ระบบออกใบแจ้งหนี้ช่วยให้ธุรกิจสร้างและจัดการใบแจ้งหนี้ได้ ระบบเหล่านี้มักมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ปรับแต่งได้ การแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติสําหรับการชําระเงินที่เลยกําหนด การผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์ทําบัญชี และการรายงานแบบละเอียด นอกจากนี้ยังเป็นโซลูชันธุรกิจที่ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ โดยคาดการณ์ว่ามูลค่าตลาดซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้จะเพิ่มขึ้นจาก 4.3 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2024 เป็น 13.1 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2031

ด้านล่างเราจะอธิบายสิ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับระบบออกใบแจ้งหนี้ ได้แก่ วิธีการทํางานของระบบดังกล่าว วิธีประเมินว่าคุณต้องใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้หรือไม่ และวิธีเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ประเภทของระบบออกใบแจ้งหนี้
  
• ระบบออกใบแจ้งหนี้ทํางานอย่างไร
  
• คุณต้องใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ไหม
  
• วิธีเลือกระบบออกใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ
  
• Stripe ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ประเภทของระบบออกใบแจ้งหนี้

มีระบบออกใบแจ้งหนี้จํานวนมากที่ให้บริการแก่ธุรกิจขนาดต่างๆ ที่มีความต้องการแตกต่างกันและในอุตสาหกรรมที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้เป็นประเภทหลัก

ระบบออกใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเอง

ระบบเหล่านี้สร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองโดยใช้ซอฟต์แวร์การประมวลผลคําหรือสเปรดชีต ผู้ใช้จะกรอกรายละเอียด คํานวณยอดรวม และส่งใบแจ้งหนี้ไปให้ลูกค้าทางอีเมลหรือทางไปรษณีย์ ระบบที่ต้องทําเองมักจะมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าและปรับแต่งได้สูง แต่ก็ใช้เวลานานในการจัดการ มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์ ตลอดจนขาดระบบอัตโนมัติและความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ

ระบบออกใบแจ้งหนี้แบบสเปรดชีต

ระบบออกใบแจ้งหนี้ที่ใช้สเปรดชีตจะใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีต เช่น Microsoft Excel และ Google Sheets ที่มีเทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า ซึ่งอาจประกอบด้วยสูตรพื้นฐานหรือระบบอัตโนมัติสําหรับการคํานวณ แต่การป้อนข้อมูลเป็นส่วนใหญ่ต้องทำด้วยตนเอง ระบบเหล่านี้มีการจัดระเบียบมากกว่าระบบทำด้วยตัวเองอย่างสมบูรณ์ ปรับแต่งได้ และมักจะราคาย่อมเยา แต่ยังต้องใช้แรงงานคนและมีประสิทธิผลน้อยกว่าสำหรับการออกใบแจ้งหนี้จำนวนมาก และไม่มีฟีเจอร์ติดตามการชําระเงินและฟีเจอร์อื่นๆ ที่มีความซับซ้อน

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้พื้นฐาน

ซอฟต์แวร์พื้นฐานในการออกใบแจ้งหนี้มีฟีเจอร์ที่สําคัญสําหรับการสร้าง การส่ง และการติดตามใบแจ้งหนี้ ระบบเหล่านี้สามารถจัดการกับใบแจ้งหนี้ตามรอบ การแจ้งเตือนการชําระเงินแบบง่ายๆ และระบบอัตโนมัติพื้นฐานบางอย่างได้ มักจะใช้งานง่ายและเข้าถึงได้ และมีระบบอัตโนมัติมากกว่าวิธีการแบบทำด้วยตัวเอง แต่อาจไม่ได้ผสานการทํางานกับระบบการชําระเงินและการทำบัญชีทั้งหมด

