Le HMRC (His Majesty’s Revenue and Customs) est l’autorité fiscale du Royaume-Uni qui perçoit les taxes et veille à ce que les particuliers et les entreprises respectent les lois fiscales. Le HMRC veille à ce que les entreprises s’acquittent de leurs responsabilités fiscales, par exemple en payant le bon montant de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et d’impôt sur le revenu.

Le HMRC a mis en place des règles spécifiques en matière de facturation afin d’aider les entreprises à respecter leurs obligations en matière de TVA et à tenir des registres exacts. Les factures doivent comporter certaines informations, telles que les coordonnées de l’entreprise et le montant de la TVA incluse, le cas échéant. Le respect des directives du HMRC permet aux entreprises d’éviter les amendes, les audits et autres problèmes de conformité.

Nous allons vous expliquer ce que les entreprises doivent savoir sur les factures HMRC, comme par exemple les factures à inclure, comment en créer une à l’aide d’un logiciel de comptabilité, comment corriger les erreurs qui se produisent et comment les stocker correctement.

Sommaire de cet article

• Quelles informations doivent figurer sur une facture conforme au HMRC ?
  
• Comment créer une facture conforme au HMRC à l’aide d’un logiciel de comptabilité
  
• Quelles sont les règles de facturation des clients internationaux ?
  
• Comment corriger les erreurs sur une facture HMRC
  
• Comment stocker et récupérer des factures HMRC à des fins fiscales
  

Quelles informations doivent figurer sur une facture conforme aux exigences du HMRC ?

Pour qu’une facture soit conforme aux directives du HMRC, elle doit comporter les informations suivantes :

• Les informations de votre entreprise : le nom de votre entreprise, ainsi que son adresse et ses coordonnées
  
• Les coordonnées du client : le nom et l’adresse du client que vous facturez
  
• Le numéro de facture unique : un numéro de référence pour l’identification
  
• La date de la facture : la date d’émission de la facture
  
• Une description des biens ou services : une description claire et précise des biens ou services fournis
  
• La date de livraison : la date à laquelle les biens ou services ont été livrés, qui peut être différente de la date de facturation
  
• Le(s) montant(s) facturé(s) : le(s) montant(s) facturé(s) par votre entreprise au client, hors TVA
  
• Les informations relatives à la TVA (si votre entreprise est immatriculée à la TVA) : votre numéro d’immatriculation à la TVA, le taux de TVA appliqué aux biens ou services et le montant de TVA facturé
  
• Le montant total TTC : le montant final à payer par le client, TVA incluse
  

Comment créer une facture HMRC à l’aide d’un logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité peut contribuer à accélérer le processus de création de factures pour les clients. Voici comment créer une facture HMRC à l’aide d’un logiciel de comptabilité.

Configurez votre profil d’entreprise

Configurez votre logiciel comptable avec toutes les informations relatives à votre entreprise, y compris son nom, son adresse, ses coordonnées et son numéro d’immatriculation à la TVA (si elle est immatriculée à la TVA). La plupart des plateformes logicielles disposent d’une section « Paramètres » ou « Profil d’entreprise » dans laquelle vous pouvez saisir ces informations. Ces données apparaîtront automatiquement sur toutes les factures que vous générez.

Ajoutez les informations du client

Accédez à la section « Clients » de votre logiciel et ajoutez les informations du client (nom, adresse et coordonnées). Ces données sont renseignées automatiquement sur les factures au fur et à mesure qu’elles sont générées.

Créez une nouvelle facture

Rendez-vous dans la section « Ventes » ou « Factures », puis sélectionnez l’option permettant de créer une nouvelle facture. Le logiciel ouvre ensuite un nouveau modèle de facture qui comporte des champs obligatoires que vous devrez remplir.

Saisissez les informations de la facture

Saisissez un numéro de facture unique. Veuillez noter que les numéros de facture doivent être séquentiels et non répétés. En outre, en fonction du logiciel, ces numéros peuvent être générés automatiquement. Ajoutez la date de la facture, qui correspond à la date à laquelle la facture a été émise, et la date de livraison, c’est-à-dire la date à laquelle les biens ou services ont été fournis. Si ces dates sont différentes, veillez à bien indiquer les deux.

Saisissez une description des biens ou services

Dans le champ « Article » ou « Description », fournissez une description détaillée des biens ou services qui ont été fournis. Soyez aussi précis que possible. Indiquez la quantité, le prix unitaire et toute autre information pertinente.

