His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) est l’administration fiscale du Royaume-Uni. Elle collecte les impôts et veille à ce que les particuliers et les entreprises respectent la législation fiscale. HMRC s’assure notamment que les entreprises s’acquittent correctement de leurs obligations fiscales, comme le paiement du montant exact de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et de l’impôt sur les bénéfices.

HMRC a mis en place des règles spécifiques en matière de facturation afin d’aider les entreprises à respecter leurs obligations en matière de TVA et à tenir des registres fiables. Les factures doivent inclure certaines informations, telles que les coordonnées de l’entreprise et le montant de la TVA incluse, le cas échéant. Le respect des directives du HMRC permet d’éviter les amendes, les contrôles et autres problèmes de conformité.

Nous expliquons ci-dessous ce que les entreprises doivent savoir sur les factures HMRC : les informations obligatoires, la création via un logiciel de comptabilité, la correction des erreurs et la conservation des factures.

Contenu de cet article

• Comprendre les exigences du HMRC en matière de facturation : quelles informations inclure ?
  
• Les différents types de factures HMRC
  
• Comment créer une facture HMRC à l’aide d’un logiciel de comptabilité
  
• Quelles sont les règles en matière de facturation des clients internationaux ?
  
• Comment corriger les erreurs sur une facture HMRC
  
• Comment sauvegarder et récupérer les factures HMRC à des fins fiscales
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Comprendre les exigences du HMRC en matière de facturation : quelles informations inclure ?

Pour qu’une facture respecte les directives du HMRC, elle doit inclure les informations suivantes :

• Les informations de votre entreprise : le nom de votre entreprise, ainsi que son adresse et ses coordonnées
  
• Les informations du client : le nom et l’adresse du client auquel vous facturez
  
• Le numéro de facture unique : un numéro de référence permettant d’identifier la facture
  
• La date de la facture : la date d’émission de la facture
  
• La description des biens ou services : une description claire et précise des biens ou services fournis
  
• La date de fourniture : la date à laquelle les biens ou services ont été livrés ou fournis, qui peut être différente de la date de facturation
  
• Le ou les montants facturés : le ou les montants facturés au client par votre entreprise, hors TVA
  
• Les informations relatives à la TVA (si votre entreprise est immatriculée à la TVA) : votre numéro d’immatriculation à la TVA, le taux de TVA appliqué aux biens ou services et le montant de TVA facturé
  
• Le montant total TTC : le montant total que le client doit payer, TVA comprise
  

Les différents types de factures HMRC

Il existe plusieurs types de factures HMRC. Voici leurs principales différences.

Factures pro forma HMRC

Une facture pro forma HMRC est un document préliminaire utilisé pour décrire des biens ou des services avant leur fourniture ou avant que le paiement ne soit exigible. Elle peut également servir à demander un paiement avant la livraison ou la réalisation des services.

Bien qu’elles ressemblent à des factures classiques, elles n’ont aucune valeur juridique à des fins fiscales, et la réglementation exige qu’elles soient clairement identifiées comme telles.

Factures électroniques HMRC

La facturation électronique, dans sa forme la plus simple, correspond à la transmission et à la sauvegarde des factures. Dans le cadre des factures de TVA, les autorités considèrent les factures électroniques HMRC comme des documents transmis et sauvegardés sous format électronique, sans support papier.

HMRC encourage activement la facturation électronique dans de nombreux secteurs au Royaume-Uni et prévoit de la rendre obligatoire pour toutes les factures de TVA à partir de 2029. Parallèlement, HMRC évolue vers des formats de factures structurés et lisibles par machine, afin de faciliter leur intégration avec les logiciels de comptabilité ou de paiement.

Autres types de factures HMRC

Parmi les autres types de factures HMRC figurent les factures de TVA simplifiées, utilisées pour les transactions de faible montant, ainsi que les factures d’auto-facturation, émises par le client au nom du fournisseur dans le cadre d’accords spécifiques entre les deux parties.

Comment créer une facture HMRC à l’aide d’un logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité permet d’accélérer la création de factures pour vos clients. Voici comment créer une facture HMRC à l’aide de ce type d’outil.

Configurez votre profil d’entreprise

Configurez votre logiciel avec toutes les informations de votre entreprise, notamment son nom, son adresse, ses coordonnées et son numéro d’immatriculation à la TVA (le cas échéant). La plupart des plateformes logicielles proposent une section « Paramètres » ou « Profil d’entreprise » pour saisir ces données, qui seront ensuite automatiquement reprises sur vos factures.

Ajoutez les informations du client

Accédez à la section « Clients » de votre logiciel et ajoutez les informations du client, notamment son nom, son adresse et ses coordonnées. Ces informations seront automatiquement renseignées sur les factures lors de leur création.

