Los sistemas de facturación permiten a las empresas crear y gestionar facturas. Estos sistemas suelen incluir funciones como plantillas de facturas personalizables, recordatorios automáticos para pagos vencidos, integración con software de contabilidad e informes detallados. También son una solución empresarial cada vez más popular, ya que se prevé que el valor del mercado de software de facturación aumente de 4,3 mil millones de dólares en 2024 a 13,1 mil millones de dólares para 2031.

A continuación, te explicamos lo que debes saber sobre los sistemas de facturación: cómo funcionan, cómo evaluar si necesitas un software de facturación y cómo elegir el sistema adecuado para tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• Tipos de sistemas de facturación
  
• ¿Cómo funcionan los sistemas de facturación?
  
• ¿Necesitas un software de facturación?
  
• Cómo elegir el mejor sistema de facturación para tus necesidades
  
• Cómo puede ayudarte Stripe
  

Tipos de sistemas de facturación

Existen numerosos tipos de sistemas de facturación que dan servicio a empresas de diferentes tamaños, con diferentes necesidades y en todos los sectores. Estos son los principales tipos.

Sistemas de facturación manual

Estos sistemas crean facturas manualmente utilizando un procesador de texto o un software de hojas de cálculo. El usuario rellena los datos, calcula los totales y envía la factura al cliente por correo electrónico o correo postal. Los sistemas manuales suelen ser menos costosos y altamente personalizables, pero también requieren mucho tiempo de gestión, son propensos a errores humanos y carecen de automatización y de la capacidad de integrarse con otros sistemas.

Sistemas de facturación basados en hojas de cálculo

Los sistemas de facturación basados en hojas de cálculo utilizan software de hojas de cálculo como Microsoft Excel y Google Sheets con plantillas prediseñadas. Pueden incluir alguna fórmula básica o automatización de cálculos, pero la entrada es en gran medida manual. Estos sistemas son más organizados que los sistemas totalmente manuales, personalizables y, por lo general, asequibles. Sin embargo, siguen necesitando esfuerzos manuales, son menos eficientes para facturar grandes volúmenes y carecen del seguimiento de los pagos y de otras funciones sofisticadas.

Software básico de facturación

El software de facturación básico ofrece las funciones más importantes para generar, enviar y hacer un seguimiento de las facturas. Estos sistemas pueden gestionar facturas recurrentes, recordatorios de pagos simples y algunas automatizaciones fundamentales. Suelen ser fáciles de usar y accesibles y ofrecen más automatización que los métodos manuales. Pero es posible que no se integren con todos los sistemas de pago y contabilidad.

Software de facturación avanzado

El software avanzado proporciona un conjunto completo de capacidades de facturación junto con funciones como la elaboración de informes detallados, la gestión automatizada de impuestos y la integración con otras herramientas financieras. Estos sistemas suelen estar en la nube y son accesibles en línea, por lo que las empresas pueden gestionar su facturación desde cualquier lugar. El software avanzado ofrece un alto nivel de automatización, integración con plataformas de pago, soporte para necesidades de facturación complicadas y conocimientos financieros detallados. Pero, por lo general, cuesta más que las opciones de software básicas y puede requerir cierta formación para un uso óptimo.

Módulos de facturación de planificación de recursos empresariales (ERP)

Los sistemas ERP proporcionan facturación como parte de un conjunto más amplio de herramientas integradas de gestión empresarial. Estos módulos conectan la facturación con muchos procesos, desde la gestión de la cadena de suministro hasta los recursos humanos (RR. HH). Proporcionan una visión holística de las operaciones y son muy flexibles, por lo que se adaptan a grandes organizaciones con diversos procesos. Pero estos módulos tienden a ser costosos y requieren una configuración y administración sustanciales.

Sistemas de facturación personalizados

Los sistemas personalizados están diseñados para adaptarse a las necesidades específicas de una empresa. Las propias empresas o desarrolladores especializados crean estos sistemas para que se integren a la perfección con los procesos y flujos de trabajo existentes. Si bien esto puede ser una clara ventaja competitiva, los sistemas personalizados son costosos de desarrollar, pueden llevar más tiempo en implementarse y, a menudo, requieren mantenimiento y soporte continuos.

Aplicaciones móviles de facturación

Las aplicaciones de facturación móvil están diseñadas específicamente para dispositivos móviles y permiten a las empresas crear y enviar facturas sobre la marcha. Son particularmente útiles para trabajadores independientes o pequeñas empresas que operan en entornos altamente móviles. Estos sistemas son extremadamente prácticos, pero suelen tener una funcionalidad limitada en comparación con los sistemas completos de escritorio o basados en la nube.

