His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) คือหน่วยงานด้านภาษีในสหราชอาณาจักรซึ่งเก็บภาษีและตรวจสอบผู้คนและธุรกิจปฏิบัติตามกฎหมายภาษี HMRC จะตรวจสอบว่าธุรกิจทำตามหน้าที่รับผิดชอบด้านภาษีของตน เช่น การชําระภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีเงินได้ในจํานวนที่ถูกต้อง

HMRC มีกฎเฉพาะเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้เพื่อช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีมูลค่าเพิ่มและเก็บรักษาข้อมูลที่ถูกต้องอยู่เสมอ ใบแจ้งหนี้ต้องระบุรายละเอียดบางอย่าง เช่น ข้อมูลของธุรกิจและจํานวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่รวมไว้ (หากมี) การปฏิบัติตามแนวทางของ HMRC ช่วยให้ธุรกิจหลีกเลี่ยงค่าปรับ การตรวจสอบ และปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกําหนดอื่นๆ

ด้านล่างเราจะอธิบายสิ่งที่ธุรกิจต้องทราบเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ HMRC เช่น ข้อมูลที่ใบแจ้งหนี้ต้องระบุ วิธีสร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้ซอฟต์แวร์การทำบัญชี วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น และวิธีจัดเก็บใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้อง

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ข้อมูลที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตาม HMRC
  
• วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ HMRC โดยใช้ซอฟต์แวร์การทำบัญชี
  
• การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศมีกฎอะไรบ้าง
  
• วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ HMRC
  
• วิธีจัดเก็บและดึงข้อมูลใบกํากับภาษี HMRC เพื่อจุดประสงค์ทางภาษี
  

ข้อมูลที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตาม HMRC

โปรดระบุข้อมูลต่อไปนี้เพื่อให้ใบแจ้งหนี้เป็นไปตามแนวทางของ HMRC

• รายละเอียดของธุรกิจ: ชื่อธุรกิจของคุณ พร้อมที่อยู่และข้อมูลติดต่อ
  
• รายละเอียดของลูกค้า: ชื่อและที่อยู่ของลูกค้าที่คุณกําลังออกใบแจ้งหนี้
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากัน: หมายเลขอ้างอิงสําหรับการระบุ
  
• วันที่ในใบแจ้งหนี้: วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• คําอธิบายสินค้าหรือบริการ คําอธิบายที่ชัดเจนและถูกต้องเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่จัดหาให้
  
• วันที่จัดหา: วันที่จัดส่งสินค้าหรือบริการ ซึ่งอาจแตกต่างจากวันที่ในใบแจ้งหนี้
  
• จํานวนที่เรียกเก็บ: จํานวนเงินที่ธุรกิจของคุณเรียกเก็บจากลูกค้า โดยไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• ข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่ม (หากธุรกิจของคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม): หมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้กับสินค้าหรือบริการ และจํานวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ
  
• ยอดรวมที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม: ยอดสุดท้ายที่ลูกค้าต้องชําระ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
  

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ HMRC โดยใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชี

ซอฟต์แวร์การทําบัญชีสามารถเร่งกระบวนการสร้างใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าได้เร็วขึ้น ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างใบแจ้งหนี้ HMRC ด้วยซอฟต์แวร์การทําบัญชี

ตั้งค่าโปรไฟล์ธุรกิจของคุณ

ตั้งค่าซอฟต์แวร์การทําบัญชีของคุณโดยใส่รายละเอียดของธุรกิจทั้งหมดของคุณ ซึ่งรวมถึงชื่อธุรกิจ ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ และหมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (หากจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม) แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่จะมีส่วน "การตั้งค่า" หรือ "โปรไฟล์บริษัท" ที่คุณสามารถป้อนข้อมูลนี้ได้ ข้อมูลนี้จะปรากฏในใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่คุณสร้างโดยอัตโนมัติ

เพิ่มข้อมูลของลูกค้า

ไปที่ส่วน "ลูกค้า" ในซอฟต์แวร์ของคุณ แล้วเพิ่มรายละเอียดของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อ ข้อมูลนี้จะปรากฏในใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติขณะที่สร้างใบแจ้งหนี้

สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่

ไปที่ส่วน "การขาย" หรือ "ใบแจ้งหนี้" แล้วเลือก "สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่" หรือตัวเลือกที่คล้ายกัน ซอฟต์แวร์จะเปิดเทมเพลตใบแจ้งหนี้ใหม่ที่จะมีช่องที่จําเป็นสําหรับให้คุณกรอก

