請求システムは、企業が請求書を作成し管理するのに役立ちます。同システムには、多くの場合、カスタマイズ可能な請求書テンプレート、支払い期日超過の自動リマインダー、会計ソフトウェアとの連携、詳細なレポートなどの機能が含まれています。人気が一段と高まっているビジネスソリューションでもあり、請求管理および請求書作成ソフトウェア市場の価値は、2024 年の 43 億ドルから 2031 年までに 131 億ドルに増大すると予測されています。

以下では、請求システムについて知っておくべきことを説明します。具体的には、その仕組み、請求ソフトウェアが必要かどうか評価する方法、適したシステムを選択する方法について述べます。

この記事の内容

• 請求システムの種類
  
• 請求システムの仕組み
  
• 請求ソフトウェアの必要性
  
• ニーズに合った請求システムの選び方
  
• Stripe にできること
  

請求システムの種類

請求システムにはさまざまな種類があり、さまざまな規模、さまざまなニーズ、さまざまな業界にサービスを提供しています。主な種類は次のとおりです。

手動請求システム

これらのシステムは、ワードプロセッシングや表計算ソフトを使って手作業で請求書を作成します。ユーザーは詳細を入力し、合計を計算して、請求書を電子メールまたは郵便で顧客に送信します。手動システムは一般的に安価でカスタマイズ性が高いですが、管理に時間がかかり、人為的エラーが発生しやすく、自動化したり他システムと連携したりする機能がありません。

スプレッドシートベースの請求システム

Microsoft Excel や Google スプレッドシートなどの表計算ソフトウェアと、あらかじめデザインされたテンプレートを使用する請求システムです。基本的な数式や自動計算機能が含まれる場合がありますが、入力の大部分は手動です。完全な手動システムよりも整理されており、カスタマイズ可能であり、通常は価格も手頃です。しかし、それでも手作業が必要で、大量に請求書を作成するには効率が悪く、支払い追跡やその他の高度な機能がありません。

基本的な請求ソフトウェア

基本的な請求ソフトウェアは、請求書を作成、送信、追跡するための重要な機能を備えています。これらのシステムは、定期請求書、簡単な支払いリマインダー、一部の基本的な自動化に対応しています。多くの場合、使い方は簡単でアクセスしやすく、手動のオプションよりは多くを自動化できます。ただし、すべての決済システムや会計システムと連携できるわけではありません。

高度な請求ソフトウェア

高度なソフトウェアには、詳細なレポート、自動税務処理、他の財務ツールとの連携などの機能とともに、総合的な請求機能が搭載されています。多くの場合、これらのシステムはクラウド上にあり、オンラインでアクセスできるため、企業はどこからでも請求書を管理できます。高度な自動化が可能で、支払いプラットフォームとの連携もできます。さらには、複雑な請求ニーズに対するサポートや、詳細な財務インサイトも得られます。ただし、通常、基本的なソフトウェアオプションよりもコストがかかり、最適に使用するにはトレーニングが必要になる場合があります。

エンタープライズリソースプランニング (ERP) 請求モジュール

ERP システムは、より広範な統合ビジネス管理ツールの一部として、請求機能を備えています。これらのモジュールは、サプライチェーン管理から人事 (HR) まで、請求処理を多くのプロセスに連携させます。運営の全体像が得られ、柔軟性が高いため、多様なプロセスを持つ大規模な組織に適しています。しかし、これらのモジュールは高価になる傾向があり、大がかりな設定と管理が必要です。

カスタム請求システム

企業の独特なニーズに合わせて構築される、カスタムシステムです。企業自身または専門の開発者が、既存のプロセスやワークフローと完全に統合するように、これらのシステムを構築します。確固たる競争上の優位性を築けると思われますが、カスタムシステムは開発にコストがかかり、実装に時間がかかり、多くの場合、継続的なメンテナンスとサポートが必要です。

モバイル請求アプリ

モバイルデバイス専用に設計されており、外出先でも請求書を作成して送信できます。これらは、フリーランサーやモバイル性の高い環境で運営されている中小企業にとって、特に便利です。同システムは非常に便利ですが、完全なデスクトップまたはクラウドベースのシステムと比較すると、機能は限られていることが多いです。

