A fatura de imposto sobre valor agregado (IVA) é uma conta emitida quando o IVA se aplica a uma venda, detalhando os bens ou serviços prestados junto com o IVA cobrado. Países de todo o mundo, inclusive os da União Europeia (UE) e a China, usam o IVA, com alíquotas padrão que variam de 4,5% a 27,0%. As empresas devem emitir faturas de IVA quando o imposto se aplica a seus bens ou serviços, e devem fazê-lo corretamente para manter a confiança dos clientes e evitar problemas de conformidade. Se você lida com vendas internacionais, gerencia diferentes alíquotas de IVA ou apenas tenta se manter em conformidade, há alguns princípios básicos a serem lembrados sobre as faturas de IVA.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é uma fatura de IVA?
  
• Quando você precisa de uma fatura de IVA?
  
• Que informações devem ser incluídas em uma fatura de IVA?
  
• Como formatar uma fatura de IVA para conformidade
  
• Exemplo de fatura de IVA
  
• Como emitir faturas de IVA para transações internacionais
  
• Próximos requisitos de faturamento eletrônico e relatórios digitais
  
• Quais são os erros comuns a evitar em uma fatura de IVA?
  
• Como o Stripe Tax pode ajudar
  

O que é uma fatura de IVA?

A fatura de IVA é uma conta que as empresas emitem quando possuem cadastro para fins de IVA. É um registro detalhado do que foi vendido e do valor do IVA cobrado, servindo como um documento necessário para a declaração do IVA. Empresas com cadastro precisam criar faturas de IVA para monitorar suas obrigações fiscais. Os clientes devem obter faturas de IVA se quiserem reaver o IVA sobre suas compras.

Quando é necessário emitir uma fatura de IVA?

As faturas de IVA são obrigatórias quando o IVA é cobrado em uma transação entre empresas ou entre uma empresa e um cliente que deseja reaver o IVA pago em uma compra. Veja alguns cenários relevantes:

• Uma empresa com cadastro de IVA vende bens ou serviços tributáveis para outra. O vendedor deve emitir uma fatura de IVA para seus registros, e o cliente precisa de uma fatura para reaver o IVA sobre sua compra.

• Uma empresa com cadastro de IVA de um país da UE vende bens ou serviços para um cliente em outro país da UE. As faturas de IVA são obrigatórias para a maioria das transações B2B (entre empresas) dessa natureza e para determinadas transações B2C (de empresa para consumidor), principalmente para itens de alto valor que exigem meio de transporte próprio. No entanto, para muitas outras vendas B2C, os vendedores não são obrigados a emitir uma fatura completa de IVA, a menos que o cliente solicite especificamente.

• A partir de 2025, pequenas empresas que operam além das fronteiras da UE terão uma nova opção: um esquema transfronteiriço de isenção de IVA que permite que pequenas empresas qualificadas apliquem uma isenção em outros estados-membros da UE além do seu, e não apenas em seu país de origem, como nas regras anteriores. As empresas que se qualificam e se cadastram nesse esquema podem não precisar cobrar o IVA (ou emitir faturas de IVA) sobre as vendas que ele abrange.

Quais informações devem constar em uma fatura de IVA?

Se você estiver emitindo uma fatura de IVA mais simples (geralmente para vendas abaixo de um determinado limite), talvez precise apenas dos detalhes mais importantes, como o nome do vendedor e o número de IVA, os itens ou serviços vendidos, a data da fatura, a alíquota de IVA e o preço com impostos.

Além desse formato simplificado, existem vários outros tipos de fatura de IVA, cada um adequado a um cenário de transação diferente e com seus próprios requisitos:

• Faturas completas: o formato padrão e mais detalhado.

• Faturas de autofaturamento: emitidas pelo cliente em vez do fornecedor, mediante acordo prévio.

• Faturas com cobrança reversa: usadas quando o cliente, não o fornecedor, contabiliza o IVA.

• Faturas com regime de margem: usadas para determinados bens de segunda mão, arte ou serviços de viagem onde o IVA é calculado apenas sobre a margem de lucro do vendedor em vez do preço total de venda.

Caso contrário, uma fatura de IVA adequada deve incluir:

• Informações do fornecedor: o nome da empresa, endereço e número de cadastro de IVA do fornecedor.

• Número da fatura: um número exclusivo e sequencial que identifica a fatura.

• Data da fatura: a data em que a fatura é emitida.

• Fato gerador: também chamado de momento do fornecimento, é a data em que o IVA se torna devido na transação. Geralmente é a mesma data da fatura, mas inclua-a separadamente sempre que for diferente (por exemplo, se bens ou serviços foram fornecidos bem antes da emissão da fatura).

