Faktureringssystem hjälper företag att skapa och hantera fakturor. Dessa system innehåller ofta funktioner som anpassningsbara fakturamallar, automatiska påminnelser för förfallna betalningar, integration med bokföringsprogram och detaljerad rapportering. De är också en allt populärare affärslösning, och värdet på marknaden för faktureringsprogramvara förväntas öka från 4,3 miljarder USD 2024 till 13,1 miljarder USD 2031.

Nedan förklarar vi vad du behöver veta om faktureringssystem: hur de fungerar, hur du bedömer om du behöver faktureringsprogram och hur du väljer rätt system för ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Typer av faktureringssystem
  
• Hur fungerar faktureringssystem?
  
• Behöver du ett faktureringsprogram?
  
• Hur du väljer det bästa faktureringssystemet för dina behov
  
• Hur Stripe kan hjälpa dig
  

Typer av faktureringssystem

Det finns många typer av faktureringssystem som passar företag av olika storlekar, med olika behov och inom olika branscher. Här är de viktigaste typerna.

Manuella faktureringssystem

Dessa system skapar fakturor manuellt med hjälp av ordbehandlings- eller kalkylprogram. Användaren fyller i detaljerna, beräknar summor och skickar fakturan till kunden via e-post eller post. Manuella system är i allmänhet billigare och mycket anpassningsbara, men de är också tidskrävande att hantera, föremål för mänskliga fel och saknar automatisering och möjlighet att integrera med andra system.

Kalkylbladsbaserade faktureringssystem

Kalkylarksbaserade faktureringssystem använder kalkylprogram som Microsoft Excel och Google Kalkylark med fördesignade mallar. De kan innehålla en grundläggande formel eller beräkningsautomatisering, men de flesta uppgifterna läggs in manuellt. Dessa system är mer organiserade än helt manuella system, och dessutom anpassningsbara och vanligtvis prisvärda. Men de kräver fortfarande manuellt arbete, är mindre effektiva för fakturering i stora volymer och saknar betalningsspårning och andra sofistikerade funktioner.

Grundläggande faktureringsprogram

Grundläggande faktureringsprogram erbjuder viktiga funktioner för att generera, skicka och spåra fakturor. Dessa system kan hantera återkommande fakturor, enkla betalningspåminnelser och viss grundläggande automatisering. De är ofta användarvänliga och tillgängliga och erbjuder mer automatisering än manuella metoder. Men de kanske inte kan integreras med alla betalnings- och redovisningssystem.

Avancerat faktureringsprogram

Avancerade program ger en omfattande uppsättning faktureringsfunktioner samt funktioner som detaljerad rapportering, automatiserad skattehantering och integration med andra finansiella verktyg. Dessa system finns ofta i molnet och är tillgängliga online, så företag kan hantera sin fakturering var som helst. Avancerade program erbjuder en hög grad av automatisering, integration med betalningsplattformar, stöd för komplicerade faktureringsbehov och detaljerade finansiella insikter. Men de kostar vanligtvis mer än grundläggande program, och kan kräva viss utbildning för optimal användning.

Faktureringsmoduler för ERP-system (Enterprise Resource Planning)

ERP-system tillhandahåller fakturering som en del av en bredare svit av integrerade affärshanteringsverktyg. Dessa moduler kopplar samman fakturering med många processer, från hantering av leveranskedjan till HR (Human Resources). De ger en helhetssyn på verksamheten och är mycket flexibla, så de passar stora organisationer med olika processer. Men dessa moduler tenderar att vara dyra och kräver omfattande installation och hantering.

Anpassade faktureringssystem

Anpassade system är byggda för att passa ett företags specifika behov. Antingen företagen själva eller specialiserade utvecklare bygger dessa system för att integreras perfekt med befintliga processer och arbetsflöden. Även om detta kan vara en tydlig konkurrensfördel är anpassade system dyra att utveckla, kan ta längre tid att implementera och kräver ofta löpande underhåll och support.

Appar för fakturering

Appar för fakturering är särskilt utformade för mobila enheter och gör det möjligt för företag att skapa och skicka fakturor när de är på språng. De är särskilt användbara för frilansare eller småföretag som verkar i mycket mobila miljöer. Dessa system är extremt praktiska men har vanligtvis begränsad funktionalitet jämfört med fullständiga dator- eller molnbaserade system.

Hur fungerar faktureringssystem?

Faktureringssystem kan minska det manuella arbetet och ge mer insyn i ekonomin genom hela faktureringsprocessen. Så här fungerar de.

