英国税务与海关总署 (HMRC) 是英国的税务机关，负责征收税款并确保个人和企业遵守税法。HMRC 确保企业履行其税务责任，例如支付正确金额的增值税 (VAT) 和所得税。

HMRC 针对账单制定了具体规则，帮助企业保持 VAT 合规性并维护准确的记录。账单必须包含某些详细信息，例如企业信息和（如适用）包含的增值税金额。遵循 HMRC 的指南可以帮助企业避免罚款、审计和其他合规问题。

以下将解释企业需要了解的 HMRC 账单内容，包括账单必须包含的内容、如何使用会计软件生成账单、如何纠正错误以及如何妥善存储账单。

目录

• HMRC 合规账单需要包含哪些信息？
  
• 如何使用会计软件生成 HMRC 账单
  
• 针对国际客户开账单的规则是什么？
  
• 如何纠正 HMRC 账单中的错误？
  
• 如何存储和检索 HMRC 账单以用于税务目的
  

HMRC 合规账单需要包含哪些信息？

为了符合 HMRC 的指南，账单必须包含以下信息：

• 您的企业信息： 包括您的企业名称、地址和联系方式。
  
• 客户信息： 您开具账单的客户的名称和地址。
  
• 唯一的账单编号： 用于识别的参考编号。
  
• 账单日期： 开具账单的日期。
  
• 商品或服务的描述： 提供的商品或服务的清晰准确的描述。
  
• 供应日期： 商品或服务交付的日期，这可能与账单日期不同。
  
• 收取的金额： 您向客户收取的金额，不包括增值税。
  
• 增值税信息（如果您的企业已注册 VAT）： 包括您的 VAT 注册号、应用于商品或服务的增值税率，以及收取的增值税金额。
  
• 包含增值税的总金额： 客户需要支付的最终金额，包括增值税。
  

如何使用会计软件生成 HMRC 账单

会计软件可以加快为客户生成账单的流程。以下是使用会计软件生成 HMRC 账单的方法：

设置您的企业资料

在会计软件中输入所有企业详细信息，包括企业名称、地址、联系方式，以及（如果已注册 VAT）VAT 注册号。大多数软件平台在“设置”或“公司资料”部分提供输入这些信息的选项。这些数据会自动填充到您生成的所有账单中。

添加客户信息

进入软件的“客户”或“客户信息”部分，添加客户的详细信息，包括名称、地址和联系方式。这些信息会在生成账单时自动填充。

创建新账单

进入“销售”或“账单”部分，选择“创建新账单”或类似选项。软件将打开一个新账单模板，其中会有需要填写的必填字段。

输入账单详情

输入唯一的账单编号。注意，账单编号应是连续的且不重复。根据软件的不同，这些编号可能是自动生成的。填写账单日期（开具账单的日期）以及供应日期（提供商品或服务的日期）。如果这两个日期不同，请确保同时包含。

输入商品或服务的描述

在“项目”或“描述”字段中，提供所提供商品或服务的详细描述。尽可能具体，包括数量、单价以及其他相关详细信息。

指定价格和增值税 (VAT)

输入每种产品或服务的单价以及每项的总金额。如果您的企业已注册 VAT，请选择正确的增值税税率。软件应根据所选税率自动计算 VAT 金额。在账单中显示不含 VAT 的总金额、VAT 总金额以及包含 VAT 的总金额。还需确保在账单上包含您的 VAT 注册号。

检查账单是否合规

确认账单上所有必需的信息均正确显示。这包括您的企业和客户的详细信息、账单编号、账单日期和供应日期、商品或服务的描述、您向客户收取的金额、VAT 细目以及 VAT 注册号（如适用）。

保存并发送账单

在检查账单的准确性和合规性后，将其保存到软件中。大多数会计软件允许您直接通过电子邮件将账单发送给客户，或者下载为 PDF 手动发送。为记录保留一份副本。

记录和跟踪付款

利用软件跟踪账单状态（例如，已发送、已查看、已支付、逾期）。这有助于管理现金流并确保跟进未支付的账单。许多会计工具还提供未支付账单的自动提醒功能。

维护数字记录

HMRC 要求注册 VAT 的企业保存账单的数字记录至少六年。会计软件通常会自动存储这些信息，以便将来参考或在需要审计时使用。

针对国际客户开账单的规则是什么？

为国际客户开账单时，您必须遵守所在国家的规定以及客户所在国家的规定。某些国家可能对账单的内容、格式（例如是否接受电子账单）以及语言有特定要求。尽管各地区要求可能不同，但以下是大多数国际账单需要包含的内容概述：