• Informações do cliente: o nome da empresa, endereço e número de cadastro de IVA do cliente (se aplicável).

• Descrição dos bens ou serviços: detalhes do que foi fornecido, incluindo quantidades e custos discriminados.

• Valor total (líquido): o custo total dos bens ou serviços antes da aplicação do IVA.

• Alíquota e valor do IVA: a alíquota de IVA aplicada a cada item ou serviço (por exemplo, 20%, 5%) e o valor correspondente do IVA para cada um.

• Valor total a pagar (com impostos): o total geral com o IVA incluído.

Como formatar uma fatura de IVA para fins de conformidade

Sua fatura de IVA deve ser organizada de forma a exibir claramente as informações de que seu cliente e as autoridades fiscais precisam. Aqui estão dicas sobre como formatar este documento:

Informações do cabeçalho

Inclua o logotipo da sua empresa, um título que marca o documento como uma fatura de IVA, o número da fatura e a data de emissão no cabeçalho da fatura.

Seus dados comerciais

Liste o nome da empresa, endereço e número de registro de IVA logo abaixo do cabeçalho.

Detalhes do cliente

Abaixo disso, inclua o nome da empresa, o endereço e o número de registro de IVA do cliente, se houver.

Lista discriminada de produtos ou serviços

Em seguida, inclua uma lista detalhada dos produtos e serviços fornecidos, incluindo a quantidade, o preço unitário e o subtotal de cada item.

Dados do IVA

Ao lado de cada item, especifique a alíquota do IVA e o valor total da linha.

Seção de totais

Na parte inferior da sua fatura, inclua um subtotal (o total antes do IVA) e o valor total devido.

Notas adicionais (se aplicável)

Abaixo do valor total, você pode incluir informações adicionais, como a data de vencimento e as opções de pagamento. Você pode adicionar uma observação explicando qualquer outra coisa, como cobranças reversas de IVA.

Exemplo de fatura de IVA

Observação: o exemplo abaixo usa USD, mas sua fatura deve mostrar os valores na moeda da transação real, como euros ou libras para vendas da UE ou do Reino Unido.

[Logotipo da sua empresa]
Fatura de IVA
Nº da fatura: 12345
Data: DD/MM/AAAA

Seus dados comerciais

Nome​ da​ empresa​
Endereço
Número de registro de IVA

Dados do cliente

Nome da empresa do cliente
Endereço do cliente
Número de registro de IVA do cliente

Detalhamento de bens e serviços

Totais

Total líquido: $ 350,00
Total do IVA: $ 70,00
Total geral (incluindo IVA): US$ 420,00

Como emitir faturas de IVA para transações internacionais

A emissão de faturas de IVA para transações internacionais exige fazer ajustes com base na localização do cliente e do vendedor. Veja algumas considerações para lidar com faturas de IVA de transações internacionais:

• Moeda: especifique a moeda usada na transação.

• Taxa de câmbio: inclua a taxa de câmbio, principalmente se você estiver declarando em uma moeda diferente.

• Termos de envio: defina os termos de envio e especifique quem arca com os custos e riscos nas vendas transfronteiriças de bens.

• Comprovante de exportação: algumas jurisdições não cobram IVA sobre exportações (por exemplo, as regras de IVA da UE não se aplicam a bens exportados da UE). Guarde a documentação de envio dos bens exportados, pois as autoridades fiscais podem pedir comprovação de que os bens saíram do país.

• Bens e serviços digitais: dependendo das regulamentações locais, você pode ter que se cadastrar e cobrar IVA no país do cliente para bens e serviços digitais.

• Mecanismo de cobrança reversa: se você estiver vendendo para uma empresa com cadastro de IVA em outro país, pode ser necessário aplicar o mecanismo de cobrança reversa. Isso significa que você não cobra o IVA, já que o cliente o contabiliza em seu próprio país.

Próximos requisitos de faturamento eletrônico e relatórios digitais

As regras de faturamento de IVA estão mudando para formatos digitais obrigatórios em diversas jurisdições:

• UE: O pacote IVA na Era Digital (ViDA), adotado pelo Conselho da UE em março de 2025, exigirá faturamento eletrônico e relatórios digitais quase em tempo real para transações B2B transfronteiriças, com implementação gradual até 2030.

• Reino Unido: O governo do Reino Unido se comprometeu com o faturamento eletrônico estruturado obrigatório para transações B2B e B2G a partir de 1º de abril de 2029. Em junho de 2026, o His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) confirmou o Peppol como a principal rede de interoperabilidade (um modelo descentralizado de quatro pontas, sem relatórios em tempo real para o HMRC nesta fase inicial). Para ver mais de perto o que as empresas registradas no Reino Unido precisam incluir nas faturas hoje, consulte nosso guia.

