イギリス歳入関税庁 (HMRC) は、同国の税務当局であり、税金を徴収し、国民や企業が税法を遵守するよう監督しています。HMRC は、適切な額の付加価値税 (VAT) や所得税を納付するなど、企業が納税義務を果たすよう徹底しています。

HMRC は、企業が適切に VAT を徴収し、正確な記録を維持できるよう、請求書発行に関する特別な規則を定めています。請求書には、会社情報や VAT 徴収額 (該当する場合) など、特定の項目を記載することが義務づけられます。HMRC のガイドラインに従うことで、企業は罰金、監査、その他コンプライアンスに関する問題を回避できます。

以下では、請求書に記載しなければならない内容、会計ソフトを使用した請求書の作成方法、間違った記載事項の修正方法、請求書の適切な保管方法など、HMRC 請求書について企業が知っておくべきことを解説します。

目次

• HMRC 請求書の要件: 必要な記載情報
  
• HMRC 請求書の種類
  
• 会計ソフトを使用した HMRC 請求書の作成方法
  
• 海外顧客宛ての請求書に関するルール
  
• HMRC 請求書の修正方法
  
• 税務目的での HMRC 請求書の保管と取得方法
  
• Stripe Invoicing でできること
  

HMRC 請求書の要件: 必要な記載情報

請求書を HMRC のガイドラインに準拠させるには、次の情報を含める必要があります。

• 事業者の詳細: 事業者名、住所、連絡先情報
  
• 顧客の詳細: 請求先顧客の氏名または名称と住所
  
• 一意の請求書番号: 識別用の参照番号
  
• 請求書の日付: 請求書の発行日
  
• 商品またはサービスの説明: 提供した商品またはサービスについての明確で正確な説明
  
• 供給日: 商品またはサービスを提供した日付。請求書の日付と異なる場合があります。
  
• 請求金額: VAT を除く、事業者が顧客に請求する金額
  
• VAT 情報 (事業者が VAT 登録をしている場合): VAT 登録番号、商品またはサービスに適用される VAT 税率、請求する VAT 金額
  
• VAT 込みの合計金額: VAT を含む、顧客が支払う最終的な金額
  

HMRC 請求書の種類

HMRC 請求書にはいくつかの種類があります。ここでは、その違いをご紹介します。

HMRC 仮請求書

HMRC の仮請求書は、商品やサービスの提供前、または支払期日前に、それらの内容を示すために使用される仮の書類です。また、仮請求書は、商品やサービスを提供する前に支払いを請求する手段として使用されることもあります。

通常の請求書のように見えることもありますが、税務上の法的効力はなく、規制により、仮請求書であることを明確に表示することが義務付けられています。

HMRC 電子請求書

電子請求書とは、最も基本的には請求書の送信と保管を指します。VAT 請求書の文脈では、規制当局は HMRC の電子請求書を、紙の控えを作成せずに電子的に送信および保管される文書と見なしています。

HMRC は、イギリスのさまざまな業界で電子請求書の導入を積極的に推進しており、2029 年からすべての VAT 請求書で電子請求書を義務付ける予定です。電子請求書の義務化に加えて、会計ソフトウェアや決済ソフトウェアとより簡単に連携できる、構造化された機械可読形式の請求書への移行も進めています。

その他の種類の HMRC 請求書

その他の HMRC 請求書には、少額取引向けに簡略化された文書である簡易 VAT 請求書や、顧客とサプライヤーの間の特定の取り決めに基づいて、サプライヤーに代わって顧客が作成するセルフビリング請求書があります。

会計ソフトを使用した HMRC 請求書の作成方法

会計ソフトウェアを使うと、顧客向け請求書の作成を迅速化できます。ここでは、会計ソフトウェアを使用して HMRC 請求書を作成する方法をご紹介します。

会社プロフィールの設定

会社の名前、住所、連絡先情報、VAT 登録番号 (VAT 登録している場合) など、会社に関するすべての詳細を会計ソフトに入力します。ほとんどのソフトウェアプラットフォームには、この情報を入力するための「設定」または「会社プロフィール」セクションが用意されています。このデータは、生成するすべての請求書に自動的に入力されます。

顧客情報の追加

ソフトウェアの「顧客」または「クライアント」セクションに移動し、名前、住所、連絡先情報などの顧客情報を追加します。この情報は、請求書の生成時に自動的に入力されます。

