Den 1 oktober 2023 introducerades den kvalificerade fakturalagringsmetoden (även kallad "Invoice System") i Japan som ett sätt att få skatteavdrag på inköp med flera skattesatser. En kvalificerad faktura är nödvändig för att säljaren ska kunna informera köparen om den skattesats och det momsbelopp som tillämpas.

Även om alla typer av handlingar kan fungera som en kvalificerad faktura har det japanska skatteverket vissa bestämmelser om vilka poster som ska inkluderas. Den här artikeln förklarar i detalj hur du med hjälp av exempel formaterar en kvalificerad faktura för fakturasystemet.

Vad innehåller den här artikeln?

• Formatering av kvalificerade fakturor för fakturasystemet
  
• Kan en kvalificerad faktura skrivas för hand?
  
• Vilka uppgifter måste finnas med på en kvalificerad faktura?
  
• Hur man differentierar skattesatsformatet för en kvalificerad faktura
  

Formatera kvalificerade fakturor för fakturasystemet

Enligt det japanska skatteverket är det onödigt att skapa ett nytt dokument som kallas kvalificerad faktura. Så länge det uppfyller kraven för en kvalificerad faktura kan det användas som ett format för fakturasystemet genom att lägga till poster som saknas på aktuell faktura och aktuella kvitton.

En kvalificerad faktura kan vara en kombination av flera dokument som uppfyller beskrivningen. En faktura och ett leveransbesked kan till exempel vara en kvalificerad faktura.

Frilansare kan ibland inte skapa fakturor av olika anledningar, inklusive kunder som säger till dem att det inte behövs. Om du får ett "inköpsbevis" eller annat dokument som innehåller betalningsbeloppet från din affärspartner kan ett registreringsnummer och andra villkor krävas, men detta kan hanteras med ett inköpsbevis. Var flexibel med vad en kvalificerad faktura ska vara.

Kan en kvalificerad faktura skrivas för hand?

En kvalificerad faktura kan skrivas för hand så länge den information som krävs finns. Ett dokument med ett namn (t.ex. fakturor, leveranskvitton etc.) kan också vara en kvalificerad faktura.

Vilken information måste finnas med på en kvalificerad faktura?

Följande uppgifter måste finnas med för att ett utdrag ska betraktas som en kvalificerad faktura:

• Namn på utfärdande enhet eller namn och registreringsnummer
  
• Datum för transaktion
  
• Uppgifter om transaktionen (dvs. att varan omfattas av den reducerade skattesatsen)
  
• Totalt belopp (exklusive skatt eller inklusive skatt) och skattesats
  
• Konsumtionsskatten ordnad enligt skattesats
  
• Namn på den enhet till vilken handlingarna ska utfärdas
  

Klassificerad fakturametod användes fram till den 30 september 2023. Sedan lanseringen av fakturasystemet den 1 oktober 2023 har det dock blivit den primära metoden för fakturahantering. Kom ihåg att den kvalificerade fakturan måste innehålla ett registreringsnummer, en tillämplig skattesats och ett konsumtionsskattebelopp utöver den information som krävs för den klassificerade fakturametoden.

Skatteverket anger att du flexibelt kan upprätta en kvalificerad faktura om dokumenten innehåller de uppgifter som krävs. Men det blir lättare att visualisera om det finns en mall att använda som guide. Det finns också flera punkter att notera när det gäller införandet av omsättningsskatt. Med ovanstående i åtanke, låt oss titta på ett exempel.

Exempel på en typisk kvalificerad faktura

Metoden för att spara klassificerade fakturor – som var nödvändig enligt skatteavdragssystemet fram till den 30 september 2023 – kräver även namnet på det utfärdande företaget och transaktionsdatum, transaktionsuppgifter (posten som omfattas av det totala beloppet för reducerad skattesats), skattesats (exklusive skatt eller inklusive skatt) och namnet eller titeln på den affärsenhet som tar emot handlingen. Om du lägger till ett registreringsnummer, en tillämplig skattesats och konsumtionsskattesats för varje skattesats i dokumentet, uppfyller detta kraven för en kvalificerad faktura. Många företag kan hantera detta genom att lägga till nödvändig information i sina befintliga dokument utan att behöva återskapa dem, vilket medför att de som registrerar sig för fakturasystemet behöver granska dessa för att se om de kan användas.

Hantera flera dokument

Flera dokument kan användas tillsammans för att uppfylla kraven för en kvalificerad faktura. Det måste dock vara tydligt identifierbart att flera handlingar som lämnats in som fakturor är relaterade till varandra.

I följande fall uppfyller fakturan och leveransbeviset beskrivningen av en kvalificerad faktura. Dessutom, eftersom leveransnumret (markerat i blått) visas på båda dokumenten, är de tydligt relaterade.

I följande fall uppfyller fakturan och leveransbeviset beskrivningen av en kvalificerad faktura.

Så här skiljer du på skattesatsformatet för en kvalificerad faktura

När du upprättar en kvalificerad faktura är det viktigt att ange den skattesats som gäller för transaktionen. Om endast normalskattesatsen (10 %) eller den reducerade skattesatsen (8 %) tillämpas bör man tänka på vilken layout som ska användas i varje enskilt fall. Nedan följer information om vilket format som ska användas för varje omsättningsskattesats.

Vilka är formaten för en kvalificerad faktura för omsättningsskatt på 10 % respektive 8 %?

Om inga varor omfattas av den reducerade skattesatsen (8 %) och varorna är endast föremål för standardskattesatsen på 10 % behöver det totala beloppet som omfattas av den reducerade skattesatsen (8 %, 0 yen) inte anges. Å andra sidan, om din mall har en post som "Reducerad skattesats 8 %" behöver du inte ta bort den, och du kan ange「¥0」eller något liknande som indikerar att skattesatsen inte gäller.

Om det inte finns några varor som omfattas av standardskattesatsen (10 %) utan endast varor som omfattas av den reducerade skattesatsen (8 %) kan du endast ange den reducerade skattesatsen (8 %). Var dock noga med att ange på fakturan att varorna "omfattas av den reducerade skattesatsen" genom att använda asterisker eller andra symboler.

Formatet för en kvalificerad faktura som uppfyller det japanska skatteverkets krav är ganska flexibelt så länge du tänker på vilka poster som måste ingå. Det kan vara handskrivet, innehålla flera dokument och använda vilket lämpligt namn som helst. Om du är ett företag som förbereder en kvalificerad faktura, granska din nuvarande dokumentation för att se om du kan använda den och skapa din egen originalmall som uppfyller det japanska skatteverkets krav.

Stripe är registrerad som kvalificerad fakturautfärdare och kan generera kvalificerade fakturor som uppfyller transaktionskraven. Dessutom gör Stripe Invoicing det möjligt att skapa och hantera fakturor på bara några minuter, vilket underlättar expansion och effektivitet.