Indiquez le prix et la TVA

Saisissez le prix par produit ou service ainsi que le montant total facturé pour chaque poste. Si votre entreprise est immatriculée à la TVA, sélectionnez le bon taux de TVA. Le logiciel doit calculer automatiquement le montant de la TVA en fonction du taux appliqué. Indiquez le montant total avant TVA, le montant total de la TVA et le montant total TVA comprise. N’oubliez pas non plus d’indiquer votre numéro d’immatriculation à la TVA sur la facture.

Vérifiez la conformité de la facture

Vérifiez que toutes les informations requises s’affichent correctement sur la facture. Il s’agit notamment des informations relatives à votre entreprise et au client, du numéro de facture, des dates de facturation et de livraison, de la description des biens ou services, du montant facturé au client, du détail de la TVA et du numéro d’immatriculation à la TVA, le cas échéant.

Enregistrez et envoyez la facture

Une fois que vous avez vérifié l’exactitude et la conformité de la facture, enregistrez-la dans le logiciel. La plupart des logiciels de comptabilité vous permettent d’envoyer directement la facture au client par courriel ou de la télécharger au format PDF pour l’envoyer manuellement. Conservez-en une copie pour vos registres.

Enregistrez et suivez les paiements

Utilisez le logiciel pour suivre l’état de la facture (par exemple, envoyée, consultée, payée, en retard). Cela permet de gérer les flux de trésorerie et d’assurer le suivi des factures impayées. De nombreux outils comptables proposent également des rappels automatiques pour les factures impayées.

Conservez vos enregistrements numériques

Le HMRC exige des entreprises immatriculées à la TVA qu’elles conservent des enregistrements numériques de leurs factures pendant au moins six ans. Les logiciels comptables sont généralement configurés pour stocker automatiquement ces informations à des fins de référence ultérieure ou en cas d’audit.

Quelles sont les règles en matière de facturation des clients internationaux ?

Lorsque vous facturez des clients internationaux, vous devez respecter à la fois les réglementations de votre pays de résidence et celles du pays de votre client. Certains pays peuvent avoir des exigences spécifiques concernant les informations à inclure sur la facture, le format à utiliser (par exemple, acceptation ou non des factures électroniques) et la langue dans laquelle elle doit être rédigée. Bien qu’il existe des exigences spécifiques à chaque région, voici un aperçu des informations que doivent contenir la plupart des factures internationales.

• Les informations de votre entreprise : le nom, l’adresse, les coordonnées et le numéro d’identification de la TVA ou d’identification fiscale de votre entreprise, le cas échéant
  

• Les informations du client : le nom complet, l’adresse, les coordonnées et le numéro d’identification de la TVA ou d’identification fiscale du client, le cas échéant

• Une description des biens ou services :

  • une description détaillée des biens fournis ou des services rendus
    
  • Si vous expédiez des produits physiques, les codes du Système harmonisé (SH) pour classer les marchandises à des fins douanières.
    

• La devise et les modalités de paiement :

  • Le montant total dû
    
  • Si la TVA s’applique, le taux de TVA appliqué (bien que la plupart des biens ou services vendus depuis le Royaume-Uni à des clients en dehors du Royaume-Uni soient détaxés pour la TVA)
    
  • La devise dans laquelle la facture est émise (par exemple, GBP, USD, EUR) ainsi que les taux de change utilisés
    
  • Les conditions de paiement, y compris la date d’échéance, les moyens de paiement acceptés ou préférés (par exemple, virement bancaire, PayPal) et les éventuelles pénalités de retard
    

• Le numéro de facture et les dates applicables :

  • Numéro de facture
    
  • La date d’émission de la facture
    
  • La date à laquelle les biens ou services ont été fournis, si elle est différente de la date d’émission
    

• Les informations sur l’expédition et la livraison :

  • Le mode d’expédition et qui prend en charge les frais d’expédition (par exemple, les conditions CIF)
    
  • Les numéros de suivi des marchandises expédiées, le cas échéant
    

• Les éventuelles informations complémentaires :

  • Les conditions générales pertinentes liées à la vente, telles que les politiques de retour, les garanties ou les accords de service.
    
  • Un point de contact pour les éventuelles questions relatives à la facture
    
  • Si vous expédiez des marchandises à l’international, des informations sur la personne responsable des droits de douane et des taxes à l’importation (il s’agit généralement du client)
    

Conservez des copies numériques de toutes les factures pour vos registres et en vue d’éventuels audits. Utilisez un logiciel de comptabilité qui prend en charge la facturation à l’international pour vous aider à créer des factures conformes et à tenir des registres précis à des fins de référence future et en vue d’éventuels audits.

