La Agencia de Impuestos y Aduanas de Su Majestad (HMRC) es la autoridad fiscal del Reino Unido que recauda impuestos y garantiza el cumplimiento de las leyes fiscales por parte de los particulares y las empresas. El HMRC garantiza que las empresas cumplan con sus responsabilidades fiscales, como el pago del monto correcto del impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto a los ingresos.

El HMRC tiene normas específicas en torno a la facturación para ayudar a las empresas a cumplir con el IVA y mantener registros precisos. Las facturas deben incluir ciertos detalles, como la información de la empresa y la cantidad de IVA incluido, si corresponde. Seguir las pautas de HMRC ayuda a las empresas a evitar multas, auditorías y otros problemas de cumplimiento.

A continuación, explicaremos lo que las empresas deben saber sobre las facturas en relación con el HMRC, como qué facturas deben incluir, cómo crear una con un software de contabilidad, cómo corregir cualquier error que se produzca y cómo almacenarlas correctamente.

¿Qué hay en este artículo?

• ¿Qué información debe incluirse en una factura para que cumpla con los requisitos del HMRC?
  
• Cómo crear una factura del HMRC con un software de contabilidad
  
• ¿Cuáles son las reglas para facturar a clientes internacionales?
  
• Cómo corregir errores en una factura del HMRC
  
• Cómo almacenar y recuperar facturas del HMRC a efectos fiscales
  

¿Qué información debe incluirse en una factura para que cumpla con los requisitos del HMRC?

Para que una factura cumpla con las pautas del HMRC, debe incluir la siguiente información:

• Los datos de tu empresa: El nombre de tu empresa, junto con su dirección e información de contacto
  
• Los datos del cliente: El nombre y la dirección del cliente al que facturas
  
• El número único de factura: Un número de referencia para la identificación
  
• La fecha de la factura: La fecha de emisión de la factura
  
• Una descripción de los bienes o servicios: Una descripción clara y precisa de los bienes o servicios suministrados
  
• La fecha de suministro: La fecha en que se entregaron los bienes o servicios, que puede ser diferente de la fecha de la factura
  
• El/los importe/s cobrado/s: Los importes que tu empresa cobra al cliente, sin IVA
  
• La información sobre el IVA (si tu empresa está registrada a efectos de IVA): Tu número de registro de IVA, la tasa de IVA aplicada a los bienes o servicios y el importe del IVA cobrado
  
• El importe total con IVA incluido: El importe final que el cliente tiene que pagar, IVA incluido
  

Cómo crear una factura del HMRC con un software de contabilidad

Un software contable puede acelerar el proceso de creación de facturas para los clientes. A continuación, te explicamos cómo crear una factura del HMRC con un software de contabilidad.

Configura el perfil de tu empresa

Configura tu software contable con todos los datos de tu empresa, incluido el nombre, la dirección, la información de contacto y el número de identificación fiscal (si está registrada a efectos del IVA). La mayoría de las plataformas de software tienen una sección de "Configuración" o "Perfil de la empresa" donde puedes ingresar esta información. Estos datos se completarán automáticamente en todas las facturas que generes.

Agrega la información del cliente

Ve a la sección "Clientes» de tu software y agrega los datos del cliente: nombre, dirección e información de contacto. Esta información se completará automáticamente en las facturas a medida que se generen.

Crea una nueva factura

Ve a la sección "Ventas" o "Facturas" y selecciona "Crear nueva factura" o una opción similar. El software abrirá una nueva plantilla de factura que tendrá campos obligatorios que deberás completar.

Introduce los datos de la factura

Ingresa un número de factura único. Ten en cuenta que los números de factura deben ser secuenciales y no repetirse. Además, según el software, estos números pueden generarse automáticamente. Agrega la fecha de la factura, que es la fecha en que emitiste la factura, y la fecha de suministro, que es cuando se proporcionaron los bienes o servicios. Si estas fechas difieren, asegúrate de incluir ambas.

Ingresa una descripción de los bienes o servicios

En el campo "Artículo" o "Descripción", proporciona una descripción detallada de los bienes o servicios que se suministraron. Sé lo más específico posible. Incluye la cantidad, el precio unitario y cualquier otro detalle relevante.

