Fakturierungssysteme unterstützen Unternehmen bei der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen. Sie enthalten häufig Funktionen wie anpassbare Rechnungsvorlagen, automatische Erinnerungen bei überfälligen Zahlungen, Integration in Buchhaltungssoftware und detaillierte Berichte. Ihre Beliebtheit ist deutlich im Steigen begriffen: Der Wert des Marktes für Fakturierungssysteme wird voraussichtlich von 4,3 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024 auf 13,1 Milliarden US-Dollar im Jahr 2031 steigen.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, was Sie über Fakturierungssysteme wissen sollten: wie sie funktionieren, wie Sie feststellen, ob Sie eine Fakturierungssoftware benötigen, und wie Sie das richtige System für Ihr Unternehmen auswählen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Arten von Fakturierungssystemen gibt es?
  
• Wie funktionieren Fakturierungssysteme?
  
• Braucht Ihr Unternehmen eine eigene Fakturierungssoftware?
  
• Wie wählen Sie das beste System für Ihre Anforderungen aus?
  
• Wie kann Stripe Sie unterstützen?
  

Welche Arten von Fakturierungssystemen gibt es?

Es gibt viele unterschiedliche Fakturierungssysteme für Unternehmen unterschiedlicher Größe, mit unterschiedlichen Anforderungen und in unterschiedlichen Branchen. Hier sind die wichtigsten.

Manuelle Systeme

Diese Systeme erstellen Rechnungen manuell ausgehend von Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen. Der Nutzer oder die Nutzerin füllt die Details aus, berechnet die Beträge und sendet die Rechnung per E-Mail oder Post an den Kunden oder die Kundin. Manuelle Systeme sind in der Regel kostengünstiger und hochgradig anpassbar, aber sie sind auch zeitaufwändig in der Verwaltung, anfällig für menschliche Fehler und es mangelt ihnen an Automatisierung und Integrationsfähigkeit.

Tabellenkalkulationsbasierte Systeme

Tabellenkalkulationsbasierte Fakturierungssysteme nutzen vorgefertigte Vorlagen aus Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel und Google Sheets. Sie können einige grundlegende Formeln oder eine Berechnungsautomatisierung enthalten, aber die Eingabe erfolgt größtenteils manuell. Diese Systeme sind besser organisiert als vollständig manuelle Systeme, ausreichend anpassbar und in der Regel erschwinglich. Dennoch erfordern sie immer noch einen hohen manuellen Aufwand, sind wenig effizient bei hohen Rechnungsvolumen und haben keine Funktionen für die Zahlungsverfolgung und anderen erweiterten Funktionen.

Einfache Fakturierungssoftware

Einfache Fakturierungssysteme bieten die grundlegenden Funktionen zum Erstellen, Senden und Verfolgen von Rechnungen. Diese Systeme können wiederkehrende Rechnungen, einfache Zahlungserinnerungen und einige einfache Automatisierungen verarbeiten. Sie sind meist benutzerfreundlich und erschwinglich und bieten mehr Automatisierung als manuelle Methoden. Sie lassen sich jedoch nicht in alle Zahlungs- und Buchhaltungssysteme integrieren.

Vollwertige Fakturierungssoftware

Vollwertige Softwaresysteme bieten umfassende Fakturierungsfunktionen und zusätzliche Features wie detaillierte Berichte, automatische Steuerabwicklung und Integration mit anderen Finanztools. Diese Systeme befinden sich oft in der Cloud und sind online zugänglich, sodass Unternehmen ihre Rechnungen von überall aus verwalten können. Moderne vollwertige Softwaresysteme bietet einen hohen Automatisierungsgrad, Integration in Zahlungsplattformen, Unterstützung für komplexe Abrechnungsanforderungen und detaillierte Finanzdaten. Aber sie kosten meist deutlich mehr als einfachere Alternativen und erfordern möglicherweise eine gewissen Grad an Schulung für eine optimale Nutzung.

Fakturierungsmodule für ERP-Systeme

Viele Enterprise-Resource-Planning-Systeme bieten optionale Fakturierungsmodule im Rahmen ihrer erweiterten Suite von integrierten Business-Management-Tools. Diese Module verknüpfen die Fakturierung mit vielen Prozessen, vom Lieferkettenmanagement bis zum Personalwesen. Sie bieten eine ganzheitliche Sicht auf die Abläufe und sind hochgradig flexibel, sodass sie besonders für die vielfältigen Abläufe und Verfahren in großen Unternehmen eine geeignete Lösung darstellen. Sie sind jedoch meist teuer und erfordern eine umfangreiche Einrichtung und Verwaltung.