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูง

ซอฟต์แวร์ขั้นสูงมีชุดฟังก์ชันการออกใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุม รวมทั้งฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การรายงานโดยละเอียด การจัดการภาษีอัตโนมัติ และการผสานการทํางานกับเครื่องมือทางการเงินอื่นๆ ระบบเหล่านี้มักอยู่บนระบบคลาวด์และเข้าถึงได้ทางออนไลน์ ดังนั้นธุรกิจจึงสามารถจัดการการออกใบแจ้งหนี้ได้จากทุกที่ ซอฟต์แวร์ขั้นสูงมอบระบบอัตโนมัติในระดับสูง การผสานการทํางานกับแพลตฟอร์มการชําระเงิน การรองรับความต้องการด้านการเรียกเก็บเงินที่ซับซ้อน และข้อมูลเชิงลึกด้านการเงินโดยละเอียด แต่โดยทั่วไปแล้วจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่าตัวเลือกซอฟต์แวร์พื้นฐานและอาจต้องใช้การฝึกอบรมเพื่อการใช้งานที่เหมาะสม

โมดูลการออกใบแจ้งหนี้การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP)

ระบบ ERP มีการออกใบแจ้งหนี้ในชุดเครื่องมือจัดการธุรกิจแบบรวมที่กว้างขึ้น โมดูลเหล่านี้เชื่อมโยงการออกใบแจ้งหนี้กับกระบวนการมากมาย ตั้งแต่การจัดการซัพพลายเชนไปจนถึงทรัพยากรบุคคล (HR) จะช่วยมอบมุมมองการดําเนินงานแบบองค์รวมและมีความยืดหยุ่นสูง ดังนั้นจึงเหมาะสําหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีกระบวนการที่หลากหลาย แต่โมดูลเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะมีราคาแพงและต้องมีการตั้งค่าและการจัดการเยอะ

ระบบออกใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบเอง

ระบบที่กําหนดเองสร้างขึ้นเพื่อให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของธุรกิจ ตัวบริษัทเองหรือนักพัฒนาเฉพาะทางจะสร้างระบบเหล่านี้เพื่อผสานการทํางานกับกระบวนการและขั้นตอนการทํางานที่มีอยู่ได้อย่างสมบูรณ์แบบ แม้ว่าสิ่งนี้อาจเป็นข้อได้เปรียบที่โดดเด่นในการแข่งขัน แต่ระบบที่กําหนดเองมีค่าใช้จ่ายในการพัฒนาสูง อาจใช้เวลานานกว่าปกติ และมักต้องมีการบํารุงรักษาและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง

แอปออกใบแจ้งหนี้บนอุปกรณ์เคลื่อนที่

แอปออกใบแจ้งหนี้บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ออกแบบมาสําหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่โดยเฉพาะ และช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ได้ทุกที่ทุกเวลา ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับผู้ทํางานอิสระหรือธุรกิจขนาดเล็กที่ดําเนินงานในสภาพแวดล้อมที่ใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นหลัก ระบบเหล่านี้สะดวกมาก แต่โดยทั่วไปจะมีฟังก์ชันการทํางานที่จํากัดเมื่อเทียบกับระบบบนเดสก์ท็อปหรือระบบคลาวด์แบบสมบูรณ์

ระบบออกใบแจ้งหนี้ทํางานอย่างไร

ระบบออกใบแจ้งหนี้สามารถลดงานที่ดําเนินการด้วยตนเองและช่วยให้ลูกค้าเห็นข้อมูลด้านการเงินได้อย่างละเอียดยิ่งขึ้นตลอดกระบวนการเรียกเก็บเงินทั้งหมด นี่คือวิธีทำงานของระบบ

การสร้างใบแจ้งหนี้

ผู้ใช้มักจะสร้างใบแจ้งหนี้ผ่านเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ โดยสามารถป้อนข้อมูลโดยละเอียด เช่น บรรทัดรายการ อัตราภาษีแปรผัน ส่วนลดตามปริมาณ และข้อกําหนดการชําระเงินเฉพาะ ระบบขั้นสูง เช่น Stripe Invoicing มีฟีเจอร์ยิ่งไปกว่านั้น โดยเพิ่มช่องข้อมูลแบบไดนามิก ตัวเลือกหลายสกุลเงิน และองค์ประกอบการสร้างแบรนด์ที่ออกแบบเอง เพื่อให้ใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับแสดงตัวตนและความต้องการของธุรกิจ

การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สามารถทําให้รอบการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าทำงานโดยอัตโนมัติสําหรับธุรกิจที่มีโมเดลการชําระเงินตามรอบบิลหรือลูกค้าที่เรียกเก็บเงินซ้ํา ระบบอัตโนมัตินี้มีการกําหนดเวลาการเรียกเก็บเงินที่ยืดหยุ่น การใช้ค่าบริการตามการใช้งาน และการจัดการค่าธรรมเนียมตามสัดส่วน ฟีเจอร์นี้สร้างประสบการณ์การเรียกเก็บเงินที่แม่นยําและสอดคล้องไปพร้อมๆ กับการผสานการทํางานกับระบบจัดการการชําระเงินตามรอบบิล เพื่อจัดการการอัปเกรด การดาวน์เกรด และการยกเลิกโดยไม่ต้องดําเนินการด้วยตัวเอง

วิธีการจัดส่ง

เมื่อจัดทําใบแจ้งหนี้แล้ว ระบบจะสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้หลายช่องทาง ผ่านทั้งอีเมล พอร์ทัลลูกค้า และอินเทอร์เฟซโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) สําหรับการผสานการทํางานกับระบบไคลเอ็นต์อื่นๆ ความยืดหยุ่นนี้รองรับความต้องการที่หลากหลายของลูกค้า เพื่อความพึงพอใจของลูกค้าที่สูงขึ้นและลดอุปสรรคในการชําระเงินให้น้อยลง

การประมวลผลการชําระเงิน

ระบบออกใบแจ้งหนี้ที่ทันสมัยจะผสานการทํางานกับเกตเวย์การชําระเงินอย่างใกล้ชิด และช่วยให้ลูกค้าชําระเงินจากใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงด้วยวิธีการชําระเงินที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้ Stripe Invoicing ธุรกิจสามารถนําเสนอตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลายในใบแจ้งหนี้โดยตรงและปกป้องกระบวนการชําระเงินด้วยฟีเจอร์การป้องกันการฉ้อโกงของ Stripe

การติดตามและการติดตามผล

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ช่วยให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบสถานะใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับได้แบบเรียลไทม์ว่าใบแจ้งหนี้จะถูกส่ง ดู หรือชําระเงินไปแล้ง สําหรับการชําระเงินที่เลยกําหนด ซอฟต์แวร์จะส่งการแจ้งเตือนติดตามผลโดยอัตโนมัติตามกฎที่กําหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งช่วยลดความจําเป็นในการจัดการการเรียกเก็บเงินได้ วิธีนี้ช่วยรักษากระแสเงินสดโดยไม่ทําให้ความสัมพันธ์กับลูกค้าติดขัด และใช้ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนโดยข้อมูลการใช้งานมาช่วยรักษาความสมดุลระหว่างความหนักแน่นกับการดูแลลูกค้า

การปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี

ระบบออกใบแจ้งหนี้สามารถเลือกใช้อัตราภาษีที่ถูกต้องตามตําแหน่งที่ตั้งและบริบทได้ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจที่ดําเนินงานในหลายเขตอํานาจศาลหลีกเลี่ยงปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกําหนด บางระบบผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์ภาษีเพื่อปรับปรุงอัตราและกฎใหม่ๆ ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ รวมทั้งยังช่วยให้กระบวนการจัดการภาระหน้าที่ด้านภาษีทั้งในระดับท้องถิ่นและระดับสากลเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้นด้วย

การกระทบยอดการชําระเงิน

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ช่วยอํานวยความสะดวกในขั้นตอนการกระทบยอดด้วยการจับคู่การชําระเงินกับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ อัปเดตบันทึก และระบุข้อมูลที่ไม่ตรงกันโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดเวลาที่ใช้ในการกระทบยอดด้วยตัวเองและลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด ระบบนี้ช่วยให้บันทึกการเงินมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันด้วยตรรกะในตัวสําหรับการจัดการการชําระเงินบางส่วน การชําระเงินเกิน และการลดหนี้

การรายงานและการวิเคราะห์

ระบบออกใบแจ้งหนี้มีเครื่องมือการรายงานที่ครอบคลุมสําหรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแนวโน้มการชําระเงิน พฤติกรรมของลูกค้า และการคาดการณ์กระแสเงินสด ข้อมูลนี้จะช่วยให้ธุรกิจทราบรูปแบบ ปรับปรุงข้อกําหนดของการชําระเงิน และทำการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเพื่อปรับปรุงการจัดการทางการเงิน