Créez une nouvelle facture

Rendez-vous dans la section « Ventes » ou « Factures », puis sélectionnez l’option permettant de créer une nouvelle facture. Le logiciel ouvre un modèle comportant les champs obligatoires à compléter.

Saisissez le numéro de la facture

Saisissez un numéro de facture unique, qui sert à identifier une facture pour les clients, les entreprises et les institutions financières. Les numéros de facture doivent être séquentiels et ne pas être dupliqués. Selon le logiciel utilisé, ils peuvent être générés automatiquement.

Ajoutez les détails de la facture

Outre le numéro de facture, une facture comporte généralement d’autres informations pertinentes. Par exemple, vous pouvez également indiquer la date de facturation, c’est-à-dire la date d’émission de la facture, ainsi que la date de fourniture, correspondant à la date à laquelle les biens ou services ont été fournis. Si ces dates diffèrent, veillez à indiquer les deux.

Saisissez une description des biens ou services

Dans le champ « Article » ou « Description », indiquez une description détaillée des biens ou services fournis. Soyez aussi précis que possible et mentionnez la quantité, le prix unitaire ainsi que toute information pertinente.

Indiquez les prix et la TVA

Saisissez le prix par produit ou service ainsi que le montant total facturé pour chaque poste. Si votre entreprise est immatriculée à la TVA, sélectionnez le taux applicable. Le logiciel calcule généralement automatiquement le montant de la TVA. Indiquez le total hors TVA, le montant total de la TVA et le total TTC. N’oubliez pas d’indiquer votre numéro d’immatriculation à la TVA sur la facture.

Vérifiez la conformité de la facture

Vérifiez que toutes les informations obligatoires sont correctement renseignées sur la facture : informations de votre entreprise et du client, numéro de facture, dates, description des biens ou services, montants facturés et détail de la TVA.

Enregistrez et envoyez la facture

Une fois la facture vérifiée pour en assurer l’exactitude et la conformité, enregistrez-la dans le logiciel. La plupart des logiciels de comptabilité vous permettent d’envoyer directement la facture au client par e-mail ou de la télécharger au format PDF pour l’envoyer manuellement. Conservez-en une copie pour vos registres.

Enregistrez et suivez les paiements

Utilisez le logiciel pour suivre l’état de la facture (par ex. envoyée, consultée, payée, en retard). Cela vous aide à gérer votre trésorerie et à assurer le suivi des factures impayées. De nombreux outils comptables proposent également des rappels automatiques pour les factures impayées.

Conservez vos enregistrements numériques

HMRC exige des entreprises immatriculées à la TVA qu’elles conservent des enregistrements numériques de leurs factures pendant au moins six ans. Les logiciels comptables sont généralement configurés pour sauvegarder automatiquement ces informations pour consultation ultérieure ou en cas d’audit.

Quelles sont les règles en matière de facturation des clients internationaux ?

Lorsque vous facturez des clients internationaux, vous devez respecter deux cadres réglementaires : celui de votre pays de résidence et celui du pays de votre client. Certains pays peuvent imposer des exigences spécifiques concernant les informations à inclure sur la facture, son format (par ex. l’acceptation des factures électroniques) et la langue utilisée. Bien qu’il existe des exigences propres à chaque région, voici un aperçu des éléments que doivent contenir la plupart des factures internationales.

• Les informations de votre entreprise : nom, adresse, coordonnées et numéro d’identification fiscale ou de TVA, le cas échéant
  
• Les informations du client : nom complet, adresse, coordonnées et numéro d’identification fiscale ou de TVA, le cas échéant
  
• Une description des biens ou services :
  
  • une description détaillée des biens ou services fournis
    
  • pour les marchandises, les codes du Système harmonisé (SH) nécessaires aux formalités douanières
    
• La devise et les conditions de paiement :
  
  • Le montant total dû, avec indication des éventuelles remises
    
  • Le taux de TVA appliqué, le cas échéant (la plupart des biens ou services vendus depuis le Royaume-Uni à des clients situés en dehors du Royaume-Uni étant détaxés de TVA)
    
  • La devise de facturation (par ex. GBP, USD, EUR) et les taux de change utilisés
    
  • Les conditions de paiement, y compris la date d’échéance, les moyens de paiement acceptés ou préférés (par ex. virement bancaire, PayPal) et les pénalités de retard éventuelles
    
• Le numéro de facture et les dates :
  
  • Le numéro de facture
    
  • La date d’émission de la facture
    
  • La date à laquelle les biens ou services ont été fournis, si elle diffère de la date d’émission
    
• Les informations relatives à l’expédition et à la livraison :
  
  • Le mode d’expédition et la prise en charge des frais (par ex. les conditions CIF)
    
  • Les numéros de suivi, le cas échéant
    
• Les informations supplémentaires :
  
  • Les conditions générales applicables (retours, garanties, contrat d’utilisation du service)
    
  • Un point de contact pour toute question relative à la facture
    
  • En cas d’expédition internationale, la personne responsable des droits de douane et des taxes à l’importation (généralement le client)
    

Conservez des copies numériques de toutes les factures pour vos archives et en cas d’audit. Utilisez un logiciel de comptabilité compatible avec la facturation internationale pour créer des factures conformes et tenir des registres précis pour référence ultérieure et en cas d’audit.