Especifica el precio y el IVA

Ingresa el precio por producto o servicio y el importe total cobrado por cada ítem. Si tu empresa está registrada a efectos del IVA, selecciona la tasa de IVA correcta. El software debería calcular automáticamente el importe del IVA en función de la tasa aplicada. Muestra el importe total sin IVA, el importe total del IVA y el importe total con IVA incluido. Asegúrate también de incluir tu número de identificación fiscal en la factura.

Revisa la factura para verificar que cumpla con los requisitos

Verifica que toda la información requerida se muestre correctamente en la factura. Estos datos incluyen los datos de tu empresa y del cliente, el número de factura, las fechas de facturación y suministro, la descripción de los bienes o servicios, el importe que le cobras al cliente, el desglose del IVA y el número de registro de IVA, si corresponde.

Guarda y envía la factura

Una vez que verificado que la factura es precisa y cumple los requisitos, guárdala en el software. La mayoría de los programas de contabilidad te permiten enviar la factura al cliente por correo electrónico directamente o descargarla como PDF para enviarla manualmente. Guarda una copia para tus registros.

Registra y realiza un seguimiento de los pagos

Usa el software para realizar un seguimiento del estado de la factura (por ejemplo, enviada, vista, pagada, vencida). Esto ayuda a gestionar el flujo de caja y garantiza el seguimiento de las facturas impagas. Muchas herramientas de contabilidad también ofrecen recordatorios automáticos para facturas impagas.

Lleva registros digitales

El HMRC les exige a las empresas inscritas en el IVA que mantengan registros digitales de sus facturas durante al menos seis años. Por lo general, el software de contabilidad está configurado para almacenar esta información automáticamente para futuras referencias o en caso de una auditoría.

¿Cuáles son las reglas para facturar a clientes internacionales?

Al facturar a clientes internacionales, debes cumplir tanto con las normativas de tu país de residencia como con las del país de tu cliente. Algunos países pueden tener requisitos específicos sobre qué incluir en la factura, qué formato debe tener (por ejemplo, si se aceptan facturas electrónicas) y en qué idioma debe estar redactada. Si bien existen requisitos específicos para cada región, aquí tienes un resumen de lo que deben incluir la mayoría de las facturas internacionales.

• Los datos de tu empresa: El nombre, la dirección, los datos de contacto y el número de identificación fiscal o de IVA de tu empresa, si corresponde
  

• Los datos del cliente: El nombre completo, la dirección, los datos de contacto y el número de identificación fiscal o a efectos del IVA del cliente, si corresponde

• Una descripción de los bienes o servicios:

  • Una descripción detallada de los bienes o servicios prestados
    
  • Si envías productos físicos, códigos del Sistema Armonizado (HS) para clasificar las mercancías a efectos aduaneros
    

• La moneda y las condiciones de pago:

  • El importe total adeudado
    
  • Si se aplica el IVA, el tipo de IVA aplicado (aunque la mayoría de los bienes o servicios vendidos desde el Reino Unido a clientes de fuera del Reino Unido no califican para el IVA)
    
  • La moneda en la que se emite la factura (p. ej., GBP, USD, EUR) y los tipos de cambio utilizados
    
  • Las condiciones de pago, incluida la fecha de vencimiento, los métodos de pago aceptados o preferidos (p. ej., transferencia bancaria, PayPal) y cualquier multa por pago atrasado
    

• El número de factura y las fechas aplicables:

  • Número de factura
    
  • La fecha en que se emitió la factura
    
  • La fecha en que se proporcionaron los bienes o servicios, si es diferente de la fecha de emisión
    

• Los detalles de envío y entrega:

  • El método de envío y quién asume los gastos de envío (por ejemplo, términos CIF)
    
  • Números de seguimiento de los productos enviados, si corresponde
    

• Cualquier información adicional:

  • Todos los términos y condiciones correspondientes relacionados con la venta, como políticas de devolución, garantías o acuerdos de servicio.
    
