Facturatiesystemen helpen bedrijven bij het maken en beheren van facturen. Deze systemen bevatten vaak functies zoals aanpasbare factuursjablonen, automatische herinneringen voor achterstallige betalingen, integratie met boekhoudsoftware en gedetailleerde rapportage. Ze zijn ook een steeds populairdere zakelijke oplossing: de waarde van de markt voor facturatiesoftware zal naar verwachting toenemen van $ 4,3 miljard in 2024 tot $ 13,1 miljard in 2031.

Hieronder leggen we uit wat je moet weten over facturatiesystemen: hoe ze werken, hoe je kunt beoordelen of je facturatiesoftware nodig hebt en hoe je het juiste systeem voor je bedrijf kiest.

Wat staat er in dit artikel?

• Soorten facturatiesystemen
  
• Hoe werken facturatiesystemen?
  
• Heb je facturatiessoftware nodig?
  
• Hoe kies je het beste facturatiesysteem voor je behoeften?
  
• Hoe Stripe kan helpen
  

Typen facturatiesystemen

Er zijn talloze soorten facturatiesystemen voor bedrijven van verschillende groottes, met verschillende behoeften en voor verschillende branches. Dit zijn de belangrijkste typen.

Handmatige facturatiesystemen

Deze systemen maken facturen handmatig met behulp van tekstverwerkings- of spreadsheetsoftware. De gebruiker vult de gegevens in, berekent de totalen en stuurt de factuur per e-mail of post naar de klant. Handmatige systemen zijn over het algemeen goedkoper en in hoge mate aanpasbaar, maar ze zijn ook tijdrovend om te beheren, vatbaar voor menselijke fouten en missen automatisering en de mogelijkheid om te integreren met andere systemen.

Facturatiesystemen op basis van spreadsheets

Facturatiesystemen op basis van spreadsheets maken gebruik van spreadsheetsoftware zoals Microsoft Excel en Google Spreadsheets met kant-en-klare sjablonen. Ze kunnen een basisformule of berekeningsautomatisering bevatten, maar de invoer is grotendeels handmatig. Deze systemen zijn beter georganiseerd dan volledig handmatige systemen, aanpasbaar en meestal betaalbaar. Maar ze vereisen nog steeds handmatig werk, zijn minder efficiënt voor grote facturatie en missen tracking van betalingen en andere geavanceerde functies.

Basissoftware voor facturatie

Basisfacturatiessoftware biedt de belangrijke functies voor het genereren, verzenden en volgen van facturen. Deze systemen kunnen terugkerende facturen, eenvoudige betalingsherinneringen en een zekere mate van automatisering verwerken. Ze zijn vaak gebruiksvriendelijk en toegankelijk en bieden meer automatisering dan handmatige methoden. Maar ze integreren mogelijk niet met alle betalings- en boekhoudsystemen.

Geavanceerde facturatiesoftware

Geavanceerde software biedt een uitgebreide reeks facturatiesopties, samen met functies zoals gedetailleerde rapportage, geautomatiseerde belastingverwerking en integratie met andere financiële tools. Deze systemen bevinden zich vaak in de cloud en zijn online toegankelijk, zodat bedrijven hun facturatie overal kunnen beheren. Geavanceerde software biedt een hoge mate van automatisering, integratie met betalingsplatforms, ondersteuning voor gecompliceerde facturatiesbehoeften en gedetailleerd financieel inzicht. Maar het kost doorgaans meer dan basissoftware-opties en vereist mogelijk enige training voor optimaal gebruik.

ERP-facturatiemodules (Enterprise Resource Planning)

ERP-systemen bieden facturatie aan als onderdeel van een breder pakket van geïntegreerde tools voor bedrijfsbeheer. Deze modules verbinden facturatie met vele processen, van supply chain management tot human resources (HR). Ze bieden een holistisch beeld van de bedrijfsvoering en zijn zeer flexibel, zodat ze geschikt zijn voor grote organisaties met uiteenlopende processen. Maar deze modules zijn vaak duur en vereisen een aanzienlijke installatie en beheer.

