A HMRC (His Majesty’s Revenue and Customs) é a autoridade tributária de O Reino Unido, responsável por arrecadar tributos e garantir que pessoas e empresas cumpram as leis tributárias. A HMRC garante que empresas cumpram suas responsabilidades fiscais, como pagar o valor correto de imposto sobre valor agregado (IVA) e imposto de renda.

A HMRC tem regras específicas sobre faturamento para ajudar empresas a manter conformidade com IVA e registros corretos. As faturas precisam incluir determinados detalhes, como as informações da empresa e o valor de IVA incluído, quando aplicável. Seguir as diretrizes da HMRC ajuda empresas a evitar multas, auditorias e outros problemas de conformidade.

A seguir, explicamos o que empresas precisam saber sobre faturas da HMRC, incluindo quais informações precisam constar na fatura, como criar uma usando software de contabilidade, como corrigir erros que possam ocorrer e como armazenar faturas corretamente.

O que este artigo aborda?

• Entendendo os requisitos da HMRC para faturas: quais informações devem ser incluídas?
  
• Explorando diferentes tipos de faturas da HMRC
  
• Como criar uma fatura da HMRC usando software de contabilidade
  
• Quais são as regras para faturar clientes internacionais?
  
• Como corrigir erros em uma fatura da HMRC
  
• Como armazenar e recuperar faturas da HMRC para fins tributários
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

Entendendo os requisitos da HMRC para faturas: quais informações devem ser incluídas?

Para que uma fatura esteja em conformidade com as diretrizes da HMRC, ela precisa incluir as seguintes informações:

• Dados da sua empresa: nome da sua empresa, além do endereço e das informações de contato;
  
• Dados do cliente: nome e endereço do cliente ao qual a fatura é emitida;
  
• Número exclusivo da fatura: um número de referência para identificação;
  
• Data da fatura: a data em que a fatura está sendo emitida;
  
• Descrição dos bens ou serviços: uma descrição clara e precisa dos bens ou serviços fornecidos;
  
• Data de fornecimento: a data em que os bens ou serviços foram entregues, que pode ser diferente da data da fatura;
  
• Valor(es) cobrados: o(s) valor(es) que a sua empresa está cobrando do cliente, sem IVA;
  
• Informações de IVA (se a sua empresa estiver registrada para IVA): seu número de cadastro de IVA, a alíquota de IVA aplicada aos bens ou serviços e o valor de IVA cobrado;
  
• Valor total com IVA: o valor final que o cliente precisa pagar, incluindo IVA.
  

Explorando diferentes tipos de faturas da HMRC

Há alguns tipos de faturas da HMRC. Veja como eles se diferenciam.

Faturas pro forma da HMRC

A fatura pro forma da HMRC é um tipo de documento preliminar usado para identificar bens e serviços antes do fornecimento ou antes do vencimento do pagamento. Como alternativa, faturas pro forma podem ser usadas como uma forma de solicitar pagamento antes do fornecimento de bens e serviços.

Embora possam se parecer com faturas comuns, elas não têm valor jurídico para fins tributários, e as regulamentações exigem que sejam claramente identificadas como tal.

Faturas eletrônicas da HMRC

O faturamento eletrônico, em sua forma mais simples, é a transmissão e o armazenamento de faturas. No contexto de faturas com IVA, os reguladores consideram faturas eletrônicas da HMRC os documentos transmitidos e armazenados eletronicamente, sem cópias em papel.

A HMRC está promovendo ativamente o faturamento eletrônico em vários setores em O Reino Unido e começará a exigir faturamento eletrônico para todas as faturas com IVA a partir de 2029. Além de tornar obrigatórias as faturas eletrônicas, a HMRC também está avançando para formatos de fatura estruturados e legíveis por máquina, que se integram com mais facilidade a softwares de contabilidade ou de pagamento.

Outros tipos de faturas da HMRC

Outros tipos de faturas da HMRC incluem faturas simplificadas com IVA, que são documentos simplificados voltados para transações de baixo valor, e faturas de autofaturamento, que são faturas enviadas a um fornecedor com pagamento em acordos específicos entre cliente e fornecedor.

Como criar uma fatura da HMRC usando software de contabilidade

Um software de contabilidade pode acelerar o processo de criação de faturas para clientes. Veja como criar uma fatura da HMRC com software de contabilidade.

Configure o perfil da sua empresa

Configure seu software de contabilidade com todos os dados da empresa, incluindo nome, endereço, informações de contato e número de cadastro de IVA, se houver registro de IVA. A maioria das plataformas de software tem uma seção como “Configurações” ou “Perfil da empresa” para inserir essas informações. Esses dados serão preenchidos automaticamente em todas as faturas geradas.

Adicione as informações do cliente

Acesse a seção “Clientes” do seu software e adicione os dados do cliente, incluindo nome, endereço e informações de contato. Essas informações serão preenchidas automaticamente nas faturas conforme forem geradas.