Maßgeschneiderte Fakturierungssysteme

Maßgeschneiderte Systeme werden entwickelt, um den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Entweder die Unternehmen selbst oder spezialisierte Entwickler bauen diese Systeme so auf, dass sie sich perfekt in bestehende Prozesse und Arbeitsabläufe integrieren lassen. Dies kann zwar ein deutlicher Wettbewerbsvorteil sein, aber kundenspezifische Systeme sind kostspielig in der Entwicklung, bedürfen mitunter einer längeren Implementierung und erfordern oft laufende Wartung und Support.

Fakturierungs-Apps für Mobilgeräte

Diese Apps wurden speziell für mobile Geräte entwickelt und ermöglichen es Unternehmen, Rechnungen unterwegs zu erstellen und zu versenden. Sie sind besonders nützlich für Selbstständige und Kleinunternehmen, die in einem sehr mobilen Umfeld tätig sind. Diese Systeme sind äußerst praktisch, haben aber in der Regel nur begrenzte Funktionen im Vergleich zu vollwertigen Desktop- oder cloudbasierten Systemen.

Wie funktionieren Fakturierungssysteme?

Fakturierungssysteme können die manuelle Arbeit reduzieren und mehr Transparenz in die Abrechnung bringen. Hier erfahren Sie, wie sie funktionieren.

Rechnungserstellung

Rechnungen werden häufig aus anpassbaren Vorlagen erstellt. Sie können detaillierte Informationen eingeben, einschließlich Einzelposten, variable Steuersätze, Mengenrabatte und spezifische Zahlungsbedingungen. Moderne Systeme wie Stripe Invoicing gehen noch einen Schritt weiter, indem sie dynamische Felder, Optionen für mehrere Währungen und benutzerdefinierte Branding-Elemente einschließen, damit jede Rechnung die Identität und die Anforderungen des Unternehmens widerspiegelt.

Wiederkehrende Abrechnung

Fakturierungssoftware kann wiederkehrende Abrechnungszyklen für Unternehmen mit Abonnementmodellen oder einer treuen Stammkundschaft automatisieren. Diese Automatisierung umfasst in vielen Fällen flexible Abrechnungspläne und Verwaltung nutzungsbasierter und/oder anteilmäßiger Gebühren. Sie sorgt für konsistente, präzise Abrechnungen und lässt sich in Abonnementverwaltungssysteme integrieren, um Upgrades, Downgrades und Stornierungen ohne manuelles Eingreifen zu handhaben.

Zustellungsmethoden

Sobald eine Rechnung erstellt wurde, kann das System sie über verschiedene Kanäle zustellen, darunter E-Mail, Kundenportale oder APIs zur Integration mit anderen Kundensystemen. Diese Flexibilität erlaubt die Anpassung an vielfältige Kundenpräferenzen, sodass für eine höhere Kundenzufriedenheit und weniger Hindernisse für eine schnelle Zahlung gesorgt ist.

Zahlungsabwicklung

Moderne Fakturierungssysteme sind mit Zahlungs-Gateways verknüpft und ermöglichen es Kunden, direkt aus der Rechnung heraus über ihre bevorzugte Zahlungsmethode zu bezahlen. Mit Stripe Invoicing können Unternehmen beispielsweise mehrere Zahlungsoptionen direkt in der Rechnung anbieten und den Zahlungsprozess mit den Betrugspräventionsfunktionen von Stripe schützen.

Nachverfolgung und Mahnung

Mit einer Fakturierungssoftware können Sie den Status jeder Rechnung in Echtzeit einsehen – unabhängig davon, ob sie gesendet, angesehen oder bezahlt wurde. Bei überfälligen Zahlungen werden auf der Grundlage vordefinierter Regeln automatisch Erinnerungen versendet, was den Inkassoaufwand reduziert. Dies trägt dazu bei, den Cashflow aufrechtzuerhalten, ohne die Kundenbeziehungen zu belasten, und nutzt datengestützte Insights, um die strikte Durchsetzung von Zahlungszielen mit feinfühliger Kundenbetreuung in Einklang zu bringen.

Steuerkonformität

Fakturierungssysteme können dynamisch je nach Standort und Kontext die korrekten Steuersätze anwenden, was Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, hilft, Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Einige Systeme lassen sich in Steuersoftware integrieren, sodass sie stets mit aktuellen Steuersätzen und Vorschiften gespeist werden. Dies vereinfacht Unternehmen die Erfüllung ihrer nationalen und internationalen Steuerpflichten.