Facturatiesystemen op maat

Systemen op maat worden gebouwd om aan de specifieke behoeften van een bedrijf te voldoen. De bedrijven zelf of gespecialiseerde ontwikkelaars bouwen deze systemen om perfect te integreren met bestaande processen en workflows. Hoewel dit een duidelijk concurrentievoordeel kan opleveren, zijn op maat gemaakte systemen kostbaar om te ontwikkelen, duurt het langer om ze te implementeren en vereisen ze vaak doorlopend onderhoud en ondersteuning.

Apps voor mobiele facturatie

Mobiele facturatie-apps zijn speciaal ontworpen voor mobiele apparaten en stellen bedrijven in staat om onderweg facturen te maken en te verzenden. Ze zijn met name handig voor freelancers of kleine bedrijven die in zeer mobiele omgevingen werken. Deze systemen zijn uiterst handig, maar hebben doorgaans beperkte functionaliteit in vergelijking met volledige desktop- of cloudgebaseerde systemen.

Hoe werken facturatiesystemen?

Facturatiesystemen kunnen handmatig werk verminderen en meer inzicht bieden in de financiën gedurende het hele facturatieproces. Dit is hoe ze werken.

Factuur genereren

Gebruikers maken vaak facturen via aanpasbare sjablonen. Ze kunnen gedetailleerde informatie invoeren, waaronder regelitems, variabele belastingtarieven, volumekortingen en specifieke betaalvoorwaarden. Geavanceerde systemen zoals Stripe Invoicing gaan nog een stap verder door dynamische velden, opties voor meerdere valuta's en aangepaste branding-elementen toe te voegen zodat elke factuur de identiteit en behoeften van het bedrijf weerspiegelt.

Terugkerende facturatie

Facturatiesoftware kan terugkerende facturatiecycli automatiseren voor bedrijven met abonnementsmodellen of terugkerende klanten. Deze automatisering omvat het implementeren van flexibele facturatiesschema's, het toepassen van op gebruik gebaseerde kosten en het beheren van pro rata kosten. Deze functie zorgt voor een consistente, nauwkeurige facturatieservaring en integreert met abonnementsbeheersystemen om upgrades, downgrades en annuleringen af te handelen zonder handmatige tussenkomst.

Bezorgmethoden

Zodra een factuur is opgesteld, kan het systeem deze via meerdere kanalen afleveren, waaronder e-mail, klantportalen en API's (Application Programming Interfaces) voor integratie met andere klantsystemen. Deze flexibiliteit ondersteunt een reeks klantvoorkeuren voor een hogere klanttevredenheid en minder barrières voor snelle betaling.

Betalingsverwerking

Moderne facturatiesystemen zijn nauw geïntegreerd met betaalgateways en bieden klanten de mogelijkheid om direct vanaf de factuur te betalen met de betaalmethode van hun voorkeur. Met Stripe Invoicing kunnen bedrijven bijvoorbeeld meerdere betaalopties direct op de factuur aanbieden en het betaalproces beschermen met de fraudepreventiefuncties van Stripe.

Opvolging en opvolging

Met facturatiesoftware heb je in realtime inzicht in de status van elke factuur, of deze nu is verzonden, bekeken of betaald. Voor achterstallige betalingen stuurt het automatisch vervolgherinneringen op basis van vooraf gedefinieerde regels, waardoor de inspanning die nodig is om incasso's te beheren, wordt verminderd. Dit helpt de cashflow op peil te houden zonder de klantrelaties onder druk te zetten en maakt gebruik van datagestuurde inzichten om assertiviteit in evenwicht te brengen met klantenservice.

Fiscale compliance

Facturatiesystemen kunnen dynamisch de juiste belastingtarieven toepassen op basis van locatie en context, waardoor bedrijven die in meerdere rechtsgebieden actief zijn, complianceproblemen kunnen voorkomen. Sommige systemen kunnen worden geïntegreerd met belastingsoftware om op de hoogte te blijven van nieuwe tarieven en regels en om het beheer van lokale en internationale belastingverplichtingen verder te vereenvoudigen.