Comment corriger les erreurs sur une facture HMRC

Qu’il s’agisse d’une faute de frappe mineure ou d’une erreur importante affectant le montant de la TVA, corriger rapidement les factures émises permet d’éviter des complications avec votre client et le HMRC. Voici comment procéder.

Identifiez l’erreur

Déterminez la nature et l’étendue de l’erreur. Les erreurs les plus courantes concernent la facturation, les taux de TVA, les informations client ou les dates.

Émettez un avoir

Un avoir annule tout ou partie de la facture initiale. Il doit mentionner le numéro et la date de la facture d’origine, détailler l’erreur et indiquer les montants corrigés. L’avoir doit également inclure les informations de votre entreprise, celles du client, un numéro d’avoir unique ainsi que les éléments modifiés. Transmettez l’avoir à votre client afin de formaliser la reconnaissance de l’erreur et sa correction, y compris les mesures prises pour y remédier.

Émettez une nouvelle facture (si nécessaire)

Si la transaction est toujours valide mais nécessite des corrections, émettez une nouvelle facture avec un nouveau numéro. Pour garantir une traçabilité claire, indiquez qu’elle remplace la facture initiale. Assurez-vous qu’elle contient toutes les informations obligatoires requises par le HMRC.

Ajustez vos registres comptables

Répercutez les modifications dans votre logiciel de comptabilité ou vos registres. Assurez-vous que la facture d’origine, l’avoir et la nouvelle facture sont bien enregistrés. Connectez-vous et modifiez-la afin de refléter les corrections.

Conservez tous vos documents

HMRC exige que les entreprises conservent leurs documents de facturation pendant au moins six ans, notamment les factures d’origine, les avoirs et les factures corrigées.

Tenez compte des implications sur la TVA

Si l’erreur concerne une période de TVA pour laquelle vous avez déjà soumis une déclaration, vous devrez peut-être ajuster votre prochaine déclaration de TVA. S’il s’agit d’une erreur délibérée (c’est-à-dire si vous avez transmis au HMRC des informations que vous saviez incorrectes), vous devrez en informer directement le HMRC. Voici comment ces situations sont généralement traitées.

• Erreurs inférieures à 10 000 £ : vous pouvez corriger l’erreur dans votre prochaine déclaration de TVA.
  
• Erreurs comprises entre 10 000 et 50 000 £ : vous pouvez corriger l’erreur dans votre prochaine déclaration de TVA si elle est inférieure à 50 000 £ et n’excède pas 1 % de votre chiffre d’affaires.
  
• Erreurs supérieures à 50 000 £ : vous devez en informer directement le HMRC.
  

En règle générale, vous devez apporter les corrections dans un délai de quatre ans à compter de l’erreur initiale.

Comment sauvegarder et récupérer les factures HMRC à des fins fiscales

Pour conserver des factures HMRC à des fins fiscales, vous devez garder des registres organisés pendant au moins six ans. Les entreprises immatriculées à la TVA doivent conserver leurs registres au format numérique. Assurez-vous que toutes les factures sont clairement identifiées (date, numéro de facture, nom du client). Sauvegardez régulièrement les données électroniques pour éviter toute perte.

Un logiciel de comptabilité ou un stockage cloud sécurisé peut faciliter la gestion des archives numériques. Stripe Invoicing permet aux entreprises de créer, d’envoyer et de suivre des factures directement depuis la plateforme, tout en conservant un historique numérique sécurisé. Stripe s’intègre à des logiciels de comptabilité populaires tels que QuickBooks et Xero pour synchroniser factures et paiements. Vous pouvez ainsi centraliser la gestion financière, déclarer vos taxes, rapprocher vos comptes et maintenir des pratiques conformes aux exigences du HMRC.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie la gestion de vos créances clients, de la création des factures à l’encaissement des paiements. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à optimiser leurs opérations :

• Automatisez la gestion des créances clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans code. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, pour une meilleure maîtrise de votre trésorerie.

• Accélérez votre trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et encaissez plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance basés sur l’IA qui facilitent la récupération des revenus.

• Améliorez l’expérience client : proposez une expérience de paiement moderne, avec plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont facilement accessibles et réglables via un portail client en libre-service.

• Réduisez la charge administrative : générez des factures en quelques minutes et limitez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement hébergée par Stripe.

• Intégrez Stripe Invoicing à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux principaux logiciels de comptabilité et ERP afin de synchroniser les données et de réduire les saisies manuelles.

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