Länder runt om i världen, inklusive länderna i Europeiska unionen (EU) och Kina, använder mervärdesskatt (moms), med skattesatser som varierar mellan 4,5 % och 27,0 %. Företag måste utfärda momsfakturor när moms tillämpas på deras varor eller tjänster, och de måste göra det på rätt sätt för att undvika problem med kunder eller efterlevnad. Oavsett om du handhar internationell försäljning, hanterar olika momssatser eller bara försöker följa reglerna finns det några grundläggande principer att komma ihåg när det gäller momsfakturor.

Nedan förklarar vi vad en momsfaktura är, vad som ingår, vanliga fallgropar och bästa praxis för gränsöverskridande momshantering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en momsfaktura?
  
• När behöver du en momsfaktura?
  
• Vilka uppgifter ska finnas med på en momsfaktura?
  
• Hur man formaterar en momsfaktura med tanke på efterlevnad
  
• Hur man utfärdar momsfakturor för internationella transaktioner
  
• Vilka är de vanligaste misstagen att undvika på en momsfaktura?
  

Vad är en momsfaktura?

En momsfaktura är en faktura som företag utfärdar när de är registrerade för moms. Det är en detaljerad redovisning av vad som har sålts och vilket momsbelopp som har debiterats och det utgör ett nödvändigt dokument för momsdeklaration. Registrerade företag måste upprätta momsfakturor för att spåra sina skatteförpliktelser. Kunderna måste se till att få momsfakturor om de vill kräva tillbaka moms på sina inköp.

När behöver man en momsfaktura?

Momsfakturor krävs när moms tas ut på en transaktion mellan företag eller mellan ett företag och en kund som vill kräva tillbaka den moms han eller hon har betalat för ett köp. Här är några relevanta scenarier:

• Ett momsregistrerat företag säljer skattepliktiga varor eller tjänster till ett annat. Säljaren måste utfärda en momsfaktura för sin bokföring, och kunden behöver en faktura för att återkräva moms på sitt köp.

• Ett momsregistrerat företag från ett EU-land säljer varor eller tjänster till en kund i ett annat EU-land. Momsfakturor krävs för de flesta B2B-transaktioner (business-to-business) och för vissa B2C-transaktioner (business-to-consumer), särskilt för dyra varor som kräver egna transportmedel.

Vilka uppgifter ska finnas med på en momsfaktura?

Om du utfärdar en enklare momsfaktura (vanligtvis för försäljning under ett visst tröskelvärde) kanske du bara behöver de viktiga uppgifterna – säljarens namn och momsregistreringsnummer, de sålda varorna eller tjänsterna, fakturadatum, momssats och pris inklusive moms. I annat fall ska en korrekt momsfaktura innehålla följande:

• Leverantörsinformation: Leverantörens företagsnamn, adress och momsregistreringsnummer

• Fakturanummer: Ett unikt, löpnummer som identifierar fakturan

• Fakturadatum: Datumet då fakturan utfärdas

• Kundinformation: Kundens företagsnamn, adress och momsregistreringsnummer (om tillämpligt)

• Beskrivning av varor eller tjänster: Uppgifter om vad som tillhandahållits, inklusive kvantiteter och specificerade kostnader

• Totalt (netto)belopp: Den sammanlagda kostnaden för varor eller tjänster före moms

• Momssats och momsbelopp: Vilken momssats som tillämpas på varje vara eller tjänst (t.ex. 20 % eller 5 %) och motsvarande momsbelopp för varje artikel eller tjänst

• Totalt belopp som ska betalas (inklusive moms): Totalsumman inklusive moms

Hur man formaterar en momsfaktura med tanke på efterlevnad

Din momsfaktura ska vara utformad på ett sätt som tydligt visar den information som dina kunder och skattemyndigheter behöver. Här är några tips om hur du formaterar det här dokumentet:

Information i fakturahuvud

Inkludera din företagslogotyp, en rubrik som visar att dokumentet är en momsfaktura, fakturanumret och utfärdandedatumet i ditt fakturahuvud.

Information om ditt företag

Ange ditt företagsnamn samt adress och momsregistreringsnummer direkt under rubriken.

Kunduppgifter

Nedan ska du ange kundens företagsnamn, adress och momsregistreringsnummer, om tillämpligt.

Specificerad lista över varor eller tjänster

Inkludera sedan en specificerad lista över de varor och tjänster som tillhandahålls, inklusive kvantitet, enhetspris och delsumma för varje artikel.

Momsuppgifter

Ange momssatsen och det totala radbeloppet bredvid varje artikel.

Avsnitt med totalbelopp

Längst ner på fakturan ska du ange en delsumma (summan före moms) och det totala belopp som ska betalas.

