Países do mundo todo, incluindo os da União Europeia (UE) e a China, utilizam o imposto sobre valor agregado (IVA), com alíquotas que variam de 4,5% a 27,0%. As empresas devem emitir faturas de IVA quando o IVA se aplica aos seus bens ou serviços, e devem fazê-lo corretamente para evitar problemas com os clientes ou a conformidade. Se você lida com vendas internacionais, gerencia diferentes alíquotas de IVA ou está apenas tentando manter a conformidade, há alguns princípios básicos que devem ser lembrados sobre faturas de IVA.

Abaixo, explicaremos o que é uma fatura de IVA, o que está incluído, as armadilhas comuns e as práticas recomendadas para lidar com o IVA entre fronteiras.

Neste artigo:

• O que é uma fatura de IVA?
  
• Quando é necessário emitir uma fatura de IVA?
  
• Quais informações devem constar em uma fatura de IVA?
  
• Como formatar uma fatura de IVA para fins de conformidade
  
• Como emitir faturas de IVA para transações internacionais
  
• Quais são os erros comuns a evitar em uma fatura de IVA?
  

O que é uma fatura de IVA?

Uma fatura de IVA é uma fatura emitida pelas empresas quando se cadastram no IVA. É um registro detalhado do que foi vendido e do valor do IVA cobrado, e serve como um documento necessário para a declaração de IVA. Empresas registradas devem criar faturas de IVA para monitorar suas obrigações fiscais. Os clientes devem adquirir faturas de IVA se quiserem solicitar o reembolso do IVA em suas compras.

Quando é necessário emitir uma fatura de IVA?

As faturas de IVA são exigidas quando o IVA é cobrado em uma transação entre empresas ou entre uma empresa e um cliente que deseja solicitar o reembolso do IVA pago em uma compra. Aqui estão alguns cenários relevantes:

• Uma empresa registada no IVA vende bens ou serviços tributáveis a outra. O vendedor deve emitir uma fatura de IVA para seus registros, e o cliente precisa de uma fatura para recuperar o IVA em sua compra.

• Uma empresa de um país da UE registada no IVA vende bens ou serviços a um cliente em outro país da UE. As faturas de IVA são exigidas para a maioria das transações entre empresas (B2B) dessa natureza e para certas transações entre empresas e consumidores (B2C), especialmente para itens de alto valor que exigem seu próprio meio de transporte.

Quais informações devem constar em uma fatura de IVA?

Se você estiver emitindo uma fatura de IVA mais simples (normalmente para vendas abaixo de um determinado limite), precisará apenas dos detalhes importantes: nome e número de IVA do vendedor, itens ou serviços vendidos, data da fatura, alíquota de IVA e preço com IVA. Caso contrário, uma fatura de IVA adequada deve incluir:

• Informações do fornecedor: nome da empresa, endereço e número de registro de IVA do fornecedor

• Número da fatura: um número único e sequencial que identifica a fatura

• Data da fatura: a data de emissão da fatura

• Dados do cliente: nome da empresa, endereço e número de registro de IVA (se houver) do cliente

• Descrição dos produtos ou serviços: detalhes do que foi fornecido, incluindo quantidades e custos detalhados

• Valor total (líquido): o custo total dos bens ou serviços antes da aplicação do IVA

• Alíquota e valor do IVA: a alíquota de IVA aplicada a cada item ou serviço (por exemplo, 20%, 5%) e o valor do IVA correspondente para cada um

• Valor total a pagar (incluindo IVA): o total geral com IVA incluído

Como formatar uma fatura de IVA para fins de conformidade

Sua fatura de IVA deve ser organizada de forma a exibir claramente as informações de que seu cliente e as autoridades fiscais precisam. Aqui estão dicas sobre como formatar este documento:

Informações do cabeçalho

Inclua o logotipo da sua empresa, um título que marca o documento como uma fatura de IVA, o número da fatura e a data de emissão no cabeçalho da fatura.

Dados da sua empresa

Liste o nome da empresa, endereço e número de registro de IVA logo abaixo do cabeçalho.

Detalhes do cliente

Abaixo disso, inclua o nome da empresa, o endereço e o número de registro de IVA do cliente, se houver.

Lista discriminada de produtos ou serviços

Em seguida, inclua uma lista detalhada dos produtos e serviços fornecidos, incluindo a quantidade, o preço unitário e o subtotal de cada item.

Dados do IVA

Ao lado de cada item, especifique a alíquota do IVA e o valor total da linha.

