Op 1 oktober 2023 is in Japan de methode voor gekwalificeerde opslag van facturen (ook wel eenvoudigweg het „Factuursysteem) geïntroduceerd als middel voor belastingkredieten voor aankopen die overeenkomen met meerdere belastingtarieven. De verkoper heeft een gekwalificeerde factuur nodig om de koper te informeren over het exacte toepasselijke btw-tarief en btw-bedrag.

Hoewel elk type document als gekwalificeerde factuur kan dienen, heeft de Nationale Belastingdienst enkele voorschriften over welke items moeten worden opgenomen. In dit artikel wordt dit in detail uitgelegd, aan de hand van voorbeelden om een gekwalificeerde factuur op te maken voor het Factuursysteem.

Wat staat er in dit artikel?

• Opmaak van gekwalificeerde facturen voor het Factuursysteem
  
• Kan een gekwalificeerde factuur met de hand worden geschreven?
  
• Welke informatie moet op een gekwalificeerde factuur staan?
  
• Hoe differentieer je de indeling van het belastingtarief voor een gekwalificeerde factuur?
  

Gekwalificeerde facturen opmaken voor het Factuursysteem

Volgens de Nationale Belastingdienst is het niet nodig om een nieuw document, een gekwalificeerde factuur genaamd, te maken. Zolang het voldoet aan de vereisten voor een gekwalificeerde factuur, kan het worden gebruikt als een indeling voor het factuursysteem door items toe te voegen die ontbreken op de huidige factuur en ontvangstbewijzen.

Een gekwalificeerde factuur kan een combinatie zijn van meerdere documenten die voldoen aan de beschrijving; Een factuur en een afschrift van levering kunnen bijvoorbeeld een gekwalificeerde factuur zijn.

Freelancers maken soms om verschillende redenen geen facturen, waaronder klanten die hen vertellen dat ze niet nodig zijn. Als u een ”aankoopoverzicht" of ander document met het bedrag van de betaling van uw zakenpartner ontvangt, kunnen een registratienummer en andere voorwaarden vereist zijn, maar dit kan worden afgehandeld met een inkoopoverzicht. Wees flexibel over wat een gekwalificeerde factuur moet zijn.

Kan een gekwalificeerde factuur met de hand worden geschreven?

Een gekwalificeerde factuur kan met de hand worden geschreven zolang de vereiste informatie is opgenomen. Een document met een naam (bijv. facturen, bezorging, ontvangstbewijzen, enz.) kan ook een gekwalificeerde factuur zijn.

Welke informatie moet op een gekwalificeerde factuur staan?

De volgende informatie moet worden opgenomen om een afschrift als een gekwalificeerde factuur te beschouwen:

• Naam van de uitgevende entiteit of naam en registratienummer
  
• Transactiedatum
  
• Details van de transactie (d.w.z. dat het artikel onder het verlaagde belastingtarief valt)
  
• Totaal van toepassing zijnd bedrag (exclusief belasting of inclusief belasting) en belastingtarief
  
• Verbruiksbelasting geregeld op belastingtarief
  
• Naam of naam van de entiteit aan wie de documenten moeten worden afgegeven
  

De geclassificeerde factuurmethode werd gebruikt tot 30 september 2023. Sinds de lancering van het factuursysteem op 1 oktober 2023 is het echter de primaire methode voor factuurverwerking geworden. Vergeet niet dat de gekwalificeerde factuur een registratienummer, het toepasselijke belastingtarief en het bedrag van de verbruiksbelasting moet bevatten, naast de vereiste informatie voor de geclassificeerde factuurmethode.

De Nationale Belastingdienst stelt dat u flexibel een gekwalificeerde factuur kunt opstellen als de documenten de vereiste informatie bevatten. Toch is het gemakkelijker te visualiseren als er een sjabloon is dat als leidraad kan worden gebruikt. Er zijn ook verschillende punten om op te merken met betrekking tot het opnemen van omzetbelasting. Laten we, met het bovenstaande in gedachten, eens kijken naar een voorbeeld.

