El impuesto al valor agregado (IVA) es un impuesto sobre el consumo que se aplica a la mayoría de los bienes y servicios en el Reino Unido. Cuando tu empresa se registra en el IVA, en realidad estás actuando como un recaudador de impuestos para el Gobierno: cobras el IVA sobre los bienes o servicios que vendes (impuesto repercutido) y puedes reclamar el IVA que pagaste sobre los gastos empresariales (impuesto soportado).

A continuación, explicaremos qué significa estar registrado en el IVA en el Reino Unido, cómo registrarse en línea y las responsabilidades de una empresa registrada en el IVA.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa estar registrado en el IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son los umbrales de registro en el IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Cómo se realiza el registro en el IVA en línea ante el Departamento de Hacienda y Aduanas (HMRC)?
  
• ¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles para las empresas del Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son las responsabilidades de una empresa registrada en el IVA?
  
• ¿Cómo se puede simplificar el proceso de registro en el IVA?
  

¿Qué significa estar registrado en el IVA en el Reino Unido?

Si bien el registro en el IVA es, en parte, una práctica de cumplimiento de la normativa, también puede ayudar a posicionar estratégicamente a tu empresa:

• Muchos clientes, especialmente las sociedades más grandes, prefieren trabajar con empresas registradas en el IVA, ya que indica madurez y profesionalismo.

• Estar registrado en l IVA te permite reclamar la devolución del IVA de gastos como el equipo y el software, lo que mejora directamente tus resultados.

• Si te dedicas al comercio internacional, el registro en el IVA puede facilitar el proceso aduanero.

• Si estás planeando escalar tu empresa, registrarte de forma anticipada te evita apresurarte a cumplir y arriesgarte a sanciones una vez que comiences a crecer.

• El registro en el IVA requiere que lleves registros financieros detallados, lo que puede darte una imagen más clara de la situación financiera de tu empresa.

¿Cuáles son los umbrales de registro en el IVA en el Reino Unido?

En el Reino Unido, las empresas que generan un determinado nivel de ingresos imponibles están obligadas a registrarse en el IVA.

El Gobierno del Reino Unido ha establecido un umbral anual de registro en el IVA de GBP 90.000 en facturación sujeta a impuestos durante cualquier período de 12 meses consecutivos. La facturación sujeta a impuestos incluye todos los ingresos procedentes de bienes y servicios a los que se aplica el IVA, pero no incluye los ingresos procedentes de artículos exentos del IVA, como la prestación de servicios financieros o la venta de seguros. Verifica lo que está sujeto a impuestos en tu sector para que sepas qué contribuye al total.

Una vez que superes el umbral, debes registrarte dentro de los 30 días posteriores al final del mes para evitar multas o sanciones. Si te retrasas, seguirás debiendo el IVA desde la fecha en la que deberías haberte registrado. También puedes registrarse voluntariamente, incluso si tu facturación está por debajo del umbral.

¿Cómo se realiza el registro en el IVA en línea ante el Departamento de Hacienda y Aduanas (HMRC)?

En determinadas situaciones, tendrás que realizar el registro en el IVA por correo, por ejemplo, si te estás adhiriendo al Programa de Tarifa Plana Agrícola o solicitando el registro de una sociedad en el extranjero. De lo contrario, puedes usar la solicitud en línea en la página web de Government Gateway del Departamento de Hacienda y Aduanas (HMRC). Primero, deberás crear una cuenta si aún no tienes una. A continuación, deberás reunir los documentos requeridos.

En el caso de una sociedad limitada, necesitarás lo siguiente:

• Número de registro de la empresa.

• Detalles de la cuenta bancaria comercial.

• Registro único tributario (UTR).

• Detalles de tu facturación anual.

• Información sobre tu declaración de autoevaluación.

• Información sobre el impuesto de sociedades.

• Información sobre el sistema de pago según la ganancia (Pay As You Earn, PAYE).

Para un particular o una sociedad, necesitarás lo siguiente:

• Número de seguro social.

• Documentos de identidad, como pasaporte o licencia de conducir.

