Am 1. Oktober 2023 wurde in Japan die qualifizierte Methode zur Speicherung von Rechnungen (auch einfach als „Rechnungssystem bezeichnet“) eingeführt, um Steuergutschriften für Käufe zu nutzen, die mehreren Steuersätzen entsprechen. Eine qualifizierte Rechnung ist erforderlich, damit Verkäufer/innen Käufer/innen über den genauen geltenden Steuersatz und den Verkaufssteuerbetrag informieren kann.

Obwohl jede Art von Dokument als qualifizierte Rechnung dienen kann, hat die nationale Steuerbehörde einige Vorschriften aufgestellt, welche Angaben enthalten sein müssen. In diesem Artikel wird die Formatierung einer qualifizierten Rechnung für das Rechnungssystem anhand von Beispielen ausführlich erläutert.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Formatierung qualifizierter Rechnungen für das Rechnungssystem
  
• Kann eine qualifizierte Rechnung handschriftlich ausgestellt werden?
  
• Welche Angaben muss eine qualifizierte Rechnung enthalten?
  
• Wie unterscheidet man zwischen den Steuersatzformaten für eine qualifizierte Rechnung?
  

Formatierung qualifizierter Rechnungen für das Rechnungssystem

Nach Angaben der nationalen Steuerbehörde ist die Erstellung eines neuen Dokuments, das als qualifizierte Rechnung bezeichnet wird, nicht erforderlich. Solange es die Anforderungen an eine qualifizierte Rechnung erfüllt, kann es als Format für das Rechnungssystem verwendet werden, indem fehlende Elemente den aktuellen Rechnungen und Belegen hinzugefügt werden.

Eine qualifizierte Rechnung kann eine Kombination aus mehreren Dokumenten sein, die der Beschreibung entsprechen. Eine Rechnung und ein Liefernachweis können z. B. eine qualifizierte Rechnung sein.

Freiberufler/innen stellen manchmal aus verschiedenen Gründen keine Rechnungen aus, z. B. weil diese nicht gebraucht werden. Wenn Sie eine „Kauferklärung“ oder ein anderes Dokument, das den Zahlungsbetrag enthält, von Ihrem Geschäftspartner erhalten, können eine Registrierungsnummer und andere Bedingungen erforderlich sein. Die Kauferklärung könnte aber ausreichen. Seien Sie flexibel im Hinblick auf qualifizierte Rechnungen.

Kann eine qualifizierte Rechnung handschriftlich ausgestellt werden?

Eine qualifizierte Rechnung kann handschriftlich ausgestellt werden, solange die erforderlichen Informationen enthalten sind. Ein Dokument mit einem Namen (z. B. Rechnungen, Lieferungen, Belege usw.) kann ebenfalls eine qualifizierte Rechnung sein.

Welche Angaben muss eine qualifizierte Rechnung enthalten?

Die folgenden Angaben müssen enthalten sein, damit ein Dokument als qualifizierte Rechnung gilt:

• Name der ausstellenden Einheit bzw. Name und Registrierungsnummer
  
• Transaktionsdatum
  
• Details zur Transaktion (z. B., dass der Artikel dem ermäßigten Steuersatz unterliegt)
  
• Anwendbarer Gesamtbetrag (ohne oder mit Steuer) und Steuersatz
  
• Verbrauchssteuer geordnet nach Steuersatz
  
• Name der Einheit, an die die Dokumente ausgestellt werden sollen
  

Die klassifizierte Rechnungsmethode wurde bis zum 30. September 2023 verwendet. Seit der Einführung des Rechnungssystems am 1. Oktober 2023 hat sich dieses jedoch zur primären Methode für die Rechnungsbearbeitung entwickelt. Denken Sie daran, dass die qualifizierte Rechnung zusätzlich zu den erforderlichen Informationen für die klassifizierte Rechnungsmethode eine Registrierungsnummer, einen geltenden Steuersatz und einen Verbrauchssteuerbetrag enthalten muss.

Die nationale Steuerbehörde gibt an, dass Sie eine qualifizierte Rechnung flexibel erstellen können, wenn die Dokumente die erforderlichen Informationen enthalten. Dennoch lässt sich das Verfahren mit einer Mustervorlage einfacher veranschaulichen. Auch bei der Einbeziehung der Verkaufssteuer sind einige Punkte zu beachten. Sehen wir uns vor diesem Hintergrund ein Beispiel an.

