De belasting over de toegevoegde waarde (btw) is een verbruiksbelasting die wordt geheven op de meeste goederen en diensten in het Verenigd Koninkrijk. Wanneer je onderneming een btw-registratie krijgt, treed je in feite op als belastingontvanger voor de overheid: je brengt btw in rekening over de goederen of diensten die je verkoopt (outputbelasting) en je kunt de btw terugvorderen die je hebt betaald over zakelijke kosten (voorbelasting).

Hieronder leggen we uit wat het betekent om een btw-registratie te hebben in het Verenigd Koninkrijk, hoe je je online registreert en wat de verantwoordelijkheden zijn van een onderneming met een btw-registratie.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat betekent het om een btw-registratie te hebben in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Wat zijn de drempelwaarden voor btw-registratie in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Hoe registreer je je online voor btw bij HMRC?
  
• Welke verschillende btw-regelingen zijn er voor ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Wat zijn de verantwoordelijkheden van een onderneming met een btw-registratie?
  
• Hoe kun je het btw-registratieproces vereenvoudigen?
  

Wat betekent het om een btw-registratie te hebben in het Verenigd Koninkrijk?

Hoewel btw-registratie deels draait om het naleven van de regels, kan het ook helpen om je onderneming strategisch te positioneren:

• Veel klanten, vooral grotere ondernemingen, geven er de voorkeur aan om samen te werken met ondernemingen met een btw-registratie, omdat dit een teken is van volwassenheid en professionaliteit.

• Als je een btw-registratie hebt, kun je btw terugvorderen op uitgaven zoals apparatuur en software, wat je bedrijfsresultaten direct verbetert.

• Als je internationaal handelt, kan het douaneproces soepeler verlopen met een btw-registratie.

• Als je van plan bent je onderneming op te schalen, kun je met een vroege registratie voorkomen dat je je moet haasten om aan de regels te voldoen en dat je boetes riskeert zodra je begint te groeien.

• Btw-registratie vereist dat je een gedetailleerde financiële administratie bijhoudt, die je een duidelijker beeld kan geven van de financiële positie van je onderneming.

Wat zijn de drempelwaarden voor btw-registratie in het Verenigd Koninkrijk?

In het Verenigd Koninkrijk moeten ondernemingen die een bepaalde hoeveelheid belastbaar inkomen binnenhalen, zich registreren voor de btw.

De Britse overheid heeft een jaarlijkse btw-registratiedrempel van 90.000 pond aan belastbare omzet over een periode van twaalf maanden vastgesteld. De belastbare omzet omvat alle inkomsten uit goederen en diensten waarop btw van toepassing is, maar is exclusief inkomsten uit van btw vrijgestelde items, zoals het aanbieden van financiële diensten of de verkoop van verzekeringen. Controleer goed wat er in jouw branche belastbaar is, zodat je weet wat bijdraagt aan het totaal.

Nadat je de drempel overschrijdt, moet je je binnen 30 dagen na het einde van de maand registreren om boetes of straffen te voorkomen. Als je te lang wacht, ben je nog steeds btw verschuldigd vanaf de datum waarop je je had moeten registreren. Je kunt je ook vrijwillig aanmelden, ook als je omzet onder de drempel ligt.

Hoe registreer je je online voor btw bij HMRC?

In bepaalde situaties moet je je per post registreren voor btw, bijvoorbeeld als je je aansluit bij de Agricultural Flat Rate Scheme of een aanvraag indient voor de registratie van een vennootschap in het buitenland. In andere gevallen kun je de aanvraag online indienen op de webpagina van His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) Government Gateway. Eerst moet je een account maken als je er nog geen hebt. Vervolgens moet je de vereiste documenten verzamelen.