ป้อนรายละเอียดใบแจ้งหนี้

ป้อนหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากัน โปรดทราบว่าหมายเลขใบแจ้งหนี้ควรเรียงกันและไม่ใช้ซ้ำ นอกจากนี้ ระบบอาจสร้างหมายเลขเหล่านี้โดยอัตโนมัติ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ เพิ่มวันที่ในใบแจ้งหนี้ ซึ่งเป็นวันที่ที่คุณออกใบแจ้งหนี้ และวันที่จัดหาซึ่งเป็นวันที่ส่งมอบสินค้าหรือบริการ หากวันที่เหล่านี้แตกต่างกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมทั้ง 2 วันไว้แล้ว

ป้อนคําอธิบายสินค้าหรือบริการ

ในช่อง "รายการ" หรือ "คําอธิบาย" ให้อธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ให้ โปรดอธิบายอย่างเฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะทําได้ รวมจํานวน ราคาต่อหน่วย และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

ระบุราคาและภาษีมูลค่าเพิ่ม

ป้อนราคาต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการ และยอดรวมที่เรียกเก็บสําหรับแต่ละบรรทัดรายการ หากธุรกิจของคุณได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว โปรดเลือกอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกต้อง ซอฟต์แวร์ควรคํานวณยอดภาษีมูลค่าเพิ่มโดยอัตโนมัติตามอัตราที่มีผล แสดงยอดรวมก่อน VAT, ยอด VAT รวม และยอดรวมที่รวม VAT โปรดใส่หมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ด้วย

ตรวจสอบใบแจ้งหนี้เพื่อการปฏิบัติตามข้อกําหนด

ตรวจสอบว่าข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมดแสดงอย่างถูกต้องในใบแจ้งหนี้ ส่วนนี้ประกอบด้วยรายละเอียดของธุรกิจและลูกค้า หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ออกใบแจ้งหนี้และวันที่จัดส่ง คําอธิบายสินค้าหรือบริการ จํานวนเงินที่คุณจะเรียกเก็บจากลูกค้า การแจกแจงภาษีมูลค่าเพิ่ม และหมายเลขจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หากมี

บันทึกและส่งใบแจ้งหนี้

เมื่อคุณตรวจสอบใบแจ้งหนี้เพื่อความถูกต้องและการปฏิบัติตามข้อกําหนดแล้ว ให้บันทึกไว้ในซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์การทําบัญชีส่วนใหญ่ช่วยให้คุณสามารถส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าได้โดยตรงหรือดาวน์โหลดเป็นไฟล์ PDF เพื่อส่งด้วยตนเอง เก็บสําเนาเป็นบันทึกของคุณ

เก็บบันทึกและติดตามการชําระเงิน

ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อติดตามสถานะของใบแจ้งหนี้ (เช่น ส่งแล้ว ดูแล้ว ชําระเงินแล้ว เลยกําหนดชําระ) วิธีนี้จะช่วยในการจัดการกระแสเงินสดและมั่นใจว่าจะมีการติดตามผลกับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระ เครื่องมือการทําบัญชีจํานวนมากยังมีการแจ้งเตือนอัตโนมัติสําหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระอีกด้วย

การเก็บรักษาบันทึกดิจิทัลของคุณ

HMRC กําหนดให้ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องจัดเก็บบันทึกข้อมูลดิจิทัลของใบแจ้งหนี้ของตนไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 6 ปี โดยทั่วไปแล้ว ซอฟต์แวร์การทําบัญชีจะตั้งค่าให้จัดเก็บข้อมูลนี้โดยอัตโนมัติเพื่ออ้างอิงในอนาคตหรือในกรณีที่มีการตรวจสอบ

การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศมีกฎอะไรบ้าง

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าต่างประเทศ คุณจะต้องปฏิบัติตามข้อบังคับของทั้งสองประเทศที่พํานักอาศัยและประเทศของลูกค้า บางประเทศอาจมีข้อกําหนดเฉพาะเกี่ยวข้อมูลที่ต้องรวมไว้ในใบแจ้งหนี้ วิธีจัดรูปแบบ (เช่น ยอมรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือไม่) และควรใช้ภาษาใด แม้จะมีข้อกําหนดเฉพาะภูมิภาค แต่ด้านล่างเป็นภาพรวมเกี่ยวกับข้อมูลที่ใบแจ้งหนี้ต่างประเทศส่วนใหญ่ต้องมี

