Die britische Steuer- und Zollbehörde (HMRC) ist die Steuerbehörde im Vereinigten Königreich (UK), die Steuern einzieht und dafür sorgt, dass Privatpersonen und Unternehmen die Steuergesetze einhalten. Die HMRC stellt sicher, dass Unternehmen ihren steuerlichen Verpflichtungen nachkommen, beispielsweise durch die Zahlung des korrekten Betrags an Umsatzsteuer (Umsatzsteuer) und Einkommensteuer.

Die HMRC verlangt bei der Rechnungsstellung die Befolgung bestimmter Regeln, die Unternehmen dabei helfen, die Umsatzsteuergesetze einzuhalten und korrekte Aufzeichnungen zu führen. Rechnungen müssen demnach bestimmte Angaben etwa zum Unternehmen oder ggf. zur Höhe der Umsatzsteuer enthalten. Die Einhaltung der HRMC-Richtlinien hilft Unternehmen, Bußgelder, Steuerprüfungen und Konformitätsverstöße zu vermeiden.

Im Folgenden erläutern wir, was Unternehmen über HMRC-Rechnungen wissen müssen, beispielsweise welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, wie man eine solche Rechnung mit einer Buchhaltungssoftware erstellt, wie etwaige Fehler korrigiert werden und wie Rechnungen ordnungsgemäß aufzubewahren sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Anforderungen an HMRC-Rechnungen: Welche Angaben müssen enthalten sein?
  
• Die verschiedenen Arten von HMRC-Rechnungen
  
• HMRC-Rechnungsstellung mit Buchhaltungsprogrammen
  
• Rechnungen an Kundinnen und Kunden im Ausland
  
• Fehlerkorrektur
  
• Speicherung und Abruf von HMRC-Rechnungen für Steuerzwecke
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Anforderungen an HMRC-Rechnungen: Welche Angaben müssen enthalten sein?

Damit eine Rechnung den Vorgaben von HMRC entspricht, muss sie die folgenden Informationen enthalten:

• Angaben zum Unternehmen: Name, Anschrift, Kontaktdaten Ihres Unternehmens
  
• Angaben zur Kundin bzw. zum Kunden: Name und Adresse der Kundin oder des Kunden, der bzw. dem die Rechnung gestellt wird
  
• Eindeutige Rechnungsnummer: Eine Referenznummer zur Identifikation
  
• Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird
  
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Eine klare und genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
  
• Liefer- bzw. Leistungsdatum: Das Datum, an dem die Waren geliefert oder die Dienstleistungen erbracht wurden; dieses kann vom Rechnungsdatum abweichen
  
• Berechneten Beträge: Die Beträge, die Ihr Unternehmen der Kundin oder dem Kunden in Rechnung stellt, ohne Umsatzsteuer (USt.)
  
• Umsatzsteuerausweis (falls Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist): Ihre USt.-Identifikationsnummer, der auf die Waren oder Dienstleistungen angewandte Umsatzsteuersatz sowie der berechnete Umsatzsteuerbetrag
  
• Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer: Der Endbetrag, den die Kundin oder der Kunde zu zahlen hat, einschließlich Umsatzsteuer (USt.)
  

Die verschiedenen Arten von HMRC-Rechnungen

Es gibt verschiedene Arten von HMRC-Rechnungen. Hier erfahren Sie, worin sie sich unterscheiden.

Proforma-HMRC-Rechnungen

Eine Proforma-HMRC-Rechnung ist eine Art vorläufiges Dokument, das dazu dient, Waren und Dienstleistungen zu erfassen, bevor diese geliefert werden oder die Zahlung fällig wird. Alternativ können Proforma-Rechnungen auch dazu verwendet werden, eine Zahlung anzufordern, bevor Waren und Dienstleistungen geliefert werden.

Sie mögen zwar wie reguläre Rechnungen aussehen, haben sie steuerlich keine Rechtskraft und die Vorschriften schreiben vor, dass Proforma-Rechnungen eindeutig als solche gekennzeichnet sein müssen.

Elektronische HMRC-Rechnungen

Elektronische Rechnungsstellung ist in ihrer einfachsten Form die Übermittlung und Speicherung von Rechnungen. Im Zusammenhang mit Rechnungen zur Umsatzsteuer betrachten die Aufsichtsbehörden elektronische HMRC-Rechnungen als Dokumente, die elektronisch übermittelt und gespeichert werden, ohne dass Papierkopien erstellt werden.

Die HMRC fördert aktiv die elektronische Rechnungsstellung in verschiedenen Branchen im Vereinigten Königreich und wird ab 2029 das Mandat für E-Invoicing für alle Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis vorschreiben. Neben dem Mandat für E-Invoicing strebt die HMRC zudem strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsformate an, die sich leichter in Buchhaltungs- oder Zahlungssoftware integrieren lassen.