請求システムの仕組み

請求システムは、手作業を減らし、請求プロセス全体を通じて財務状況の見通しを良くすることができます。ここでは、その仕組みを説明します。

請求書の作成

ユーザーは多くの場合、カスタマイズ可能なテンプレートを使用して請求書を作成します。項目、変動税率、数量割引、特定の支払い条件などの詳細情報を入力できます。Stripe Invoicing などの高度なシステムでは、動的フィールド、多通貨オプション、カスタムブランディングといった要素が含まれているため、各請求書に企業のアイデンティティとニーズを反映できます。

継続請求

請求ソフトウェアは、サブスクリプションモデルやリピーターを擁する企業の、継続的な請求サイクルを自動化できます。この自動化には、柔軟な請求スケジュールの実装、使用量ベースの料金の適用、日割り計算料金の管理が含まれます。同機能により、一貫性のある正確な請求プロセスが実現します。またサブスクリプション管理システムと連携させて、手動による介入なしでアップグレード、ダウングレード、キャンセルを処理できます。

送信方法

請求書が作成されると、システムは、電子メール、カスタマーポータル、アプリケーションプログラミングインターフェイス (API) など、複数のチャネルを介して請求書を送信し、他のクライアントシステムとの連携を保ちます。柔軟性があるため、さまざまなクライアントの好みをサポートでき、顧客満足度は向上し、障壁が減り支払いが迅速になります。

決済処理

最新の請求システムはペイメントゲートウェイと密に連携されており、顧客は請求書から直接、好みの決済手段で支払うことができます。たとえば、Stripe Invoicing を使用すると、企業は請求書で複数の支払いオプションを直接提供し、Stripe の不正防止機能で支払いプロセスを保護できます。

追跡とフォローアップ

請求ソフトウェアでは、各請求書のステータス (送信済み、閲覧済み、支払い済み) をリアルタイムで確認できます。支払い期限が過ぎた場合、事前定義されたルールに基づきフォローアップのリマインダーが自動的に送信されるため、回収の管理に求められる労力が軽減されます。これにより、顧客関係に負担をかけることなくキャッシュフローを維持でき、データに基づくインサイトを使用して、主張とカスタマーケアのバランスをとることができます。

税務法令遵守

請求システムは、場所や状況に応じて適切な税率を動的に適用できるため、複数の管轄区域で事業を展開する企業は、法令遵守の問題を未然に防ぐことができます。一部のシステムは税務ソフトウェアと連携され、新しい税率や規則を最新の状態に保ちます。さらには、国内および海外の納税義務の管理プロセスがにシンプルになります。

支払いの照合

請求ソフトウェアは、支払いと未払いの請求書を自動的に照合し、記録を更新し、不一致にフラグを立てることで、照合プロセスを効率化します。これにより、手動での照合に費やす時間が最小限に抑えられ、エラーのリスクが減ります。部分的な支払い、過払い、およびクレジットを処理するための構築済みロジックにより、システムは財務記録を正確かつ最新の状態に保ちます。

レポートと分析

請求システムには、支払いのトレンド、顧客の行動、キャッシュフローの予測に関するインサイトを得るための、総合的なレポートツールがあります。このデータは、企業がパターンを特定し、支払い条件を調整し、情報に基づく意思決定を行い、財務管理を改善するのに役立ちます。

システム連携

多くの企業にとって、請求システムの真の力は、会計プラットフォーム、顧客関係管理 (CRM) システム、ERP ソリューションなどの他のツールと連携できることです。これらの連携により、請求データが部門間で流れるようになり、透明性が高まります。この連結性は、規模拡大を目指している企業にとって特に価値があります。

請求ソフトウェアの必要性

企業の規模、取引の種類、請求のニーズ。これらはすべて、自動請求システムを使用する必要性を判断するのに役立ちます。ここでは、請求ソフトウェアが貴社に適しているかどうかを評価する方法をご紹介します。

請求書の量と頻度

大量の請求書を処理したり、頻繁に (毎日、毎週、毎月など) 送付したりする企業の場合、請求ソフトウェアにより付加価値がもたらされる可能性があります。自動化された請求書管理は、他のやり方より迅速で、エラーが発生しにくく、人手がかりません。