Voorbeeld van een typische gekwalificeerde factuur

Voor de methode voor het opslaan van geclassificeerde facturen, die volgens het belastingkredietstelsel tot 30 september 2023 noodzakelijk was, zijn ook de naam van het uitgevende bedrijf en de transactiedatum, transactiegegevens (het artikel waarop het totale bedrag van het verlaagde belastingtarief van toepassing is), het belastingtarief (exclusief belasting of inclusief belasting) en de naam of titel van het bedrijf dat het document ontvangt, vereist. Als je voor elk belastingtarief een registratienummer, een toepasselijk belastingtarief en een tarief voor de verbruiksbelasting toevoegt, voldoet dit aan de eisen voor een gekwalificeerde factuur. Veel bedrijven kunnen dit aan door de nodige informatie aan hun bestaande documenten toe te voegen zonder ze opnieuw te hoeven maken, dus degenen die zich registreren voor het factuursysteem moeten ze controleren om te zien of ze kunnen worden gebruikt.

Meerdere documenten verwerken

Meerdere documenten kunnen samen worden gebruikt om te voldoen aan de vereisten van een gekwalificeerde factuur. Het moet echter duidelijk herkenbaar zijn dat meerdere documenten die als factuur worden ingediend, betrekking hebben.

In de volgende gevallen voldoen de factuur en het afschrift van levering aan de beschrijving van een gekwalificeerde factuur. Aangezien het leveringsnummer (blauw gemarkeerd) op beide documenten staat, zijn ze ook duidelijk gerelateerd.

In de volgende gevallen voldoen de factuur en het afschrift van levering aan de beschrijving van een gekwalificeerde factuur.

Differentiëren van de notatie van het belastingtarief voor een gekwalificeerde factuur

Bij het opstellen van een gekwalificeerde factuur is het belangrijk om het belastingtarief te specificeren dat van toepassing is op de transactie. Als alleen het normale belastingtarief (10%) of het verlaagde belastingtarief (8%) wordt toegepast, is het noodzakelijk om voor elk geval de juiste lay-out te bevestigen. Hieronder staan de specifieke gegevens over de indeling die moet worden gebruikt voor elk btw-tarief.

Wat zijn de indelingen van een gekwalificeerde factuur voor de 10% en 8% omzetbelasting?

Als geen enkele artikelen onder het verlaagde belastingtarief (8%) vallen en artikelen slechts onderworpen zijn aan het standaardbelastingtarief van 10%, hoeft het totale bedrag waarop het verlaagde tarief van toepassing is (8%, ¥ 0) niet te worden vermeld. Aan de andere kant, als uw sjabloon een item heeft zoals "Verlaagd belastingtarief 8%", is het niet nodig om het te verwijderen en kunt u 「¥0」of iets dergelijks invoeren om aan te geven dat het belastingtarief niet van toepassing is.

Als er geen artikelen zijn waarvoor het standaardbelastingtarief geldt (10%) en alleen artikelen die onder het verlaagde belastingtarief vallen (8%), kun je alleen het verlaagde belastingtarief (8%) invoeren. Zorg er echter voor dat u op de factuur aangeeft dat de artikelen "onderworpen zijn aan het verlaagde belastingtarief" door sterretjes of andere symbolen te gebruiken.

Het formaat voor een gekwalificeerde factuur die voldoet aan de eisen van de Rijksbelastingdienst is vrij flexibel, zolang u rekening houdt met de items die moeten worden opgenomen. Het kan met de hand worden geschreven, meerdere documenten bevatten en elke juiste naam gebruiken. Als je een bedrijf bent dat een gekwalificeerde factuur opstelt, bekijk dan je huidige documentatie om te zien of je deze kunt gebruiken om je eigen originele sjabloon te maken die voldoet aan de vereisten van de nationale belastingdienst.

Stripe is geregistreerd als gekwalificeerde factuuruitgever en kan gekwalificeerde facturen genereren die voldoen aan de transactievereisten. Bovendien kun je met Stripe Invoicing in slechts enkele minuten facturen maken en verwerken, wat de uitbreiding en efficiëntie van je bedrijf vergemakkelijkt.