Voor een naamloze vennootschap heb je het volgende nodig:

• bedrijfsregistratienummer

• gegevens van de zakelijke bankrekening

• unieke belastingbetalerreferentie (UTR)

• details van je jaaromzet

• informatie over je Self Assessment-aangifte

• informatie over je vennootschapsbelasting

• informatie over Pay As You Earn (PAYE)

Voor een particulier of maatschap heb je het volgende nodig:

• National Insurance-nummer

• identiteitsbewijzen, zoals een paspoort of rijbewijs

• bankrekeninggegevens

• unieke belastingbetalerreferentie, als je die hebt

• details van je jaaromzet

• informatie over je Self Assessment-aangifte

• informatie over je loonstroken

• informatie over je P60-formulieren

Als je alle documenten hebt verzameld, vul je de online btw-aanvraag in. Verstrek details over je bedrijfsstructuur en activiteiten, en geef aan of je je voor een btw-regeling registreert. Controleer de gegevens goed voordat je ze indient, met name omzetschattingen en bedrijfsclassificaties. Fouten kunnen de registratie namelijk vertragen. Nadat je de gegevens hebt ingediend, stuurt HMRC je per post een negencijferig btw-registratienummer en een bevestiging van je registratiedatum.

Welke verschillende btw-regelingen zijn er voor ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk?

In het Verenigd Koninkrijk kunnen ondernemingen kiezen uit verschillende btw-regelingen die zijn afgestemd op hun omvang en activiteiten. De regelingen zijn bedoeld om de berekening en afdracht van btw voor sommige ondernemingen met een btw-registratie te vereenvoudigen.

Forfaitaire regeling

De forfaitaire regeling vereenvoudigt de btw-aangifte voor kleine ondernemingen met een jaarlijkse belastbare omzet van 150.000 pond of minder (exclusief btw). Ondernemingen betalen een vast percentage van hun bruto-omzet in plaats van btw bij te houden voor elke transactie. De tarieven verschillen per branche. In het kader van deze regeling kunnen ondernemingen doorgaans geen btw terugvorderen op aankopen, behalve voor specifieke kapitaalgoederen van meer dan 2000 pond.

Kasboekhoudregeling

De kasboekhoudregeling is geschikt voor ondernemingen met een btw-belastbare omzet van 1,35 miljoen pond of minder. Met deze regeling betalen ondernemingen btw op basis van daadwerkelijk ontvangen en uitgevoerde betalingen. Dit betekent dat ze btw betalen aan HMRC wanneer ze worden betaald door hun klant, wat gunstig kan zijn voor het cashflowbeheer.

Jaarlijkse boekhoudregeling

Met de jaarlijkse boekhoudregeling kunnen ondernemingen met een btw-belastbare omzet van 1,35 miljoen pond of minder één btw-aangifte per jaar indienen in plaats van driemaandelijkse aangiften. De onderneming betaalt gedurende het jaar voorschotten op de btw-aanslag, wat kan helpen bij de budgettering.

Detailhandelregelingen

Detailhandelregelingen vereenvoudigen de berekening van de btw voor detailhandelbedrijven door ze toe te staan één keer btw af te dragen bij elke btw-aangifte, in plaats van de btw op elke verkoop bij te houden. Er zijn drie detailhandelregelingen:

• POS-regeling: De onderneming identificeert en registreert de btw op het moment van de verkoop.

• Verdelingsregeling: De onderneming berekent de btw door de waarde van goederen die zijn gekocht voor wederverkoop tegen elk btw-tarief te vergelijken met de totale verkoop.

• Directe-berekeningsregeling: De onderneming berekent verschillende btw-tarieven voor de btw-periode in één keer wanneer voor een klein deel van de omzet het ene tarief wordt gebruikt en een ander tarief voor het grootste deel van de omzet.

Deze regelingen zijn vooral handig als je een groot aantal artikelen met een lage waarde verkoopt.

Margeregelingen

Met margeregelingen kunnen ondernemingen die handelen in tweedehands goederen, kunstwerken, antiek of verzamelobjecten btw betalen over het verschil tussen de aan- en verkoopprijs in plaats van de volledige verkoopprijs. Dit kan resulteren in een lagere btw-aanslag.

Wat zijn de verantwoordelijkheden van een onderneming met een btw-registratie?

Als je onderneming is geregistreerd voor btw, heb je een aantal verantwoordelijkheden, waaronder:

• Het toevoegen van btw aan de prijs van de producten of diensten die je verkoopt, tenzij je een van de speciale regelingen toepast waarbij de btw niet wordt opgeteld bij de prijs.

• Het juiste btw-tarief in rekening brengen.

• Klanten facturen geven met het btw-bedrag (tenzij je een van de speciale regelingen toepast waarbij de btw niet bij de prijs wordt opgeteld) en je btw-registratienummer.