As empresas que emitem faturas de IVA nesses mercados devem se planejar para essas mudanças agora, já que os formatos de faturamento eletrônico e os requisitos de transmissão diferem das faturas padrão em PDF ou em papel.

Quais são os erros comuns a evitar em uma fatura de IVA?

Ao emitir faturas de IVA, confira tudo com atenção e use um software de faturamento confiável, como o Stripe Invoicing, para minimizar erros comuns. Veja alguns erros aos quais você deve ficar atento:

• Omitir detalhes obrigatórios: As faturas de IVA precisam incluir informações específicas. Omitir detalhes importantes pode invalidar a fatura.

• Aplicar a alíquota de IVA incorreta: Aplicar a alíquota de IVA incorreta é um erro frequente. Use a alíquota correta para o tipo de produtos ou serviços fornecidos e para o país de destino, caso seja uma transação internacional.

• Usar o número de IVA incorreto: Inclua o número de IVA do fornecedor e, em alguns casos, do cliente. Isso é muito importante para transações transfronteiriças dentro da UE. Confirme se esses números estão corretos e atualizados.

• Cometer erros de cálculo: Erros de cálculo nos valores do IVA podem ocorrer, principalmente ao lidar com alíquotas variadas. Refaça os cálculos ou use um software de contabilidade para garantir a precisão.

• Não separar os valores do IVA: Especifique claramente o valor do IVA separado do valor total. Não fazer isso pode deixar a fatura não conforme e difícil de ser processada pelos clientes.

• Usar a moeda incorreta: Para transações transfronteiriças, as faturas de IVA muitas vezes precisam mostrar os valores na moeda local ou em uma taxa de câmbio acordada. Verifique os requisitos da moeda para evitar divergências.

• Omitir os termos de pagamento: Embora nem sempre sejam legalmente obrigatórios, os termos de pagamento esclarecem as expectativas para ambas as partes e ajudam a evitar disputas. Incluir termos para pagamentos de IVA também é útil para os registros do cliente.

• Usar o formato de data incorreto: Usar o formato de data errado pode causar mal-entendidos, principalmente em contextos internacionais. Use um formato claro e consistente para garantir uma contabilidade precisa.

• Não incluir isenções ou itens com alíquota zero: Se houver itens na fatura com alíquota zero ou isentos de IVA, identifique-os para garantir que tudo fique claro.

• Emitir uma fatura quando o pagamento não for devido: Para alguns regimes de IVA, como o regime de caixa do Reino Unido, o IVA é devido com base em quando o pagamento é recebido, não quando a fatura é emitida. Emitir uma fatura prematuramente pode causar complicações.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal para que o foco possa permanecer no crescimento do negócio. Comece a recolher tributos globalmente adicionando uma única linha de código à integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou usando nossa poderosa API.

O Stripe Tax ajuda a monitorar suas obrigações e emite um alerta quando você ultrapassa um limite de cadastro fiscal com base nas suas transações na Stripe. Ele também pode realizar o cadastro para recolher impostos em seu nome nos EUA, automatizar as declarações dos EUA no Dashboard e gerenciar declarações globais por meio de parceiros confiáveis. O Stripe Tax calcula e recolhe automaticamente imposto sobre vendas, IVA e GST em:

• Bens e serviços digitais em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países
  
• Bens físicos em todos os estados dos EUA e em 42 países
  

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar-se e recolher tributos: veja onde é necessário recolher tributos com base nas transações da Stripe. Depois do cadastro, ative a cobrança de tributos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher tributos adicionando uma linha de código à integração Stripe existente ou adicionar a cobrança de tributos com um clique de botão no Stripe Dashboard.

• Registrar-se para pagar imposto: se houver necessidade de cadastro para imposto sobre vendas nos EUA, deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais. O processo será simplificado com detalhes de inscrição pré-preenchidos, economizando tempo e facilitando a conformidade com regulamentações locais. Se houver necessidade de ajuda para registrar-se fora dos EUA, a Stripe faz parceria com a Taxually para ajudar no cadastro junto a autoridades fiscais locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza suas vendas. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado com as regras tributárias e alterações de alíquotas.

• Simplifique a declaração: O Stripe Tax automatiza as declarações dos EUA no Dashboard, com a tecnologia da TaxJar. Para as declarações globais, o Stripe Tax tem integração perfeita com parceiros de declaração para que elas sejam precisas e entregues no prazo. Deixe nossos parceiros gerenciarem suas declarações para você focar no crescimento da sua empresa. As declarações de impostos dos EUA podem ser automatizadas no Dashboard da Stripe, com a tecnologia da TaxJar.

Saiba mais sobre o Stripe Tax ou comece hoje mesmo.