A His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) é a autoridade fiscal no Reino Unido que recolhe impostos e garante que pessoas e empresas sigam as leis fiscais. A HMRC garante que as empresas cumpram suas responsabilidades fiscais, como o pagamento correto do imposto sobre valor agregado (IVA) e do imposto de renda.

A HMRC tem regras específicas sobre o faturamento para ajudar as empresas a preservar a conformidade com o IVA e manter registros precisos. As faturas devem incluir alguns detalhes, como dados da empresa e o valor do IVA incluído, se houver. Seguir as diretrizes da HMRC ajuda as empresas a evitar multas, auditorias e outros problemas de conformidade.

Abaixo, explicamos o que as empresas precisam saber sobre as faturas da HMRC: o que deve constar nas faturas, como criar uma fatura usando um software de contabilidade, como corrigir eventuais erros e como armazená-las corretamente.

Neste artigo:

• Quais dados precisam ser incluídos em uma fatura em conformidade com a HMRC?
  
• Como criar uma fatura da HMRC utilizando um software contábil
  
• Quais são as regras para faturar clientes internacionais?
  
• Como corrigir erros em uma fatura da HMRC
  
• Como armazenar e recuperar faturas da HMRC para fins fiscais
  

Quais dados precisam ser incluídos em uma fatura em conformidade com a HMRC?

Para que uma fatura cumpra as diretrizes da HMRC, ela deve incluir os seguintes dados:

• Os dados da empresa: nome, endereço e dados de contato da empresa
  
• Os dados do cliente: nome e endereço do cliente que você está faturando
  
• O número único da fatura: um número de referência para identificação
  
• A data da fatura: a data de emissão da fatura
  
• Uma descrição dos produtos ou serviços: uma descrição clara e precisa dos produtos ou serviços fornecidos
  
• A data de fornecimento: a data de entrega dos produtos ou serviços, que pode ser diferente da data da fatura
  
• Os valores cobrados: os valores que a empresa está cobrando do cliente, excluindo IVA
  
• Os dados de IVA (se a sua empresa estiver registrada no IVA): o seu número de cadastro de IVA, a alíquota de IVA aplicada aos produtos ou serviços e o valor do IVA cobrado
  
• O valor total, incluindo IVA: o valor final que o cliente precisa pagar, incluindo IVA
  

Como criar uma fatura da HMRC utilizando um software contábil

Um software de contabilidade pode acelerar o processo de criação de faturas para os clientes. Veja como criar uma fatura da HMRC com um software de contabilidade.

Configure seu perfil comercial

Configure seu software de contabilidade com todos os dados da empresa, incluindo nome, endereço, dados de contato e número de cadastro de IVA da empresa (se ela estiver registrada no IVA). A maioria das plataformas de software tem uma seção "Configurações" ou "Perfil da empresa" onde você pode inserir esses dados. Esses dados serão preenchidos automaticamente em todas as faturas geradas.

Adicione os dados do cliente

Acesse a seção "Clientes" do software e adicione os dados do cliente: nome, endereço e dados de contato. Esses dados serão preenchidos automaticamente nas faturas geradas.

Crie uma fatura

Acesse a seção "Vendas" ou "Faturas" e selecione "Criar fatura" ou uma opção similar. O software abrirá um novo modelo de fatura com campos obrigatórios para você preencher.

Insira os dados da fatura

Insira um número de fatura único. Os números das faturas devem ser sequenciais e não repetidos. Além disso, dependendo do software, esses números podem ser gerados automaticamente. Adicione a data da fatura, que é a data em que você emitiu a fatura, e a data de fornecimento, que é quando os produtos ou serviços foram fornecidos. Se essas datas diferirem, inclua ambas.

Insira uma descrição dos produtos ou serviços

No campo "Item" ou "Descrição", descreva detalhadamente os produtos ou serviços fornecidos. Seja o mais específico possível. Inclua a quantidade, o preço unitário e outros dados relevantes.