• Datos de la cuenta bancaria.

• Registro único tributario si tienes uno.

• Detalles de tu facturación anual.

• Información sobre tu declaración de autoevaluación.

• Información sobre tus nóminas.

• Información sobre tus formularios P60.

Una vez que tengas tus documentos, completa la solicitud de registro en el IVA en línea. Proporciona detalles sobre la estructura y las actividades de tu empresa, y especifica si te registrarás según un régimen de IVA. Verifica varias veces los datos antes de enviarlos, especialmente las estimaciones de facturación y las clasificaciones de empresas, ya que los errores pueden retrasar el registro. Una vez que hayas enviado la solicitud, el HMRC te enviará por correo un número de registro en el IVA de nueve dígitos y la confirmación de la fecha de registro.

¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles para las empresas del Reino Unido?

En el Reino Unido, las empresas pueden elegir entre varios regímenes de IVA que se adaptan a su tamaño y sus operaciones. Estos sistemas están diseñados para simplificar la forma en que algunas empresas registradas en el IVA calculan y contabilizan el IVA.

Régimen de tarifa plana

El régimen de tarifa plana simplifica la declaración del IVA para pequeñas empresas con una facturación anual sujeta a impuestos de GBP 150,000 o menos (sin IVA). Las empresas pagan un porcentaje fijo de su facturación bruta en lugar de hacer un seguimiento del IVA en cada transacción, y las tarifas varían según el sector. Con este esquema, las empresas no suelen poder reclamar el IVA de las compras, excepto en el caso de bienes de capital específicos de más de GBP 2000.

Régimen de contabilidad de caja

El régimen de contabilidad de caja es adecuado para empresas con una facturación sujeta al IVA de 1,35 millones de libras esterlinas o menos. Con este régimen, las empresas contabilizan el IVA en función de los pagos reales recibidos y realizados. Esto significa que pagan el IVA al HMRC cuando su cliente les paga, lo que puede ser beneficioso para la gestión del flujo de caja.

Régimen de contabilidad anual

El régimen de contabilidad anual permite a las empresas con una facturación sujeta al IVA de 1,35 millones de libras esterlinas o menos presentar una declaración de IVA por año en lugar de declaraciones trimestrales. A lo largo del año, la empresa realiza pagos por adelantado de su factura de IVA, lo que puede ayudar a elaborar el presupuesto.

Regímenes de venta minorista

Los regímenes de venta minorista simplifican el cálculo del IVA para las empresas minoristas al permitirles contabilizar el IVA una vez por cada declaración de IVA, en lugar de hacer un seguimiento del IVA en cada venta. Existen tres regímenes de venta minorista:

• Régimen de punto de venta: la empresa identifica y registra el IVA en el momento de la venta.

• Régimen de distribución: la empresa calcula el IVA al comparar el valor de los bienes comprados para la reventa a cada tasa de IVA con las ventas totales.

• Régimen de cálculo directo: la empresa calcula diferentes tasas de IVA para el período del IVA al mismo tiempo cuando una pequeña proporción se rige por una tasa, y la mayoría se rige por otra.

Estos regímenes son particularmente útiles si vendes un gran volumen de artículos de bajo valor.

Regímenes de márgenes

Los regímenes de márgenes permiten a las empresas que comercian bienes usados, obras de arte, antigüedades u objetos de colección pagar el IVA sobre la diferencia entre el precio de compra y el de venta, en lugar de hacerlo sobre el precio de venta total. Esto puede generar una factura de IVA más baja.

¿Cuáles son las responsabilidades de una empresa registrada en el IVA?

Si tu empresa está registrada en el IVA, tienes algunas responsabilidades, entre las que se incluyen las siguientes:

• Añadir el IVA al precio de los productos o servicios que vendas, salvo que apliques alguno de los regímenes especiales en los que no se añade el IVA al precio.

• Cobrar la tasa de IVA correcta.

• Entregar a los clientes facturas con el importe del IVA (a menos que apliques uno de los regímenes especiales en los que no se añade el IVA al precio) y tu número de registro en el IVA.

