Toen het btw-tarief in Japan op 1 oktober 2019 werd verhoogd, werd de 'Methode voor het bewaren van facturen op basis van tarief' ingevoerd. Deze methode werd geïmplementeerd als overgangsmaatregel voor de periode van vier jaar tot 30 september 2023, om een gescheiden boekhouding voor meerdere btw-tarieven van 8% en 10% te vergemakkelijken.

De factuur met tariefclassificatie was een factuur waarop, naast de items die ook op de vroegere facturen met een uniform belastingtarief stonden, de items met een verlaagd belastingtarief en het totale bedrag (inclusief belasting) per belastingtarief werden vermeld. Leveringsbonnen, rekeningen en kwitanties werden ook bij de facturen met tariefclassificatie gevoegd.

Op 1 oktober 2023 ging de "Gekwalificeerde factuurbewaringsmethode" (algemeen bekend als het "factuursysteem") van start, en we zullen ook deze methode behandelen. In dit artikel worden punten besproken zoals de verschillen tussen facturen met tariefclassificatie en gekwalificeerde facturen, rekening houdend met hun respectieve methoden en systemen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat was de methode voor het bewaren van facturen op basis van tariefklassen?
  
• Wat moet er op facturen met tariefclassificatie en gekwalificeerde facturen staan?
  
• Andere verschillen tussen de methode voor het bewaren van facturen met tariefclassificatie en het factuursysteem
  
• Vrijstelling van factuurbewaring: transacties van minder dan ¥ 30.000
  
• Aanpassing aan wijzigingen in het belastingstelsel
  

Wat was de methode voor het bewaren van facturen met tariefclassificatie?

De methode voor het bewaren van facturen met tariefclassificatie was een manier om boekhoudingen en facturen met tariefclassificatie op te slaan, waarbij rekening werd gehouden met meerdere btw-tarieven. Volgens deze methode moesten bedrijven aparte boekhoudingen voeren en items apart registreren op basis van elk belastingtarief.

Momenteel gelden in Japan btw-tarieven van 8% en 10%. Dit komt doordat bij de verhoging van het btw-tarief naar 10% in oktober 2019 een verlaagd tariefsysteem* werd ingevoerd, waarbij op bepaalde artikelen een btw-tarief van 8% van toepassing is om de gevolgen voor mensen met een laag inkomen te beperken. Daardoor moeten bedrijven nu kassa's gebruiken die met meerdere tarieven kunnen werken en facturen en andere documenten maken en versturen waarin de artikelen per tarief worden gescheiden.

Zoals in het begin al werd vermeld, is het gebruik van de methode voor het bewaren van facturen op basis van belastingtarieven op 30 september 2023 beëindigd en is in plaats daarvan het factuursysteem op 1 oktober 2023 in werking getreden.

(*) Het verlaagde belastingtarief geldt voor dagelijkse benodigdheden, maar niet alle artikelen komen hiervoor in aanmerking; het verlaagde belastingtarief is beperkt tot de volgende soorten artikelen:

• Algemene voedingsmiddelen en dranken (met uitzondering van geneesmiddelen, quasi-geneesmiddelen, alcohol, uit eten gaan, catering, enzovoort)
  
• Abonnementen op kranten die twee of meer keer per week verschijnen
  

Vereiste informatie voor facturen met tariefclassificatie en gekwalificeerde facturen

Voordat het btw-tarief in oktober 2019 omhoog ging, moesten op de facturen die toen gebruikelijk waren de namen (of bedrijfsnamen) van de verstuurder en de ontvanger staan, samen met de datum, het bedrag en de details van de transactie.

Naast deze gegevens moeten op facturen met tariefclassificatie en gekwalificeerde facturen nog andere verplichte gegevens worden vermeld.