¿Cómo funcionan los sistemas de facturación?

Los sistemas de facturación pueden reducir el trabajo manual y proporcionar más visibilidad de las finanzas a lo largo de todo el proceso de facturación. Así es como operan.

Generación de facturas

Los usuarios a menudo crean facturas a través de plantillas personalizables. Pueden introducir información detallada, como partidas individuales, tipos impositivos variables, descuentos por volumen y condiciones de pago específicas. Los sistemas avanzados como Stripe Invoicing van más allá al incluir campos dinámicos, opciones de múltiples divisas y elementos de marca personalizados para que cada factura refleje la identidad y las necesidades de la empresa.

Facturación recurrente

El software de facturación puede automatizar ciclos de facturación recurrentes para empresas con modelos de suscripción o clientes habituales. Esta automatización implica la implementación de calendarios de facturación flexibles, la aplicación de cargos en función del uso y la gestión de comisiones prorrateadas. Esta función crea una experiencia de facturación precisa y consistente, mientras se integra con los sistemas de gestión de suscripciones, para gestionar los cambios a una tarifa de nivel superior o inferior y las cancelaciones sin intervención manual.

Métodos de envío

Una vez preparada la factura, el sistema puede entregarla a través de múltiples canales, incluyendo el correo electrónico, los portales de clientes y las interfaces de programación de aplicaciones (API) para la integración con otros sistemas de clientes. Esta flexibilidad es compatible con una serie de preferencias de los clientes para lograr una mayor satisfacción y menos obstáculos para un pago rápido.

Procesamiento de pagos

Los sistemas de facturación modernos están estrechamente integrados con las pasarelas de pagos y permiten a los clientes pagar directamente desde la factura con su método de pago preferido. Con Stripe Invoicing, por ejemplo, las empresas pueden ofrecer varias opciones de pago directamente en la factura y proteger el proceso de pago con las funciones de prevención de fraude de Stripe.

Seguimiento y acciones posteriores

El software de facturación ofrece visibilidad en tiempo real del estado de cada factura, ya sea enviada, visualizada o pagada. En el caso de los pagos atrasados, envía automáticamente recordatorios de seguimiento basados en reglas predefinidas, lo que reduce el esfuerzo necesario para gestionar los cobros. Esto ayuda a mantener el flujo de caja sin tensar las relaciones con los clientes y utiliza información basada en datos para equilibrar la asertividad con la atención al cliente.

Cumplimiento de la normativa fiscal

Los sistemas de facturación pueden aplicar de forma dinámica los tipos impositivos correctos según la ubicación y el contexto, lo que ayuda a las empresas que operan en varias jurisdicciones a evitar problemas de cumplimiento de la normativa. Algunos sistemas se integran con el software fiscal para estar al día de las nuevas tasas y reglas y para simplificar aún más el proceso de gestionar las obligaciones fiscales locales e internacionales.

Conciliación de pagos

Al hacer coincidir automáticamente los pagos con las facturas pendientes, actualizar los registros e indicar las discrepancias, el software de facturación facilita el proceso de conciliación. Esto minimiza el tiempo dedicado a la conciliación manual y reduce el riesgo de errores. Con una lógica incorporada para manejar pagos parciales, sobrepagos y créditos, el sistema mantiene los registros financieros precisos y actualizados.

Elaboración de informes y análisis

Los sistemas de facturación cuentan con herramientas integrales de generación de informes que permiten conocer las tendencias de pago, el comportamiento de los clientes y las predicciones sobre el flujo de caja. Estos datos pueden ayudar a las empresas a identificar patrones, perfeccionar las condiciones de pago y tomar decisiones fundamentadas para mejorar la gestión financiera.

Integración de sistemas

Para muchas empresas, el verdadero poder de un sistema de facturación es su capacidad para integrarse con otras herramientas, como las plataformas de contabilidad, los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y las soluciones ERP. Estas integraciones garantizan que los datos de facturación fluyan entre los departamentos para una mayor transparencia. Esta conectividad es especialmente valiosa para las empresas que quieren escalar.

¿Necesitas un software de facturación?

El tamaño de tu empresa, los tipos de transacción y las necesidades de facturación pueden ayudarte a determinar si debes usar o no un sistema de facturación automatizado. A continuación te explicamos cómo evaluar si un software de facturación es adecuado para tu empresa.

Volumen y frecuencia de las facturas

Si tu empresa maneja un gran volumen de facturas o las envía con frecuencia (p. ej., diarias, semanales o mensuales), el software de facturación podría aportar un valor añadido. La gestión automatizada de facturas puede ser más rápida, menos propensa a errores y menos laboriosa que otros procesos.