Fakturagenerering

Användare skapar ofta fakturor med hjälp av anpassningsbara mallar. De kan mata in detaljerad information, inklusive radposter, rörliga skattesatser, volymrabatter och specifika betalningsvillkor. Avancerade system som Stripe Invoicing går ett steg längre genom att inkludera dynamiska fält, alternativ för flera valutor och anpassade profileringselement så att varje faktura återspeglar företagets identitet och behov.

Återkommande fakturering

Faktureringsprogram kan automatisera återkommande faktureringscykler för företag med abonnemangsmodeller eller återkommande kunder. Den här automatiseringen innebär att du implementerar flexibla faktureringsscheman, tillämpar användningsbaserade avgifter och hanterar proportionella avgifter. Funktionen skapar en konsekvent och korrekt faktureringsupplevelse samtidigt som den integreras med system för abonnemangshantering för att hantera uppgraderingar, nedgraderingar och uppsägningar utan manuell inblandning.

Leveransmetoder

När en faktura har förberetts kan systemet leverera den via flera kanaler, inklusive e-post, kundportaler och API:er (Application Programming Interfaces) för integration med andra klientsystem. Denna flexibilitet stöder en rad kundpreferenser för högre kundnöjdhet och färre hinder för snabba betalningar.

Betalningsbehandling

Moderna faktureringssystem är nära integrerade med betalningsgateways och gör det möjligt för kunder att betala direkt från fakturan med sin föredragna betalningsmetod. Med Stripe Invoicing kan företag till exempel erbjuda flera betalningsalternativ direkt på fakturan och skydda betalningsprocessen med Stripes funktioner för bedrägeribekämpning.

Spårning och uppföljning

Faktureringsprogram ger insyn i realtid i varje fakturas status – oavsett om den har skickats, visats eller betalats. För försenade betalningar skickar den automatiskt uppföljningspåminnelser baserat på fördefinierade regler, vilket minskar arbetet med att hantera inkasseringar. Detta hjälper till att upprätthålla kassaflödet utan att anstränga kundrelationerna och använder datadriven insikt för att balansera bestämdhet med vänligt bemötande mot kunden.

Efterlevnad av skatteregler

Faktureringssystem kan tillämpa rätt skattesatser dynamiskt baserat på plats och sammanhang, vilket hjälper företag som är verksamma i flera jurisdiktioner att undvika problem med efterlevnad. Vissa system integreras med skatteprogramvara för att hålla dig uppdaterad om nya skattesatser och regler och för att ytterligare förenkla processen för att hantera lokala och internationella skatteskyldigheter.

Betalningsavstämning

Genom att automatiskt matcha betalningar mot utestående fakturor, uppdatera register och flagga avvikelser underlättar faktureringsprogrammet avstämningsprocessen. Detta minimerar tiden som läggs på manuell avstämning och minskar risken för fel. Med inbyggd logik för hantering av delbetalningar, överbetalningar och krediter ser systemet till att de finansiella uppgifterna är korrekta och uppdaterade.

Rapportering och analys

Faktureringssystem har omfattande rapporteringsverktyg för insikt i betalningstrender, kundbeteende och kassaflödesprognoser. Dessa data kan hjälpa företag att identifiera mönster, förfina betalningsvillkor och fatta välgrundade beslut för att förbättra den ekonomiska förvaltningen.

Systemintegration

För många företag är den verkliga kraften i ett faktureringssystem dess förmåga att integreras med andra verktyg som redovisningsplattformar, CRM-system (Customer Relationship Management) och ERP-lösningar. Dessa integrationer säkerställer att faktureringsdata överförs mellan olika avdelningar för större transparens. Den här anslutningen är särskilt värdefull för företag som vill växa.

Behöver du ett faktureringsprogram?

Ditt företags storlek, transaktionstyper och faktureringsbehov kan alla hjälpa till att avgöra om du bör använda ett automatiserat faktureringssystem eller inte. Så här bedömer du om faktureringsprogram är rätt för ditt företag.

Fakturornas volym och frekvens

Om ditt företag hanterar stora mängder fakturor eller skickar dem ofta (t.ex. varje dag, varje vecka, varje månad) kan ett faktureringsprogram ge mervärde. Automatiserad fakturahantering kan vara snabbare, mindre felbenägen och mindre arbetskrävande än andra processer.

