His Majesty’s Revenue and Customs (ศุลกากรและสรรพากรสหราชอาณาจักร หรือ HMRC) คือหน่วยงานด้านภาษีในสหราชอาณาจักรซึ่งเก็บภาษีและตรวจสอบว่าผู้คนและธุรกิจปฏิบัติตามกฎหมายภาษี โดย HMRC จะตรวจสอบว่าธุรกิจทำตามหน้าที่รับผิดชอบด้านภาษีของตนหรือไม่ เช่น การชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)และภาษีเงินได้ในจำนวนที่ถูกต้อง

HMRC มีกฎเฉพาะเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้เพื่อช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีมูลค่าเพิ่มและเก็บรักษาข้อมูลที่ถูกต้องอยู่เสมอ ใบแจ้งหนี้ต้องระบุรายละเอียดบางอย่าง เช่น ข้อมูลของธุรกิจและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่รวมไว้ (หากมี) การปฏิบัติตามแนวทางของ HMRC ช่วยให้ธุรกิจหลีกเลี่ยงค่าปรับ การตรวจสอบ และปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดอื่นๆ

ด้านล่างเราจะอธิบายสิ่งที่ธุรกิจต้องทราบเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ HMRC เช่น ข้อมูลที่ใบแจ้งหนี้ต้องระบุ วิธีสร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้ซอฟต์แวร์การทำบัญชี วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น และวิธีจัดเก็บใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้อง

เนื้อหาหลักในบทความ

• ทำความเข้าใจข้อกำหนดใบแจ้งหนี้ของ HMRC: ต้องระบุข้อมูลอะไรบ้าง
  
• ทำความรู้จักใบแจ้งหนี้ของ HMRC ประเภทต่างๆ
  
• วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ HMRC โดยใช้ซอฟต์แวร์การทำบัญชี
  
• การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศมีกฎอะไรบ้าง
  
• วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ HMRC
  
• วิธีจัดเก็บและดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้ HMRC เพื่อจุดประสงค์ทางภาษี
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ทำความเข้าใจข้อกำหนดใบแจ้งหนี้ของ HMRC: ต้องระบุข้อมูลอะไรบ้าง

เพื่อให้ใบแจ้งหนี้เป็นไปตามแนวทางของ MRC ใบแจ้งหนี้จะต้องประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• __รายละเอียดของธุรกิจ: ชื่อธุรกิจของคุณ พร้อมที่อยู่และข้อมูลติดต่อ
  
• รายละเอียดของลูกค้า: ชื่อและที่อยู่ของลูกค้าที่คุณกำลังออกใบแจ้งหนี้ให้
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน: หมายเลขอ้างอิงสำหรับการระบุ
  
• วันที่ในใบแจ้งหนี้: วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• คำอธิบายสินค้าหรือบริการ: คำอธิบายที่ชัดเจนและถูกต้องเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่จัดหาให้
  
• วันที่จัดหา: วันที่จัดส่งสินค้าหรือบริการ ซึ่งอาจแตกต่างจากวันที่ในใบแจ้งหนี้
  
• จำนวนที่เรียกเก็บ: จำนวนเงินที่ธุรกิจของคุณเรียกเก็บจากลูกค้า โดยไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• ข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่ม (หากธุรกิจของคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม): หมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้กับสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ
  
• ยอดรวมที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม: ยอดสุดท้ายที่ลูกค้าต้องชำระ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
  

ทำความรู้จักใบแจ้งหนี้ของ HMRC ประเภทต่างๆ

ใบแจ้งหนี้ของ HMRC มีหลายประเภท โดยแต่ละประเภทมีความแตกต่างกันดังต่อไปนี้

ใบแจ้งหนี้ HMRC แบบ Proforma

ใบแจ้งหนี้ HMRC แบบ Proforma (ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว) คือเอกสารเบื้องต้นประเภทหนึ่งที่ใช้ระบุรายการสินค้าและบริการก่อนที่สินค้าและบริการนั้นจะถูกส่งมอบหรือครบกำหนดชำระเงิน ซึ่งใบแจ้งหนี้แบบ Proforma มีอีกวิธีใช้คือ สามารถใช้ เพื่อขอให้มีการชำระเงินก่อนจะส่งมอบสินค้าและบริการได้ด้วย