Weitere Arten von HMRC-Rechnungen

Zu den weiteren Arten von HMRC-Rechnungen zählen vereinfachte Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis, bei denen es sich um vereinfachte Dokumente für Transaktionen mit geringem Wert handelt, sowie Selbstabrechnungsrechnungen, also Rechnungen, die von der Kundin/vom Kunden an die Lieferantin/den Lieferanten ausgestellt wird, basierend auf spezifischen Vereinbarungen zwischen beiden Parteien.

HMRC-Rechnungsstellung mit Buchhaltungsprogrammen

Buchhaltungssoftware kann die Erstellung von Rechnungen für Kundinnen und Kunden beschleunigen. So erstellen Sie mit einer Buchhaltungssoftware eine HMRC-Rechnung.

Richten Sie Ihr Unternehmensprofil ein

Richten Sie Ihre Unternehmensdaten wie Firmenname, Adresse, Kontaktinformationen und USt-IdNr. (sofern umsatzsteuerpflichtig) in der Buchhaltungssoftware ein. In den meisten Programme gibt es einen Abschnitt wie „Einstellungen“ oder „Unternehmensprofil“, wo Sie diese Angaben eintragen können. Die Daten werden automatisch in alle weiteren Rechnungen aufgenommen.

Fügen Sie die Kundendaten hinzu

Gehen Sie in Ihrer Software zum Abschnitt „Kundinnen/Kunden“ oder „Klienten“ und geben Sie die Kundendaten ein, darunter Name, Adresse und Kontaktdaten. Diese Angaben werden bei der Rechnungserstellung automatisch in die Rechnungen übernommen.

Erstellen Sie eine neue Rechnung

Gehen Sie auf „Verkäufe“ oder „Rechnungen“ und wählen Sie „Neue Rechnung erstellen“ oder eine vergleichbare Option. Die Software öffnet eine neue Rechnungsvorlage mit Pflichtfeldern, die Sie ausfüllen müssen.

Geben Sie die Rechnungsnummer ein

Geben Sie eine eindeutige Rechnungsnummer ein; dabei handelt es sich im Wesentlichen um eine Kennung, die Kundinnen und Kunden, Unternehmen und Finanzinstitute dabei hilft, eine bestimmte Rechnung zu identifizieren. Bitte beachten Sie, dass Rechnungsnummern fortlaufend sein sollten und nicht wiederholt werden dürfen. Je nach Software können diese Nummern zudem automatisch generiert werden.

Fügen Sie Rechnungsdetails hinzu

Neben der Rechnungsnummer enthalten Rechnungen in der Regel auch weitere relevante Angaben. So können Sie beispielsweise das Rechnungsdatum, also das Datum, an dem Sie die Rechnung ausgestellt haben, sowie das Leistungsdatum, also den Zeitpunkt, zu dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert bzw. erbracht wurden, angeben. Falls diese Daten voneinander abweichen, sollten Sie unbedingt beide angeben.

Geben Sie eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen ein

Geben Sie im Feld „Artikel“ oder „Beschreibung“ eine detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren bzw. Leistungen an. Seien Sie dabei so konkret wie möglich. Geben Sie die Menge, den Stückpreis und alle anderen relevanten Details an.

Geben Sie die Preise und die Umsatzsteuer an

Geben Sie den Stückpreis der Produkte bzw. Leistungen und den Gesamtbetrag für jeden Posten ein. Wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, wählen Sie den korrekten Umsatzsteuersatz. Die Software sollte den USt.-Betrag automatisch auf der Grundlage des geltenden Satzes berechnen. Weisen Sie den Gesamtbetrag vor USt., den USt.-Betrag und den Gesamtbetrag einschließlich USt. aus. Vergessen Sie nicht, auf der Rechnung auch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.

Überprüfen Sie die Rechnung auf Compliance

Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Informationen korrekt auf der Rechnung angezeigt werden. Dazu gehören Firmen- und Kundeninformationen, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Lieferdatum, Produkt-/Leistungsbeschreibung, Rechnungsbetrag, USt.-Aufstellung und ggf. die USt-IdNr.

Speichern und versenden Sie die Rechnung

Nachdem Sie die Rechnung auf Richtigkeit und Compliance geprüft haben, speichern Sie sie in der Software. Bei den meisten Buchhaltungsprogrammen haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung direkt per E-Mail an die Kundinnen und Kunden zu senden oder sie als PDF-Datei herunterzuladen, um sie manuell zu versenden. Bewahren Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen auf.