Zahlungsabgleich

Durch den automatischen Abgleich von eingegangenen Zahlungen mit offenen Rechnungen, die Aktualisierung von Datensätzen und die Kennzeichnung von Unstimmigkeiten erleichtert Fakturierungssoftware die Buchhaltung. Sie minimiert den manuellen Zeitaufwand und verringert das Fehlerrisiko. Mit integrierter Logik für die Handhabung von Teilzahlungen, Überzahlungen und Gutschriften sorgt das System dafür, dass die Finanzunterlagen korrekt und auf dem neuesten Stand sind.

Berichte und Analysen

Fakturierungssysteme verfügen über umfassende Reporting-Tools zur Ermittlung von Zahlungstrends, Kundenverhalten und Cashflow-Prognosen. Anhand dieser Daten können Unternehmen Muster erkennen, Zahlungsbedingungen verfeinern und fundierte Entscheidungen zur Verbesserung des Finanzmanagements treffen.

Systemintegration

Für viele Unternehmen liegt die wahre Stärke eines Fakturierungssystems in seiner Integrationsfähigkeit mit anderen Tools wie Buchhaltungsplattformen, Customer-Relationship-Management-Systemen (CRM) und ERP-Lösungen. Diese Integrationen sorgen für einen abteilungsübergreifenden Austausch von Rechnungsdaten und damit für mehr Transparenz. Diese Konnektivität ist besonders wertvoll für Unternehmen, die skalieren wollen.

Braucht Ihr Unternehmen eine eigene Fakturierungssoftware?

Die Größe, die Arten von Transaktionen und die Abrechnungsanforderungen Ihres Unternehmens sind entscheidend für die Frage, ob Ihr Unternehmen ein automatisiertes Fakturierungssystem braucht. So stellen Sie fest, ob dies der Fall ist:

Volumen und Frequenz von Rechnungen

Wenn Ihr Unternehmen viele und/oder häufig wiederkehrende Rechnungen (z. B. täglich, wöchentlich, monatlich) verarbeiten muss, kann eine Fakturierungssoftware einen Mehrwert bieten. Ein automatisiertes Rechnungsmanagement ist meist schneller, weniger fehleranfällig und weniger arbeitsintensiv als andere Prozesse.

Abonnementmodelle

Unternehmen, die mit Abonnementmodellen arbeiten oder Dienstleistungen anbieten, die eine wiederkehrende Abrechnung erfordern, könnten von einer Fakturierungssoftware profitieren. Mit einem Fakturierungssystem lassen sich Abrechnungszyklen und wiederholte Rechnungen einheitlicher und präziser verwalten. Auch Teilzahlungen können besser gehandhabt werden.

Nachverfolgung und Mahnung von Zahlungen

Wenn es Ihrem Unternehmen zunehmend schwerfällt, Zahlungen nachzuverfolgen, Erinnerungen zu senden oder überfällige Rechnungen einzutreiben, sollten Sie die Implementierung einer Fakturierungssoftware in Betracht ziehen. Automatisierte Erinnerungen, Statusaktualisierungen in Echtzeit und die Integration mit Zahlungs-Gateways können den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren und zur Aufrechterhaltung positiver Kundenbeziehungen beitragen.

Preisgestaltung

Unternehmen mit komplexer Preisgestaltung, z. B. gestaffelte Preise, unterschiedliche Steuersätze, Rabatte oder ausländischen Kunden, können von einem modernen Fakturierungssystem profitieren. Die Software ist in der Lage, diese komplizierten Abrechnungsregeln sowie die Einhaltung lokaler und internationaler Steuervorschriften zu verwalten.

Datenintegration

Wenn Ihr Unternehmen auf Daten aus Buchhaltungs-, CRM- oder ERP-Systemen angewiesen ist, kann ein in diese Systeme integriertes Fakturierungssystem eine große Hilfe sein. Die Integration kann die manuelle Dateneingabe reduzieren, Fehler minimieren und alle Finanzdaten synchronisieren, um transparente Einblicke in die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu bieten.