Reconciliatie van betalingen

Door betalingen automatisch te koppelen aan openstaande facturen, gegevens bij te werken en afwijkingen te signaleren, vergemakkelijkt facturatiesoftware het reconciliatieproces. Hierdoor is er minder tijd kwijt aan handmatige reconciliatie en wordt het risico op fouten verkleind. Het systeem biedt ingebouwde logica voor het afhandelen van gedeeltelijke betalingen, te veel betaalde betalingen en kredieten en houdt de financiële administratie nauwkeurig en up-to-date.

Rapportage en analyse

Facturatiesystemen hebben uitgebreide rapportagetools voor inzicht in betalingstrends, klantgedrag en cashflowvoorspellingen. Met deze gegevens kunnen bedrijven patronen herkennen, betalingstermijnen verfijnen en weloverwogen beslissingen nemen om het financieel beheer te verbeteren.

Systeemintegratie

De echte kracht van een facturatiesysteem is voor veel ondernemingen de mogelijkheid om te integreren met andere tools zoals boekhoudplatforms, CRM-systemen (Customer Relationship Management) en ERP-oplossingen. Deze integraties zorgen ervoor dat facturatiegegevens tussen afdelingen stromen voor meer transparantie. Deze connectiviteit is vooral waardevol voor bedrijven die willen opschalen.

Heb je facturatiesoftware nodig?

De grootte van je bedrijf, het transactietype en de facturatiesbehoeften kunnen allemaal helpen bepalen of je al dan niet een geautomatiseerd facturatiessysteem moet gebruiken.Hier lees je of facturatiesoftware geschikt is voor je bedrijf.

Volume en frequentie van facturen

Als je bedrijf een groot volume aan facturen verwerkt of ze vaak verstuurt (bijv. dagelijks, wekelijks, maandelijks), kan facturatiesoftware een meerwaarde bieden. Geautomatiseerd factuurbeheer kan sneller, minder foutgevoelig en minder arbeidsintensief zijn dan andere processen.

Abonnementsmodellen

Bedrijven die met abonnementsmodellen werken of diensten aanbieden die terugkerende facturatie vereisen, kunnen baat hebben bij facturatiesoftware. Een facturatiesysteem kan een consistenter en nauwkeuriger proces creëren voor het beheer van facturatiecycli en herhaalde facturen en voor het toepassen van evenredig verdeelde kosten.

Tracering en follow-up van betalingen

Als het steeds moeilijker wordt om betalingen bij te houden, herinneringen te versturen en achterstallige facturen op te volgen, raden we je aan facturatiesoftware te implementeren. Geautomatiseerde herinneringen, realtime statusupdates en integratie met betalingsgateways kunnen de administratieve last van een team aanzienlijk verminderen en helpen om positieve klantrelaties te behouden.

Facturatiestructuren

Bedrijven met facturatiestructuren met gestaffelde tarieven, meerdere belastingtarieven, kortingen of internationale klanten kunnen baat hebben bij een geavanceerder facturatiesysteem. Software kan deze ingewikkelde facturatiesregels beheren, evenals de naleving van lokale en internationale belastingregels.

Gegevensintegratie

Als je bedrijf afhankelijk is van gegevens uit verschillende boekhoud-, CRM- of ERP-systemen, kan een facturatiesysteem dat met deze systemen kan worden geïntegreerd een grote hulp zijn. Integratie kan handmatige gegevensinvoer verminderen, fouten minimaliseren en alle financiële gegevens synchroniseren om de financiële gezondheid te verduidelijken.

Rapportage en analyse

Als je meer inzicht nodig hebt in financiële prestaties, zoals cashflow, betaaltrends en betaalgedrag van klanten, kun je facturatiesoftware gebruiken. Deze systemen bieden dashboards en rapporten waarmee je de besluitvorming kunt onderbouwen, betalingsvoorwaarden kunt verfijnen, de cashflow kunt beheren en potentiële gebieden voor groei of verbetering kunt identificeren.