Abonnemangsmodeller

Företag som använder abonnemangsmodeller eller erbjuder tjänster som kräver återkommande fakturering kan ha nytta av ett faktureringsprogram. Ett faktureringssystem kan skapa en mer konsekvent och korrekt process för att hantera faktureringscykler och återkommande fakturor och för att tillämpa proportionella avgifter.

Betalningsspårning och uppföljning

Om det blir allt svårare att hålla koll på betalningar, skicka påminnelser eller följa upp förfallna fakturor kan du överväga att implementera ett faktureringsprogram. Automatiserade påminnelser, statusuppdateringar i realtid och integration med betalningsgateways kan minska ett teams administrativa börda avsevärt och hjälpa till att upprätthålla positiva kundrelationer.

Faktureringsstrukturer

Företag med faktureringsstrukturer som inkluderar nivåbaserad prissättning, olika skattesatser, rabatter eller internationella kunder kan dra nytta av ett mer avancerat faktureringssystem. Programvaran kan hantera dessa komplicerade faktureringsregler samt följa lokala och internationella skatteregler.

Dataintegrering

Om ditt företag förlitar sig på data från redovisnings-, CRM- eller ERP-system kan ett faktureringssystem som kan integreras med dessa system vara till stor hjälp. Integration kan minska manuell datainmatning, minimera fel och synkronisera alla finansiella data för att klargöra den ekonomiska hälsan.

Rapportering och analys

Om du behöver mer insikt i finansiella resultatmått som kassaflöde, betalningstrender och kundernas betalningsbeteende kan du överväga att använda faktureringsprogram. Dessa system tillhandahåller dashboards och rapporter som kan ge underlag för beslutsfattande och hjälpa dig att förfina betalningsvillkoren, hantera kassaflödet och identifiera potentiella tillväxt- eller förbättringsområden.

Manuella fel och efterlevnad

Faktureringsfel kan leda till kostsamma misstag, ansträngda relationer och efterlevnadsproblem. Om fel eller inkonsekvenser ofta förekommer i dina manuella processer kan ett mer automatiserat faktureringssystem hjälpa till att standardisera dina faktureringsrutiner och automatisera beräkningar, vilket minskar risken för misstag.

Skalbarhet och tillväxt

Om ditt företag växer eller om du räknar med uppskalning kan manuella eller grundläggande faktureringsmetoder snabbt skapa en flaskhals. Avancerade faktureringssystem kan skalas upp i takt med ditt företag utan att behöva konfigurera om så ofta.

Så väljer du det bästa faktureringssystemet för dina behov

Att välja det bästa faktureringssystemet för ditt företag beror på en mängd olika faktorer, från dina specifika faktureringsbehov till din budget och önskade integrationer. Här är några av dessa överväganden.

Företagsbehov

Tänk på storleken på ditt företag och dina faktureringsbehov. En frilansare eller ett litet företag kanske bara behöver grundläggande faktureringsfunktioner som anpassningsbara mallar, enkel betalningsspårning och automatiska påminnelser. Ett större företag eller ett företag med mer komplexa faktureringsrutiner kan behöva ett mer avancerat system med automatisering, skattehantering och integrationsfunktioner.

Huvudfunktioner

Tänk på de funktioner som är viktiga för ditt företag. Dessa kan inkludera följande:

• Automatiserad återkommande fakturering för abonnemang eller återkommande kunder.

• Integration med betalningsgateways och betalleverantörer för metoder som kreditkort, ACH-överföringar (Automated Clearing House) och digitala plånböcker.

• Automatiska skatteberäkningar baserade på plats och i enlighet med lokala och internationella skattelagar.

• Anpassningsbara fakturamallar för standardiserad varumärkesprofilering och för att kunna lägga till specifika fält, logotyper och stilar.

• Betalningspåminnelser och uppföljningar för att minska försenade betalningar och underlätta inkasso.

• Rapportering och analys för insikt i kassaflöde, utestående fakturor och kundbeteende.

• Stöd för flera valutor och språk för företag som är verksamma internationellt.

Integration med befintliga system

Titta på hur väl faktureringssystemet integreras med din befintliga programvarustack. Om du redan använder ett bokförings-, CRM- eller ERP-system bör faktureringslösningen enkelt kunna ansluta till dessa system. Till exempel kan integrering med bokföringsprogram underlätta automatisk avstämning, medan integrering med CRM-system kan förbättra kundhantering och rapportering.