Berichte und Analysen

Wenn Sie mehr Einblicke in finanzielle Leistungskennzahlen wie Cashflow, Zahlungstrends und Kundenzahlungsverhalten benötigen, sollten Sie eine Fakturierungssoftware in Betracht ziehen. Diese Systeme bieten Dashboards und Berichte, die Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützen und Ihnen dabei helfen, Zahlungsbedingungen zu verfeinern, den Cashflow zu verwalten und Wachstums- oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Manuelle Fehler und Rechtsverstöße

Fehler bei der Fakturierung können kostspielige Fehler verursachen, Kunden- oder Lieferantebeziehungen belasten und zu Problemen mit den Behörden führen. Wenn Fehler oder Inkonsistenzen in Ihren manuellen Prozessen häufig auftreten, kann ein stärker automatisiertes Fakturierungssystem dazu beitragen, Ihre Fakturierungspraktiken zu standardisieren und Berechnungen zu automatisieren, um das Risiko von Fehlern zu verringern.

Skalierbarkeit und Wachstum

Wenn Ihr Unternehmen wächst oder Sie mit einer Skalierung Ihrer betrieblichen Abläufe rechnen, kann es schnell zu Engpässen kommen, wenn Sie auf rein manuelle oder nur eingeschränkt automatisierte Fakturierungsverfahren angewiesen sind. Moderne Fakturierungssysteme können ohne häufige Neukonfiguration mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.

Wie wählen Sie das beste System für Ihre Anforderungen aus?

Die Wahl des geeigneten Fakturierungssystems für Ihr Unternehmen hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, von Ihren spezifischen Abrechnungsanforderungen über Ihr Budget bis hin zu gewünschten Integrationen. Hier sind einige dieser Überlegungen.

Geschäftliche Anforderungen

Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens und Ihre Fakturierungsanforderungen. Selbstständige und Kleinunternehnen benötigen möglicherweise nur begrenzte Fakturierungsfunktionen wie anpassbare Vorlagen, einfache Zahlungsverfolgung und automatische Erinnerungen. Ein größeres Unternehmen oder eines mit komplexeren Abrechnungsverfahren braucht wahrscheinlich ein umfangreicheres System mit Automatisierungs-, Steuerabwicklungs- und Integrationsfunktionen.

Zentrale Funktionen

Überlegen Sie, welche Funktionen für Ihr Unternehmen wichtig sind. Dazu könnten die folgenden gehören:

• Automatisierte wiederkehrende Fakturierung für Abonnements und/oder Stammkunden

• Integration mit Zahlungs-Gateways und Zahlungsabwicklern für Kreditkarten, ACH-Überweisungen (Automated Clearing House) oder digitale Geldbörsen

• Automatische Steuerberechnungen basierend auf dem Standort und in Übereinstimmung mit lokalen und internationalen Steuergesetzen

• Anpassbare Rechnungsvorlagen mit Branding-Optionen und der Möglichkeit zum Hinzufügen benutzerdefinierter Felder, Logos und Stile

• Erinnerungen und Mahnungen, um Zahlungsverzüge zu reduzieren und das Inkasso zu erleichtern

• Berichte und Analysen für Einblicke in den Cashflow, offene Rechnungen und das Kundenverhalten

• Unterstützung von mehreren Sprachen und Währungen für international tätige Unternehmen

Einbindung in Bestandssysteme

Schauen Sie sich an, wie gut sich das Fakturierungssystem in Ihre bestehenden Softwaresysteme integrieren lässt. Wenn Sie bereits ein Buchhaltungs-, CRM- oder ERP-System nutzen, sollte die Fakturierungslösung problemlos mit diesen Systemen verbunden werden können. Beispielsweise hilft die Integration in Buchhaltungssoftware beim automatischen Abgleich, während die Integration in CRM-Systeme die Kundenverwaltung und das Reporting verbessern kann.

Benutzerfreundlichkeit

Ein einfach zu bedienendes Fakturierungssystem ist besonders wichtig, wenn Sie keine eigenes Finanzabteilung haben oder wenn unterschiedliche Mitarbeitende mit dem System arbeiten. Eine benutzerfreundliche Oberfläche, intuitive Navigation und ein umfassender Kundensupport können den Einstieg und die Akzeptanz deutlich erleichtern.

Kosten und Preisstruktur

Fakturierungssoftware ist mit unterschiedlichen Preismodellen erhältlich. Manche berechnen eine monatliche Pauschalgebühr, während andere nach Rechnung oder Anzahl der Anwender abrechnen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Gesamtbetriebskosten, einschließlich versteckter Gebühren für zusätzliche Funktionen, Zahlungsabwicklung oder Premium-Support. Berücksichtigen Sie Ihr Budget und wählen Sie eine Lösung, die den größten Nutzen ohne unnötige Kosten bietet.