Handmatige fouten en compliance

Facturatiefouten kunnen leiden tot kostbare fouten, gespannen relaties en complianceproblemen. Als fouten of inconsistenties vaak voorkomen in je handmatige processen, kan een meer geautomatiseerd facturatiesysteem helpen om je facturatiespraktijken te standaardiseren en berekeningen te automatiseren, waardoor de kans op fouten afneemt.

Schaalbaarheid en groei

Als je bedrijf groeit of je verwacht activiteiten te moeten opschalen, kan het gebruik van handmatige of eenvoudige facturatiemethoden al snel een bottleneck opleveren. Geavanceerde facturatiesystemen kunnen met je bedrijf meegroeien zonder dat je jezelf vaak opnieuw hoeft in te richten.

Kies het facturatiesysteem dat het beste bij je past

Het beste facturatiesysteem voor jouw bedrijf hangt af van verschillende factoren, van je specifieke facturatiebehoeften tot je budget en gewenste integraties. Hier zijn enkele van die overwegingen.

Zakelijke behoeften

Houd rekening met de grootte van je bedrijf en je behoeften op het gebied van facturatie. Een freelancer of klein bedrijf heeft misschien alleen basisfuncties voor facturatie nodig, zoals aanpasbare sjablonen, eenvoudige tracking van betalingen en automatische herinneringen. Een groter bedrijf of een bedrijf met complexere facturatiepraktijken heeft mogelijk een geavanceerder systeem nodig met automatisering, belastingafhandeling en integratiemogelijkheden.

Kernfuncties

Denk na over de functies die belangrijk zijn voor je bedrijf. Deze kunnen het volgende omvatten:

• Geautomatiseerde terugkerende facturatie voor abonnementen of terugkerende klanten.

• Integratie met betaalgateways en betalingsverwerkers voor methoden zoals creditcards, Automated Clearing House (ACH)-overschrijvingen en digitale wallets.

• Automatische belastingberekeningen op basis van locatie en in overeenstemming met lokale en internationale belastingwetten.

• Aanpasbare factuursjablonen voor gestandaardiseerde branding en het toevoegen van specifieke velden, logo's en stijlen.

• Betalingsherinneringen en follow-ups om achterstallige betalingen te verminderen en incasso's te vergemakkelijken.

• Rapportage en analyse voor inzicht in cashflow, openstaande facturen en klantgedrag.

• Ondersteuning voor meerdere valuta's en meerdere talen voor bedrijven die internationaal actief zijn.

Integratie met bestaande systemen

Kijk hoe goed het facturatiesysteem integreert met je bestaande software. Als je al een boekhoud-, CRM- of ERP-systeem gebruikt, moet de facturatieoplossing eenvoudig aan deze systemen kunnen worden gekoppeld. Integratie met boekhoudsoftware helpt bijvoorbeeld bij automatische reconciliatie, terwijl integratie met CRM-systemen het klantbeheer en de rapportage kan verbeteren.

Gebruiksgemak en gebruikerservaring

Het vinden van een eenvoudig facturatiesysteem is vooral belangrijk als je geen toegewijd financieel team hebt of als meerdere teamleden met het systeem werken. Een gebruiksvriendelijke interface, intuïtieve navigatie en uitgebreide klantenondersteuning kunnen de leercurve verkorten en de acceptatie van het systeem in je team verbeteren.

Kosten en tariefstructuur

Facturatiesoftware wordt geleverd met verschillende prijsmodellen; Sommige brengen een vast maandelijks bedrag in rekening, terwijl andere kosten in rekening brengen per factuur of op basis van het aantal gebruikers. Krijg inzicht in de totale eigendomskosten, inclusief eventuele verborgen kosten voor extra functies, betalingsverwerking of premium support. Houd rekening met je budget en kies een oplossing die de meeste waarde biedt zonder onnodige kosten.

Beveiligings- en compliancefuncties

Beveiliging is van het grootste belang bij het verwerken van financiële gegevens. Zorg dat het facturatiesysteem voldoet aan de normen en voorschriften van de branche, zoals Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS) voor de verwerking van betalingen en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor gegevensprivacy. Zoek naar functies zoals tweefactorauthenticatie, versleuteling en veilige gegevensopslag. Dit is vooral belangrijk als je gevoelige klantinformatie verwerkt of actief bent in sterk gereguleerde industrieën.