Erfassen und verfolgen Sie Zahlungen

Verwenden Sie die Software, um den Status der Rechnung zu verfolgen (z. B. versendet, eingesehen, bezahlt, überfällig). Dies hilft bei der Verwaltung des Cashflows und gewährleistet die Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen. Viele Buchhaltungstools bieten zudem automatische Erinnerungsfunktion für unbezahlte Rechnungen an.

Führen Sie Ihre digitalen Unterlagen

Die HMRC verlangt von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, dass sie ihre Rechnungen mindestens sechs Jahre lang in digitaler Form aufbewahren. Buchhaltungssoftware ist in der Regel so eingerichtet, dass diese Informationen automatisch gespeichert werden, damit sie später abgerufen werden können oder im Falle einer Prüfung zur Verfügung stehen.

Rechnungen an Kundinnen und Kunden im Ausland

Bei der Rechnungsstellung an internationale Kundinnen und Kunden müssen Sie zwei Regelwerke beachten: die Ihres Wohnsitzlandes und die des Landes Ihrer Kundin bzw. Ihres Kunden. In einigen Ländern gelten möglicherweise spezifische Vorgaben hinsichtlich der auf der Rechnung anzugebenden Informationen, der Formatierung (z. B. ob elektronische Rechnungen akzeptiert werden) und der Sprache, in der die Rechnung verfasst sein muss. Auch wenn es regionsspezifische Anforderungen gibt, finden Sie hier einen Überblick über die Angaben, die die meisten internationalen Rechnungen enthalten müssen.

• Angaben zum Unternehmen: Name, Anschrift, Kontaktdaten sowie gegebenenfalls USt.-Identifikationsnummer oder Steuernummer Ihres Unternehmens
  
• Angaben zur Kundin bzw. zum Kunden: Vollständiger Name, Anschrift, Kontaktdaten sowie gegebenenfalls USt.-Identifikationsnummer oder Steueridentifikationsnummer der Kundin bzw. des Kunden
  
• Eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen:
  
  • Eine detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
    
  • Wenn Sie physische Produkte versenden, die HS-Codes (Harmonisiertes System) zur zollrechtlichen Einstufung der Waren
    
• Währung und Zahlungsbedingungen:
  
  • Fällige Gesamtbetrag. Geben Sie den Wert etwaiger Rabatte auf die Waren oder Dienstleistungen deutlich an.
    
  • Falls Umsatzsteuer anfällt, den geltenden Umsatzsteuersatz (wobei die meisten Waren oder Dienstleistungen, die aus dem Vereinigten Königreich an Kundinnen und Kunden außerhalb des Vereinigten Königreichs verkauft werden, umsatzsteuerfrei sind)
    
  • Die Währung, in der die Rechnung ausgestellt wird (z. B. GBP, USD, EUR), sowie die verwendeten Wechselkurse
    
  • Die Zahlungskonditionen, einschließlich des Fälligkeitstermins, der akzeptierten oder bevorzugten Zahlungsmethoden (z. B. Überweisung, PayPal) sowie etwaiger Verzugsgebühren
    
• Rechnungsnummer und relevante Daten:
  
  • Rechnungsnummer
    
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung
    
  • Das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen erbracht wurden, sofern dieses vom Ausstellungsdatum abweicht
    
• Informationen zu Versand und Lieferung:
  
  • Die Versandart und wer die Versandkosten trägt (z. B. CIF-Bedingungen)
    
  • Tracking-Nummer der Sendung für versandte Waren, falls zutreffend
    
• Weitere Informationen:
  
  • Alle relevanten Geschäftsbedingungen im Zusammenhang mit dem Verkauf, wie z. B. Rückgabebedingungen, Gewährleistungen oder Rahmenverträge
    
  • Ein Ansprechpartner für alle Fragen zur Rechnung
    
  • Bei internationalem Versand Informationen darüber, wer für Zollgebühren und Einfuhrsteuern verantwortlich ist (in der Regel ist dies die Kundin bzw. der Kunde)
    

Bewahren Sie digitale Kopien aller Rechnungen für Ihre Unterlagen und mögliche Steuerprüfungen auf. Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, die die internationale Rechnungsstellung unterstützt. So halten Sie geltende Vorschriften ein und führen genaue Aufzeichnungen für spätere Verwendungen und mögliche Audits.

Fehlerkorrektur

Unabhängig davon, ob es sich um einen kleinen Tippfehler oder einen schwerwiegenden Fehler handelt, der sich auf den Umsatzsteuerbetrag auswirkt, kann die rechtzeitige Behebung von Fehlern bei ausgestellten Rechnungen Komplikationen mit Ihren Kundinnen und Kunden sowie der HMRC verhindern. So gehen Sie dabei vor.

