His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) est l’autorité fiscale du Royaume-Uni qui perçoit les taxes et veille à ce que les particuliers et les entreprises respectent les lois fiscales. Le HMRC veille à ce que les entreprises s’acquittent de leurs responsabilités fiscales, par exemple en payant le bon montant de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et d’impôt sur le revenu.

Le HMRC a mis en place des règles spécifiques en matière de facturation afin d’aider les entreprises à respecter la TVA et à tenir des registres exacts. Les factures doivent inclure certains détails, tels que les informations sur l’entreprise et le montant de la TVA incluse, le cas échéant. Le respect des directives du HMRC permet aux entreprises d’éviter les amendes, les audits et autres problèmes de conformité.

Nous vous expliquons ci-dessous ce que les entreprises doivent savoir sur les factures du HMRC, telles que les informations que les factures doivent inclure, comment en créer une à l’aide d’un logiciel de comptabilité, comment corriger les erreurs qui se produisent et comment les stocker correctement.

Que contient cet article?

• Quelles informations doivent figurer sur une facture conforme au HMRC?
  
• Comment créer une facture du HMRC à l’aide d’un logiciel de comptabilité
  
• Quelles sont les règles de facturation des clients internationaux?
  
• Comment corriger les erreurs sur une facture du HMRC
  
• Comment stocker et récupérer des factures du HMRC à des fins fiscales
  

Quelles informations doivent figurer sur une facture conforme au HMRC?

Pour qu’une facture soit conforme aux directives du HMRC, elle doit inclure les informations suivantes :

• Les coordonnées de votre entreprise : Le nom de votre entreprise, ainsi que son adresse et ses coordonnées
  
• Les coordonnées du client : Le nom et l’adresse du client que vous facturez
  
• Le numéro de facture unique : Un numéro de référence pour l’identification
  
• La date de la facture : La date d’émission de la facture
  
• Une description des biens ou services : Une description claire et précise des biens ou services fournis
  
• La date de livraison : La date à laquelle les biens ou services ont été livrés, qui peut être différente de la date de facturation
  
• Le(s) montant(s) facturé(s) : Le(s) montant(s) facturé(s) par votre entreprise au client, hors TVA
  
• Les informations relatives à la TVA (si votre entreprise est inscrite à la TVA) : Votre numéro d’inscription à la TVA, le taux de TVA appliqué aux biens ou services et le montant de TVA facturé
  
• Le montant total incluant la TVA : Le montant final à payer par le client, TVA incluse
  

Comment créer une facture du HMRC à l’aide d’un logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité peut accélérer le processus de création de factures pour les clients. Voici comment créer une facture du HMRC à l’aide d’un logiciel de comptabilité.

Configurer votre profil d’entreprise

Configurez votre logiciel comptable avec toutes les informations relatives à votre entreprise, y compris son nom, son adresse, ses coordonnées et son numéro d’inscription à la TVA (si elle est inscrite à la TVA). La plupart des plateformes logicielles disposent d’une section « Paramètres » ou « Profil de l’entreprise » où vous pouvez saisir ces informations. Ces données apparaîtront automatiquement sur toutes les factures que vous générez.

Ajouter les informations du client

Accédez à la section « Clients » de votre logiciel et ajoutez les coordonnées du client : nom, adresse et coordonnées. Ces informations apparaissent automatiquement sur les factures au fur et à mesure qu’elles sont générées.

Créer une nouvelle facture

Allez dans la section « Ventes » ou « Factures », puis sélectionnez « Créer une nouvelle facture » ou une option similaire. Le logiciel ouvrira un nouveau modèle de facture qui comportera des champs obligatoires que vous devrez remplir.

Saisir les détails de la facture

Saisissez un numéro de facture unique. Notez que les numéros de facture doivent être séquentiels et non répétés. De plus, selon le logiciel, ces numéros peuvent être générés automatiquement. Ajoutez la date de la facture, qui correspond à la date à laquelle la facture a été émise, et la date de livraison, c’est-à-dire la date à laquelle les biens ou services ont été fournis. Si ces dates diffèrent, assurez-vous d’inclure les deux.

Saisissez une description des biens ou services

Dans le champ « Article » ou « Description », fournissez une description détaillée des biens ou services qui ont été fournis. Soyez aussi précis que possible. Incluez la quantité, le prix unitaire et tout autre détail pertinent.