การผสานการทํางานระบบ

พลังที่แท้จริงของระบบออกใบแจ้งหนี้ก็คือความสามารถในการผสานการทํางานกับเครื่องมืออื่นๆ เช่น แพลตฟอร์มการทําบัญชี, ระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) และโซลูชัน ERP การผสานการทํางานเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจว่ามีการรับส่งข้อมูลการออกใบแจ้งหนี้ระหว่างแผนกต่างๆ เพื่อความโปร่งใสที่มากยิ่งขึ้น การเชื่อมต่อนี้มีคุณค่าอย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่ต้องการขยายตัว

คุณต้องใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ไหม

ขนาดธุรกิจ ประเภทธุรกรรม และความต้องการในการเรียกเก็บเงินจะช่วยกําหนดได้ว่าคุณควรใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติหรือไม่ ต่อไปนี้คือวิธีประเมินว่าซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้เหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่

ปริมาณและความถี่ของใบแจ้งหนี้

หากธุรกิจของคุณจัดการกับใบแจ้งหนี้มูลค่าสูงหรือส่งใบแจ้งหนี้บ่อย (เช่น รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน) ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้อาจมีประโยชน์ การจัดการใบแจ้งหนี้อัตโนมัติอาจรวดเร็วขึ้น มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง และใช้แรงงานน้อยกว่ากระบวนการอื่นๆ

โมเดลการชําระเงินตามรอบบิล

ธุรกิจที่ดําเนินงานด้วยโมเดลการชําระเงินตามรอบบิลหรือเสนอบริการที่ต้องใช้การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าอาจได้รับประโยชน์จากซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ ระบบออกใบแจ้งหนี้สามารถสร้างกระบวนการที่สอดคล้องและถูกต้องมากขึ้นสําหรับการจัดการรอบการเรียกเก็บเงินและใบแจ้งหนี้ซ้ํา รวมทั้งการใช้การเรียกเก็บเงินแบบแบ่งชําระตามสัดส่วน

การติดตามการชําระเงินและการติดตามผล

หากการติดตามการชําระเงิน ส่งการแจ้งเตือน หรือติดตามผลจากใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระทําได้ยากขึ้น คุณอาจลองพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ การแจ้งเตือนอัตโนมัติ การอัปเดตสถานะแบบเรียลไทม์ และการผสานการทํางานกับเกตเวย์การชําระเงินจะช่วยลดภาระด้านการดูแลระบบของทีมได้เป็นอย่างมากและช่วยรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าในเชิงบวก

โครงสร้างการเรียกเก็บเงิน

ธุรกิจที่มีโครงสร้างการเรียกเก็บเงินที่มีค่าบริการแบบแบ่งระดับ อัตราภาษีหลายอัตรา ส่วนลด หรือลูกค้าต่างประเทศจะได้รับประโยชน์จากระบบออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูง ซอฟต์แวร์สามารถจัดการกฎการเรียกเก็บเงินที่ยุ่งยากเหล่านี้ รวมถึงการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับด้านภาษีในท้องถิ่นและระหว่างประเทศ

การผสานข้อมูล

หากธุรกิจของคุณใช้ข้อมูลในระบบการทําบัญชี, CRM หรือ ERP ระบบออกใบแจ้งหนี้ที่สามารถเชื่อมต่อการทํางานกับระบบเหล่านี้อาจเป็นตัวช่วยหลัก การผสานการทํางานสามารถลดการป้อนข้อมูลด้วยตัวเอง ลดข้อผิดพลาด และซิงค์ข้อมูลทางการเงินทั้งหมดเพื่อให้ทราบสถานะทางการเงินที่ชัดเจน

