His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC; Recettes et douanes de Sa Majesté) est l’autorité fiscale du Royaume-Uni (RU) chargée de percevoir les impôts et de veiller à ce que les particuliers et les entreprises respectent la législation fiscale. La HMRC s’assure que les entreprises s’acquittent de leurs obligations fiscales, telles que le paiement du montant correct de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et de l’impôt sur le revenu.

La HMRC a mis en place des règles spécifiques en matière de facturation afin d’aider les entreprises à respecter la TVA et à tenir des registres exacts. Les factures doivent inclure certains détails, tels que les informations sur l’entreprise et le montant de la TVA incluse, le cas échéant. Le respect des directives de la HMRC permet aux entreprises d’éviter les amendes, les audits et autres problèmes de conformité.

Nous vous expliquons ci-dessous ce que les entreprises doivent savoir au sujet des factures HMRC : quelles informations elles doivent contenir, comment en créer une à l’aide d’un logiciel de comptabilité, comment corriger les erreurs éventuelles et comment les conserver correctement.

Contenu de l’article

• Comprendre les exigences de la HMRC en matière de facturation : quelles informations doivent y figurer?
  
• Découverte des différents types de factures émises par la HMRC
  
• Comment créer une facture HMRC à l’aide d’un logiciel de comptabilité
  
• Quelles sont les règles de facturation des clients internationaux?
  
• Comment corriger les erreurs sur une facture  HMRC
  
• Comment stocker et récupérer les factures HMRC à des fins fiscales
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Comprendre les exigences de la HMRC en matière de facturation : quelles informations doivent y figurer?

Pour qu’une facture soit conforme aux directives de la HMRC, elle doit comporter les informations suivantes :

• Les coordonnées de votre entreprise : le nom de votre entreprise, ainsi que son adresse et ses coordonnées
  
• Les coordonnées du client : le nom et l’adresse du client que vous facturez
  
• Le numéro de facture unique : un numéro de référence pour l’identification
  
• La date de la facture : la date d’émission de la facture
  
• Une description des biens ou services : une description claire et précise des biens ou services fournis
  
• La date de livraison : la date à laquelle les biens ou services ont été livrés, qui peut être différente de la date de facturation
  
• Le(s) montant(s) facturé(s) : le(s) montant(s) facturé(s) par votre entreprise au client, hors TVA
  
• Les informations relatives à la TVA (si votre entreprise est inscrite à la TVA) : votre numéro d’inscription à la TVA, le taux de TVA appliqué aux biens ou services et le montant de TVA facturé
  
• Le montant total incluant la TVA : le montant final à payer par le client, TVA incluse
  

Découverte des différents types de factures HMRC

Il existe plusieurs types de factures HMRC. Voici en quoi elles diffèrent.

Factures pro forma de la HMRC

Une facture pro forma de la HMRC est un type de document préliminaire utilisé pour identifier des biens et des services avant leur livraison ou avant que le paiement ne soit dû. Les factures pro forma peuvent également servir à demander un paiement avant la livraison des biens et la prestation des services.

Même si elles peuvent ressembler à des factures classiques, elles n’ont aucune valeur juridique sur le plan fiscal, et la réglementation impose que les factures pro forma soient clairement identifiées comme telles.

Factures électroniques HMRC

La facturation électronique, dans sa forme la plus simple, consiste à transmettre et à stocker des factures. Dans le cadre des factures de TVA, les autorités de régulation considèrent les factures électroniques HMRC comme des documents transmis et stockés par voie électronique, sans copie papier.

La HMRC encourage activement la facturation électronique dans divers secteurs au Royaume-Uni et exigera la facturation électronique pour toutes les factures soumises à la TVA à partir de 2029. Parallèlement à cette obligation, la HMRC s’oriente également vers des formats de facturation structurés et lisibles par machine, qui s’intègrent plus facilement aux logiciels de comptabilité ou de paiement.

Autres types de factures HMRC

Parmi les autres types de factures HMRC, on trouve les factures de TVA simplifiées, qui sont des documents allégés destinés aux transactions de faible valeur, ainsi que les factures d’autofacturation, qui sont des factures envoyées à un fournisseur accompagnées d’un paiement dans le cadre d’accords spécifiques conclus entre un client et un fournisseur.

Comment créer une facture émise par la HMRC à l’aide d’un logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité peut accélérer le processus de création des factures destinées aux clients. Voici comment créer une facture HMRC à l’aide d’un logiciel de comptabilité.

Configurez votre profil d’entreprise

Configurez votre logiciel comptable avec toutes les informations relatives à votre entreprise, y compris son nom, son adresse, ses coordonnées et son numéro d’inscription à la TVA (si elle est inscrite à la TVA). La plupart des plateformes logicielles disposent d’une section « Paramètres » ou « Profil de l’entreprise » où vous pouvez saisir ces informations. Ces données apparaîtront automatiquement sur toutes les factures que vous générez.

Ajoutez les informations du client

Accédez à la section « Clients » de votre logiciel et saisissez les coordonnées du client, notamment son nom, son adresse et ses coordonnées. Ces informations s’afficheront automatiquement sur les factures au moment de leur création.