• Het bijhouden van alle btw-betalingen voor het indienen van btw-aangiften (meestal om de drie maanden).

• Het vóór de deadline betalen van eventuele btw die je verschuldigd bent na aangifte.

Making Tax Digital (MTD)

Making Tax Digital (MTD) is een initiatief van de Britse overheid om het belastingstelsel te moderniseren door ondernemingen te verplichten digitale administratie bij te houden en elektronisch belastingaangiften in te dienen. MTD verplicht alle btw-plichtige ondernemingen, ongeacht hun omzet, om aan de volgende digitale vereisten te voldoen:

• Digitale administratie: Ondernemingen moeten compatibele software gebruiken om alle btw-gerelateerde transacties digitaal bij te houden.

• Digitaal indienen van btw-aangiften: Btw-aangiften moeten rechtstreeks bij HMRC worden ingediend met behulp van MTD-compatibele software. Handmatige inzendingen via het online HMRC-portaal worden niet langer geaccepteerd.

• Digitale links: Als er meerdere softwareprogramma's of spreadsheets worden gebruikt om de btw-administratie te beheren, moeten deze 'digitaal worden gekoppeld'. Dit betekent dat gegevens elektronisch tussen programma's moeten worden overgedragen zonder handmatige tussenkomst, waardoor de integriteit en nauwkeurigheid van de administratie wordt gewaarborgd.

Hoe kun je het btw-registratieproces vereenvoudigen?

Als je de btw-registratie makkelijker wilt maken, volgen hier enkele praktische tips:

• Weet wanneer je je daadwerkelijk moet registreren: Hoewel het voordelig kan zijn om je te registreren voordat je de drempel bereikt, levert het ook meer werk op voor je onderneming. Kijk goed naar je omzet en bepaal of je de btw-drempel hebt bereikt (of op het punt staat dat te doen). Op deze manier kun je strategisch handelen met betrekking tot je registratie en onnodig administratief werk vermijden.

• Maak gebruik van een dienstverlener om alles georganiseerd te houden: Dienstverleners zoals Stripe hebben tools die ondernemingen kunnen helpen de btw efficiënt te beheren. Stripe biedt onder meer het volgende:

  • Stripe Tax: Deze functie automatiseert de berekening en inning van btw. Hiermee wordt het juiste btw-tarief bepaald op basis van de locatie van je klant en het producttype, zodat je zeker weet dat op elke transactie de juiste belastingbedragen worden toegepast.
    
  • Belastingcodesysteem: Stripe heeft een eigen belastingcodesysteem dat wereldwijde belastingcodes in kaart brengt. Stripe past automatisch de juiste belastingregels en -tarieven toe door de juiste belastingcode voor je producten of diensten te selecteren.
    
  • Stripe Invoicing: Stripe kan het eenvoudig maken om facturen te genereren die aan de btw regels voldoen en de benodigde gegevens bevatten, zoals je btw-registratienummer en het btw-bedrag dat in rekening wordt gebracht. Zo weet je zeker dat je facturen voldoen aan de wettelijke vereisten.
    
  • Bepaling van de locatie van de klant: Stripe gebruikt locatiegegevens, zoals valuta en postcode, om te bepalen waar klanten zich bevinden. Deze informatie helpt om het juiste btw-tarief toe te passen in overeenstemming met de belastingregels.
    
  • Hulp bij rapportage en aangifte: Stripe werkt ook samen met internationale diensten voor belastingaangifte om te helpen bij het indienen van je aangifte.
    

• Weet wat je kunt terugvorderen: Een groot voordeel van btw-registratie is dat je btw van zakelijke uitgaven kunt terugvorderen. Onderzoek wat in aanmerking komt, zodat je het geld kunt terugvorderen waar je recht op hebt.

• Blijf vanaf het begin georganiseerd: Zodra je je registreert, moet je beginnen met het bijhouden van gedetailleerde gegevens over je verkopen en uitgaven. Zorg er dus voor dat je meteen een systeem opzet.

• Maak een overgangsplan: Als je je registreert nadat je al een tijdje actief bent met je onderneming, moet je de prijsstelling van je producten of diensten aanpassen zodat deze inclusief btw is. Communiceer dit duidelijk naar je klanten, zodat ze niet verrast worden door de verandering.