La Agencia de Impuestos y Aduanas de Su Majestad (HMRC) es la autoridad fiscal del Reino Unido que recauda impuestos y garantiza el cumplimiento de las leyes fiscales por parte de los particulares y las empresas. La HMRC garantiza que las empresas cumplan con sus responsabilidades fiscales, como el pago del monto correcto del impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto a las ganancias.

La HMRC tiene normas específicas en torno a la facturación para ayudar a las empresas a cumplir con el IVA y mantener registros precisos. Las facturas deben incluir ciertos detalles, como la información de la empresa y la cantidad de IVA incluido, si corresponde. Seguir las pautas de la HMRC ayuda a las empresas a evitar multas, auditorías y otros problemas de cumplimiento.

A continuación, explicaremos qué deben saber las empresas sobre las facturas de la HMRC, qué información deben incluir las facturas, cómo crear una utilizando software de contabilidad, cómo corregir cualquier error que ocurra y cómo almacenar correctamente las facturas.

¿Qué contiene este artículo?

• Requisitos de facturas de la HMRC: ¿qué información debe incluirse?
  
• Diferentes tipos de facturas de la HMRC
  
• Cómo crear una factura de la HMRC con un software de contabilidad
  
• ¿Cuáles son las reglas para facturar a clientes internacionales?
  
• Cómo corregir errores en una factura de la HMRC
  
• Cómo almacenar y recuperar facturas de la HMRC a efectos fiscales
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

Requisitos de facturas de la HMRC: ¿qué información debe incluirse?

Para que una factura cumpla con las pautas de la HMRC, debe incluir la siguiente información:

• Los datos de tu empresa: el nombre de tu empresa, junto con su dirección e información de contacto
  
• Los datos del cliente: el nombre y la dirección del cliente al que facturas
  
• El número único de factura: un número de referencia para la identificación
  
• La fecha de la factura: la fecha de emisión de la factura
  
• Una descripción de los bienes o servicios: una descripción clara y precisa de los bienes o servicios suministrados
  
• La fecha de suministro: la fecha en que se entregaron los bienes o servicios, que puede ser diferente de la fecha de la factura
  
• El/los importe/s cobrado/s: los importes que tu empresa cobra al cliente, sin IVA
  
• La información sobre el IVA (si tu empresa está registrada a efectos de IVA): tu número de registro de IVA, la tasa de IVA aplicada a los bienes o servicios y el importe del IVA cobrado
  
• El importe total con IVA incluido: el importe final que el cliente tiene que pagar, IVA incluido
  

Diferentes tipos de facturas de la HMRC

Existen varios tipos de facturas de la HMRC. A continuación, presentamos las diferencias.

Facturas proforma de la HMRC

Una factura proforma de la HMRC es un tipo de documento preliminar que se utiliza para identificar bienes y servicios antes de que se entreguen o se deba realizar el pago. De forma alternativa, las facturas proforma pueden utilizarse como método para solicitar un pago antes de que se suministren los bienes y servicios.

Aunque pueden parecer facturas normales, no tienen peso legal a efectos fiscales, y lasregulaciones exigen que las facturas proforma estén claramente marcadas como tales.

Facturas electrónicas de la HMRC

Facturación electrónica, en su forma más simple, es la transmisión y almacenamiento de facturas. En el contexto de las facturas de IVA, los reguladores consideran que las facturas electrónicas de la HMRC son documentos que se transmiten y almacenan de forma electrónica sin copias en papel.

La HMRC está promoviendo de forma activa la facturación electrónica en varios sectores del Reino Unido y comenzará a exigir la facturación electrónica para todas las facturas de IVAa partir de 2029. Además de exigir facturas electrónicas, la HMRC también está avanzando hacia formatos de factura estructurados y legibles por máquina que se puedan integrar más fácilmente con software contable o de pago.

Otros tipos de facturas de la HMRC

Otros tipos de facturas de la HMRC incluyen las facturas simplificadas de IVA, que son documentos simplificados destinados a transacciones de bajo valor, y las facturas de autofacturación, que son facturas enviadas a un proveedor con pago por disposiciones específicas entre un cliente y un proveedor.

Cómo crear una factura de la HMRC con un software de contabilidad

El software de contabilidad puede acelerar el proceso de crear facturas para los clientes. A continuación, te mostramos cómo crear una factura de la HMRC con software contable.

Configura el perfil de tu empresa

Configura tu software de contabilidad con todos los datos de tu empresa, incluido el nombre, la dirección, la información de contacto y el número de identificación fiscal (si está registrada a efectos del IVA). La mayoría de las plataformas de software tienen una sección de «Configuración» o «Perfil de la empresa» donde puedes ingresar esta información. Estos datos se completarán automáticamente en todas las facturas que generes.