• รายละเอียดของธุรกิจ: ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ รายละเอียดการติดต่อ และหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีหรือภาษีมูลค่าเพิ่มของคุณ (หากมี)
  

• รายละเอียดของลูกค้า: ชื่อ-นามสกุลของลูกค้า ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ และหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีหรือภาษีมูลค่าเพิ่ม (หากมี)

• คําอธิบายสินค้าหรือบริการ

  • คําอธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่มอบให้
    
  • หากคุณจัดส่งผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้ โปรดใส่รหัส Harmonized System (HS) เพื่อจัดหมวดหมู่สินค้าเพื่อวัตถุประสงค์ด้านศุลกากร
    

• สกุลเงินและข้อกําหนดการชําระเงิน:

  • ยอดรวมที่ต้องชําระ
    
  • หากมีภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ (แม้ว่าสินค้าหรือบริการส่วนใหญ่ที่จําหน่ายจากสหราชอาณาจักรให้กับลูกค้านอกสหราชอาณาจักรจะได้รับอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นศูนย์)
    
  • สกุลเงินที่ออกใบแจ้งหนี้ (เช่น GBP, USD, EUR) และอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้
    
  • ข้อกําหนดการชําระเงิน รวมถึงวันครบกําหนด วิธีการชําระเงินที่ยอมรับหรือต้องการ (เช่น การโอนเงินระหว่างธนาคาร, PayPal) และบทลงโทษที่ชําระล่าช้า
    

• หมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่ที่เกี่ยวข้อง:

  • หมายเลขใบแจ้งหนี้
    
  • วันที่ออกใบแจ้งหนี้
    
  • วันที่มอบสินค้าหรือบริการ หากแตกต่างจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้
    

• รายละเอียดการจัดส่งและการขนส่ง:

  • วิธีการจัดส่งและผู้ที่ออกค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง (เช่น ข้อกําหนด CIF)
    
  • หมายเลขติดตามสินค้าที่จัดส่ง หากมี
    

• ข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ:

  • ข้อกําหนดและเงื่อนไขที่เกี่ยวกับการขาย เช่น นโยบายการคืนสินค้า การรับประกัน หรือข้อตกลงการให้บริการ
    
  • ผู้ติดต่อสําหรับการสอบถามใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้
    
  • หากจัดส่งสินค้าข้ามประเทศ ให้ระบุข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับผิดชอบภาษีศุลกากรและภาษีนําเข้า (ปกติแล้วเป็นลูกค้า)
    

เก็บสําเนาดิจิทัลของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดสําหรับบันทึกของคุณและสำหรับการตรวจสอบที่เป็นไปได้ ใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีที่รองรับการออกใบแจ้งหนี้ระหว่างประเทศเพื่อช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกําหนดและเก็บบันทึกที่ถูกต้องสําหรับการอ้างอิงในอนาคตและการตรวจสอบที่เป็นไปได้

วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ HMRC

ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์ผิดเพียงเล็กน้อยหรือเป็นข้อผิดพลาดสําคัญที่ส่งผลกระทบต่อยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม การจัดการกับข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่ออกทันทีอาจป้องกันปัญหาให้กับทั้งลูกค้าและ HMRC ได้ วิธีการมีดังนี้

ระบุข้อผิดพลาด

ตรวจสอบลักษณะและขอบเขตของข้อผิดพลาด ปัญหาทั่วไปได้แก่ ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า การใช้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม การป้อนรายละเอียดของลูกค้า และการลงวันที่ในใบแจ้งหนี้

ออกใบลดหนี้

ใบลดหนี้จะมีผลในการยกเลิกใบแจ้งหนี้ต้นฉบับทั้งหมดหรือบางส่วน คุณควรอ้างอิงหมายเลขและวันที่ของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ และควรระบุรายละเอียดของข้อผิดพลาด ขณะเดียวกันก็แสดงจํานวนเงินที่แก้ไข ใบลดหนี้จะต้องประกอบด้วยรายละเอียดของธุรกิจ รายละเอียดของลูกค้า หมายเลขใบลดหนี้ที่ไม่ซ้ํากัน และข้อมูลที่คุณกําลังปรับ ส่งใบลดหนี้ให้ลูกค้าเพื่อให้รับทราบถึงข้อผิดพลาดและการแก้ไขของคุณอย่างเป็นทางการ ซึ่งรวมถึงขั้นตอนที่คุณได้ดําเนินการเพื่อแก้ไขสถานการณ์ดังกล่าว