• 您的企业信息： 您企业的名称、地址、联系方式以及 VAT 或纳税人识别号（如适用）。
  

• 客户信息： 客户的全名、地址、联系方式以及 VAT 或税号（如适用）。

• 商品或服务的描述：

  • 提供的商品或服务的详细描述。
    
  • 如果您运输实物商品，请提供协调系统 (HS) 编码以用于海关分类。
    

• 货币和付款条款：

  • 应支付的总金额。
    
  • 如果适用 VAT，请注明所用的 VAT 税率（尽管从英国出口到英国以外客户的大多数商品或服务为零税率）。
    
  • 账单所用的货币（例如，GBP、USD、EUR）以及所用的汇率（如适用）。
    
  • 付款条款，包括到期日、接受或首选的付款方式（例如电汇、PayPal）以及任何迟付款罚金。
    

• 账单编号和相关日期：

  • 账单编号
    
  • 账单开具日期。
    
  • 商品或服务的提供日期（如果与开具日期不同）。
    

• 运输和交付信息：

  • 运输方式以及谁承担运输费用（例如 CIF 条款）。
    
  • 货物的追踪号码（如适用）。
    

• 其他信息：

  • 与销售相关的任何条款和条件，例如退货政策、质保或服务协议。
    
  • 针对账单相关查询的联系人信息。
    
  • 如果国际运输商品，请提供谁负责关税和进口税的信息（通常为客户）。
    

请为记录和潜在的审计保留所有账单的数字副本。使用支持国际账单功能的会计软件，可以帮助您创建合规账单并为将来参考和潜在审计保持准确记录。

如何纠正 HMRC 账单中的错误？

无论是小的拼写错误还是影响增值税金额的重大错误，及时处理已开具账单中的错误，可以避免与客户和 HMRC 之间的复杂问题。如何才能做到这一点。

识别错误

确定错误的性质和范围。常见问题包括向客户收费时的错误、应用增值税税率的错误、输入客户信息的错误以及账单日期的错误。

开具贷项通知单

贷项通知单可以有效地取消原始账单的全部或部分内容。贷项通知单应引用原始账单的编号和日期，并详细说明错误，同时显示更正后的金额。贷项通知单必须包括您企业的信息、客户的信息、唯一的贷项通知单编号，以及您正在调整的信息。将贷项通知单提供给客户，以正式确认错误和更正，包括您为纠正问题所采取的措施。

开具新账单（如有必要）

如果交易仍然有效但需要更正信息，请开具一份新的账单，并使用新的账单编号。为保持清晰的审计记录，请在新账单上注明其是替代原始账单的文件。确保新账单包含 HMRC 要求的所有必要信息。

调整会计记录

在您的会计软件或账簿中反映这些更改。确保记录原始账单、贷项通知单和新账单。登录并修改以反映这些更正。

保留所有文件

HMRC 要求企业保留所有账单记录至少六年，以供参考和审计之用。这包括原始账单、贷项通知单以及更正后的账单。

考虑增值税申报的影响

如果错误影响了您已提交的增值税申报期，则可能需要在下次增值税申报时进行调整。如果是故意错误（即您向 HMRC 提交了您明知不正确的信息），您需要直接通知 HMRC。以下是典型处理方式：

• 错误金额低于 10,000 英镑： 您可以在下次增值税申报中调整错误。
  
• 错误金额在 10,000 至 50,000 英镑之间： 如果错误低于 50,000 英镑且不超过营业额的 1%，您可以在下次增值税申报中调整错误。
  
• 错误金额超过 50,000 英镑： 您必须直接通知 HMRC。
  

通常情况下，您必须在原始错误发生后的四年内进行更正。

如何存储和检索 HMRC 账单以用于税务目的

为了税务目的存储 HMRC 账单，您应将记录有条理地保存至少六年。注册增值税的企业必须以数字方式存储记录。确保所有账单清晰标注日期、账单编号和客户名称等详细信息。定期备份电子记录，以防数据丢失。

会计软件或安全的云存储可以帮助数字记录的存储。Stripe Invoicing 允许企业直接在其平台上创建、发送和跟踪账单，同时提供所有账单的安全数字记录。Stripe 能与流行的会计软件（如 QuickBooks 和 Xero）集成，以同步账单和付款。它还可以帮助您建立统一的财务管理系统，用于报税、对账，以及保持符合 HMRC 要求的账单实践。