Agrega la información del cliente

Ve a la sección «Clientes» de tu software y añade los datos del cliente, incluido nombre, dirección e información de contacto. Esta información aparecerá automáticamente en las facturas a medida que se generen.

Crea una nueva factura

Ve a la sección «Ventas» o «Facturas» y selecciona «Crear nueva factura» o una opción similar. El software abrirá una nueva plantilla de factura que tendrá campos obligatorios que deberás completar.

Introduce el número de factura

Ingresa un único número de factura, que es un designador que ayuda a los clientes, las empresas y las instituciones financieras a identificar un factura específica. Ten en cuenta que los números de factura deben ser secuenciales y no deben repetirse. Además, en función del software, estos números pueden generarse automáticamente.

Agrega datos de la factura

Además del número de factura, las facturas suelen tener otra información relevante. Por ejemplo, también puedes agregar la fecha de la factura, que es la fecha en que emitiste la factura, y la fecha de suministro, que es cuando se prestaron los bienes o servicios. Si estas fechas difieren, asegúrate de incluir ambas.

Ingresa una descripción de los bienes o servicios

En el campo «Artículo» o «Descripción», proporciona una descripción detallada de los bienes o servicios que se suministraron. Sé lo más específico posible. Incluye la cantidad, el precio unitario y cualquier otro detalle relevante.

Especifica el precio y el IVA

Ingresa el precio por producto o servicio y el importe total cobrado por cada ítem. Si tu empresa está registrada a efectos del IVA, selecciona la tasa de IVA correcta. El software debería calcular automáticamente el importe del IVA en función de la tasa aplicada. Muestra el importe total sin IVA, el importe total del IVA y el importe total con IVA incluido. Asegúrate también de incluir tu número de identificación fiscal en la factura.

Revisa la factura para verificar que cumpla con los requisitos

Verifica que toda la información requerida se muestre correctamente en la factura. Estos datos incluyen los datos de tu empresa y del cliente, el número de factura, las fechas de facturación y suministro, la descripción de los bienes o servicios, el importe que le cobras al cliente, el desglose del IVA y el número de registro de IVA, si corresponde.

Guarda y envía la factura

Una vez que hayas revisado la factura para comprobar su exactitud y cumplimiento de la normativa, guárdala en el software. La mayoría de los software de contabilidad te permiten enviar directamente por correo electrónico la factura al cliente o descargar un PDF para enviarla de forma manual. Guarda una copia para tus registros.

Registra y realiza un seguimiento de los pagos

Utiliza el software para hacer un seguimiento del estado de la factura (p. ej., enviada, vista, pagada, vencida). Esto ayuda a gestionar el flujo de caja y garantiza el seguimiento de facturas impagas. Muchas herramientas contables también ofrecen recordatorios automáticos para facturas impagas.

Lleva registros digitales

La HMRC exige a las empresas registradas a efectos del IVA que mantengan registros digitales de sus facturas durante al menos seis años. El software de contabilidad suele estar configurado para almacenar esta información automáticamente para referencia futura o en caso de auditoría.

¿Cuáles son las reglas para facturar a clientes internacionales?

Al facturar a clientes internacionales, debes cumplir dos conjuntos de regulaciones: las del país de residencia y las del país del cliente. Algunos países pueden tener requisitos específicos sobre qué incluir en la factura, cómo formatearla (p. ej., si se aceptanfacturas electrónicas) y en qué idioma debe realizarse. Aunque existen requisitos específicos por región, te mostramos un resumen de lo que la mayoría de las facturas internacionales deben incluir.

• Los datos de tu empresa: el nombre, la dirección, los datos de contacto y el número de identificación fiscal o de IVA de tu empresa, si corresponde
  
• Los datos del cliente: el nombre completo, la dirección, los datos de contacto y el número de identificación fiscal o a efectos del IVA del cliente, si corresponde
  
• Una descripción de los bienes o servicios:
  
  • Una descripción detallada de los bienes o servicios prestados
    
  • Si envías productos físicos, Códigos del Sistema Armonizado (HS) para clasificar laos bienes con fines aduaneros
    
• La moneda y las condiciones de pago:
  
  • La cantidad total adeudada. Indica con claridad el valor de cualquier descuento aplicado a los bienes o servicios.
    