Créez une nouvelle facture

Allez dans la section « Ventes » ou « Factures », puis sélectionnez « Créer une nouvelle facture » ou une option similaire. Le logiciel ouvrira un nouveau modèle de facture qui comportera des champs obligatoires que vous devrez remplir.

Saisissez le numéro de la facture

Saisissez un numéro de facture unique, qui sert essentiellement à permettre aux clients, aux entreprises et aux institutions financières d’identifier une facture spécifique. Notez que les numéros de facture doivent être consécutifs et ne pas être réutilisés. De plus, selon le logiciel utilisé, ces numéros peuvent être générés automatiquement.

Ajoutez les détails de la facture

Outre le numéro de facture, les factures contiennent généralement d’autres informations pertinentes. Vous pouvez par exemple y indiquer la date de facturation, c’est-à-dire la date à laquelle vous avez émis la facture, ainsi que la date de livraison, c’est-à-dire la date à laquelle les biens ou les services ont été fournis. Si ces dates diffèrent, veillez à les mentionner toutes les deux.

Saisissez une description des biens ou services

Dans le champ « Article » ou « Description », fournissez une description détaillée des biens ou services qui ont été fournis. Soyez aussi précis que possible. Incluez la quantité, le prix unitaire et tout autre détail pertinent.

Précisez le prix et la TVA

Saisissez le prix par produit ou service et le montant total facturé pour chaque poste. Si votre entreprise est soumise à la TVA, sélectionnez le bon taux de TVA. Le logiciel calculera automatiquement le montant de la TVA en fonction du taux appliqué. Indiquez le montant total avant TVA, le montant total de la TVA et le montant total incluant la TVA. N’oubliez pas non plus d’indiquer votre numéro de TVA sur la facture.

Vérifiez la conformité de la facture

Vérifiez que toutes les informations requises s’affichent correctement sur la facture. Il s’agit notamment des informations relatives à votre entreprise et au client, du numéro de facture, des dates de facturation et de livraison, de la description des biens ou services, du montant facturé au client, du détail de la TVA et du numéro d’inscription à la TVA, le cas échéant.

Enregistrez et envoyez la facture

Une fois que vous avez vérifié l’exactitude et la conformité de la facture, enregistrez-la dans le logiciel. La plupart des logiciels de comptabilité vous permettent d’envoyer la facture directement par e-mail au client ou de la télécharger au format PDF pour l’envoyer manuellement. Conservez-en une copie pour vos archives.

Enregistrez et suivez les paiements

Utilisez le logiciel pour suivre le statut de la facture (par exemple : envoyée, consultée, payée, en retard). Cela facilite la gestion de la trésorerie et permet d’assurer le suivi des factures impayées. De nombreux outils comptables proposent également des rappels automatiques pour les factures impayées.

Conservez vos dossiers numériques

La HMRC exige que les entreprises assujetties à la TVA conservent des archives numériques de leurs factures pendant au moins six ans. Les logiciels de comptabilité sont généralement configurés pour enregistrer automatiquement ces informations, à des fins de référence ultérieure ou en cas de contrôle fiscal.

Quelles sont les règles de facturation des clients internationaux?

Lorsque vous facturez des clients internationaux, vous devez respecter deux séries de réglementations : celles de votre pays de résidence et celles du pays de votre client. Certains pays peuvent avoir des exigences spécifiques concernant les informations à inclure sur la facture, son format (par exemple, si les factures électroniques sont acceptées) et la langue dans laquelle elle doit être rédigée. Bien qu’il existe des exigences propres à chaque région, voici un aperçu des éléments que la plupart des factures internationales doivent comporter.

• Les coordonnées de votre entreprise : le nom, l’adresse, les coordonnées et le numéro de TVA ou d’identification fiscale de votre entreprise, le cas échéant
  
• Les coordonnées du client : le nom complet, l’adresse, les coordonnées et le numéro de TVA ou d’identification fiscale du client, le cas échéant
  
• Une description des biens ou services :
  
  • une description détaillée des biens ou services rendus
    
  • Si vous expédiez des produits physiques, les codes du Système harmonisé (SH) permettant de classer les marchandises à des fins douanières
    
• La devise et les modalités de paiement :
  
  • le montant total dû. Indiquez clairement le montant de toute remise appliquée aux biens ou aux services.
    
  • Si la TVA s’applique, le taux de TVA appliqué (bien que la plupart des biens ou services vendus depuis le Royaume-Uni à des clients situés en dehors du Royaume-Uni soient exonérés de TVA)
    
  • La devise dans laquelle la facture est émise (par exemple, GBP, USD, EUR) et les taux de change utilisés
    
  • Les conditions de paiement, notamment la date d’échéance, les modes de paiement acceptés ou privilégiés (par exemple, virement bancaire, PayPal) et les éventuelles pénalités de retard
    
• Le numéro de facture et les dates applicables :
  
  • Numéro de facture
    
  • La date d’émission de la facture
    
  • La date à laquelle les biens ou services ont été fournis, si elle est différente de la date d’émission
    
• Les détails d’expédition et de livraison :
  
  • le mode d’expédition et qui prend en charge les frais d’expédition (par exemple, les conditions CIF)
    
  • Numéros de suivi des marchandises expédiées, le cas échéant
    
• Toute information complémentaire :
  
  • toutes les conditions générales pertinentes liées à la vente, telles que les politiques de retour, les garanties ou les contrats de service
    
  • Un point de contact pour toute question relative à la facture
    
  • Si vous expédiez des marchandises à l’international, des informations sur la personne responsable des droits de douane et des taxes à l’importation (il s’agit généralement du client)
    

Conservez des copies numériques de toutes les factures pour vos dossiers et vos éventuels audits. Utilisez un logiciel de comptabilité qui prend en charge la facturation internationale pour vous aider à créer des factures conformes et à tenir des registres précis pour référence future et audits potentiels.