Beispiel für eine typische qualifizierte Rechnung

Für die Methode zur Speicherung von klassifizierter Rechnungen, die nach dem System der Steuergutschriften bis zum 30. September 2023 erforderlich war, sind auch der Name des ausstellenden Unternehmens und das Transaktionsdatum, die Transaktionsdetails (der Artikel, der dem Gesamtbetrag des ermäßigten Steuersatzes unterliegt), der Steuersatz (mit oder ohne Steuern) sowie der Name oder Titel der Geschäftseinheit, die das Dokument erhält, erforderlich. Wenn Sie diesem Dokument eine Registrierungsnummer, einen anwendbaren Steuersatz und einen Verbrauchssteuersatz für jeden Steuersatz hinzufügen, sind die Anforderungen an eine qualifizierte Rechnung erfüllt. Viele Unternehmen können dazu einfach die erforderlichen Informationen zu ihren vorhandenen Dokumenten hinzufügen, ohne sie neu erstellen zu müssen. Diejenigen, die sich für das Rechnungssystem registrieren, müssen diese daher überprüfen, um festzustellen, ob sie verwendet werden können.

Umgang mit mehreren Dokumenten

Mehrere Dokumente können zusammen verwendet werden, um die Anforderungen an eine qualifizierte Rechnung zu erfüllen. Es muss jedoch klar erkennbar sein, dass mehrere als Rechnungen eingereichte Dokumente miteinander in Verbindung stehen.

In den folgenden Fällen erfüllen die Rechnung und der Liefernachweis die Beschreibung einer qualifizierten Rechnung. Da die Liefernachweisnummer (blau hinterlegt) auf beiden Dokumenten erscheint, sind sie eindeutig miteinander verbunden.

In den folgenden Fällen erfüllen die Rechnung und der Liefernachweis die Beschreibung einer qualifizierten Rechnung.

Wie unterscheidet man zwischen den Steuersatzformaten für eine qualifizierte Rechnung?

Bei der Erstellung einer qualifizierten Rechnung ist es wichtig, den für die Transaktion geltenden Steuersatz anzugeben. Wenn nur der Regelsteuersatz (10 %) oder der ermäßigte Steuersatz (8 %) angewendet wird, muss das entsprechende Layout für jeden Fall geprüft werden. Im Folgenden wird erläutert, welches Format für die einzelnen Verkaufssteuersätze verwendet werden muss.

Welche Formate werden in einer qualifizierten Rechnung für die Verkaufssteuer von 10 % und 8 % verwendet?

Wenn keine Artikel dem ermäßigten Steuersatz (8 %) unterliegen, sondern nur dem Regelsteuersatz von 10 %, muss der Gesamtbetrag, der dem ermäßigten Steuersatz unterliegt (8 %, 0 ¥), nicht angegeben werden. Wenn Ihre Vorlage hingegen einen Posten wie „Ermäßigter Steuersatz von 8 %“ enthält, müssen Sie ihn nicht löschen. Sie können「0 ¥ o. Ä. eingeben, um darauf hinzuweisen, dass der Steuersatz nicht gilt.

Wenn es keine Artikel gibt, die dem Regelsteuersatz (10 %) unterliegen, sondern nur Artikel unter dem ermäßigten Steuersatz (8 %), können Sie nur den ermäßigten Steuersatz (8 %) eingeben. Achten Sie jedoch darauf, auf der Rechnung anzugeben, dass die Artikel „dem ermäßigten Steuersatz unterliegen“, indem Sie Sternchen oder andere Symbole verwenden.

Das Format für eine qualifizierte Rechnung, die den Anforderungen der nationalen Steuerbehörde entspricht, ist recht flexibel, solange Sie die Angaben berücksichtigen, die enthalten sein müssen. Sie kann handschriftlich sein, mehrere Dokumente enthalten und einen beliebigen geeigneten Namen verwenden. Wenn Sie als Unternehmen eine qualifizierte Rechnung erstellen, überprüfen Sie Ihre aktuellen Unterlagen darauf, ob Sie diese verwenden können, und erstellen Sie Ihre eigene Vorlage, die den Anforderungen der nationalen Steuerbehörde entspricht.

Stripe ist als qualifizierter Rechnungssteller registriert und kann qualifizierte Rechnungen erstellen, die die Transaktionsanforderungen erfüllen. Darüber hinaus ermöglicht Stripe Invoicing die Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen innerhalb von Minuten, was die Geschäftsexpansion und -effizienz erleichtert.