  • Si se aplica el IVA, la tarifa de IVA aplicada (aunque la mayoría de los bienes o servicios vendidos desde el Reino Unido a clientes fuera del Reino Unido tienen IVA con tasa cero)
    
  • La moneda en la que se emite la factura (p. ej., GBP, USD, EUR) y los tipos de cambio utilizados
    
  • Las condiciones de pago, incluida la fecha límite, los métodos de pago aceptados o preferidos (p. ej., transferencia electrónica,PayPal) y cualquier penalización por pago atrasado
    
• El número de factura y las fechas aplicables:
  
  • Número de factura
    
  • La fecha en que se emitió la factura
    
  • La fecha en que se proporcionaron los bienes o servicios, si es diferente de la fecha de emisión
    
• Los detalles de envío y entrega:
  
  • El método de envío y quién asume los gastos de envío (p. ej., condiciones de CIF)
    
  • Números de seguimiento de los productos enviados, si corresponde
    
• Cualquier información adicional:
  
  • Todos los términos y condiciones correspondientes relacionados con la venta, como políticas de devolución, garantías o contratos de servicio
    
  • Un punto de contacto para cualquier consulta relacionada con la factura
    
  • Si se realizan envíos internacionales de mercancías, información sobre quién es responsable de los derechos de aduana y los impuestos de importación (suele ser el cliente)
    

Guarda copias digitales de todas las facturas para tus registros y posibles auditorías. Utiliza un software de contabilidad compatible con la facturación internacional para ayudarte a crear facturas que cumplan con los requisitos y mantener registros precisos para futuras referencias y posibles auditorías.

Cómo corregir errores en una factura de la HMRC

Ya sea un pequeño error tipográfico o un error grave que afecta al importe del IVA, corregir errores en facturas emitidas de forma oportuna puede prevenir complicaciones con tu cliente y con la HMRC. A continuación, te explicamos cómo hacerlo.

Identifica el error

Determina la naturaleza y el alcance del error. Entre los problemas más comunes, se encuentran errores al cobrar a los clientes, aplicar los tipos de IVA, introducir los datos de los clientes y poner fecha a las facturas.

Emite una nota de crédito

Una nota de crédito cancela efectivamente la totalidad o parte de la factura original. Debe hacer referencia al número y la fecha de la factura original, y debe detallar el error y mostrar los importes corregidos. La nota de crédito debe incluir los datos de tu empresa, los datos del cliente, un número de nota de crédito único y la información que estás corrigiendo. Proporciona la nota de crédito a tu cliente para que reconozca oficialmente tanto tu error como la corrección, incluidas las medidas que has tomado para corregir la situación.

Emite una nueva factura (si es necesario)

Si la transacción sigue siendo válida, pero requiere información corregida, emite una nueva factura con un nuevo número de factura. Para mantener un registro de auditoría claro, deja una nota en la nueva factura que indique que está reemplazando a la factura original. Asegúrate de que la nueva factura incluya toda la información obligatoria requerida por la HMRC.

Ajusta tus registros contables

Refleja los cambios en tu software de contabilidad o libros mayores. Asegúrate de que la factura original, la nota de crédito y la nueva factura estén todas registradas. Inicia sesión y corrige los errores para reflejar las correcciones.

Conserva toda tu documentación

La HMRC exige que las empresas conserven todos los registros de facturación durante al menos seis años para su referencia y en caso de auditoría. Esto incluye facturas originales, notas de crédito y facturas corregidas.

Considera las implicaciones de la devolución del IVA

Si el error afecta a un período de IVA para el que ya hayas presentado una declaración, es posible que debas ajustar tu siguiente declaración de IVA. Si fue un error deliberado (es decir, si enviaste información a la HMRC que sabías que era incorrecta), tendrás que notificar directamente a la HMRC. A continuación, te explicamos qué se suele hacer en estas situaciones.

• Errores inferiores a £ 10,000: puedes corregir el error en tu próxima declaración de IVA.
  
• Errores entre £ 10,000 y £ 50,000: puedes ajustar el error en tu próxima declaración de IVA si el error es inferior a £ 50,000 y no supera el 1 % de tu facturación.
  
• Errores superiores a £ 50,000: debes notificar directamente a HMRC.
  

Por lo general, debes realizar las correcciones dentro de los cuatro años posteriores al error original.

Cómo almacenar y recuperar facturas de la HMRC a efectos fiscales

Para almacenar facturas de la HMRC a efectos fiscales, deberías mantener registros organizados durante al menos seis años. Las empresas registradas en el IVA debenalmacenar registros digitales. Asegúrate de que todas las facturas estén claramente etiquetadas con detalles como la fecha, el número de factura y el nombre del cliente. Además, haz copias de seguridad periódicas de los registros electrónicos para evitar la pérdida de datos.

El software de contabilidad o el almacenamiento seguro en la nube pueden ayudar con el almacenamiento digital de registros. Stripe Invoicing permite a las empresas crear, enviar y hacer un seguimiento de las facturas directamente desde su plataforma, además de proporcionar registros digitales seguros de todas las facturas. Stripe se integra en un software de contabilidad popular, como QuickBooks y Xero, para sincronizar facturas y pagos. También te permite crear un sistema unificado de gestión financiera desde el que puedes declarar impuestos,reconciliar cuentas y mantener prácticas de facturación conformes a la HRMC.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica tu proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra en el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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