Sicherheits- und Compliance-Funktionen

Sicherheit steht beim Umgang mit Finanzdaten an erster Stelle. Stellen Sie sicher, dass das Fakturierungssystem Branchenstandards und -vorschriften wie den Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS) für die Zahlungsabwicklung und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für den Datenschutz erfüllt. Achten Sie auf Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und sichere Datenspeicherung. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit sensiblen Kundendaten zu tun haben oder in stark regulierten Branchen tätig sind.

Skalierbarkeit

Ihr Fakturierungssystem sollte mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. Überlegen Sie, ob das System in Bezug auf das Rechnungsvolumen, die Anzahl der Benutzer oder die Komplexität der Abrechnungsprozesse skaliert werden kann. Hier finden Sie Systeme mit flexiblen APIs, Anpassungsoptionen und modularen Add-ons, die sich an veränderte Anforderungen anpassen.

Kundensupport und Onboarding

Der Kundensupport kann einen großen Unterschied machen, insbesondere während der Einrichtungs- und Onboarding-Phase. Entscheiden Sie sich für eine Software mit starken Supportoptionen wie Live-Chat, Telefon-Support, Tutorials und umfassender Dokumentation. Einige Anbieter haben auch spezielle Onboarding-Spezialisten oder Kundenbetreuer, die Ihnen helfen können, das System an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Branchenspezifische Anforderungen

In einigen Branchen gibt es besondere Anforderungen in Bezug auf die Fakturierung, wie z. B. Arztpraxen, die die Einhaltung des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) verlangen. Wenn für Ihr Unternehmen spezielle Vorschriften gelten, suchen Sie Fakturierungssysteme, die dafür entwickelt wurden oder in ausreichendem Maße anpassbar sind.

Bewertungen und Empfehlungen

Recherchieren Sie die Erfahrungen ähnlicher Unternehmen. Lesen Sie Benutzerbewertungen, Fallstudien und Erfahrungsberichte, um die Stärken und Schwächen jeder Software zu verstehen. Holen Sie Empfehlungen von Kollegen aus Ihrer Branche oder Ihrem beruflichen Netzwerk ein, um einen realen Einblick in die Leistung und Zuverlässigkeit verschiedener Systeme zu erhalten.

Wie kann Stripe Sie unterstützen?

Stripe Invoicing ist eine cloudbasierte Lösung, mit der Unternehmen direkt über die Stripe Plattform Rechnungen erstellen, anpassen und automatisieren können. Die Lösung unterstützt viele Funktionen, darunter einmalige und wiederkehrende Rechnungen, anpassbare Vorlagen, automatische Zahlungserinnerungen, unterschiedliche Währungen und die Abonnementverwaltung. Das sind die Vorteile von Stripe Invoicing:

• Umfangreiche Funktionalität: Stripe Invoicing bietet erweiterte Funktionen wie automatisierte Steuerberechnung, detaillierte Berichte und die Integration in eine Vielzahl von Businesstools. Es kommt mühelos mit hohen Rechnungsvolumen und komplexen Zahlungsplänen zurecht.

• Integration mit Stripe Produkten: Stripe Invoicing ist in die Produktsuite von Stripe integriert und bietet Unternehmen eine einheitliche Plattform für Fakturierung, Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Finanzanalyse.

• Automatisierung und Effizienz: Stripe Invoicing automatisiert wiederkehrende Abläufe wie Rechnungsversand, Zahlungserinnerungen und Neuversuche bei fehlgeschlagenen Zahlungen.

• Flexibilität: Dank seiner flexiblen API kann Stripe nahtlos an die Bedürfnisse von Kleinunternehmen, Start-ups und Großkonzernen angepasst werden.

• Globale Reichweite: Stripe Invoicing unterstützt mehr als 135 Währungen und zahlreiche lokale Zahlungsmethoden. Damit ist Invoicing perfekt für Unternehmen mit einem globalen Kundenstamm geeignet.

• Cloudbasierte Technologie: Als cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) ermöglicht Stripe Invoicing Unternehmen, von überall auf Fakturierungsfunktionen zuzugreifen, Rechnungen in Echtzeit zu verwalten und regelmäßige Updates und Sicherheitsverbesserungen durchzuführen, ohne eine lokale Installation. Unternehmen können Stripe Invoicing problemlos in andere Cloudsysteme integrieren und in Echtzeit zusammenarbeiten.

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