His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) ist die Steuerbehörde des Vereinigten Königreichs (UK), die Steuern einzieht und dafür sorgt, dass Menschen und Unternehmen die Steuergesetze einhalten. HMRC stellt sicher, dass Unternehmen ihren steuerlichen Pflichten nachkommen, z. B. durch die Zahlung der korrekten Umsatzsteuer (USt.) und Einkommensteuer.

HMRC verlangt bei der Rechnungsstellung die Befolgung bestimmter Regeln, die Unternehmen dabei helfen, die Umsatzsteuergesetze einzuhalten und korrekte Aufzeichnungen zu führen. Rechnungen müssen demnach bestimmte Angaben etwa zum Unternehmen oder ggf. zur Höhe der Mehrwertsteuer enthalten. Die Einhaltung der HRMC-Richtlinien hilft Unternehmen, Bußgelder, Steuerprüfungen und Konformitätsverstöße zu vermeiden.

Hier wird erklärt, was Unternehmen über HMRC-Rechnungen wissen sollten: welche Angaben Rechnungen enthalten müssen, wie man Rechnungen mit Buchhaltungssoftware erstellt, wie Fehler korrigiert werden und wie Rechnungen ordnungsgemäß gespeichert werden.

Inhalt

• Pflichtangaben auf HMRC-konformen Rechnungen
  
• HMRC-Rechnungsstellung mit Buchhaltungsprogrammen
  
• Rechnungen an Kunden im Ausland
  
• Fehlerkorrektur
  
• Speicherung und Abruf von HMRC-Rechnungen für Steuerzwecke
  

Pflichtangaben auf HMRC-konformen Rechnungen

Rechnungen müssen laut HMRC-Vorgaben folgende Informationen enthalten:

• Firmendaten: Firmenname, Adresse und Kontaktinformationen
  
• Kundendaten: Kundenname und -adresse
  
• Eindeutige Rechnungsnummer: Rechnungsnummer
  
• Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird
  
• Beschreibung der Waren bzw. Dienstleistungen: Eine eindeutige Beschreibung der gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen
  
• Lieferdatum: Das Datum, an dem die Waren bzw. Dienstleistungen geliefert wurden (kann vom Rechnungsdatum abweichen)
  
• Betrag: Der Rechnungsbetrag ohne USt.
  
• Umsatzsteuerausweis (sofern Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist): Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der Umsatzsteuersatz und der Umsatzssteuerbetrag
  
• Gesamtbetrag inkl. USt.: Der endgültige Betrag einschl. USt.
  

HMRC-Rechnungsstellung mit Buchhaltungsprogrammen

Mit einer Buchhaltungssoftware lässt sich die Rechnungsstellung beschleunigen. So erstellen Sie HMRC-Rechnungen mit einer Buchhaltungssoftware:

Unternehmensprofil einrichten

Richten Sie Ihre Unternehmensdaten wie Firmenname, Adresse, Kontaktinformationen und USt-IdNr. (sofern umsatzsteuerpflichtig) in der Buchhaltungssoftware ein. In den meisten Programme gibt es einen Abschnitt wie „Einstellungen“ oder „Unternehmensprofil“, wo Sie diese Angaben eintragen können. Die Daten werden automatisch in alle weiteren Rechnungen aufgenommen.

Kundendaten einpflegen

Gehen Sie zum Abschnitt „Kunden“ und nehmen Sie Kundeninformationen wie Name, Adresse und Kontaktinformationen auf. Diese Angaben werden automatisch in alle weiteren Rechnungen aufgenommen.

Neue Rechnung erstellen

Gehen Sie auf „Verkäufe“ oder „Rechnungen“ und wählen Sie „Neue Rechnung erstellen“ oder eine vergleichbare Option. Die Software öffnet eine neue Rechnungsvorlage mit Pflichtfeldern, die Sie ausfüllen müssen.

Rechnungsinformationen eingeben

Geben Sie eine eindeutige Rechnungsnummer ein. Beachten Sie, dass Rechnungsnummern fortlaufend sein müssen und sich nicht wiederholen dürfen. Je nach Software können diese Nummern auch automatisch generiert werden. Fügen Sie das Rechnungsdatum hinzu, an dem Sie die Rechnung ausgestellt haben, und das Lieferdatum, an dem die Waren geliefert bzw. Leistungen erbracht wurden. Wenn diese Daten voneinander abweichen, sollten Sie beide angeben.

Produkt-/Leistungsbeschreibung eingeben

Geben Sie im Feld „Artikel“ oder „Beschreibung“ eine detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren bzw. Leistungen an. Seien Sie dabei so konkret wie möglich. Geben Sie die Menge, den Stückpreis und alle anderen relevanten Details an.