Modelos de suscripción

Las empresas que operan con modelos de suscripción u ofrecen servicios que requieren facturación recurrente podrían beneficiarse de un software de facturación. Un sistema de facturación puede crear un proceso más coherente y preciso para gestionar los ciclos de facturación y las facturas repetidas, así como para aplicar los cargos prorrateados.

Seguimiento y control de los pagos

Si cada vez es más difícil hacer un seguimiento de los pagos, enviar recordatorios o hacer el seguimiento de las facturas vencidas, considera la posibilidad de implementar un software de facturación. Los recordatorios automáticos, las actualizaciones de estado en tiempo real y la integración con pasarelas de pago pueden reducir sustancialmente la carga administrativa de un equipo y ayudar a mantener relaciones positivas con los clientes.

Estructuras de facturación

Las empresas con estructuras de facturación que incluyen tarifas por niveles, múltiples tipos impositivos, descuentos o clientes internacionales se benefician de un sistema de facturación más avanzado. El software puede gestionar estas complicadas normas de facturación, así como el cumplimiento de las normativas fiscales locales e internacionales.

Integración de datos

Si tu empresa depende de los datos de los sistemas de contabilidad, CRM o ERP, un sistema de facturación que pueda integrarse con estos sistemas puede ser de gran ayuda. La integración permite reducir la entrada manual de datos, minimizar los errores y sincronizar todos los datos financieros para aclarar el estado financiero.

Elaboración de informes y análisis

Si necesitas más información sobre las métricas de rendimiento financiero, como el flujo de caja, las tendencias de pago y el comportamiento de pago del cliente, plantéate la posibilidad de utilizar un software de facturación. Estos sistemas proporcionan paneles e informes que pueden servir de base para la toma de decisiones y ayudarte a ajustar las condiciones de pago, gestionar el flujo de caja e identificar posibles áreas de crecimiento o mejora.

Errores manuales y cumplimiento de la normativa

Los errores en la facturación pueden dar lugar a errores costosos, relaciones tensas y problemas de cumplimiento de la normativa. Si los errores o inconsistencias ocurren con frecuencia en tus procesos manuales, un sistema de facturación más automatizado puede ayudarte a estandarizar tus prácticas de facturación y automatizar los cálculos, reduciendo el riesgo de errores.

Escalabilidad y crecimiento

Si tu empresa está creciendo o si anticipas expandir las operaciones, depender de métodos de facturación manuales o básicos puede crear un cuello de botella rápidamente. Los sistemas de facturación avanzados pueden escalar con tu empresa sin tener que hacer cambios de configuración frecuentes.

Cómo elegir el mejor sistema de facturación para tus necesidades

La elección del mejor sistema de facturación para tu empresa depende de varios factores, desde tus necesidades específicas de facturación hasta tu presupuesto y las integraciones deseadas. Estas son algunas de esas consideraciones.

Necesidades empresariales

Ten en cuenta el tamaño de tu empresa y tus necesidades de facturación. Es posible que un trabajador autónomo o una pequeña empresa solo necesite funciones básicas de facturación, como plantillas personalizables, seguimiento de pagos simple y recordatorios automáticos. Una empresa más grande o con prácticas de facturación más complejas puede requerir un sistema más avanzado con capacidades de automatización, gestión de impuestos e integración.

Funciones principales

Piensa en las características que son importantes para tu empresa. Entre ellas se pueden incluir las siguientes:

• Facturación recurrente automatizada para suscripciones o clientes habituales.

• Integración con pasarelas de pago y procesadores de pago para métodos como tarjetas de crédito, transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) y monederos digitales.

• Cálculos automáticos de impuestos en función de la ubicación y en cumplimiento de la normativa fiscal local e internacional.

• Plantillas de facturas personalizables para estandarizar la imagen de la marca y añadir campos, logotipos y estilos específicos.

• Recordatorios y seguimientos de pago para reducir los pagos atrasados y facilitar los cobros.

• Informes y análisis para obtener información sobre el flujo de caja, las facturas pendientes y el comportamiento de los clientes.

• Soporte multidivisa y multilingüe para empresas que operan a nivel internacional.

Integración con sistemas existentes

Observa lo bien que se integra el sistema de facturación con tus sistemas de software existentes. Si ya usas un sistema de contabilidad, CRM o ERP, la solución de facturación debería poder conectarse fácilmente con estos sistemas. Por ejemplo, la integración con un software de contabilidad ayuda con la conciliación automática, mientras que la integración con sistemas CRM puede mejorar la gestión de clientes y la elaboración de informes.

