetspris och andra relevanta uppgifter.

Ange pris och moms

Ange priset per produkt eller tjänst och det totala belopp som debiteras för varje radpost. Om ditt företag är momsregistrerat ska du välja rätt momssats. Programvaran ska automatiskt beräkna momsbeloppet baserat på den tillämpade skattesatsen. Visa totalbelopp före moms, totalt momsbelopp och totalt belopp inklusive moms. Se också till att inkludera ditt momsregistreringsnummer på fakturan.

Granska fakturan för att se till att den uppfyller kraven

Kontrollera att all nödvändig information visas korrekt på fakturan. Detta inkluderar uppgifter om ditt företag och kunden, fakturanummer, faktura- och leveransdatum, beskrivning av varorna eller tjänsterna, belopp du debiterar kunden, momsspecifikation och momsregistreringsnummer, i förekommande fall.

Spara och skicka fakturan

När du har kontrollerat att uppgifterna på fakturan är korrekta och uppfyller kraven ska du spara den i programvaran. I de flesta bokföringsprogram kan du skicka fakturan direkt till kunden eller ladda ner den som en PDF för att skicka manuellt. Spara en kopia för eget bruk.

Dokumentera och övervaka betalningar

Använd programvaran för att hålla koll fakturans status (t.ex. skickad, visad, betald, förfallen). Detta hjälper till att hantera kassaflödet och säkerställer uppföljning av obetalda fakturor. Många bokföringsverktyg erbjuder också automatiska påminnelser för obetalda fakturor.

Underhåll dina digitala register

HMRC kräver att momsregistrerade företag för digitala register över sina fakturor i minst sex år. Bokföringsprogram är vanligtvis inställda på att lagra denna information automatiskt för framtida bruk eller för en eventuell revision.

Vilka regler gäller för fakturering av internationella kunder?

När du fakturerar internationella kunder måste du följa både reglerna i ditt hemland och i kundens land. Vissa länder kan ha särskilda krav på vad som ska anges på fakturan, hur den ska formateras (t.ex. om elektroniska fakturor accepteras) och vilket språk fakturan ska vara på. Det finns regionspecifika krav, men här är en översikt över vad de flesta internationella fakturor måste innehålla.

• Uppgifter om ditt företag: Företagets namn, adress, kontaktuppgifter och momsregistreringsnummer eller skatteregistreringsnummer, om tillämpligt
  

• Kundens uppgifter: Kundens fullständiga namn, adress, kontaktinformation och moms- eller skatteregistreringsnummer, om tillämpligt

• En beskrivning av varorna eller tjänsterna:

  • En detaljerad beskrivning av de varor eller tjänster som tillhandahållits
    
  • Om du skickar fysiska produkter ska du ange HS-koder för att klassificera varorna för tulländamål
    

• Valuta och betalningsvillkor:

  • Det totala beloppet som ska betalas
    
  • Om moms tillämpas anger du den tillämpade momssatsen (även om de flesta varor eller tjänster som säljs från Storbritannien till kunder utanför Storbritannien har nollmomssats)
    
  • Valutan som fakturan är utfärdad i (t.ex. GBP, USD, EUR) och eventuella valutakurser som används
    
  • Betalningsvillkor, inklusive förfallodatum, accepterade eller föredragna betalningsmetoder (t.ex. banköverföring, PayPal) och eventuella förseningsavgifter
    

• Fakturanummer och tillämpliga datum:

  • Fakturanummer
    
  • Datumet då fakturan utfärdades
    
  • Datumet då varorna eller tjänsterna tillhandahölls, om det skiljer sig från utfärdandedatumet
    

• Frakt- och leveransuppgifter:

  • Leveransmetod och vem som står för fraktkostnaderna (t.ex. CIF-villkor)
    
  • Spårningsnummer för skickade varor, om tillämpligt
    

• Eventuell ytterligare information:

  • Alla relevanta villkor relaterade till försäljningen, såsom returpolicyer, garantier eller serviceavtal
    
  • En kontaktpunkt för alla frågor relaterade till fakturan
    
  • Om du skickar varor internationellt, information om vem som är ansvarig för tullavgifter och importskatter (detta är vanligtvis kunden)
    

Behåll digitala kopior av alla fakturor i arkiveringssyfte och för potentiella revisioner. Använd bokföringsprogram som stöder internationell fakturering för att hjälpa dig att skapa regelenliga fakturor och föra korrekta register för framtida användning och potentiella revisioner.