แม้ว่าใบแจ้งหนี้ประเภทนี้อาจดูเหมือนใบแจ้งหนี้ปกติทั่วไป แต่ก็ไม่มีความผลทางกฎหมายสำหรับวัตถุประสงค์ทางภาษี ซึ่งข้อบังคับกำหนดให้ใบแจ้งหนี้แบบ Proforma ต้องระบุเรื่องนี้ไว้อย่างชัดเจน

ใบแจ้งหนี้ HMRC แบบอิเล็กทรอนิกส์

การออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบที่ง่ายที่สุดคือการส่งและจัดเก็บใบแจ้งหนี้นั่นเอง ในแง่ของใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่ม หน่วยงานกำกับดูแลจะถือว่าใบแจ้งหนี้ HMRC แบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเอกสารที่ส่งและจัดเก็บไว้ทางอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่มีสำเนาฉบับกระดาษ

HMRC กำลังส่งเสริมให้อุตสาหกรรมต่างๆ ในสหราชอาณาจักรออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ และจะเริ่มกำหนดให้ใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมดต้องออกเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่ปี 2029 เป็นต้นไป นอกจากจะกำหนดให้ต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แล้ว HMRC ยังกำลังเปลี่ยนไปใช้รูปแบบใบแจ้งหนี้ที่มีโครงสร้างชัดเจนและสามารถให้เครื่องอ่านได้ ซึ่งจะผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การทำบัญชีหรือการชำระเงินได้ง่ายขึ้น

ใบแจ้งหนี้ HMRC ประเภทอื่นๆ

ใบแจ้งหนี้ HMRC ประเภทอื่นๆ ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ภาษีมูลค่าเพิ่มแบบย่อ ซึ่งเป็นเอกสารที่ลดทอนรายละเอียดเพื่อใช้สำหรับธุรกรรมที่มีมูลค่าต่ำ และใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเงินด้วยตนเอง ซึ่งส่งไปยังซัพพลายเออร์โดยระบุรายละเอียดการชำระเงินสำหรับข้อตกลงที่เฉพาะเจาะจงระหว่างลูกค้ากับซัพพลายเออร์

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ HMRC โดยใช้ซอฟต์แวร์การทำบัญชี

ซอฟต์แวร์การทำบัญชีสามารถเร่งกระบวนการสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าให้เร็วขึ้นได้ โดยวิธีสร้างใบแจ้งหนี้ HMRC ด้วยซอฟต์แวร์การทำบัญชีมีดังต่อไปนี้

ตั้งค่าโปรไฟล์ธุรกิจของคุณ

ตั้งค่าซอฟต์แวร์การทำบัญชีของคุณโดยใส่รายละเอียดของธุรกิจของคุณให้ครบถ้วน ทั้งชื่อธุรกิจ ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ และหมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (หากจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม) แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่จะมีส่วน "การตั้งค่า" หรือ "โปรไฟล์บริษัท" ที่คุณสามารถป้อนข้อมูลนี้ได้ ข้อมูลนี้จะปรากฏในใบแจ้งหนี้ทุกใบที่คุณสร้างโดยอัตโนมัติ

เพิ่มข้อมูลของลูกค้า

ไปที่ส่วน "ลูกค้า" ในซอฟต์แวร์ของคุณ แล้วเพิ่มรายละเอียดของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อ ข้อมูลนี้จะปรากฏในใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติขณะที่สร้างใบแจ้งหนี้

สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่

ไปที่ส่วน "การขาย" หรือ "ใบแจ้งหนี้" แล้วเลือก "สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่" หรือตัวเลือกที่คล้ายกัน ซอฟต์แวร์จะเปิดเทมเพลตใบแจ้งหนี้ใหม่ที่จะมีช่องที่จำเป็นสำหรับให้คุณกรอก

ป้อนหมายเลขใบแจ้งหนี้

ป้อนหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน หมายเลขนี้ทำหน้าที่เป็นตัวระบุที่ช่วยให้ลูกค้า ธุรกิจ และสถาบันการเงินสามารถระบุใบแจ้งหนี้ที่เฉพาะเจาะจงได้ โปรดทราบว่าหมายเลขใบแจ้งหนี้ควรเป็นลำดับและไม่ซ้ำกัน นอกจากนี้ ระบบยังอาจสร้างหมายเลขเหล่านี้โดยอัตโนมัติ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์