Facilidad de uso y experiencia de usuario

Encontrar un sistema de facturación que sea fácil de usar es especialmente importante si no tienes un equipo financiero exclusivo o si varios miembros del equipo van a interactuar con el sistema. Una interfaz fácil de usar, una navegación intuitiva y un servicio integral de atención al cliente pueden reducir la curva de aprendizaje y mejorar la adopción del sistema por parte de tu equipo.

Costes y estructura de precios

El software de facturación ofrece distintos modelos de precios; algunos cobran una tarifa plana mensualmente, mientras que otros pueden cobrar por factura o en función del número de usuarios. Comprende el coste total de propiedad, incluidas las comisiones ocultas por funciones adicionales, procesamiento de pagos o soporte prémium. Considera tu presupuesto y elige una solución que proporcione el máximo valor sin costes innecesarios.

Funciones de seguridad y cumplimiento normativo

La seguridad es primordial cuando se manejan datos financieros. Asegúrate de que el sistema de facturación cumpla con las normas y normativas del sector, como los estándares de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS) para el procesamiento de pagos y el reglamento general de protección de datos (RGPD) para la privacidad de los datos. Busca funciones como la autenticación de dos factores, el cifrado y el almacenamiento seguro de datos. Esto es especialmente importante si manejas información confidencial de clientes u operas en sectores altamente regulados.

Escalabilidad

Tu sistema de facturación debe ser capaz de crecer con tu empresa. Considera si el sistema puede escalar en términos de volumen de facturas, número de usuarios o la complejidad de los procesos de facturación. Encuentra sistemas con API flexibles, opciones de personalización y complementos modulares que puedan adaptarse a medida que cambien tus necesidades.

Atención al cliente y onboarding

El servicio de atención al cliente puede marcar una gran diferencia, sobre todo durante la fase de configuración y onboarding. Elige un software con buenas opciones de atención al cliente, como chat en vivo, asistencia telefónica, tutoriales y documentación completa. Algunos proveedores también cuentan con especialistas en onboarding o gestores de cuentas que pueden ayudarte a personalizar el sistema para adaptarlo a tus necesidades.

Requisitos específicos del sector

Algunos sectores tienen requisitos de facturación únicos, como los consultorios médicos que exigen el cumplimiento de la Ley de Transferibilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA, por sus siglas en inglés). Si tu sector tiene demandas específicas, busca sistemas de facturación diseñados para adaptarse a estos matices o con opciones personalizadas para adaptarse a tu sector.

Opiniones y recomendaciones

Investiga las experiencias de empresas similares. Lee las reseñas de los usuarios, los estudios de casos y los testimonios para comprender las fortalezas y debilidades de cada software. Busca recomendaciones de colegas en tu industria o red profesional para obtener información del mundo real sobre el rendimiento y la fiabilidad de diferentes sistemas.

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe Invoicing es una solución basada en la nube que permite a las empresas crear, personalizar y automatizar facturas directamente a través de la plataforma de Stripe. Es compatible con una serie de funciones que incluyen facturas únicas y recurrentes, plantillas personalizables, recordatorios automáticos de pago, soporte en múltiples divisas y gestión de suscripciones. Estas son las ventajas que ofrece Stripe Invoicing:

• Funciones avanzadas: Stripe Invoicing tiene funciones avanzadas que incluyen cálculo automático de impuestos, informes detallados e integración con una variedad de herramientas empresariales. Puede gestionar necesidades de facturación complejas, como grandes volúmenes de facturas y calendarios de pago complejos.

• Integración con productos de Stripe: Stripe Invoicing se integra con el conjunto de productos de Stripe, lo que proporciona a las empresas una plataforma unificada para la facturación, el procesamiento de pagos, la prevención de fraude y el análisis financiero.

• Automatización y eficiencia: Stripe Invoicing automatiza tareas repetitivas como enviar facturas recurrentes y recordatorios de pago, además de reintentar pagos fallidos.

• Flexibilidad: Stripe Invoicing puede escalar con pequeñas empresas, startups y grandes empresas por igual gracias a su API flexible.

• Alcance global: Stripe Invoicing admite más de 135 divisas y numerosos métodos de pago locales, lo que la convierte en una opción ideal para empresas con bases de clientes de todo el mundo.

• Tecnología basada en la nube: Como solución de software como servicio (SaaS) basada en la nube, Stripe Invoicing permite a las empresas acceder a las funciones de facturación desde cualquier lugar, gestionar las facturas en tiempo real y adoptar actualizaciones periódicas y mejoras de seguridad sin necesidad de gestionar el software local. Las empresas pueden integrarlo fácilmente con otros sistemas basados en la nube y colaborar en tiempo real.

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