Så korrigerar man fel på en HMRC-faktura

Oavsett om det rör sig om ett mindre stavfel eller ett större misstag som påverkar momsbeloppet kan du undvika komplikationer för både kunden och HMRC genom att åtgärda fel på utfärdade fakturor. Så här gör du.

Identifiera felet

Fastställ felets art och omfattning. Vanliga problem inkluderar misstag när man anger beloppet, tillämpar momssatser, anger kunduppgifter och daterar fakturor.

Utfärda en kreditnota

En kreditnota annullerar i praktiken hela eller delar av den ursprungliga fakturan. Den ska hänvisa till det ursprungliga fakturanumret och datumet, och den ska beskriva felet i detalj samtidigt som de korrigerade beloppen visas. Kreditnotan måste innehålla uppgifter om ditt företag, kundens uppgifter, ett unikt kreditnotenummer och den information som du justerar. Ge kreditnotan till din kund för att officiellt bekräfta både ditt fel och korrigeringen, inklusive de åtgärder du har vidtagit för att rätta till situationen.

Utfärda en ny faktura (vid behov)

Om transaktionen fortfarande är giltig, men uppgifterna behöver korrigeras, ska du utfärda en ny faktura med ett nytt fakturanummer. Om du vill ha en tydlig verifieringskedja bör du notera på den nya fakturan att den ersätter den ursprungliga fakturan. Se till att den nya fakturan innehåller all obligatorisk information som krävs av HMRC.

Justera bokföringen

Gör ändringarna i ditt redovisningsprogram eller din huvudbok. Se till att den ursprungliga fakturan, kreditnotan och den nya fakturan har dokumenterats. Logga in och ändra den så att den återspeglar korrigeringarna.

Spara all dokumentation

HMRC kräver att företag behåller alla fakturor i minst sex år som referens och i händelse av en revision. Detta inkluderar originalfakturor, kreditnotor och korrigerade fakturor.

Överväg eventuella konsekvenser för momsdeklarationen

Om felet påverkar en momsperiod för vilken du redan har lämnat in en deklaration kan du behöva justera din nästa momsdeklaration. Om det var ett avsiktligt fel (dvs. att du skickade information till HMRC som du visste var felaktig) måste du meddela HMRC direkt. Så här fungerar vanligtvis dessa situationer.

• Fel under 10 000 GBP: Du kan korrigera felet i nästa momsdeklaration.
  
• Fel mellan 10 000 och 50 000 GBP: Du kan korrigera felet i nästa momsdeklaration om felet understiger 50 000 GBP och inte överstiger 1 % av företagets omsättning.
  
• Fel över 50 000 GBP: Du måste meddela HMRC direkt.
  

I allmänhet måste du göra korrigeringar inom fyra år efter det ursprungliga felet.

Så arkiverar och hämtar man HMRC-fakturor för skatteändamål

För att spara HMRC-fakturor för skatteändamål ska du föra organiserade register i minst sex år. Momsregistrerade företag måste spara bokföringen digitalt. Se till att alla fakturor är tydligt märkta med detaljer som datum, fakturanummer och kundnamn. Säkerhetskopiera också elektroniska uppgifter regelbundet för att förhindra dataförlust.

Bokföringsprogram eller säker molnlagring kan hjälpa till med lagring av digitala register. Stripe Invoicing gör det möjligt för företag att skapa, skicka och spåra fakturor direkt från sin plattform, utöver att tillhandahålla säkra digitala register över alla fakturor. Stripe integrerar med populära bokföringsprogram som QuickBooks och Xero för att synkronisera fakturor och betalningar. Med Stripe Invoicing kan du också skapa ett enhetligt ekonomihanteringssystem från vilket du kan redovisa skatter, stämma av konton och upprätthålla faktureringsrutiner som följer HRMC:s krav.