Användarvänlighet och användarupplevelse

Att hitta ett faktureringssystem som är lätt att använda är särskilt viktigt om du inte har ett dedikerat ekonomiteam eller om flera teammedlemmar kommer att interagera med systemet. Ett användarvänligt gränssnitt, intuitiv navigering och omfattande kundsupport kan minska inlärningskurvan och förbättra systemanvändningen i hela ditt team.

Kostnader och prisstruktur

Faktureringsprogram kommer med olika prismodeller. Vissa tar ut en fast månadsavgift, medan andra kan debitera via faktura eller baserat på antalet användare. Ta reda på den totala ägandekostnaden, inklusive eventuella dolda avgifter för ytterligare funktioner, betalningshantering eller premiumsupport. Tänk på din budget och välj en lösning som ger mest värde utan onödiga kostnader.

Säkerhets- och efterlevnadsfunktioner

Säkerhet är av största vikt vid hantering av finansiella data. Se till att faktureringssystemet följer branschstandarder och föreskrifter som Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS) för betalningshantering och den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) för datasekretess. Leta efter funktioner som tvåfaktorsautentisering, kryptering och säker datalagring. Detta är särskilt viktigt om du hanterar känslig kundinformation eller verkar i strikt reglerade branscher.

Skalbarhet

Ditt faktureringssystem bör kunna växa med ditt företag. Fundera på om systemet kan skalas upp med hänsyn till antalet fakturor, antalet användare eller komplexiteten i faktureringsprocesserna. Hitta system med flexibla API:er, anpassningsalternativ och modulära tillägg som kan anpassas efter hand som dina behov förändras.

Kundsupport och onboarding

Kundsupport kan göra stor skillnad, särskilt under installations- och introduktionsfasen. Välj programvara med starka supportalternativ som livechatt, telefonsupport, handledningar och omfattande dokumentation. Vissa leverantörer har också dedikerade onboarding-specialister eller kontoansvariga som kan hjälpa till att anpassa systemet så att det passar dina behov.

Branschspecifika krav

Vissa branscher har unika faktureringskrav, till exempel läkarmottagningar som kräver efterlevnad av Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Om din bransch har specifika krav kan du hitta faktureringssystem som är utformade för att hantera dessa nyanser eller med anpassade alternativ som passar din sektor.

Recensioner och rekommendationer

Undersök liknande företags erfarenheter. Läs användarrecensioner, fallstudier och vittnesmål för att förstå varje programvaras styrkor och svagheter. Be om rekommendationer från kollegor i din bransch eller ditt professionella nätverk för att få verklig insikt i prestanda och tillförlitlighet för olika system.

Så kan Stripe hjälpa dig

Stripe Invoicing är en molnbaserad lösning som gör att företag kan skapa, anpassa och automatisera fakturor direkt via Stripe-plattformen. Programmet har stöd för en rad funktioner, inklusive engångs- och återkommande fakturor, anpassningsbara mallar, automatiska betalningspåminnelser, stöd för flera valutor och abonnemangshantering. Här är fördelarna med Stripe Invoicing:

• Avancerade funktioner: Stripe Invoicing har avancerade funktioner som automatisk skatteberäkning, detaljerad rapportering och integration med en rad olika affärsverktyg. Programmet kan hantera komplexa faktureringsbehov som höga fakturavolymer och komplexa betalningsplaner.

• Integration med Stripe-produkter: Stripe Invoicing integreras med Stripe produktsvit och ger företag en enhetlig plattform för fakturering, betalningshantering, bedrägeribekämpning och finansiell analys.

• Automatisering och effektivitet: Stripe Invoicing automatiserar repetitiva uppgifter som att skicka återkommande fakturor och betalningspåminnelser och försöka genomföra misslyckade betalningar igen.

• Flexibilitet: Stripe Invoicing kan växa med både småföretag, startup-företag och stora företag tack vare dess flexibla API.

• Global räckvidd: Stripe Invoicing har stöd för fler än 135 valutor och ett stort antal lokala betalningsmetoder, vilket gör det till ett naturligt val för företag med globala kundbaser.

• Molnbaserad teknik: Stripe Invoicing är en molnbaserad mjukvarutjänst (SaaS, software-as-a-service) som gör det möjligt för företag att komma åt faktureringsfunktioner var de än befinner sig, hantera fakturor i realtid och införa regelbundna uppdateringar och säkerhetsförbättringar utan att behöva hantera lokal programvara. Företag kan enkelt integrera det med andra molnbaserade system och samarbeta i realtid.

Läs mer om Stripe Invoicing och hur du kommer igång.