サブスクリプションモデル

サブスクリプションモデルで運営している企業や、継続請求が必要なサービスを提供している企業は、請求ソフトウェアから恩恵を得られると思われます。請求システムは、より一貫性のある正確なプロセスを作成します。そのため、請求サイクルと繰継続請求を管理し、日割り計算された料金を適用することができます。

支払いの追跡とフォローアップ

支払いの追跡、リマインダーの送信、期日超過の請求書のフォローアップに困難をきたしている場合は、請求ソフトウェアの導入を検討してください。自動リマインダー、リアルタイムのステータス更新、ペイメントゲートウェイとの連携により、チームの作業負荷を大幅に軽減し、良好な顧客関係を維持することができます。

料金体系

段階制料金、複数の税率、割引、海外の顧客を含む、複数の料金体系を持つ企業は、より高度な請求システムを利用可能です。ソフトウェアで、これらの複雑な請求規則だけでなく、現地および国際的な税法への準拠も管理できます。

データ連携

会計、CRM、または ERP システムで使われているデータに企業が依存している場合、これらのシステムと連携できる請求システムが大きな助けになる可能性があります。連携により、手作業によるデータ入力を減らし、エラーを最小限に抑え、すべての財務データを同期して、財務の健全性を明らかにすることができます。

レポートと分析

キャッシュフロー、支払いのトレンド、顧客の支払い行動など、財務実績指標についてより深いインサイトが必要な場合は、請求ソフトウェアの使用を検討してください。これらのシステムには、ダッシュボードとレポートが用意されており、情報に基づく意思決定を促すほか、支払い条件の改善、キャッシュフローの管理、成長や改善の余地がある分野の特定に役立ちます。

手作業によるエラーおよび法令遵守

請求書発行に誤りがあると、損失を伴うミス、関係の悪化、法令遵守の問題につながる可能性があります。手作業のプロセスでエラーや不一致が頻繁に発生する場合は、より自動化された請求システムを使用しましょう。請求方式の標準化と計算の自動化により、ミスが起こるリスクを減らすことができます。

拡張性と成長

ビジネスが成長している場合や、業務の拡大が見込まれる場合は、手作業または基本的な請求方式に頼っていると、すぐに業務が滞る可能性があります。高度な請求システムは、頻繁な再構成なしで事業に合わせて拡張できます。

ニーズに合った請求システムの選び方

最適な請求システムを選択する方法は、特定の請求ニーズから予算や連携の必要性まで、さまざまな要因により異なります。ここでは、考慮すべき事項をいくつか紹介します。

ビジネスニーズ

企業の規模と請求書発行のニーズを考慮します。フリーランサーや中小企業の場合は、カスタマイズ可能なテンプレート、シンプルな支払い追跡、自動リマインダーなど、基本的な請求機能のみで十分かもしれません。大企業や請求業務が複雑な企業では、自動化、税務処理、連携機能を備えた高度なシステムが、必要になる場合があります。

主要な機能

貴社事業にとって重要な機能について考えます。考えられる例は次のとおりです。

• サブスクリプションまたはリピーターに対する自動継続請求。

• クレジットカード、自動決済機関 (ACH) 送金、デジタルウォレットなどの方法のための、ペイメントゲートウェイおよび支払い処理業者との連携。

• 場所に基づく、現地税法や国際税法に準拠した自動税金計算。

• ブランドの標準化および特定のフィールド、ロゴ、スタイルの追加ができる、カスタマイズ可能な請求書テンプレート。

• 支払い期日超過を減らし回収を容易にするための、支払いのリマインダーとフォローアップ。

• キャッシュフロー、未払い請求書、顧客の行動に関するインサイトを得るためのレポートと分析。

• 国際事業を展開する企業向けの多通貨・多言語サポート。

既存システムとの連携

請求システムが既存のソフトウェアスタックと、どの程度連携されているかを確認します。会計、CRM、または ERP システムをすでに使用している場合、請求ソリューションはこれらのシステムに簡単に接続できる必要があります。たとえば、会計ソフトウェアと連携させると、照合を自動化でき、CRM システムと連携させると、クライアント管理とレポートを改善できます。

使いやすさとユーザー体験

使いやすい請求システムを見つけることは、専任の財務チームがいない場合や、複数のチームメンバーがシステムを操作する場合に特に重要です。ユーザーフレンドリーなインターフェイス、直感的な操作、総合的なカスタマーサポートにより、学習曲線を短くし、チーム全体でのシステム導入を改善できます。