  • Un punto de contacto para cualquier consulta relacionada con la factura
    
  • Si se realizan envíos internacionales de mercancías, información sobre quién es responsable de los derechos de aduana y los impuestos de importación (suele ser el cliente)
    

Guarda copias digitales de todas las facturas para tus registros y posibles auditorías. Utiliza un software de contabilidad compatible con la facturación internacional para ayudarte a crear facturas que cumplan con los requisitos y mantener registros precisos para futuras referencias y posibles auditorías.

Cómo corregir errores en una factura del HMRC

Ya sea que se trate de un error de tipeo menor o de un error grave que afecte el importe del IVA, abordar los errores en facturas emitidas con prontitud puede evitar complicaciones tanto con tu cliente como con el HMRC. A continuación te explicamos cómo hacerlo.

Identifica el error

Determina la naturaleza y el alcance del error. Entre los problemas más comunes se encuentran errores al cobrar a los clientes, aplicar los tipos de IVA, introducir los datos de los clientes y poner fecha a las facturas.

Emite una nota de crédito

Una nota de crédito cancela efectivamente la totalidad o parte de la factura original. Debe hacer referencia al número y la fecha de la factura original, y debe detallar el error y mostrar los importes corregidos. La nota de crédito debe incluir los datos de tu empresa, los datos del cliente, un número de nota de crédito único y la información que estás corrigiendo. Proporciona la nota de crédito a tu cliente para que reconozca oficialmente tanto tu error como la corrección, incluidas las medidas que has tomado para corregir la situación.

Emite una nueva factura (si es necesario)

Si la transacción sigue siendo válida, pero requiere información corregida, emite una nueva factura con un nuevo número de factura. Para mantener un registro de auditoría claro, deja una nota en la nueva factura que indique que está reemplazando a la factura original. Asegúrate de que la nueva factura incluya toda la información obligatoria requerida por el HMRC.

Ajusta tus registros contables

Refleja los cambios en tu software o libros de contabilidad. Asegúrate de que la factura original, la nota de crédito y la nueva factura estén registradas. Inicia sesión y modifícala para que refleje las correcciones.

Conserva toda tu documentación

El HMRC exige que las empresas conserven todos los registros de facturación durante al menos seis años para su referencia y en caso de auditoría. Esto incluye facturas originales, notas de crédito y facturas corregidas.

Considera las implicaciones de la devolución del IVA

Si el error afecta a un período de IVA para el que ya has presentado una declaración, es posible que tengas que ajustar tu próxima declaración de IVA. Si se trató de un error deliberado (es decir, enviaste a HMRC información que sabías que era incorrecta), deberás notificar directamente a HMRC. Así es como suelen funcionar estas situaciones.

• Errores inferiores a £10,000: Puedes corregir el error en tu próxima declaración de IVA.
  
• Errores entre £10,000 y £50,000: Puedes ajustar el error en tu próxima declaración de IVA si el error es inferior a £50,000 y no supera el 1 % de tu facturación.
  
• Errores superiores a £50,000: Debes notificar directamente a HMRC.
  

Por lo general, debes realizar las correcciones dentro de los cuatro años posteriores al error original.

Cómo almacenar y recuperar facturas del HMRC a efectos fiscales

Para almacenar facturas del HMRC con fines fiscales, debes mantener registros organizados durante al menos seis años. Las empresas registradas a efectos del IVA deben almacenar los registros digitalmente. Asegúrate de que todas las facturas estén claramente etiquetadas con detalles como la fecha, el número de factura y el nombre del cliente. Además, debes hacer copias de seguridad de los registros electrónicos con regularidad para evitar la pérdida de datos.

El software de contabilidad o el almacenamiento seguro en la nube pueden ayudar con el almacenamiento de registros digitales. Stripe Invoicing les permite a las empresas crear, enviar y realizar un seguimiento de las facturas directamente desde su plataforma, además de proporcionar registros digitales seguros de todas las facturas. Stripe se integra con software de contabilidad popular, como QuickBooks y Xero, para sincronizar facturas y pagos. También te permite crear un sistema de gestión financiera unificado desde el cual puedes declarar impuestos, conciliar cuentas y mantener prácticas de facturación que cumplan con los requisitos del HRMC.