เพิ่มรายละเอียดใบแจ้งหนี้

นอกเหนือจากหมายเลขแล้ว โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้มักจะระบุข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มวันที่ของใบแจ้งหนี้ ซึ่งก็คือวันที่คุณออกใบแจ้งหนี้นั้น และวันที่จัดส่ง ซึ่งก็คือวันที่ส่งมอบสินค้าหรือบริการ หากวันที่เหล่านี้แตกต่างกันก็ควรระบุทั้งสองวัน

ป้อนคำอธิบายสินค้าหรือบริการ

ในช่อง "รายการ" หรือ "คำอธิบาย" ให้อธิบายสินค้าหรือบริการที่ให้อย่างละเอียด โปรดอธิบายอย่างเฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยระบุจำนวน ราคาต่อหน่วย และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

ระบุราคาและภาษีมูลค่าเพิ่ม

ป้อนราคาต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการ และยอดรวมที่เรียกเก็บสำหรับแต่ละบรรทัดรายการ หากธุรกิจของคุณได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว โปรดเลือกอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกต้อง ซอฟต์แวร์ควรคำนวณยอดภาษีมูลค่าเพิ่มโดยอัตโนมัติตามอัตราที่ใช้ แสดงยอดรวมก่อน VAT, ยอด VAT รวม และยอดรวมที่รวม VAT นอกจากนี้ โปรดใส่หมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ด้วย

ตรวจสอบใบแจ้งหนี้เพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ตรวจสอบว่าในใบแจ้งหนี้แสดงข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วนถูกต้อง โดยจะต้องประกอบด้วยรายละเอียดของธุรกิจและลูกค้า หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ออกใบแจ้งหนี้และวันที่จัดส่ง คำอธิบายสินค้าหรือบริการ จำนวนเงินที่คุณจะเรียกเก็บจากลูกค้า การแจกแจงภาษีมูลค่าเพิ่ม และหมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หากมี

บันทึกและส่งใบแจ้งหนี้

เมื่อคุณตรวจสอบความถูกต้องและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของใบแจ้งหนี้แล้ว ให้บันทึกใบแจ้งหนี้ไว้ในซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์การทำบัญชีส่วนใหญ่จะเปิดโอกาสให้คุณสามารถส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าได้โดยตรง หรือไฟล์ดาวน์โหลดเป็นไฟล์ PDF เพื่อส่งด้วยตัวเอง อย่าลืมเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ไว้เป็นข้อมูลด้วย

เก็บบันทึกและติดตามการชำระเงิน

ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อติดตามสถานะของใบแจ้งหนี้ (เช่น ส่งแล้ว ดูแล้ว ชำระเงินแล้ว เลยกำหนดชำระ) วิธีนี้จะช่วยในการจัดการกระแสเงินสดและทำให้มีการติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ เครื่องมือการทำบัญชีจำนวนมากยังมีการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระด้วย

การเก็บรักษาบันทึกดิจิทัลของคุณ

HMRC กำหนดให้ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องจัดเก็บบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้ของตนไว้ในระบบดิจิทัลเป็นเวลาอย่างน้อย 6 ปี ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว ซอฟต์แวร์การทำบัญชีจะตั้งค่าให้จัดเก็บข้อมูลนี้โดยอัตโนมัติเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตหรือใช้ในกรณีที่มีการตรวจสอบ

การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศมีกฎอะไรบ้าง

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าต่างประเทศ คุณจะต้องปฏิบัติตามข้อบังคับของทั้งสองประเทศ ได้แก่ประเทศที่พำนักอาศัยของคุณและประเทศของลูกค้า บางประเทศอาจมีข้อกำหนดเฉพาะเกี่ยวกับข้อมูลที่ต้องระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ วิธีจัดรูปแบบ (เช่น ยอมรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือไม่) และควรใช้ภาษาใด แม้จะมีข้อกำหนดเฉพาะภูมิภาค แต่เราก็ขอแนะนำภาพรวมเกี่ยวกับข้อมูลที่ใบแจ้งหนี้ต่างประเทศส่วนใหญ่ต้องมีไว้ที่ด้านล่างนี้

• รายละเอียดของธุรกิจ: ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ รายละเอียดการติดต่อ และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือภาษีมูลค่าเพิ่มของคุณ (หากมี)
  
• รายละเอียดของลูกค้า: ชื่อ-นามสกุลของลูกค้า ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือภาษีมูลค่าเพิ่ม (หากมี)
  
• คำอธิบายสินค้าหรือบริการ:
  
  • คำอธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่มอบให้
    
  • หากคุณจัดส่งผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้ โปรดใส่รหัส Harmonized System (HS) เพื่อจัดหมวดหมู่สินค้าตามวัตถุประสงค์ด้านศุลกากร
    
• สกุลเงินและข้อกำหนดการชำระเงิน:
  
  • ยอดทั้งหมดที่ต้องชำระ ระบุมูลค่าของส่วนลดใดๆ ที่ใช้กับสินค้าหรือบริการอย่างชัดเจน
    
  • หากมีภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ (แม้ว่าสินค้าหรือบริการส่วนใหญ่ที่จำหน่ายจากสหราชอาณาจักรให้กับลูกค้านอกสหราชอาณาจักรจะได้รับอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นศูนย์ก็ตาม)
    
  • สกุลเงินที่ออกใบแจ้งหนี้ (เช่น GBP, USD, EUR) และอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้
    
  • ข้อกำหนดการชำระเงิน รวมถึงวันครบกำหนด วิธีการชำระเงินที่ยอมรับหรือต้องการ (เช่น การโอนเงินระหว่างธนาคาร, PayPal) และบทลงโทษที่ชำระล่าช้า
    
• หมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่ที่เกี่ยวข้อง:
  
  • หมายเลขใบแจ้งหนี้
    
  • วันที่ออกใบแจ้งหนี้
    
  • วันที่มอบสินค้าหรือบริการ หากแตกต่างจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้
    
• รายละเอียดการจัดส่งและการขนส่ง:
  
  • วิธีการจัดส่งและผู้ที่ออกค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง (เช่น ข้อกำหนด CIF)
    
  • หมายเลขติดตามสินค้าที่จัดส่ง หากมี
    
• ข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ:
  
  • ข้อกำหนดและเงื่อนไขที่เกี่ยวกับการขาย เช่น นโยบายการคืนสินค้า การรับประกัน หรือข้อตกลงการให้บริการ
    
  • ผู้ติดต่อสำหรับการสอบถามใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้
    
  • หากจัดส่งสินค้าข้ามประเทศ ให้ระบุข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับผิดชอบภาษีศุลกากรและภาษีนำเข้า (ปกติแล้วจะเป็นลูกค้า)
    

เก็บสำเนาดิจิทัลของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไว้เป็นข้อมูลและไว้ใช้สำหรับกรณีที่มีการตรวจสอบ ใช้ซอฟต์แวร์การทำบัญชีที่รองรับการออกใบแจ้งหนี้ระหว่างประเทศเพื่อช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนดและเก็บบันทึกที่ถูกต้องสำหรับใช้อ้างอิงในอนาคตและใช้ในการตรวจสอบที่อาจเกิดขึ้น

วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ HMRC

ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์ผิดเพียงเล็กน้อยหรือเป็นข้อผิดพลาดสำคัญที่ส่งผลกระทบต่อยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม การจัดการกับข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่ออกทันทีก็อาจป้องกันปัญหาไม่ให้เกิดทั้งกับลูกค้าและ HMRC ได้ โดยวิธีการมีดังนี้

ระบุข้อผิดพลาด

ตรวจสอบลักษณะและขอบเขตของข้อผิดพลาด ปัญหาทั่วไปได้แก่ ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า การใช้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม การป้อนรายละเอียดของลูกค้า และการลงวันที่ในใบแจ้งหนี้

ออกใบลดหนี้

ใบลดหนี้จะมีผลในการยกเลิกใบแจ้งหนี้ต้นฉบับทั้งหมดหรือบางส่วน คุณควรอ้างอิงหมายเลขและวันที่ของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ และควรระบุรายละเอียดของข้อผิดพลาด ขณะเดียวกันก็แสดงจำนวนเงินที่แก้ไขด้วย ใบลดหนี้จะต้องประกอบด้วยรายละเอียดของธุรกิจ รายละเอียดของลูกค้า หมายเลขใบลดหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน และข้อมูลที่คุณต้องการปรับแก้ไข ส่งใบลดหนี้ให้ลูกค้าเพื่อให้รับทราบถึงข้อผิดพลาดและการแก้ไขของคุณอย่างเป็นทางการ รวมถึงขั้นตอนที่คุณได้ดำเนินการเพื่อแก้ไขสถานการณ์ดังกล่าว

ออกใบแจ้งหนี้ใหม่ (หากจำเป็น)