Especifique o preço e o IVA

Insira o preço por produto ou serviço e o valor total cobrado em cada item de linha. Se a sua empresa tiver registro de IVA, selecione a alíquota de IVA correta. O software deve calcular automaticamente o valor do IVA com base na alíquota aplicada. Mostre o valor total antes do IVA, o valor total do IVA e o valor total, incluindo o IVA. Não deixe de incluir também o seu número de cadastro de IVA na fatura.

Revise a fatura para validar a conformidade

Verifique se todos os dados necessários estão exibidos corretamente na fatura. Isso inclui os dados da empresa e do cliente, o número da fatura, as datas da fatura e do fornecimento, a descrição dos produtos ou serviços, o valor cobrado do cliente, a discriminação do IVA e o número de cadastro do IVA, se houver.

Salve e envie a fatura

Depois de revisar a exatidão e conformidade da fatura, salve-a no software. A maioria dos softwares de contabilidade permite enviar a fatura diretamente ao cliente por e-mail ou baixá-la como um PDF para envio manual. Guarde uma cópia para seus registros.

Registre e acompanhe os pagamentos

Use o software para acompanhar o status da fatura (por exemplo, enviada, visualizada, paga, vencida). Isso ajuda a gerenciar o fluxo de caixa e garante o acompanhamento das faturas não pagas. Muitas ferramentas contábeis também oferecem lembretes automáticos sobre faturas não pagas.

Mantenha seus registros digitais

A HMRC exige que as empresas registradas no IVA mantenham registros digitais de suas faturas por pelo menos seis anos. Normalmente, os softwares de contabilidade são configurados para armazenar automaticamente esses dados para referência futura ou no caso de uma auditoria.

Quais são as regras para faturar clientes internacionais?

Quando fatura clientes internacionais, você precisa cumprir os regulamentos do seu país de residência e os do país do seu cliente. Alguns países podem ter requisitos específicos sobre o que incluir na fatura, como formatá-la (por exemplo, se as faturas eletrônicas são aceitas) e em qual idioma ela deve estar. Embora haja requisitos específicos para cada região, esta é uma visão geral do que a maioria das faturas internacionais deve conter.

• Os dados da empresa: nome, endereço, dados de contato e número de IVA ou de identificação fiscal da sua empresa, se houver
  

• Os dados do cliente: nome completo, endereço, dados de contato e IVA ou ID fiscal do cliente, se houver

• Uma descrição dos produtos ou serviços:

  • Descrição detalhada dos produtos ou serviços prestados
    
  • Se você estiver enviando produtos físicos, inclua os códigos do sistema harmonizado (SH) para classificar os produtos para fins alfandegários
    

• A moeda e as condições de pagamento:

  • O valor total devido
    
  • Se houver tributação de IVA, a alíquota de IVA aplicada (embora a maioria dos produtos ou serviços vendidos do Reino Unido para clientes fora do Reino Unido tenham alíquota zero de IVA)
    
  • A moeda na qual a fatura é emitida (por exemplo, GBP, USD, EUR) e as taxas de câmbio utilizadas
    
  • As condições de pagamento, incluindo a data de vencimento, formas de pagamento aceitas ou preferidas (por exemplo, wire transfer, PayPal) e eventuais multas por atraso no pagamento
    

• O número da fatura e as datas aplicáveis:

  • Número da fatura
    
  • Data de emissão da fatura
    
  • Data em que os produtos ou serviços foram fornecidos, se diferente da data de emissão
    

• Os dados de envio e entrega:

  • Forma de entrega e quem arca com os custos de envio (por exemplo, termos CIF)
    
  • Números de rastreamento dos produtos enviados, se houver
    

• Qualquer dado adicional:

  • Quaisquer termos e condições relevantes relacionados à venda, como políticas de devolução, garantias ou contratos de serviço
    
  • Ponto de contato para qualquer dúvida relacionada à fatura
    
  • Para envio internacional de produtos, dados sobre quem é responsável pelas taxas alfandegárias e impostos de importação (normalmente é o cliente)
    

Mantenha cópias digitais de todas as faturas para seus registros e possíveis auditorias. Use um software de contabilidade que aceite faturamento internacional para criar faturas em conformidade e manter registros precisos para futuras referências e possíveis auditorias.