Identifizieren Sie Fehler

Bestimmen Sie die Art und das Ausmaß des Fehlers. Häufig treten Fehler bei der Abrechnung, der Anwendung von USt.-Sätzen, der Eingabe von Kundendaten und der Datierung von Rechnungen auf.

Stellen Sie eine Stornorechnung aus

Mit einer Stornorechnung wird die ursprüngliche Rechnung ganz oder teilweise storniert. Darin sollten Sie die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum nennen, den Fehler genau beschreiben und den korrekten Betrag ausweisen. Die Stornorechnung muss Angaben zu Ihrem Unternehmen, Kundeninformationen, eine eindeutige Stornorechnungsnummer und die berichtigten Angaben enthalten. Durch die Vorlage von Stornorechnungen bestätigen Sie offiziell Ihren Fehler und dessen Korrektur sowie etwaige Gegenmaßnahmen.

Stellen Sie eine neue Rechnung aus (falls erforderlich)

Wenn die Transaktion noch gültig ist, aber korrigierte Angaben erfordert, stellen Sie eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer aus. Um Missverständnisse zu vermeiden, geben Sie auf der neuen Rechnung an, dass diese die ursprüngliche Rechnung ersetzt. Vergewissern Sie sich, dass die neue Rechnung alle HMRC-Pflichtangaben enthält.

Passen Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen an

Übernehmen Sie die Änderungen in Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihren Buchhaltungsunterlagen. Stellen Sie sicher, dass die ursprüngliche Rechnung, die Stornorechnung und die neue Rechnung alle erfasst sind. Melden Sie sich an und passen Sie die Daten entsprechend an, um die Korrekturen zu berücksichtigen.

Bewahren Sie alle Unterlagen auf

Die britische Steuerbehörde verlangt, dass Unternehmen ihre Rechnungsnachweise mindestens sechs Jahre lang für etwaige Steuerprüfungen aufbewahren. Dazu gehören Originalrechnungen, Stornorechnungen und korrigierte Rechnungen.

Berücksichtigen Sie etwaige Auswirkungen auf die Umsatzsteuererklärung

Wenn sich der Fehler auf einen Umsatzsteuerzeitraum bezieht, für den Sie bereits eine Steuererklärung eingereicht haben, müssen Sie möglicherweise Ihre nächste Umsatzsteuererklärung anpassen. Handelte es sich um einen vorsätzlichen Fehler (d. h., Sie haben der HMRC bewusst falsche Informationen übermittelt), müssen Sie die HMRC direkt benachrichtigen. So werden solche Situationen in der Regel gehandhabt.

• Fehlbetrag <10.000 GBP: Sie können den Fehler in der nächsten Umsatzsteuererklärung korrigieren.
  
• Fehlbetrag 10.000–50.000 GBP: Sie können den Fehler in der nächsten Umsatzsteuererklärung korrigieren, wenn er weniger als 50.000 GBP beträgt und 1 % Ihres Umsatzes nicht überschreitet.
  
• Fehlbetrag >50.000 GBP: Sie müssen die HMRC direkt benachrichtigen.
  

In der Regel müssen Sie Korrekturen innerhalb von vier Jahren nach dem ursprünglichen Fehler vornehmen.

Speicherung und Abruf von HMRC-Rechnungen für Steuerzwecke

Um HMRC-Rechnungen für steuerliche Zwecke aufzubewahren, sollten Sie Ihre Unterlagen mindestens sechs Jahre lang geordnet aufbewahren. Unternehmen, die Umsatzsteuer zahlen, müssen ihre Unterlagen digital speichern. Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen deutlich mit Angaben wie Datum, Rechnungsnummer und Kundenname gekennzeichnet sind. Erstellen Sie außerdem regelmäßig Sicherungskopien der elektronischen Unterlagen, um Datenverluste zu vermeiden.

Buchhaltungssoftware oder sicherer Cloud-Speicher können bei der digitalen Archivierung von Belegen helfen. Mit Stripe Invoicing können Unternehmen Rechnungen direkt über die Plattform erstellen, versenden und nachverfolgen und erhalten zudem sichere digitale Aufzeichnungen aller Rechnungen. Stripe lässt sich in gängige Buchhaltungsprogramme wie QuickBooks und Xero integrieren, um Rechnungen und Zahlungen abzugleichen. Außerdem können Sie damit ein einheitliches Finanzmanagementsystem aufbauen, über das Sie Steuererklärungen erstellen, Konten abgleichen und HRMC-konforme Rechnungsstellungspraktiken einhalten können.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – vom Erstellen der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Unabhängig davon, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, hilft Stripe Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Debitorenbuchhaltung vereinfachen kann oder starten Sie noch heute.