Schaalbaarheid

Je facturatiesysteem moet met je bedrijf mee kunnen groeien. Overweeg of het systeem kan worden geschaald in termen van het volume van facturen, het aantal gebruikers of de complexiteit van facturatiesprocessen. Vind systemen met flexibele API's, aanpassingsopties en modulaire add-ons die zich kunnen aanpassen aan veranderende behoeften.

Klantenondersteuning en onboarding

Klantenondersteuning kan een groot verschil maken, vooral tijdens de installatie- en onboardingfase. Kies software met krachtige ondersteuningsopties, zoals livechat, telefonische ondersteuning, tutorials en uitgebreide documentatie. Sommige aanbieders hebben ook toegewijde onboardingspecialisten of accountmanagers die kunnen helpen het systeem aan te passen aan jouw behoeften.

Branchespecifieke vereisten

Sommige branches hebben unieke facturatiesvereisten, zoals medische praktijken die moeten voldoen aan de HIPAA-wetgeving (Health Insurance Portability and Accountability Act). Als je branche specifieke eisen heeft, zoek dan naar facturatiessystemen die zijn ontworpen om aan deze nuances tegemoet te komen of met aangepaste opties die aansluiten bij je branche.

Controles en aanbevelingen

Onderzoek de ervaringen van vergelijkbare bedrijven. Lees gebruikersrecensies, casestudy's en getuigenissen om de sterke en zwakke punten van elke software te begrijpen. Vraag aanbevelingen aan collega's in je branche of professionele netwerk om inzicht te krijgen in de prestaties en betrouwbaarheid van verschillende systemen.

Hoe Stripe kan helpen

Stripe Invoicing is een cloudgebaseerde oplossing waarmee bedrijven rechtstreeks via het Stripe platform facturen kunnen maken, aanpassen en automatiseren. De handelaar ondersteunt diverse functionaliteiten, waaronder eenmalige en terugkerende facturen, sjablonen op maat, automatische betalingsherinneringen, ondersteuning van meerdere valuta en abonnementsbeheer. Dit zijn de voordelen Stripe Invoicing:

• Geavanceerde functies: Stripe Invoicing heeft geavanceerde functies, waaronder geautomatiseerde belastingberekening, gedetailleerde rapportage en integratie met allerlei zakelijke tools. Het kan complexe facturatiesbehoeften aan, zoals hoge factuurvolumes en complexe betalingsschema's.

• Integratie met Stripe producten: Stripe Invoicing is geïntegreerd met het productaanbod van Stripe en biedt bedrijven een geïntegreerd platform voor facturatie, betalingsverwerking, fraudepreventie en financiële analyses.

• Automatisering en efficiëntie: Stripe Invoicing automatiseert repetitieve taken, zoals het versturen van terugkerende facturen en betalingsherinneringen, en het opnieuw proberen van mislukte betalingen.

• Flexibiliteit: Stripe Invoicing is dankzij de flexibele API schaalbaar voor zowel kleine bedrijven, start-ups als grote ondernemingen.

• Wereldwijd bereik: Stripe Invoicing ondersteunt meer dan 135 valuta's en tal van lokale betaalmethoden, waardoor het een natuurlijke rol speelt bij bedrijven met een wereldwijd klantenbestand.

• Cloud-gebaseerde technologie: Als cloudgebaseerde Software-as-a-Service (SaaS)-oplossing stelt Stripe Invoicing bedrijven in staat om overal toegang te krijgen tot facturatiesfuncties, facturen in realtime te beheren en regelmatige updates en beveiligingsverbeteringen toe te passen zonder on-premises software te beheren. Bedrijven kunnen het eenvoudig integreren met andere cloudgebaseerde systemen en in realtime samenwerken.

Lees meer over Stripe Invoicing en hoe je aan de slag kunt gaan.