新しい請求書の作成

「売上」または「請求書」セクションに移動し、「新しい請求書の作成」または同様のオプションを選択します。ソフトウェアが新しい請求書テンプレートを開いたら、必須フィールドに情報を入力します。

請求書番号の入力

一意の請求書番号を入力します。これは、基本的に顧客、企業、金融機関が特定の請求書を識別できるようにする識別子です。請求書番号は連番で、繰り返し使用することはできません。また、ソフトウェアによっては、これらの番号が自動生成される場合もあります。

請求書詳細の追加

通常、請求書には請求書番号のほかに、その他の関連情報も記載されます。たとえば、請求書を発行した日付である請求日と、商品またはサービスが提供された日付である供給日を追加できます。これらの日付が異なる場合は、両方を含めてください。

商品またはサービスの説明の入力

「品目」または「説明」フィールドに、提供した商品またはサービスの詳細な説明を入力します。説明はなるべく具体的に入力してください。数量や単価など、その他関連する情報も入力します。

価格と VAT の設定

商品またはサービスごとの価格と、各明細項目の合計請求額を入力します。会社が VAT 登録している場合は、正しい VAT 税率を指定してください。ソフトウェアは、適用される税率に基づいて VAT 額を自動で計算します。VAT 控除前の合計金額、VAT 合計額、VAT 込みの合計金額を請求書に表示します。併せて、VAT 登録番号も必ず記載するようにしてください。

請求書のコンプライアンス確認

必要な情報がすべて請求書に正しく表示されていることを確認します。確認すべき情報として、会社および顧客の情報、請求書番号、請求日および供給日、商品またはサービスの説明、顧客への請求額、VAT の内訳、VAT 登録番号 (該当する場合) が含まれます。

請求書の保存および送付

請求書が正確であり、かつ法令を遵守していることを確認したら、ソフトウェアに保存します。ほとんどの会計ソフトでは、顧客に請求書を直接メールで送信するか、PDF 形式でダウンロードして手動で送信できます。記録用にコピーを保管してください。

決済の記録および追跡

ソフトウェアを使用して、請求書のステータス (送信済み、閲覧済み、支払い済み、期限切れなど) を追跡できます。これにより、キャッシュフローが管理しやすくなり、未払い請求書のフォローアップも容易になります。会計ツールの多くは、未払い請求書の自動リマインダー機能も提供しています。

デジタル記録の保管

HMRC は、VAT 登録事業者に対し、請求書のデジタル記録を最低 6 年間保管することを義務付けています。会計ソフトは通常、将来の照会や監査に備え、この情報を自動的に保存するように設定されています。

海外顧客宛ての請求書に関するルール

海外の顧客に請求書を発行する場合は、居住国と顧客の国の 2 つの規制に準拠する必要があります。一部の国では、請求書に記載する内容、形式 (電子請求書が認められているかどうかなど)、使用する言語について特定の要件が設けられている場合があります。地域固有の要件もありますが、ここでは、ほとんどの国際請求書に記載する必要がある項目の概要を紹介します。

• 自社の詳細: 会社名、住所、連絡先、VAT 番号または納税者番号 (該当する場合)
  
• 顧客の詳細: 顧客の正式名称、住所、連絡先情報、VAT 番号または納税者番号 (該当する場合)
  
• 商品またはサービスの説明:
  
  • 提供した商品またはサービスの詳細な説明
    
  • 物品を配送する場合は、通関目的で商品を分類するための調和システム (HS) コード
    
• 通貨と決済条件:
  
  • 請求総額。商品またはサービスに適用された割引額がある場合は、その金額を明確に記載します。
    
  • VAT が適用される場合、適用される VAT 税率 (ただし、イギリスからイギリス国外の顧客に販売される商品またはサービスのほとんどは VAT のゼロ税率対象)
    
  • 請求書の記載通貨 (GBP、USD、EUR など) と使用した為替レート
    
  • 支払い期日、受け付けるまたは推奨される決済手段 (電信送金、PayPal など)、支払い遅延に対する罰則を含む支払い条件
    
• 請求書番号および適用される日付:
  
  • 請求書番号
    
  • 請求書の発行日
    
  • 商品またはサービスの提供日 (発行日と異なる場合)
    
• 発送と配達の詳細:
  
  • 配送方法と、配送料の負担者 (CIF terms など)
    
  • 発送した商品の追跡番号 (該当する場合)
    
• その他の情報:
  