Préciser le prix et la TVA

Saisissez le prix par produit ou service et le montant total facturé pour chaque poste. Si votre entreprise est soumise à la TVA, sélectionnez le bon taux de TVA. Le logiciel calculera automatiquement le montant de la TVA en fonction du taux appliqué. Indiquez le montant total avant TVA, le montant total de la TVA et le montant total incluant la TVA. N’oubliez pas non plus d’indiquer votre numéro de TVA sur la facture.

Vérifier la conformité de la facture

Vérifiez que toutes les informations requises s’affichent correctement sur la facture. Il s’agit notamment des informations relatives à votre entreprise et au client, du numéro de facture, des dates de facturation et de livraison, de la description des biens ou services, du montant facturé au client, du détail de la TVA et du numéro d’inscription à la TVA, le cas échéant.

Enregistrer et envoyer la facture

Une fois que vous avez vérifié l’exactitude et la conformité de la facture, enregistrez-la dans le logiciel. La plupart des logiciels de comptabilité vous permettent d’envoyer directement la facture au client par courriel ou de la télécharger au format PDF pour l’envoyer manuellement. Conservez-en une copie pour vos dossiers.

Enregistrer et suivre les paiements

Utilisez le logiciel pour suivre l’état de la facture (par exemple, envoyée, consultée, payée, en retard). Cela permet de gérer les flux de trésorerie et d’assurer le suivi des factures impayées. De nombreux outils comptables proposent également des rappels automatiques pour les factures impayées.

Conserver vos dossiers numériques

Le HMRC exige des entreprises inscrites à la TVA qu’elles conservent des enregistrements numériques de leurs factures pendant au moins six ans. Les logiciels comptables sont généralement configurés pour stocker automatiquement ces informations à des fins de référence ultérieure ou en cas d’audit.

Quelles sont les règles de facturation des clients internationaux?

Lorsque vous facturez des clients internationaux, vous devez respecter à la fois les réglementations de votre pays de résidence et celles du pays de votre client. Certains pays peuvent avoir des exigences spécifiques concernant les éléments à inclure sur la facture, y compris le format (par exemple, si les factures électroniques sont acceptées) et la langue dans laquelle la facture doit être rédigée. Bien qu’il existe des exigences spécifiques à une région, voici un aperçu de ce que la plupart des factures internationales doivent inclure.

• Les coordonnées de votre entreprise : Le nom, l’adresse, les coordonnées et le numéro de TVA ou d’identification fiscale de votre entreprise, le cas échéant
  

• Les coordonnées du client : Le nom complet, l’adresse, les coordonnées et le numéro de TVA ou d’identification fiscale du client, le cas échéant

• Une description des biens ou services :

  • Une description détaillée des biens ou services rendus
    
  • Si vous expédiez des produits physiques, codes du Système harmonisé (SH) pour classer les marchandises à des fins douanières.
    

• La devise et les modalités de paiement 

  • Le montant total dû
    
  • Si la TVA s’applique, le taux de TVA appliqué (bien que la plupart des biens ou services vendus à partir du Royaume-Uni à des clients en dehors du Royaume-Uni soient détaxés pour la TVA)
    
  • La devise dans laquelle la facture est émise (par exemple, GBP, USD, EUR) et les taux de change utilisés
    
  • Les conditions de paiement, y compris la date d’échéance, les moyens de paiement acceptés ou préférés (par exemple, virement bancaire, PayPal) et les éventuelles pénalités de retard
    

• Le numéro de facture et les dates applicables :

  • Numéro de facture
    
  • La date d’émission de la facture
    
  • La date à laquelle les biens ou services ont été fournis, si elle est différente de la date d’émission;
    

• Les détails d’expédition et de livraison :

  • Le mode d’expédition et qui prend en charge les frais d’expédition (par exemple, les conditions CIF)
    
  • Numéros de suivi des marchandises expédiées, le cas échéant
    

• Toute information complémentaire :

  • Toutes les conditions générales pertinentes liées à la vente, telles que les politiques de retour, les garanties ou les contrats de service
    
  • Un point de contact pour toute question relative à la facture
    
  • Si vous expédiez des marchandises à l’international, des informations sur la personne responsable des droits de douane et des taxes à l’importation (il s’agit généralement du client)
    

Conservez des copies numériques de toutes les factures pour vos dossiers et vos éventuels audits. Utilisez un logiciel de comptabilité qui prend en charge la facturation internationale pour vous aider à créer des factures conformes et à tenir des registres précis pour référence future et audits potentiels.