Comment corriger les erreurs sur une facture HMRC

Qu’il s’agisse d’une simple faute de frappe ou d’une erreur importante affectant le montant de la TVA, corriger rapidement les erreurs figurant sur les factures émises peut vous éviter des complications avec votre client et avec l’administration fiscale. Voici comment procéder.

Identifiez l’erreur

Déterminez la nature et l’étendue de l’erreur. Parmi les problèmes les plus courants, citons les erreurs lors de la facturation des clients, de l’application du taux de TVA, de la saisie des coordonnées du client et de la datation des factures.

Émettez une note de crédit

Une note de crédit annule tout ou une partie de la facture d’origine. Elle doit mentionner le numéro et la date de la facture d’origine, et détailler l’erreur, tout en indiquant le ou les montants corrigés. La note de crédit doit inclure les coordonnées de votre entreprise, celles du client, un numéro de note de crédit unique et les informations que vous modifiez. Remettez la note de crédit à votre client pour qu’il reconnaisse officiellement votre erreur et la correction, y compris les mesures que vous avez prises pour corriger la situation.

Émettez une nouvelle facture (si nécessaire)

Si la transaction est toujours valide, mais nécessite des informations corrigées, émettez une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture. Pour conserver une piste d’audit claire, notez sur la nouvelle facture qu’elle remplace la facture d’origine. Assurez-vous que la nouvelle facture comprend toutes les informations obligatoires requises par la HMRC.

Ajustez vos registres comptables

Reflétez ces modifications dans votre logiciel de comptabilité ou vos registres. Assurez-vous que la facture d’origine, la note de crédit et la nouvelle facture sont toutes enregistrées. Connectez-vous et modifiez-la pour refléter les corrections.

Conservez toute la documentation

La HMRC exige que les entreprises conservent tous les registres de facturation pendant au moins six ans pour leur référence et en cas d’audit. Cela inclut les factures d’origine, les notes de crédit et les factures corrigées.

Tenez compte des implications en matière de déclaration de TVA

Si l’erreur concerne une période de TVA pour laquelle vous avez déjà déposé une déclaration, vous devrez peut-être corriger votre prochaine déclaration de TVA. S’il s’agit d’une erreur intentionnelle (c’est-à-dire si vous avez transmis à la HMRC des informations dont vous saviez qu’elles étaient erronées), vous devrez en informer la HMRC directement. Voici comment ces situations se déroulent généralement.

• Erreurs inférieures à 10 000 £ : vous pourrez corriger l’erreur lors de votre prochaine déclaration de TVA.
  
• Erreurs comprises entre 10 000 et 50 000 £ : vous pouvez corriger l’erreur lors de votre prochaine déclaration de TVA si elle est inférieure à 50 000 £ et n’excède pas 1 % de votre chiffre d’affaires.
  
• Erreurs supérieures à 50 000 £ : vous devez en informer directement la HMRC.
  

En règle générale, vous devez apporter des corrections dans un délai de quatre ans à compter de l’erreur initiale.

Comment stocker et récupérer les factures HMRC à des fins fiscales

Pour conserver les factures HMRC à des fins fiscales, vous devez conserver des documents bien classés pendant au moins six ans. Les entreprises assujetties à la TVA doivent conserver leurs documents sous forme numérique. Veillez à ce que toutes les factures soient clairement identifiées et comportent des informations telles que la date, le numéro de facture et le nom du client. De plus, sauvegardez régulièrement vos documents électroniques afin d’éviter toute perte de données.

Les logiciels de comptabilité ou les solutions de stockage sécurisé dans le cloud peuvent faciliter l’archivage numérique des documents. Stripe Invoicing permet aux entreprises de créer, d’envoyer et de suivre leurs factures directement depuis sa plateforme, tout en fournissant des archives numériques sécurisées de toutes les factures. Stripe s’intègre à des logiciels de comptabilité courants tels que QuickBooks et Xero pour synchroniser les factures et les paiements. Il vous permet également de mettre en place un système de gestion financière unifié à partir duquel vous pouvez déclarer vos impôts, rapprocher vos comptes et respecter les pratiques de facturation conformes aux exigences de la HRMC

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie la gestion des comptes clients, de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à simplifier leurs opérations :

• *Automatiser les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer une bonne gestion de votre trésorerie.

• *Augmenter le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux encaissements grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• L’intégrer aux systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (PRE) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

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