  • 返品ポリシー、保証、サービス契約など、販売に関連する利用条件
    
  • 請求書に関する問い合わせ先
    
  • 商品を海外に配送する場合、関税と輸入税の負担者に関する情報 (通常は顧客)
    

記録や監査に備えて、すべての請求書のデジタルコピーを保管してください。国際請求に対応した会計ソフトを使用すれば、要件に準拠した請求書を作成し、将来の参照や監査に備えて正確な記録を維持できます。

HMRC 請求書の修正方法

軽微な入力ミスであろうと、VAT 額に影響する重大なミスであろうと、発行済みの請求書の誤りに迅速に対処することで、顧客ならびに HMRC とのトラブルを未然に防ぐことができます。この項目では、その方法について解説します。

誤りの特定

誤りの性質と程度を判断します。よくある問題には、顧客への請求、VAT 税率の適用、顧客情報の入力、請求書の日付の設定に関するミスが含まれます。

クレジットノートの発行

クレジットノートは、元の請求書の全部または一部を実質的に取り消すものです。元の請求書番号と日付を記載し、修正後の金額を示しながら誤りの詳細を明記する必要があります。クレジットノートには、自社の情報、顧客の情報、一意のクレジットノート番号、調整する内容を含める必要があります。クレジットノートを顧客に提供し、自社の誤りとその修正内容 (状況を是正するために講じた手順を含む) を正式に伝えます。

新しい請求書の発行 (必要な場合)

取引自体は有効でも、情報の修正が必要な場合は、新しい請求書番号で新しい請求書を発行します。明確な監査証跡を維持するため、新しい請求書には元の請求書の差し替えであることを記載してください。また、新しい請求書に HMRC が要求するすべての必須情報が含まれていることを確認してください。

会計記録の調整

会計ソフトや帳簿に変更を反映させます。元の請求書、クレジットノート、新しい請求書がすべて記録されていることを確認してください。ログインして記録を修正すれば、修正内容を反映できます。

あらゆる文書の保管

HMRC は、企業に対し、参照用および監査に備えて、すべての請求記録を少なくとも 6 年間保管することを義務付けています。これには、元の請求書、クレジットノート、修正済みの請求書が含まれます。

VAT 申告への影響の考慮

誤りが、すでに申告書を提出した VAT 期間に影響する場合は、次回の VAT 申告書を修正する必要があるかもしれません。故意の誤りであった場合 (つまり、不正確だとわかっている情報を HMRC に提出した場合) は、HMRC に直接知らせる必要があります。こうした場合の一般的な対応は次のとおりです。

• 1 万ポンド未満の誤り: 次回の VAT 申告書で修正できます。
  
• 1 万ポンド以上 5 万ポンド未満の誤り: 誤りが 5 万ポンド未満で、売上高の 1% を超えない場合は、次回の VAT 申告書で修正できます。
  
• 5 万ポンド超の誤り: HMRC に直接通知する必要があります。
  

最初の誤りが発生した日から通常 4 年以内に修正することを求められます。

税務目的での HMRC 請求書の保管と取得方法

税務目的で HMRC 請求書を保管するには、整理された記録を少なくとも 6 年間保存する必要があります。VAT 登録事業者は記録をデジタルで保存しなければなりません。すべての請求書に、日付、請求書番号、クライアント名などの詳細が明記されていることを確認してください。また、データ損失を防ぐために、電子記録を定期的にバックアップしてください。

会計ソフトや安全なクラウドストレージは、デジタル記録の保存に役立ちます。Stripe Invoicing を使うと、請求書の安全なデジタル記録を保持できるだけでなく、プラットフォームから直接請求書を作成、送信、追跡できます。Stripe は、QuickBooks や Xero などの一般的な会計ソフトと連携して、請求書と決済を同期します。また、税務申告、勘定照合、HMRC 準拠の請求業務の維持を行える統合型の財務管理システムを構築することもできます。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収までの売掛金 (AR) プロセスを簡素化します。単発請求でも継続課金でも、Stripe は事業者がより早く支払いを受け、業務を効率化できるようサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要で、プロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信できます。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの把握が容易になります。

• キャッシュフローの改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収日数 (DSO) を短縮し、より早く入金を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最新の決済体験を提供します。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うことも可能です。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動支払いリマインダーや Stripe のオンライン請求書ページにより、回収業務にかかる時間を削減します。

• 既存システムとの連携: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと連携し、システム間の同期を保ちながら手入力を減らします。

Stripe が売掛金プロセスをどのように簡素化できるかについて詳しくはこちら、または今すぐ始める。