Seção de totais

Na parte inferior da sua fatura, inclua um subtotal (o total antes do IVA) e o valor total devido.

Notas adicionais (se aplicável)

Abaixo do valor total, você pode incluir informações adicionais, como data de vencimento e opções de pagamento. Você pode adicionar uma nota explicando qualquer outra coisa, como cobranças reversas de IVA.

Exemplo de layout

[Logotipo da sua empresa]
Fatura de IVA
Nº da fatura: 12345
Data: DD/MM/AAAA

Dados da sua empresa

Nome da empresa
Endereço
Número de registro de IVA

Dados do cliente

Nome da empresa do cliente
Endereço do cliente
Número de registro de IVA do cliente

Detalhamento de produtos e serviços

Totais

Total líquido: $ 350,00
Total do IVA: $ 70,00
Total geral (com IVA): $ 420,00

Como emitir faturas de IVA para transações internacionais

A emissão de faturas de IVA para transações internacionais exige ajustes com base na localização do cliente e do vendedor. Estas são algumas considerações sobre o gerenciamento de faturas de IVA em transações internacionais:

• Moeda: especifique a moeda usada na transação.

• Taxa de câmbio: inclua a taxa de câmbio, especialmente se estiver declarando em uma moeda diferente.

• Condições de envio: defina os termos de envio e especifique quem arca com custos e riscos nas vendas internacionais de produtos.

• Comprovante de exportação: algumas jurisdições não cobram IVA sobre exportações (por exemplo, as regras da UE no que diz respeito ao IVA não se aplicam a produtos exportados da UE). Retenha a documentação de remessa de produtos exportados porque as autoridades fiscais podem pedir provas de que os produtos deixaram o país.

• Bens e serviços digitais: dependendo da legislação local, pode ser necessário se cadastrar e cobrar IVA no país do cliente para produtos e serviços digitais.

• Mecanismo de cobrança reversa: se você vende para uma empresa cadastrada no IVA em outro país, pode ser necessário aplicar o mecanismo de cobrança reversa. Isso significa que você não cobra IVA, pois o cliente paga por ele em seu país.

Quais são os erros comuns a evitar em uma fatura de IVA?

Ao emitir faturas de IVA, verifique-as e use um software de faturamento confiável, como o Stripe Invoicing, para minimizar os erros comuns. Aqui está uma visão geral dos erros que devem ser observados:

• Ignorar os detalhes necessários: as faturas de IVA precisam incluir informações específicas. Omitir dados importantes pode invalidar a fatura.

• Aplicar a alíquota errada de IVA: a aplicação da alíquota de IVA errada é um erro frequente. Certifique-se de usar a alíquota correta para o tipo de produtos ou serviços fornecidos e o país de destino, se for uma transação internacional.

• Usar o número de IVA errado: é obrigatório incluir o número de registro de IVA do fornecedor e, em alguns casos, do cliente. Isto é especialmente importante para as transações internacionais dentro da UE. Verifique novamente se esses números estão corretos e atualizados.

• Realizar erros de cálculo: erros de cálculo nos valores de IVA podem ocorrer, especialmente quando você trabalha com alíquotas variáveis. Verifique novamente seus cálculos ou use um software de contabilidade para obter precisão.

• Não separar os valores de IVA: você deve declarar claramente o valor de IVA separadamente do valor total. Se isso não for feito, a fatura não estará em conformidade e será difícil de ser processada pelos clientes.

• Usar a moeda incorreta: para transações internacionais, as faturas de IVA normalmente precisam exibir valores na moeda local ou a uma taxa de câmbio acordada. Verifique os requisitos de moeda para evitar discrepâncias.

• Omitir condições de pagamento: embora nem sempre sejam legalmente obrigatórios, os termos de pagamento esclarecem as expectativas de ambas as partes e ajudam a evitar contestações. A inclusão de termos para pagamentos de IVA também é útil para os registros do cliente.

• Usar o formato de data incorreto: usar o formato de data errado pode levar a mal-entendidos, especialmente em contextos internacionais. Use um formato claro e consistente para garantir uma contabilidade precisa.

• Não incluir isenções ou itens com alíquota zero: se houver itens na fatura com alíquota zero ou isentos de IVA, você deve identificá-los para garantir que tudo esteja claro.

• Emitir uma fatura quando o pagamento não está para vencer: para determinados regimes de IVA (como o regime de caixa do Reino Unido), o IVA incide com base no momento em que o pagamento é recebido, não no momento em que a fatura é emitida. A emissão prematura de uma fatura pode criar complicações.