Comment corriger les erreurs sur une facture HMRC

Qu’il s’agisse d’une faute de frappe mineure ou d’une erreur importante affectant le montant de la TVA, le traitement rapide des erreurs des factures émises peut permettre d’éviter des complications avec votre client et le HMRC. Voici comment procéder.

Identifiez l’erreur

Déterminez la nature et l’étendue de l’erreur. Parmi les problèmes les plus courants, citons les erreurs lors de la facturation des clients, de l’application du taux de TVA, de la saisie des coordonnées du client et de la datation des factures.

Émettez un avoir

Un avoir annule de fait tout ou partie de la facture initiale. Il doit mentionner le numéro et la date de la facture d’origine, et détailler l’erreur, tout en indiquant le ou les montants corrigés. L’avoir doit indiquer les coordonnées de votre entreprise, celles du client, un numéro d’avoir unique ainsi que les informations que vous modifiez. Remettez l’avoir à votre client pour qu’il reconnaisse officiellement votre erreur et la correction, y compris les mesures que vous avez prises pour corriger la situation.

Émettez une nouvelle facture (si nécessaire)

Si la transaction est toujours valide, mais nécessite une correction des informations, émettez une nouvelle facture avec un nouveau numéro. Afin d’établir une piste d’audit claire, il convient d’indiquer sur la nouvelle facture qu’elle remplace la facture originale. Assurez-vous que la nouvelle facture contient toutes les informations obligatoires demandées par le HMRC.

Ajustez vos registres comptables

Répercutez les modifications apportées à votre logiciel comptable ou à vos registres. Assurez-vous que la facture d’origine, l’avoir et la nouvelle facture sont enregistrés. Connectez-vous et apportez vos modifications afin de répercuter les corrections.

Conservez tous vos documents

Le HMRC exige que les entreprises conservent tous les registres de facturation pendant au moins six ans à des fins de référence et en cas d’audit. Cela inclut les factures d’origine, les avoirs et les factures corrigées.

Tenez compte des éventuelles implications en matière de déclaration de TVA

Si l’erreur concerne une période de TVA pour laquelle vous avez déjà envoyé une déclaration, vous devrez peut-être ajuster votre prochaine déclaration de TVA. S’il s’agit d’une erreur délibérée (c’est-à-dire que vous avez envoyé au HMRC des informations que vous saviez incorrectes), vous devez en informer directement le HMRC. Voici comment ces situations se déroulent généralement.

• Erreurs inférieures à 10 000 £ : vous pourrez corriger l’erreur lors de votre prochaine déclaration de TVA.
  
• Erreurs comprises entre 10 000 et 50 000 £ : vous pourrez corriger l’erreur lors de votre prochaine déclaration de TVA si elle est inférieure à 50 000 £ et n’excède pas 1 % de votre chiffre d’affaires.
  
• Erreurs supérieures à 50 000 £ : vous devez en informer directement le HMRC.
  

En règle générale, vous devez apporter des corrections dans un délai de quatre ans à compter de l’erreur initiale.

Comment stocker et récupérer les factures HMRC à des fins fiscales

Pour stocker les factures HMRC à des fins fiscales, vous devez conserver des registres organisés pendant au moins six ans. Les entreprises immatriculées à la TVA doivent conserver leurs documents sous forme numérique. Assurez-vous que certaines informations telles que la date, le numéro de facture et le nom du client sont clairement indiquées sur toutes les factures. En outre, il convient de sauvegarder régulièrement les enregistrements électroniques pour éviter la perte de données.

Un logiciel de comptabilité ou un stockage sécurisé dans le cloud peuvent vous aider à stocker les enregistrements numériques. Stripe Invoicing permet aux entreprises de créer, d’envoyer et de suivre des factures directement à partir de sa plateforme, en plus de fournir des enregistrements numériques sécurisés de toutes les factures. Stripe s’intègre aux logiciels de comptabilité populaires tels que QuickBooks et Xero pour synchroniser les factures et les paiements. Vous avez également la possibilité de créer un système de gestion financière unifié à partir duquel vous pouvez déclarer les impôts, rapprocher les comptes et maintenir des pratiques de facturation conformes aux exigences du HRMC.