การรายงานและการวิเคราะห์

หากคุณต้องการข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับเมตริกด้านประสิทธิภาพทางการเงิน เช่น กระแสเงินสด แนวโน้มการชําระเงิน และพฤติกรรมการชําระเงินของลูกค้า คุณควรใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ ระบบเหล่านี้มีแดชบอร์ดและรายงานที่สามารถช่วยในการตัดสินใจและปรับปรุงข้อกําหนดการชําระเงิน จัดการกระแสเงินสด และระบุด้านที่มีโอกาสเติบโตหรือรับการปรับปรุง

ข้อผิดพลาดที่เกิดมนุษย์และการปฏิบัติตามข้อกําหนด

ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้อาจทําให้เกิดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง สร้างความตึงเครียดในความสัมพันธ์ และมีปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกําหนด หากข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่สอดคล้องเกิดขึ้นบ่อยครั้งในกระบวนการที่ดําเนินการด้วยตนเอง ระบบออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติมากขึ้นจะช่วยสร้างมาตรฐานให้กับแนวทางการเรียกเก็บเงินของคุณและดําเนินการคํานวณอัตโนมัติได้ ทําให้ลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด

ความสามารถในการขยายธุรกิจและการเติบโต

หากธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นหรือคาดว่าจะขยายการดําเนินงาน การใช้วิธีการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเองหรือวิธีขั้นพื้นฐานจะทำให้เกิดปัญหาคอขวดอย่างรวดเร็ว ระบบออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูงสามารถโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้โดยไม่ต้องกําหนดค่าใหม่บ่อยๆ

วิธีเลือกระบบออกใบแจ้งหนี้ให้ดีที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ

การเลือกระบบออกใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดสําหรับธุรกิจของคุณจะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ตั้งแต่ความต้องการด้านการเรียกเก็บเงินที่เฉพาะเจาะจง งบประมาณ และการผสานการทํางานที่คุณต้องการ ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ควรพิจารณา

ความต้องการทางธุรกิจ

พิจารณาขนาดของธุรกิจและความต้องการในการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ ผู้ทํางานอิสระหรือธุรกิจขนาดเล็กอาจต้องใช้เฉพาะฟีเจอร์การออกใบแจ้งหนี้พื้นฐาน เช่น เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ การติดตามการชําระเงินที่เรียบง่าย และการแจ้งเตือนอัตโนมัติ บริษัทขนาดใหญ่หรือบริษัทที่มีแนวทางการเรียกเก็บเงินที่ซับซ้อนกว่าอาจต้องใช้ระบบที่ล้ําสมัยกว่าซึ่งมีฟังก์ชันระบบอัตโนมัติ การจัดการภาษี และการเชื่อมต่อการทํางาน

ฟีเจอร์หลัก

นึกถึงฟีเจอร์ที่สําคัญสําหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งอาจประกอบด้วยฟีเจอร์ต่อไปนี้

• การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าอัตโนมัติสําหรับการสมัครใช้บริการหรือลูกค้าที่ใช้บริการซ้ํา

• การผสานการทํางานกับเกตเวย์การชําระเงินและผู้ประมวลผลการชําระเงินสําหรับวิธีการชําระเงินต่างๆ เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านสํานักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) และกระเป๋าเงินดิจิทัล

• การคํานวณภาษีอัตโนมัติตามตําแหน่งที่ตั้งและเป็นไปตามกฎหมายภาษีท้องถิ่นและระหว่างประเทศ

• เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ปรับแต่งได้สําหรับการสร้างแบรนด์ที่ได้มาตรฐานและเพิ่มช่อง โลโก้ และสไตล์ตามที่ต้องการ

• การเตือนชําระเงินและการติดตามผลเพื่อลดการชําระเงินที่เลยกําหนดและอํานวยความสะดวกในการเรียกเก็บเงิน

• การรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระแสเงินสด ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ และพฤติกรรมลูกค้า

• การรองรับหลายสกุลเงินและหลายภาษาสําหรับธุรกิจที่ดําเนินงานในต่างประเทศ

การผสานการทํางานกับระบบที่มีอยู่

ดูว่าระบบออกใบแจ้งหนี้ทํางานร่วมกับสแต็กซอฟต์แวร์ที่คุณมีอยู่ได้ดีแค่ไหน หากคุณใช้ระบบการทําบัญชี, CRM หรือ ERP อยู่แล้ว โซลูชันการออกใบแจ้งหนี้จะสามารถเชื่อมต่อกับระบบเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น การผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์การทําบัญชีจะช่วยในเรื่องการกระทบยอดอัตโนมัติ ในขณะที่การเชื่อมต่อระบบ CRM สามารถปรับปรุงการจัดการลูกค้าและการรายงานได้