• Mantener registros de todos los cargos del IVA para presentar declaraciones del IVA (generalmente cada tres meses).

• Pagar el IVA que adeudes antes de la fecha límite posterior a la presentación.

«Making Tax Digital» (MTD)

«Making Tax Digital» (MTD) es una iniciativa del Gobierno del Reino Unido destinada a modernizar el sistema tributario al exigir a las empresas que mantengan registros digitales y presenten declaraciones de impuestos de manera electrónica. MTD exige que todas las empresas registradas en el IVA, independientemente de su facturación, cumplan los siguientes requisitos digitales:

• Mantenimiento de registros digitales: las empresas deben utilizar un software compatible para mantener registros digitales de todas las transacciones relacionadas con el IVA.

• Presentación digital de declaraciones del IVA: las declaraciones del IVA deben enviarse directamente al HMRC utilizando un software compatible con MTD. Ya no se aceptan envíos manuales a través del portal en línea del HMRC.

• Enlaces digitales: si se utilizan varios programas de software u hojas de cálculo para gestionar los registros en el IVA, estos deben estar «vinculados de manera digital». Esto significa que los datos deben transferirse de forma electrónica entre los programas sin intervención manual, lo que garantiza la integridad y precisión de los registros.

¿Cómo se puede simplificar el proceso de registro en el IVA?

Si quieres que el registro en el IVA sea fácil de tramitar, debes seguir algunos consejos prácticos que incluimos a continuación:

• Aprende cuándo realmente necesitas registrarte: si bien puede ser beneficioso registrarse antes de alcanzar el umbral, también creas más trabajo para tu empresa. Analiza detenidamente tu facturación y determina si has alcanzado el umbral del IVA (o estás a punto de alcanzarlo). De esta manera, puedes ser estratégico con respecto a cuándo debes registrarte y evitar trabajo administrativo innecesario.

• Recurre a un proveedor de servicios para mantener las cosas organizadas: los proveedores como Stripe cuentan con herramientas que pueden ayudar a las empresas a gestionar el IVA de manera eficiente. Con Stripe, esto incluye lo siguiente:

  • Stripe Tax: esta función automatiza el cálculo y la recaudación del IVA. Determina la tasa de IVA correcta en función de la ubicación de tu cliente y del tipo de producto, y garantiza que se apliquen importes de impuestos precisos a cada transacción.
    
  • Sistema de códigos fiscales: Stripe tiene un sistema de códigos fiscales propio que se alinea con los códigos fiscales internacionales. Stripe aplica automáticamente las normas y tasas impositivas correctas al seleccionar el código fiscal adecuado para tus productos o servicios.
    
  • Stripe Invoicing: Stripe puede facilitar la generación de facturas que cumplan con el IVA e incluyan los detalles necesarios, como tu número de registro en el IVA y el importe del IVA cobrado. Esto garantiza que tus facturas cumplan con los requisitos normativos.
    
  • Determinación de la ubicación del cliente: Stripe utiliza información de ubicación, como la moneda y el código postal, para determinar dónde se encuentran los clientes. Esta información ayuda a aplicar la tasa de IVA correcta de conformidad con la normativa fiscal.
    
  • Asistencia para las declaraciones y presentaciones: Stripe también se asocia con servicios internacionales de declaración de impuestos para ayudar con la presentación.
    

• Comprende lo que puedes reclamar: una de las principales ventajas del registro en el IVA es la recuperación del IVA de los gastos de la empresa. Investiga lo que se debe tener en cuenta para que puedas reclamar los fondos a los que tienes derecho.

• Organízate desde el principio: tan pronto como te registres, debes comenzar a mantener registros detallados de tus ventas y gastos, así que asegúrate de establecer un sistema de inmediato.

• Planifica la transición: si te registras después de un tiempo de estar en actividad, tendrás que ajustar el precio de tus productos o servicios para incluir el IVA. Establece una comunicación clara con tus clientes para que no se sorprendan por el cambio.