Como corrigir erros em uma fatura da HMRC

Seja um erro de digitação menor ou uma falha grave que altere o valor do IVA, corrigir rapidamente os erros nas faturas emitidas pode prevenir complicações para o cliente e para a HMRC. Veja como fazer isso.

Identifique o erro

Determine a natureza e a extensão do erro. Os problemas comuns incluem erros na cobrança de clientes, na aplicação das alíquotas de IVA, na inserção dos dados dos clientes e nas datas das faturas.

Emita uma nota de crédito

Uma nota de crédito cancela toda ou parte da fatura original. Ela deve fazer referência ao número e à data da fatura original e deve detalhar o erro, exibindo os valores corrigidos. A nota de crédito precisa incluir os dados da sua empresa, os dados do cliente, um número de nota de crédito único e os dados corrigidos. Forneça a nota de crédito ao cliente para reconhecer oficialmente o erro e sua correção, incluindo as etapas tomadas para corrigir a situação.

Emita uma nova fatura (se necessário)

Se a transação ainda for válida, mas exigir dados corrigidos, emita uma nova fatura com um novo número de fatura. Para manter uma trilha de auditoria clara, observe na nova fatura que ela está substituindo a original. Verifique se a nova fatura contém todos os dados obrigatórios exigidos pela HMRC.

Ajuste seus registros contábeis

Reflita as alterações em seu software de contabilidade ou livros contábeis. Verifique se a fatura original, a nota de crédito e a nova fatura estão registradas. Faça login e registre as correções efetuadas.

Guarde toda a documentação

A HMRC exige que as empresas mantenham todos os registros de faturamento por pelo menos seis anos para sua referência e no caso de uma auditoria. A documentação a ser retida inclui faturas originais, notas de crédito e faturas corrigidas.

Considere as implicações da devolução de IVA

Se o erro afetar um período de IVA para o qual você já enviou uma declaração, pode ser necessário ajustar a próxima declaração de IVA. Se a ocorrência for um erro intencional (ou seja, você enviou dados à HMRC que sabia estarem incorretos), será preciso notificar diretamente a HMRC. Veja como essas situações normalmente funcionam.

• Erros abaixo de £ 10.000: você pode ajustar o erro na próxima declaração de IVA.
  
• Erros entre £ 10.000 e £ 50.000: você pode ajustar o erro na sua próxima declaração de IVA se o erro for inferior a £ 50.000 e não exceder 1% do seu faturamento.
  
• Erros acima de £ 50.000: você deverá notificar a HMRC diretamente.
  

Geralmente, você deve fazer correções dentro de quatro anos do erro original.

Como armazenar e recuperar faturas da HMRC para fins fiscais

Para armazenar faturas da HMRC para finalidades fiscais, você deve manter registros organizados por pelo menos seis anos. Empresas registradas no IVA devem armazenar registros no formato digital. Verifique se todas as faturas estão claramente rotuladas com detalhes como data, número da fatura e nome do cliente. Além disso, faça backup de registros eletrônicos regularmente para evitar a perda de dados.

O software de contabilidade ou armazenamento seguro na nuvem pode ajudar com o armazenamento de registros digitais. O Stripe Billing permite que as empresas criem, enviem e rastreiem faturas diretamente de sua plataforma, além de fornecer registros digitais seguros de todas as faturas. A Stripe se integra a softwares de contabilidade populares, como QuickBooks e Xero, para sincronizar faturas e pagamentos. Além disso, permite criar um sistema unificado de gestão financeira que você pode usar para declarar impostos, reconciliar contas e manter práticas de faturamento em conformidade com a HMRC.