ความสะดวกในการใช้งานและประสบการณ์ของผู้ใช้

การค้นหาระบบออกใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานง่ายเป็นสิ่งสําคัญอย่างยิ่งหากคุณไม่มีทีมการเงินเฉพาะหรือหากสมาชิกทีมหลายคนจะต้องโต้ตอบกับระบบดังกล่าว อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย การนําทางที่เข้าใจง่าย และการสนับสนุนลูกค้าที่ครอบคลุมสามารถลดเวลาในการเรียนรู้และปรับปรุงการนําระบบไปใช้งานในทีมของคุณ

ค่าใช้จ่ายและโครงสร้างค่าบริการ

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้มาพร้อมกับการคิดค่าบริการรูปแบบต่างๆ บางแบบเรียกเก็บค่าธรรมเนียมรายเดือนจํานวนคงที่ บางแบบอาจเรียกเก็บจากใบแจ้งหนี้หรือตามจํานวนผู้ใช้ ทําความเข้าใจค่าใช้จ่ายรวมของกรรมสิทธิ์ รวมถึงค่าธรรมเนียมแอบแฝงสําหรับฟีเจอร์เพิ่มเติม การประมวลผลการชําระเงิน หรือการสนับสนุนระดับพรีเมียม พิจารณางบประมาณของคุณและเลือกโซลูชันที่คุ้มค่ามากที่สุดโดยไม่มีค่าใช้จ่ายที่ไม่จําเป็น

ฟีเจอร์ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกําหนด

ความปลอดภัยเป็นสิ่งสําคัญสูงสุดเมื่อจัดการข้อมูลทางการเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบออกใบแจ้งหนี้เป็นไปตามมาตรฐานและระเบียบข้อบังคับของอุตสาหกรรม เช่น มาตรฐานการรักษาความปลอดภัยข้อมูลสําหรับอุตสาหกรรมบัตรชําระเงิน (PCI DSS) สําหรับการประมวลผลการชําระเงิน และกฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) เพื่อความเป็นส่วนตัวของข้อมูล มองหาฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบ 2 ปัจจัย การเข้ารหัส และการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย นี่เป็นสิ่งสําคัญอย่างยิ่งหากคุณจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้าหรือดําเนินงานในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด

ความสามารถในการปรับขนาด

ระบบออกใบแจ้งหนี้ควรเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้ ลองพิจารณาว่าระบบสามารถปรับขยายขอบเขตของใบแจ้งหนี้ จํานวนผู้ใช้ หรือความซับซ้อนของกระบวนการเรียกเก็บเงินได้หรือไม่ ค้นหาระบบที่มี API ที่ยืดหยุ่น ตัวเลือกการปรับแต่ง และส่วนเสริมแบบแยกส่วนที่ปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของคุณ

การสนับสนุนลูกค้าและกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน

การสนับสนุนลูกค้าสร้างความแตกต่างที่สําคัญได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงการตั้งค่าและกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน เลือกซอฟต์แวร์ที่มีตัวเลือกการสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพ เช่น การแชทสด การสนับสนุนทางโทรศัพท์ บทแนะนําการใช้งาน และเอกสารประกอบที่ครอบคลุม ผู้ให้บริการบางรายยังมีผู้เชี่ยวชาญสำหรับการเริ่มต้นใช้งานหรือผู้จัดการบัญชีโดยเฉพาะที่สามารถช่วยปรับแต่งระบบให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

ข้อกําหนดเฉพาะอุตสาหกรรม

บางอุตสาหกรรมมีข้อกําหนดเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่เหมือนใคร เช่น แนวทางการแพทย์ที่ต้องปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการควบคุมและการส่งผ่านข้อมูลทางด้านการประกันสุขภาพ (HIPAA) หากอุตสาหกรรมของคุณมีความต้องการเฉพาะเจาะจง ค้นหาระบบออกใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับความแตกต่างเหล่านี้หรือมีตัวเลือกที่ออกแบบเองเพื่อให้เหมาะกับภาคธุรกิจของคุณ