Crie uma nova fatura

Acesse a seção “Vendas” ou “Faturas” e selecione “Criar nova fatura” ou uma opção semelhante. O software abrirá um novo modelo de fatura com os campos obrigatórios para preenchimento.

Insira o número da fatura

Insira um número da fatura exclusivo, que funciona como um identificador para ajudar clientes, empresas e instituições financeiras a identificar uma fatura específica. Vale lembrar que os números de fatura devem ser sequenciais e não podem se repetir. Além disso, dependendo do software, esses números podem ser gerados automaticamente.

Adicione os detalhes da fatura

Além do número da fatura, a fatura normalmente também inclui outras informações relevantes. Por exemplo, você pode adicionar a data da fatura, que é a data em que ela foi emitida, e a data de fornecimento, que é quando os bens ou serviços foram prestados. Se essas datas forem diferentes, inclua as duas.

Insira uma descrição dos bens ou serviços

No campo “Item” ou “Descrição”, forneça uma descrição detalhada dos bens ou serviços prestados. Seja o mais específico possível. Inclua quantidade, preço unitário e quaisquer outros detalhes relevantes.

Informe preços e IVA

Digite o preço por produto ou serviço e o valor total cobrado por cada item de linha. Se a sua empresa estiver registrada para IVA, selecione a alíquota correta de IVA. O software deve calcular automaticamente o valor do IVA com base na alíquota aplicada. Mostre o valor total antes do IVA, o valor total de IVA e o valor total com IVA. Inclua também o número de cadastro de IVA na fatura.

Revise a fatura para verificar conformidade

Confira se todas as informações obrigatórias aparecem corretamente na fatura. Isso inclui os dados da sua empresa e do cliente, o número da fatura, as datas de emissão e de fornecimento, a descrição dos bens ou serviços, o valor cobrado do cliente, o detalhamento do IVA e o número de cadastro de IVA, quando aplicável.

Salve e envie a fatura

Depois de revisar a fatura quanto à exatidão e à conformidade, salve-a no software. A maioria dos softwares de contabilidade permite enviar a fatura ao cliente diretamente por e-mail ou baixá-la como PDF para envio manual. Mantenha uma cópia para seus registros.

Registre e acompanhe pagamentos

Use o software para acompanhar o status da fatura, por exemplo, enviada, visualizada, paga ou em atraso. Isso ajuda a gerenciar o fluxo de caixa e a garantir acompanhamento de faturas não pagas. Muitas ferramentas de contabilidade também oferecem lembretes automáticos para faturas não pagas.

Mantenha seus registros digitais

A HMRC exige que empresas registradas para IVA mantenham registros digitais de suas faturas por pelo menos seis anos. O software de contabilidade normalmente já vem configurado para armazenar essas informações automaticamente para referência futura ou em caso de auditoria.

Quais são as regras para faturar clientes internacionais?

Ao faturar clientes internacionais, você precisa cumprir dois conjuntos de regulamentações: as do seu país de residência e as do país do cliente. Alguns países podem ter exigências específicas sobre o que incluir na fatura, como formatá-la, por exemplo, se faturas eletrônicas são aceitas, e em que idioma ela deve estar. Embora existam exigências específicas por região, veja uma visão geral do que a maioria das faturas internacionais precisa incluir.

• Dados da sua empresa: Nome da sua empresa, endereço, dados de contato e número de identificação fiscal ou de IVA, quando aplicável
  
• Dados do cliente: Nome completo do cliente, endereço, informações de contato e número de IVA ou ID fiscal, quando aplicável
  
• Descrição dos bens ou serviços:
  
  • Descrição detalhada dos bens ou serviços prestados
    
  • Se você estiver enviando produtos físicos, códigos do Sistema Harmonizado (HS) para classificar os bens para fins aduaneiros
    
• Moeda e condições de pagamento:
  
  • Valor total devido. Informe claramente o valor de qualquer desconto aplicado aos bens ou serviços
    
  • Se o IVA for aplicável, a alíquota de IVA aplicada, embora a maioria dos bens ou serviços vendidos de O Reino Unido para clientes fora de O Reino Unido seja tributada à alíquota zero de IVA
    
  • A moeda em que a fatura é emitida, por exemplo GBP, USD ou EUR, e qualquer taxa de câmbio usada
    
  • As condições de pagamento, incluindo data de vencimento, formas de pagamento aceitas ou preferidas, por exemplo wire transfer e PayPal, e eventuais multas por atraso
    
• Número da fatura e datas aplicáveis:
  
  • Número da fatura
    
  • Data em que a fatura foi emitida
    
  • Data em que os bens ou serviços foram fornecidos, se diferente da data de emissão
    
• Detalhes de envio e entrega:
  
  • Método de envio e quem assume os custos de envio, por exemplo termos CIF
    
  • Números de rastreamento de bens enviados, quando aplicável
    
• Informações adicionais:
  
  • Quaisquer termos e condições relevantes relacionados à venda, como políticas de devolução, garantias ou contratos de serviços
    
  • Um ponto de contato para quaisquer dúvidas relacionadas à fatura
    
  • Se estiver enviando bens internacionalmente, informações sobre quem é responsável por tarifas alfandegárias e impostos de importação, que normalmente é o cliente
    

Mantenha cópias digitais de todas as faturas para seus registros e para possíveis auditorias. Use um software de contabilidade com suporte a faturamento internacional para ajudar a criar faturas em conformidade e manter registros corretos para referência futura e possíveis auditorias.