Preise und USt. angeben

Geben Sie den Stückpreis der Produkte bzw. Leistungen und den Gesamtbetrag für jeden Posten ein. Wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, wählen Sie den korrekten Umsatzsteuersatz. Die Software sollte den USt.-Betrag automatisch auf der Grundlage des geltenden Satzes berechnen. Weisen Sie den Gesamtbetrag vor USt., den USt.-Betrag und den Gesamtbetrag einschließlich USt. aus. Vergessen Sie nicht, auf der Rechnung auch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.

Rechnung prüfen

Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Informationen korrekt auf der Rechnung angezeigt werden. Dazu gehören Firmen- und Kundeninformationen, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Lieferdatum, Produkt-/Leistungsbeschreibung, Rechnungsbetrag, USt.-Aufstellung und ggf. die USt-IdNr.

Rechnung speichern und versenden

Wenn Sie die Rechnung auf Richtigkeit und Regeltreue überprüft haben, speichern Sie sie in der Software. Bei den meisten Buchhaltungsprogrammen können Sie Rechnungen direkt per E-Mail versenden oder als PDF herunterladen, um sie per Post zu versenden. Bewahren Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen auf.

Zahlungen erfassen und verfolgen

Verwenden Sie die Software, um den aktuellen Stand der Rechnung im Blick zu behalten (z. B. gesendet, angesehen, bezahlt, überfällig). Dies hilft bei der Steuerung Ihres Cashflows und stellt die Bearbeitung unbezahlter Rechnungen sicher. Viele Buchhaltungsprogramme ermöglichen auch automatische Erinnerungen an unbezahlte Rechnungen.

Digitale Unterlagen führen

Laut HMRC müssen USt.-pflichtige Unternehmen digitale Rechnungsbelege mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Buchhaltungsprogramme sind in der Regel so konfiguriert, dass sie automatisch für zukünftige Verwendungen oder Steuerprüfungen gespeichert werden.

Rechnungen an Kunden im Ausland

Bei der Rechnungsstellung an Auslandskunden müssen Sie sich sowohl an die Vorschriften Ihres Wohnsitzlandes als auch an die Vorschriften des Kundenlandes halten. Manche Länder stellen bestimmte Anforderungen an den Inhalt, das Format (etwaige Annahme elektronischer Rechnungen) und die Sprache von Rechnungen. Es gibt zwar durchaus regionale Unterschiede; hier dennoch ein Überblick über die Anforderungen der meisten Länder:

• Firmenangaben: Name, Adresse, Kontaktdaten und ggf. die USt.- oder Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens
  

• Kundendaten: Vollständiger Name, Adresse, Kontaktinformationen und ggf. die USt.- oder Steueridentifikationsnummer

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen:

  • Eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Waren bzw. Leistungen
    
  • Beim Versand physischer Waren die HS-Codes zur zollrechtlichen Einstufung
    

• Währung und Zahlungsbedingungen:

  • Fälliger Gesamtbetrag
    
  • Ggf. der USt.-Satz (wobei auf die meisten Waren und Dienstleistungen, die aus dem Vereinigten Königreich ins Ausland verkauft werden, 0 % USt.) anfallen
    
  • Rechnungswährung (z. B. GBP, USD, EUR) und Wechselkurse
    
  • Zahlungsbedingungen einschließlich Fälligkeitsdatum, akzeptierter/bevorzugter Zahlungsmethoden (z. B. Banküberweisung oder PayPal) und etwaiger Säumniszuschläge
    

• Rechnungsnummer und Daten:

  • Rechnungsnummer
    
  • Rechnungsdatum
    
  • Lieferdatum, sofern es vom Rechnungsdatum abweicht
    

• Versand- und Lieferdaten:

  • Versandart und Versandkostenübernahme (z. B. CIF-Konditionen)
    
  • Ggf. Sendungsverfolgungsnummern
    

• Zusätzliche Angaben:

  • Alle für den Verkauf relevanten Geschäftsbedingungen wie Rückgaberichtlinien, Garantien oder Servicevereinbarungen
    
  • Ansprechpartner bei Fragen zur Rechnung
    
  • Beim internationalen Warenversand: Zuständigkeit für Zollabgaben und Einfuhrsteuern (diese liegt meist beim Kunden bzw. der Kundin)
    

Bewahren Sie digitale Kopien aller Rechnungen für Ihre Unterlagen und mögliche Steuerprüfungen auf. Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, die die internationale Rechnungsstellung unterstützt. So halten Sie geltende Vorschriften ein und führen genaue Aufzeichnungen für spätere Verwendungen und mögliche Audits.