การตรวจสอบและคําแนะนํา

หาข้อมูลเกี่ยวกับประสบการณ์ของธุรกิจที่คล้ายกัน อ่านรีวิวจากผู้ใช้ กรณีศึกษา และคํารับรองเพื่อทําความเข้าใจจุดแข็งและจุดอ่อนของซอฟต์แวร์แต่ละตัว ขอคําแนะนําจากเพื่อนร่วมอุตสาหกรรมหรือเครือข่ายการทำงานของคุณเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกในโลกแห่งความเป็นจริงเกี่ยวกับประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือของระบบต่างๆ

Stripe จะช่วยได้อย่างไร

Stripe Invoicing เป็นโซลูชันบนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้าง ปรับแต่ง และปรับใบแจ้งหนี้ให้เป็นอัตโนมัติผ่านแพลตฟอร์ม Stripe ได้โดยตรง มีการรองรับฟีเจอร์มากมาย รวมถึงใบแจ้งหนี้แบบครั้งเดียวและตามแบบแผนล่วงหน้า เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ การแจ้งเตือนการชําระเงินอัตโนมัติ การสนับสนุนหลายสกุลเงิน และการจัดการการชําระเงินตามรอบบิล ข้อดีของ Stripe Invoicing มีดังนี้

• ฟีเจอร์ขั้นสูง: Stripe Invoicing มีฟีเจอร์ขั้นสูง ซึ่งรวมถึงการคํานวณภาษีอัตโนมัติ การรายงานแบบละเอียด และการผสานการทํางานกับเครื่องมือธุรกิจที่หลากหลาย จัดการกับความต้องการด้านการออกใบแจ้งหนี้ที่ซับซ้อนได้ เช่น ใบแจ้งหนี้ปริมาณมากและกําหนดเวลาการชําระเงินที่ซับซ้อน

• การผสานการทํางานกับผลิตภัณฑ์ Stripe: Stripe Invoicing ผสานการทํางานกับชุดผลิตภัณฑ์ของ Stripe ทําให้ธุรกิจได้ใช้แพลตฟอร์มออกใบแจ้งหนี้ การประมวลผลการชําระเงิน การป้องกันการฉ้อโกง และการวิเคราะห์ทางการเงินที่เป็นหนึ่งเดียว

• ระบบอัตโนมัติและประสิทธิภาพ: Stripe Invoicing จะทำงานเดิมซ้ําๆ ให้โดยอัตโนมัติ เช่น การส่งใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าและการแจ้งเตือนการชําระเงิน และการพยายามเรียกเก็บเงินที่ดําเนินการไม่สําเร็จซ้ํา

• ความยืดหยุ่น: Stripe Invoicing สามารถปรับขนาดตามธุรกิจขนาดเล็ก ธุรกิจสตาร์ทอัพ และองค์กรขนาดใหญ่ได้ด้วย API ที่ยืดหยุ่น

• การเข้าถึงทั่วโลก: Stripe Invoicing รองรับกว่า 135 สกุลเงินและวิธีการชําระเงินในท้องถิ่นจํานวนมาก ทําให้เหมาะกับธุรกิจที่มีฐานลูกค้าทั่วโลก

• เทคโนโลยีบนคลาวด์: ในฐานะโซลูชันการให้บริการซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ (SaaS) Stripe Invoicing ช่วยให้ธุรกิจเข้าถึงฟังก์ชันการออกใบแจ้งหนี้ได้จากทุกที่ จัดการใบแจ้งหนี้แบบเรียลไทม์ และทำการอัปเดตและการปรับปรุงความปลอดภัยอย่างสม่ำเสมอโดยไม่ต้องจัดการซอฟต์แวร์ในสถานที่ ธุรกิจสามารถผสานการทํางานกับระบบบนคลาวด์อื่นๆ ได้อย่างง่ายดายและทํางานร่วมกันแบบเรียลไทม์

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Invoicing และวิธีเริ่มใช้งาน