Ytterligare anmärkningar (om tillämpligt)

Under totalbeloppet kan du inkludera ytterligare information, till exempel förfallodatum och betalningsalternativ. Du kan lägga till förklarande text om till exempel moms omvänd skattskyldighet.

Exempel på layout

[Din företagslogotyp]
Momsfaktura
Fakturanummer: 12345
Datum: DD/MM/ÅÅÅÅ

Din företagsinformation

Företagsnamn
Adress
Momsregistreringsnummer

Kunduppgifter

Kundens företagsnamn
Kundens adress
Kundens momsregistreringsnummer

Specifikation av varor och tjänster

Totalbelopp

Totalbelopp netto: 350,00 $
Moms totalt: 70,00 $
Totalbelopp (inklusive moms): 420,00 $

Så här utfärdar du momsfakturor för internationella transaktioner

Utfärdande av momsfakturor för internationella transaktioner behöver justeras beroende på var kunden och säljaren befinner sig. Här följer några saker att tänka på när du hanterar momsfakturor för internationella transaktioner:

• Valuta: Ange den valuta som används i transaktionen.

• Växelkurs: Ange växelkurs, särskilt om du deklarerar i en annan valuta.

• Leveransvillkor: Definiera leveransvillkor och ange vem som står för kostnader och risker vid gränsöverskridande varuförsäljning.

• Exportbevis: Vissa jurisdiktioner tar inte ut moms på export (t.ex. gäller EU:s momsregler inte för varor som exporteras från EU). Behåll leveransdokumentation för exporterade varor eftersom skattemyndigheterna kan be om bevis på att varorna har lämnat landet.

• Digitala varor och tjänster: Beroende på lokala bestämmelser kan du behöva registrera och debitera moms i kundens land för digitala varor och tjänster.

• Omvänd skattskyldighet: Om du säljer till ett momsregistrerat företag i ett annat land kan du behöva tillämpa omvänd skattskyldighet. Det betyder att du inte tar ut moms, utan att kunden står för den i sitt land.

Vilka är de vanligaste misstagen att undvika på en momsfaktura?

När du utfärdar momsfakturor bör du kontrollera dem och använda tillförlitliga faktureringsprogram som Stripe Invoicing för att minimera vanliga fel. Här är en översikt över misstag du bör se upp med:

• Utelämna obligatoriska uppgifter: Momsfakturor måste innehålla specifik information. Om du utelämnar viktiga uppgifter kan fakturan ogiltigförklaras.

• Felaktig momssats: Felaktig momssats är ett vanligt fel. Se till att du använder rätt skattesats för den typ av varor eller tjänster som tillhandahålls och destinationslandet, om det är en internationell transaktion.

• Fel momsregistreringsnummer: Du måste ange momsregistreringsnummer för leverantören och, i vissa fall, kunden. Detta är särskilt viktigt för gränsöverskridande transaktioner inom EU. Dubbelkolla att dessa siffror är korrekta och uppdaterade.

• Göra beräkningsfel: Felaktiga beräkningar av momsbelopp kan förekomma, särskilt när du arbetar med olika skattesatser. Kontrollera dina beräkningar en extra gång eller använd bokföringsprogram så att det blir rätt.

• Momsbelopp som inte separeras: Ange momsbeloppet tydligt och åtskilt från totalbeloppet. I annat fall kan det leda till att fakturan inte uppfyller kraven och är svår för kunderna att behandla.

• Använda fel valuta: För gränsöverskridande transaktioner måste momsfakturor ofta ange belopp i den lokala valutan eller till en överenskommen växelkurs. Kontrollera valutakraven för att undvika avvikelser.

• Utelämna betalningsvillkor: Även om betalningsvillkor inte alltid krävs enligt lag tydliggör de förväntningarna på båda parter och hjälper till att förebygga tvister. Att inkludera villkor för momsbetalningar är också till hjälp för kundens dokumentation.

• Använda fel datumformat: Att använda fel datumformat kan leda till missförstånd, särskilt i internationella sammanhang. Använd ett tydligt och konsekvent format för att säkerställa korrekt bokföring.

• Att inte ange undantag eller momsfria varor: Om det finns poster på fakturan som är momsfria eller momsbefriade bör du specificera dem för att säkerställa att allt är tydligt.

• Utfärda en faktura när betalningen inte förfaller till betalning: I vissa momssystem (såsom Förenade kungarikets system om redovisning enligt kontantprincipen) ska moms betalas baserat på den tidpunkt då betalningen tas emot, inte när fakturan utfärdas. Att utfärda en faktura för tidigt kan skapa komplikationer.