Facturen met tariefclassificatie

Voor facturen met tariefclassificatie, die tot eind september 2023 actief waren, moest je naast de gebruikelijke info op facturen ook de laatste twee elementen uit de onderstaande lijst invullen:

• Naam van de uitgever of bedrijfsnaam
  
• Transactiedatum
  
• Details van de transactie
  
• Transactiebedrag
  
• Naam of bedrijfsnaam van de ontvanger van de factuur
  
• Recht op verlaagd belastingtarief
  
• Van toepassing zijnde belastingtarieven (8% of 10%) en totaal transactiebedrag (inclusief belasting), waarbij elk belastingtarief wordt geclassificeerd
  

Goedgekeurde facturen

De gekwalificeerde factuur, die nu actief is, wordt als zodanig herkend wanneer de twee onderstaande items worden toegevoegd aan de inhoud van een factuur met tariefclassificatie. Op deze facturen kan het totale transactiebedrag (per belastingtarief) worden vermeld, zowel exclusief als inclusief belasting.

• Registratienummer van het bedrijf dat de gekwalificeerde factuur uitgeeft (uitgelegd in het volgende gedeelte)
  
• Belasting op consumptie, ingedeeld naar belastingtarief
  

Voor voorbeelden van gekwalificeerde facturen en hoe je ze moet invullen, controleer je het document "Overzicht van de methode voor het bewaren van gekwalificeerde facturen" van de Nationale Belastingdienst.

Andere verschillen tussen de methode voor het bewaren van facturen op basis van tariefklassen en het factuursysteem

In vergelijking met de methode voor het bewaren van facturen op basis van tariefklassen, verschilt het factuursysteem op een aantal punten, zoals de verplichting om bedrijven vooraf te registreren en het feit dat belastingvrije bedrijven niet in aanmerking komen voor aankoopbelastingkredieten.

Methode voor het bewaren van facturen op basis van tariefklassen

Voordat het factuursysteem werd ingevoerd, kon je met de methode voor het bewaren van facturen met tariefclassificatie aankoopbelasting terugkrijgen door facturen met tariefclassificatie (of leveringsbonnen, ontvangstbewijzen, enz.) en bijbehorende boekhoudingen apart te bewaren voor aparte boekhouding. Ook aankopen van belastingvrije bedrijven kwamen in aanmerking voor aankoopbelastingteruggave.

Bovendien was het uitgeven van tariefgeclassificeerde facturen optioneel; er was geen verplichting om deze te verstrekken, zolang zowel de koper als de verkoper hiermee akkoord gingen. (Als de koper echter om een tariefgeclassificeerde factuur vroeg, was de verkoper verplicht deze uit te geven.)

Aan de andere kant konden bedrijven die alleen met het standaardtarief van 10% te maken hadden en bedrijven die vrijgesteld waren van het aangeven en betalen van verbruiksbelasting, de traditionele facturen gebruiken. Om kopers te laten profiteren van aankoopbelastingkredieten, moesten verkopers – ongeacht of ze belastingvrij waren of niet – echter nog steeds onderscheid maken tussen de tarieven van 10% en 8% en dit weergeven in hun boekhoudsysteem (inclusief het gebruik van facturen met tariefclassificatie).

Factuursysteem

Onder het Factureringssysteem moeten kopers, om aanspraak te kunnen maken op belastingvermindering, gekwalificeerde facturen met alle hierboven genoemde verplichte gegevens bewaren, en zijn verkopers verplicht om dergelijke facturen uit te reiken.

Bovendien moet een bedrijf zich eerst registreren als een "gekwalificeerd factuuruitgevend bedrijf" voordat het dergelijke facturen kan maken en uitgeven. Na registratie krijgt het bedrijf een registratienummer dat op de gekwalificeerde facturen kan worden afgedrukt. Hiervoor moet vooraf een aanvraag worden ingediend. Als bedrijven die voorheen vrijgesteld waren van het betalen van verbruiksbelasting deze registratie aanvragen, worden ze belastingplichtige bedrijven. Met andere woorden, ongeacht de bedrijfsvorm – of het nu gaat om vennootschappen, eenmanszaken, freelancers, enz. – zelfs als hun belastbare omzet 10 miljoen yen of minder bedraagt, worden ze door hun registratie bedrijven die verbruiksbelasting moeten betalen.

Voor meer info over bedrijfsregistratie onder het factuursysteem, controleer je de “Procedure voor het aanvragen van registratie als gekwalificeerde factuuruitgevende onderneming (voor binnenlandse ondernemingen)” van de Nationale Belastingdienst. Sjablonen voor de bedrijfsregistratieaanvraag kun je downloaden van de “Aanvraagformulier voor registratie als gekwalificeerde factuuruitgevende onderneming (PDF)” van de Nationale Belastingdienst.