ออกใบแจ้งหนี้ใหม่ (หากจําเป็น)

หากธุรกรรมยังคงถูกต้องแต่ต้องแก้ไขข้อมูล ให้ออกใบแจ้งหนี้ใหม่โดยใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ใหม่ เพื่อรักษาเส้นทางการตรวจสอบบัญชีที่ชัดเจน ให้ใส่หมายเหตุบนใบแจ้งหนี้ใหม่ว่าใช้แทนที่ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ใหม่มีข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมดตามข้อกําหนดของ HMRC

ปรับบันทึกการทำบัญชีของคุณ

แสดงการเปลี่ยนแปลงในซอฟต์แวร์การทําบัญชีหรือบัญชีแยกประเภทของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ใบลดหนี้ และใบแจ้งหนี้ใหม่ไว้แล้ว ลงชื่อเข้าใช้และแก้ไขเพื่อแสดงการแก้ไขเหล่านั้น

เก็บรักษาเอกสารประกอบทั้งหมด

HMRC กําหนดให้ธุรกิจต้องเก็บบันทึกการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 6 ปีเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง และในกรณีที่มีการตรวจสอบ ซึ่งประกอบด้วยใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ใบลดหนี้ และใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขแล้ว

พิจารณาผลกระทบที่มีต่อการแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม

หากข้อผิดพลาดส่งผลต่อระยะเวลาภาษีมูลค่าเพิ่มที่คุณได้แสดงรายการภาษีไปแล้ว คุณอาจต้องปรับแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มรอบถัดไป หากเป็นข้อผิดพลาดโดยเจตนา (เช่น คุณส่งข้อมูล HMRC ที่คุณรู้ว่าไม่ถูกต้อง) คุณจะต้องแจ้ง HMRC โดยตรง ต่อไปนี้คือหลักการโดยทั่วไปของสถานการณ์เหล่านี้

• ข้อผิดพลาดต่ํากว่า 10,000 ปอนด์: คุณสามารถปรับข้อผิดพลาดในแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มครั้งถัดไปได้
  
• ข้อผิดพลาดระหว่าง 10,000 ถึง 50,000 ปอนด์: คุณสามารถปรับข้อผิดพลาดในการแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มครั้งถัดไปได้หากข้อผิดพลาดต่ํากว่า 50,000 ปอนด์และไม่เกิน 1% ของยอดขาย
  
• ข้อผิดพลาดมากกว่า 50,000 ปอนด์: คุณต้องแจ้ง HMRC โดยตรง
  

โดยทั่วไปแล้วคุณจะต้องทําการแก้ไขภายใน 4 ปีของข้อผิดพลาดแรกเริ่ม

วิธีจัดเก็บและดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้ HMRC เพื่อจุดประสงค์ทางภาษี

ในการจัดเก็บใบแจ้งหนี้ HMRC เพื่อจุดประสงค์ทางภาษี คุณควรเก็บบันทึกอย่างเป็นระเบียบอย่างน้อย 6 ปี ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องจัดเก็บบันทึกข้อมูลแบบดิจิทัล โปรดตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดมีรายละเอียดที่ชัดเจน เช่น วันที่ หมายเลขใบแจ้งหนี้ และชื่อลูกค้า นอกจากนี้ ควรสํารองข้อมูลบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เป็นประจําเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย

ซอฟต์แวร์การทําบัญชีหรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัยสามารถช่วยในการจัดเก็บบันทึกดิจิทัลได้ Stripe Invoicing ช่วยให้ธุรกิจสร้าง ส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงจากแพลตฟอร์มของตน นอกจากนี้ยังมอบบันทึกแบบดิจิทัลที่ปลอดภัยสําหรับใบแจ้งหนี้ทั้งหมดด้วย Stripe ผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์การทําบัญชียอดนิยม เช่น QuickBooks และ Xero เพื่อซิงค์ใบแจ้งหนี้และการชําระเงิน นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างระบบการจัดการทางการเงินแบบครบวงจรที่คุณสามารถรายงานภาษี กระทบยอดบัญชี และรักษาแนวทางการออกใบแจ้งหนี้ที่สอดคล้องกับ HRMC