Como corrigir erros em uma fatura da HMRC

Seja um pequeno erro de digitação ou um erro maior que afete o valor do IVA, resolver erros em faturas emitidas rapidamente pode evitar complicações com o cliente e com a HMRC. Veja como fazer isso.

Identifique o erro

Determine a natureza e a extensão do erro. Problemas comuns incluem erros ao cobrar clientes, ao aplicar alíquotas de IVA, ao inserir dados do cliente e ao definir datas de faturas.

Emita uma nota de crédito

Uma nota de crédito cancela, de forma efetiva, toda ou parte da fatura original. Ela deve fazer referência ao número e à data da fatura original e detalhar o erro, mostrando ao mesmo tempo os valores corrigidos. A nota de crédito deve incluir os dados da sua empresa, os dados do cliente, um número exclusivo da nota de crédito e as informações que estão sendo ajustadas. Forneça a nota de crédito ao cliente para reconhecer oficialmente tanto o erro quanto a correção, incluindo as medidas tomadas para corrigir a situação.

Emita uma nova fatura, se necessário

Se a transação continuar válida, mas exigir informações corrigidas, emita uma nova fatura com um novo número de fatura. Para manter uma trilha de auditoria clara, informe na nova fatura que ela substitui a fatura original. Certifique-se de que a nova fatura inclua todas as informações obrigatórias exigidas pela HMRC.

Ajuste seus registros contábeis

Reflita as mudanças no seu software de contabilidade ou nos seus livros. Garanta que a fatura original, a nota de crédito e a nova fatura estejam registradas. Faça login e faça a alteração para refletir as correções.

Mantenha toda a documentação

A HMRC exige que empresas mantenham todos os registros de faturamento por pelo menos seis anos, para referência própria e em caso de auditoria. Isso inclui faturas originais, notas de crédito e faturas corrigidas.

Considere eventuais implicações na declaração de IVA

Se o erro afetar um período de IVA para o qual você já apresentou uma declaração, talvez seja necessário ajustar sua próxima declaração de IVA. Se tiver sido um erro deliberado, ou seja, se você enviou à HMRC informações que sabia estarem incorretas, será necessário notificar a HMRC diretamente. Veja como essas situações normalmente funcionam.

• Erros abaixo de £ 10.000: você pode ajustar o erro na sua próxima declaração de IVA.
  
• Erros entre £ 10.000 e £ 50.000: você pode ajustar o erro na sua próxima declaração de IVA se o erro estiver abaixo de £ 50.000 e não exceder 1% do seu faturamento.
  
• Erros acima de £ 50.000: você deve notificar a HMRC diretamente.
  

Em geral, as correções precisam ser feitas dentro de quatro anos a partir do erro original.

Como armazenar e recuperar faturas da HMRC para fins tributários

Para armazenar faturas da HMRC para fins tributários, mantenha registros organizados por pelo menos seis anos. Empresas registradas para IVA devem armazenar registros digitalmente. Certifique-se de que todas as faturas estejam claramente identificadas com detalhes como data, número da fatura e nome do cliente. Também faça backup regular dos registros eletrônicos para evitar perda de dados.

Softwares de contabilidade ou armazenamento seguro em nuvem podem ajudar na manutenção de registros digitais. O Stripe Invoicing permite que empresas criem, enviem e acompanhem faturas diretamente na plataforma, além de fornecer registros digitais seguros de todas as faturas. A Stripe se integra a softwares populares de contabilidade, como QuickBooks e Xero, para sincronizar faturas e pagamentos. Ela também permite criar um sistema financeiro unificado a partir do qual você pode declarar impostos, reconciliar contas e manter práticas de faturamento em conformidade com a HMRC.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber — da criação da fatura à cobrança do pagamento. Seja no gerenciamento de faturamento pontual ou de cobrança recorrente, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rápido e a simplificar as operações:

• Automatize contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem precisar programar. A Stripe acompanha automaticamente o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelere o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com tecnologia de IA que ajudam você a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal do cliente de autoatendimento.

• Reduza o trabalho administrativo de back-office: gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobrança por meio de lembretes automáticos e de uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integre aos seus sistemas atuais: o Stripe Invoicing se integra a softwares populares de contabilidade e de planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando você a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a inserção manual de dados.

Saiba mais sobre como a Stripe pode simplificar seu processo de contas a receber ou comece já hoje.