หากธุรกรรมยังคงถูกต้องแต่ต้องแก้ไขข้อมูล ให้ออกใบแจ้งหนี้ใหม่โดยใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ใหม่ เพื่อทำให้เส้นทางการตรวจสอบบัญชียังคงชัดเจน ให้ใส่หมายเหตุบนใบแจ้งหนี้ใหม่ว่าใช้แทนที่ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ อย่าลืมตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ใหม่มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดตามข้อกำหนดของ HMRC

ปรับบันทึกการทำบัญชีของคุณ

ปรับข้อมูลตามการเปลี่ยนแปลงในซอฟต์แวร์การทำบัญชีหรือบัญชีแยกประเภทของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ใบลดหนี้ และใบแจ้งหนี้ใหม่ไว้แล้ว ลงชื่อเข้าใช้ซอฟต์แวร์และปรับข้อมูลให้สอดคล้องกับการแก้ไขเหล่านั้นได้เลย

เก็บรักษาเอกสารประกอบทั้งหมด

HMRC กำหนดให้ธุรกิจต้องเก็บบันทึกการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 6 ปีเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง และใช้ในกรณีที่มีการตรวจสอบ ซึ่งประกอบด้วยใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ใบลดหนี้ และใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขแล้ว

พิจารณาผลกระทบที่มีต่อการแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม

หากมีข้อผิดพลาดที่ส่งผลต่อระยะเวลาภาษีมูลค่าเพิ่มที่คุณได้แสดงรายการภาษีไปแล้ว คุณอาจต้องปรับแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มรอบถัดไป โดยหากเป็นข้อผิดพลาดโดยเจตนา (เช่น คุณส่งข้อมูล HMRC ที่คุณรู้ว่าไม่ถูกต้อง) คุณจะต้องแจ้ง HMRC โดยตรง ทั้งนี้ หลักปฏิบัติโดยทั่วไปของสถานการณ์เหล่านี้มีดังนี้

• ข้อผิดพลาดมูลค่าต่ำกว่า 10,000 ปอนด์: คุณสามารถปรับข้อผิดพลาดในแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มครั้งถัดไปได้
  
• ข้อผิดพลาดมูลค่าระหว่าง 10,000 ถึง 50,000 ปอนด์: คุณสามารถปรับข้อผิดพลาดในการแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มครั้งถัดไปได้หากข้อผิดพลาดต่ำกว่า 50,000 ปอนด์และไม่เกิน 1% ของยอดขาย
  
• ข้อผิดพลาดมูลค่ามากกว่า 50,000 ปอนด์: คุณต้องแจ้ง HMRC โดยตรง
  

โดยทั่วไปแล้วคุณจะต้องทำการแก้ไขภายใน 4 ปีที่เกิดข้อผิดพลาดแรกเริ่ม

วิธีจัดเก็บและดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้ HMRC เพื่อจุดประสงค์ทางภาษี

หากต้องการจัดเก็บใบแจ้งหนี้ HMRC เพื่อจุดประสงค์ทางภาษี คุณควรเก็บรักษาบันทึกให้เป็นระเบียบเป็นเวลาอย่างน้อย 6 ปี ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องเก็บบันทึกในระบบดิจิทัล โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดมีรายละเอียดที่ชัดเจน เช่น วันที่ หมายเลขใบแจ้งหนี้ และชื่อลูกค้า นอกจากนี้ โปรดสำรองข้อมูลบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เป็นประจำเพื่อป้องกันการสูญเสียข้อมูล

ซอฟต์แวร์การทำบัญชีหรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัยสามารถช่วยในการจัดเก็บบันทึกดิจิทัลได้ Stripe Invoicing ช่วยให้ธุรกิจสร้าง ส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงจากแพลตฟอร์มของตน นอกจากนี้ยังมอบบันทึกแบบดิจิทัลที่ปลอดภัยสำหรับใบแจ้งหนี้ทั้งหมดด้วย Stripe ผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การทำบัญชียอดนิยม เช่น QuickBooks และ Xero เพื่อซิงค์ใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างระบบการจัดการทางการเงินแบบครบวงจรที่คุณสามารถรายงานภาษี กระทบยอดบัญชี และรักษาแนวทางการออกใบแจ้งหนี้ที่สอดคล้องกับ HRMC ได้

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ช่วยให้ขั้นตอนเกี่ยวกับลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การจัดทำใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ก็จะช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• สร้างการจัดการลูกหนี้การค้าแบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับ และส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การบัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้น หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้