Fehlerkorrektur

Wenn Sie Tipp- und andere Fehler, die sich auf den USt.-Betrag auswirken, auf ausgestellten Rechnungen rechtzeitig korrigieren, können Sie Kundenkomplikationen und Schwierigkeiten mit der britischen Steuerbehörde vermeiden. Darauf sollten Sie achten:

Fehler ermitteln

Bestimmen Sie die Art und das Ausmaß des Fehlers. Häufig treten Fehler bei der Abrechnung, der Anwendung von USt.-Sätzen, der Eingabe von Kundendaten und der Datierung von Rechnungen auf.

Stornorechnung ausstellen

Mit einer Stornorechnung wird die ursprüngliche Rechnung ganz oder teilweise storniert. Darin sollten Sie die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum nennen, den Fehler genau beschreiben und den korrekten Betrag ausweisen. Die Stornorechnung muss Angaben zu Ihrem Unternehmen, Kundeninformationen, eine eindeutige Stornorechnungsnummer und die berichtigten Angaben enthalten. Durch die Vorlage von Stornorechnungen bestätigen Sie offiziell Ihren Fehler und dessen Korrektur sowie etwaige Gegenmaßnahmen.

Ggf. neue Rechnung ausstellen

Wenn die Transaktion noch gültig ist, aber korrigierte Angaben erfordert, stellen Sie eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer aus. Um Missverständnisse zu vermeiden, geben Sie auf der neuen Rechnung an, dass diese die ursprüngliche Rechnung ersetzt. Vergewissern Sie sich, dass die neue Rechnung alle HMRC-Pflichtangaben enthält.

Buchführung anpassen

Nehmen Sie die Änderungen in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Hauptbuch auf. Stellen Sie sicher, dass die ursprüngliche Rechnung, die Stornorechnung und die neue Rechnung erfasst werden. Melden Sie sich an und übernehmen Sie die Änderungen.

Sämtliche Nachweise aufbewahren

Die britische Steuerbehörde verlangt, dass Unternehmen ihre Rechnungsnachweise mindestens sechs Jahre lang für etwaige Steuerprüfungen aufbewahren. Dazu gehören Originalrechnungen, Stornorechnungen und korrigierte Rechnungen.

Mögliche Folgen der USt.-Erklärung bedenken

Wenn der Fehler einen Zeitraum betrifft, für den Sie bereits eine USt.-Erklärung eingereicht haben, müssen Sie ggf. Ihre nächste USt.-Erklärung anpassen. Wenn es sich um einen vorsätzlichen Fehler handelt (etwa weil Sie wissentlich falsche Angaben gemacht haben), müssen Sie die britische Steuerbehörde direkt benachrichtigen. So läuft das Verfahren in der Regel ab:

• Fehlbetrag <10.000 GBP: Sie können den Fehler in der nächsten Umsatzsteuererklärung korrigieren.
  
• Fehlbetrag 10.000–50.000 GBP: Sie können den Fehler in der nächsten Umsatzsteuererklärung korrigieren, wenn er weniger als 50.000 GBP beträgt liegt und 1 % Ihres Umsatzes nicht überschreitet.
  
• Fehlbetrag >50.000 GBP: Sie müssen HMRC direkt benachrichtigen.
  

In der Regel müssen Sie Korrekturen innerhalb von vier Jahren nach dem ursprünglichen Fehler vornehmen.

Speicherung und Abruf von HMRC-Rechnungen für Steuerzwecke

Für Steuerzwecke sollten HMRC-Rechnungen mindestens sechs Jahre lang in einem strukturierten Format aufbewahrt werden. USt.-pflichtige Unternehmen müssen Nachweise digital speichern. Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen wichtige Angaben wie Datum, Rechnungsnummer und Kundenname enthalten. Sichern Sie Ihre elektronische Nachweise regelmäßig, um Datenverluste zu vermeiden.

Buchhaltungsprogramme und sichere Cloudspeicher können bei der Speicherung digitaler Nachweise helfen. Mit Stripe Invoicing können Unternehmen Rechnungen direkt von ihrer Plattform aus erstellen, versenden und verfolgen und Nachweise sicher digital speichern. Stripe lässt sich in gängige Buchhaltungsprogramme wie QuickBooks und Xero einbinden, um Rechnungen und Zahlungen zu synchronisieren. Außerdem erhalten Sie so ein einheitliches Finanzmanagementsystem, mit dem Sie Steuern erklären, Konten abgleichen und die HRMC-Rechnungsanforderungen erfüllen können.