コストと料金体系

請求ソフトウェアには、さまざまな価格モデルがあります。定額の月額料金を請求するものもあれば、請求書またはユーザーの数に基づいて請求するものもあります。追加機能、支払い処理、プレミアムサポートの隠れた料金など、総所有コストを把握します。予算を考慮し、不要なコストをかけずに最大の価値を実現するソリューションを選択しましょう。

セキュリティと法令遵守機能

財務データを扱う際には、セキュリティが最も重要です。候補の請求システムが、決済処理に関する PCI データセキュリティ基準 (PCI DSS) やデータプライバシーに関する一般データ保護規則 (GDPR) などの業界標準や規制に準拠していることを確認します。2 要素認証、暗号化、安全なデータストレージなどの機能があるかチェックします。これは、機密性の高い顧客情報を扱う場合や、規制の厳しい業界で事業を行っている場合に、特に重要です。

拡張性

請求システムは、事業に合わせて拡張できる必要があります。請求書の数、ユーザー数、または請求プロセスの複雑さの観点から、システムが拡張できるかどうかを検討します。ニーズの変化に適応できる柔軟な API、カスタマイズオプション、モジュール式アドオンを備えたシステムを探しましょう。

カスタマーサポートとユーザー登録

カスタマーサポートは、特にセットアップとユーザー登録の段階で大きな違いを生む可能性があります。ライブチャット、電話サポート、チュートリアル、総合的なドキュメントなどの、強力なサポートオプションがあるソフトウェアを選択してください。一部のプロバイダーには、専任のユーザー登録スペシャリストまたはアカウントマネージャーがおり、ニーズに合わせてシステムをカスタマイズできます。

業界固有の要件

一部の業界では、医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律 (HIPAA) への準拠を必要とする医療行為など、独自の請求要件があります。業界に特定の需要がある場合は、これらの微妙な違いに対応するように設計された請求システムや、業界に合ったカスタムオプションを備えた請求システムを見つけてください。

レビューおよび推奨

類似企業の体験談を調査します。ユーザーレビュー、ケーススタディ、お客様の声を読んで、各ソフトウェアの長所と短所を把握します。業界や専門家ネットワークの同業者からおすすめを聞き、さまざまなシステムのパフォーマンスと信頼性に関する実際のインサイトを得ます。

Stripe にできること

Stripe Invoicing は、Stripe プラットフォームから直接請求書を作成、カスタマイズ、自動化できるクラウドベースのソリューションです。1 回限りの請求書や定期的な請求書、カスタマイズ可能なテンプレート、自動支払いリマインダー、多通貨サポート、サブスクリプション管理など、さまざまな機能に対応しています。Stripe Invoicing には次のようなメリットがあります。

• 高度な機能: Stripe Invoicing には、税金の自動計算、詳細なレポート、さまざまなビジネスツールとの連携など、高度な機能があります。大量の請求書や入り組んだ支払いスケジュールなど、複雑な請求ニーズを処理できます。

• Stripe 製品との連携: Stripe Invoicing は Stripe の製品と連携しており、請求書発行、支払い処理、不正防止、財務分析のための統合プラットフォームとして機能します。

• 自動化と効率化: Stripe Invoicing は、定期的な請求書や支払いのリマインダーの送信、失敗した支払いの再試行などの反復的なタスクを自動化します。

• 柔軟性: Stripe Invoicing は柔軟な API を備えているため、中小企業、スタートアップ企業、大企業に幅広く対応できます。

• グローバル展開: Stripe Invoicing は 135 以上の通貨と多数のローカル決済手段に対応しているため、グローバルな顧客ベースを持つビジネスに最適です。

• クラウド技術: クラウドベースのサービスとしてのソフトウェア (SaaS) ソリューションである Stripe Invoicing を使用すると、企業はどこからでも請求機能にアクセスし、請求書をリアルタイムで管理し、オンプレミスのソフトウェアを管理することなく定期的な更新とセキュリティ強化を行えます。他のクラウドベースのシステムと簡単に連携させて、リアルタイムでコラボレーションできます。

Stripe Invoicing の詳細と始め方については、こちらをお読みください。