Comment corriger les erreurs sur une facture du HMRC

Qu’il s’agisse d’une faute de frappe mineure ou d’une erreur majeure affectant le montant de la TVA, le traitement rapide des erreurs sur les factures émises peut éviter des complications avec votre client et le HMRC. Voici comment procéder.

Identifier l’erreur

Déterminez la nature et l’étendue de l’erreur. Parmi les problèmes les plus courants, citons les erreurs lors de la facturation des clients, de l’application du taux de TVA, de la saisie des coordonnées du client et de la datation des factures.

Émettre une note de crédit

Une note de crédit annule tout ou une partie de la facture d’origine. Elle doit mentionner le numéro et la date de la facture d’origine, et détailler l’erreur, tout en indiquant le ou les montants corrigés. La note de crédit doit inclure les coordonnées de votre entreprise, celles du client, un numéro de note de crédit unique et les informations que vous modifiez. Remettez la note de crédit à votre client pour qu’il reconnaisse officiellement votre erreur et la correction, y compris les mesures que vous avez prises pour corriger la situation.

Émettre une nouvelle facture (si nécessaire)

Si la transaction est toujours valide, mais nécessite des informations corrigées, émettez une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture. Pour conserver une piste d’audit claire, notez sur la nouvelle facture qu’elle remplace la facture d’origine. Assurez-vous que la nouvelle facture comprend toutes les informations obligatoires requises par le HMRC.

Ajuster vos registres comptables

Reflétez les modifications apportées à votre logiciel comptable ou à vos grands livres. Assurez-vous que la facture originale, la note de crédit et la nouvelle facture sont enregistrées. Connectez-vous et modifiez-la pour refléter les corrections.

Conserver toute la documentation

Le HMRC exige que les entreprises conservent tous les registres de facturation pendant au moins six ans pour leur référence et en cas d’audit. Cela inclut les factures d’origine, les notes de crédit et les factures corrigées.

Tenir compte des implications en matière de déclaration de TVA

Si l’erreur concerne une période de TVA pour laquelle vous avez déjà envoyé une déclaration, vous devrez peut-être ajuster votre prochaine déclaration de TVA. S’il s’agit d’une erreur délibérée (c’est-à-dire que vous avez envoyé au HMRC des informations que vous saviez incorrectes), vous devez en informer directement le HMRC. Voici comment ces situations fonctionnent généralement.

• Erreurs inférieures à 10 000 £ : Vous pourrez corriger l’erreur lors de votre prochaine déclaration de TVA.
  
• Erreurs comprises entre 10 000 et 50 000 £ : Vous pouvez corriger l’erreur lors de votre prochaine déclaration de TVA si elle est inférieure à 50 000 £ et n’excède pas 1 % de votre chiffre d’affaires.
  
• Erreurs supérieures à 50 000 £ : Vous devez en informer directement le HMRC.
  

En règle générale, vous devez apporter des corrections dans un délai de quatre ans à compter de l’erreur initiale.

Comment stocker et récupérer les factures du HMRC à des fins fiscales

Pour stocker les factures du HMRC à des fins fiscales, vous devez conserver des registres organisés pendant au moins six ans. Les entreprises inscrites à la TVA doivent conserver leurs documents sous forme numérique. Assurez-vous que toutes les factures sont clairement étiquetées avec des détails tels que la date, le numéro de facture et le nom du client. Sauvegardez également régulièrement les enregistrements électroniques pour éviter la perte de données.

Un logiciel de comptabilité ou un stockage sécurisé dans le nuage peuvent vous aider à stocker des documents numériques. Stripe Invoicing permet aux entreprises de créer, d’envoyer et de suivre des factures directement à partir de sa plateforme, en plus de fournir des enregistrements numériques sécurisés de toutes les factures. Stripe s’intègre aux logiciels de comptabilité populaires tels que QuickBooks et Xero pour synchroniser les factures et les paiements. Il vous permet également de créer un système de gestion financière unifié à partir duquel vous pouvez déclarer les impôts, rapprocher les comptes et maintenir des pratiques de facturation conformes aux normes du HRMC.