Zoals hierboven beschreven, heeft het factuursysteem meer gedetailleerde invoeritems en beperkingen dan de Rate- -methode voor het bewaren van facturen. Toch is er een overgangsmaatregel voor aankopen bij belastingvrije bedrijven tot 30 september 2029, waarbij een bepaald percentage van het bedrag dat gelijk is aan de consumptiebelasting op aankopen, kan worden afgetrokken. Kijk voor meer info bij "Overgangsmaatregelen voor belastbare aankopen bij belastingvrije bedrijven" in de "Overzicht van de gekwalificeerde factuurretentiemethode" van de Nationale Belastingdienst.

Let op: het is verboden voor niet-geregistreerde bedrijven of personen om gekwalificeerde facturen uit te geven of documenten uit te geven of te verstrekken die kunnen worden aangezien voor gekwalificeerde facturen. Overtredingen worden bestraft, dus wees voorzichtig.

Vrijstelling van factuurbewaring: transacties van minder dan ¥ 30.000

Zowel onder de oude methode voor het bewaren van facturen op basis van tariefklassen als onder het nieuwe factuursysteem zijn er vrijstellingen en speciale gevallen met betrekking tot het bewaren van facturen voor transacties van minder dan ¥ 30.000. Wanneer een vrijstelling van toepassing is, hoeven facturen niet te worden bewaard; in plaats daarvan volstaat het om bepaalde gegevens in de boekhouding te registreren om te voldoen aan de vereisten voor aftrek van aankoopbelasting.

Onder de methode voor het bewaren van facturen op basis van tariefclassificatie hoefden bedrijven geen facturen te bewaren als de transactiewaarde van belastbare aankopen minder dan ¥ 30.000 inclusief belasting bedroeg, of als er een onvermijdelijke reden was om geen factuur te ontvangen. Bovendien kregen ontvangers van facturen een uitzondering om deze classificatiegegevens toe te voegen op basis van de daadwerkelijke transactiegegevens, als leveranciers facturen uitreikten die geen informatie bevatten over artikelen die in aanmerking kwamen voor verlaagde belastingtarieven of belastingtariefclassificaties. Let op: deze maatregelen zijn afgeschaft met het huidige factuursysteem.

Het factuursysteem vereist over het algemeen dat gekwalificeerde facturen van gekwalificeerde factuuruitgevende bedrijven worden bewaard om in aanmerking te komen voor aankoopbelastingkredieten, maar er zijn enkele uitzonderingen voor transacties waarbij het moeilijk is om gekwalificeerde facturen uit te geven of voor de volgende soorten transacties van minder dan ¥ 30.000:

• Personenvervoer met het openbaar vervoer (bus, trein, schip) wanneer het tarief minder dan ¥ 30.000 bedraagt
  
• Aankopen van minder dan ¥ 30.000 bij automaten en andere automatische dienstverleningsapparatuur.
  

Voor meer info over vrijstellingen en andere speciale gevallen, controleer je de “Outline of the Qualified Invoice Retention Method” van de Nationale Belastingdienst.

Aanpassen aan veranderingen in het belastingstelsel

In dit artikel hebben we de vereiste gegevens en verschillen tussen de oude methode voor het bewaren van facturen op basis van tariefklassen en het nieuwe factuursysteem besproken. Als we beide systemen kennen, kunnen we het huidige factuursysteem beter begrijpen.

Aangezien de btw-tarieven in de loop van de tijd stijgen, en om gebruik te kunnen maken van het belastingstelsel en belastingkredieten toe te passen, moeten we van tevoren op de hoogte zijn van nieuwe wijzigingen in methoden en het belastingstelsel die rekening houden met meerdere belastingtarieven, en altijd klaar zijn om deze te implementeren.

Stripe Japan, Inc. is geregistreerd als een bedrijf dat gekwalificeerde facturen mag uitgeven en kan dus gekwalificeerde facturen maken. Stripe-gebruikers in Japan kunnen inloggen op hun Stripe-account en elke maand facturen voor Stripe-kosten downloaden via het dashboard. Voor meer info over het nieuwe factuursysteem kun je de factuurgids voor naleving in Japan van Stripe en onze supportpagina over het factuursysteem controleren.