欧州連合 (EU) や中国を含め、世界各国で付加価値税 (VAT) が使用されており、税率は 4.5% ～ 27.0% の範囲です。商品やサービスに VAT が適用される場合、企業は VAT 請求書を発行する義務があり、その発行を正しく行い、顧客や法令遵守に関する問題を回避しなければなりません。海外販売を処理する、異なる VAT 税率を管理する、法令遵守の維持に務める、などさまざまなケースが考えられますが、VAT 請求書には覚えておくべき基本原則がいくつかあります。

以下では、VAT 請求書とは何か、何を記載するか、よくある落とし穴、国境を越えた VAT を処理する際のベストプラクティスについて説明します。

この記事の内容

• VAT 請求書とは
  
• VAT 請求書が必要なケース
  
• VAT 請求書に記載すべき情報
  
• 法令に準拠した VAT 請求書の形式
  
• 国際取引で VAT 請求書を発行する方法
  
• VAT 請求書で避けるべきよくある間違い
  

VAT 請求書とは

VAT 請求書とは、 VAT に登録している事業者が発行する請求書です。販売される商品と請求される VAT 額を詳細に記録したものあり、VAT 申告に必要な文書として機能します。登録事業者は、VAT 請求書を作成して納税額を追跡する義務があります。顧客が購買に対して VAT 還付を請求するには、VAT 請求書を取得する必要があります。

VAT 請求書が必要なケース

VAT 請求書は、企業間の取引で VAT が課税される場合に必要です。または、企業と顧客との間の取引で、その顧客が購入時に支払った VAT の還付を請求する場合に必要です。該当するシナリオをいくつかご紹介します。

• ある VAT 登録事業者が課税対象の商品またはサービスを別の事業者に販売。売り手は記録のために VAT 請求書を発行する必要があり、買い手は購買時の VAT を還付するために請求書が必要です。

• ある EU 加盟国の VAT 登録事業者が、別の EU 加盟国の顧客に商品またはサービスを販売。VAT 請求書は、この種のほとんどの企業間 (B2B) 取引と特定の企業対消費者 (B2C) 取引、特に独自の輸送手段を必要とする高額商品に必要です。

VAT 請求書に記載すべき情報

簡易形式で VAT 請求書を発行する場合 (通常は特定のしきい値を下回る売上の場合)、販売者の名前と VAT 番号、販売した商品またはサービス、請求日、VAT 率、VAT 込み価格などの、重要な詳細のみが求められる場合があります。そのようなケースを除き、正式な VAT 請求書には以下を記載してください。

• サプライヤーの情報: サプライヤーの会社名、住所、VAT 登録番号です

• 請求書番号: 一意の連続した請求書を識別する番号です

• 請求日: 請求書の発行日です

• 顧客情報: 顧客の会社名、住所、VAT 登録番号 (該当する場合) です

• 商品またはサービスの説明: 数量や項目別コストなど、提供したもの詳細です

• 合計金額: VAT 適用前の商品・サービスの総コストです

• VAT 率と金額: 各商品・サービスに適用される VAT 率 (20%、5% など) と、それぞれに対応する VAT 額です

• 合計請求額 (VAT を含む): VAT 込みの総計です

法令に準拠した VAT 請求書の形式

VAT 請求書は、顧客と税務当局が必要とする情報を明確に表示すように作成する必要があります。ここでは、この文書の書式を設定するためのヒントを紹介します。

ヘッダーの情報

請求書のヘッダーには、ビジネスロゴ、文書を VAT 請求書として表すタイトル、請求書番号、発行日を記載します。

ビジネスの情報

ヘッダーのすぐ下に、あなたの会社名、住所、VAT 登録番号を記載します。

顧客の詳細

その下に、顧客の会社名、住所、VAT 登録番号 (該当する場合) を記載します。

商品・サービスの品目別リスト

次に、各品目の数量、単価、小計など、提供する商品・サービスの品目別リストを記載します。

VAT の詳細

各品目の横に、VAT 率とそのラインの合計額を指定します。

合計セクション

請求書の下部に、小計 (VAT 加算前の合計) と合計請求額を記載します。

備考 (該当する場合)

合計金額の下には、期日や支払いオプションなどの追加情報を記載可能です。VAT リバースチャージなど、その他の内容を説明する注記を追加できます。

レイアウト例

[ビジネスのロゴ]
VAT 請求書
請求書番号:12345
日付：DD/MM/YYYY

ビジネスの情報

ビジネス名
住所
VAT 登録番号

顧客情報

顧客のビジネス名
顧客の住所
顧客の VAT 登録番号

商品・サービスの内訳

合計

小計: $350.00
VAT 合計: $70.00
総計 (VAT を含む): $420.00

国際取引で VAT 請求書を発行する方法

国際取引で VAT 請求書を発行するには、顧客と売り手の所在地に基づいて調整する必要があります。ここでは、国際取引の VAT 請求書を扱うときのポイントをいくつか紹介します。

• 通貨: 取引で使用する通貨を指定します。

• 為替レート: 為替レートを記載します (別の通貨で申告する場合)。

• 配送条件: 配送条件を定義し、国境を越えた商品販売のコストとリスクを誰が負担するかを指定します。

• 輸出証明書: 一部の管轄区域では、輸出に VAT が課されません (たとえば、EU VAT 規則は EU から輸出される商品には適用されません)。税務当局が商品の出国証明を求める場合があるため、輸出品の出荷関連の書類を保管してください。

• デジタル商品・サービス: 地域の規制によっては、デジタル商品・サービスについて、顧客の国で登録し VAT を請求しなければならない場合があります。

• リバースチャージ制: 別の国の VAT 登録事業者に販売する場合は、リバースチャージ制の適用が義務づけられている場合があります。つまり、あなたは VAT の請求を行わず、顧客が自国で税務に対処します。

VAT 請求書で避けるべきよくある間違い

VAT 請求書を発行する際は、請求書を再確認し、Stripe Invoicing などの信頼できる請求書作成ソフトウェアを使用して、一般的なエラーを最小限に抑えてください。ここでは、注意すべきミスの概要をご紹介します。

• 必要な詳細が欠落している: VAT 請求書には特定の情報を記載しなければなりません。重要な詳細が抜けていると、請求書が無効になる場合があります。

• 誤った VAT 率を適用する: 誤った VAT 率を適用することは、よくある間違いです。国際取引の場合は、提供する商品・サービスの種類および配送先の国に、正しいレートを使用していることを確認してください。

• 誤った VAT 番号を使用する: サプライヤーの VAT 登録番号と、場合によっては顧客の VAT 登録番号を記載する必要があります。これは、EU 域内の国境を越えた取引において特に重要です。これらの数値が正確かつ最新であることを再確認してください。

• 計算ミスをする: VAT の金額の計算ミスは、特に異なる税率を扱う場合に発生する場合があります。計算を再確認するか、会計ソフトウェアを使用して正確さを徹底させます。

• VAT の金額を分けない: VAT の金額は、合計額とは別に明確に記載する必要があります。これを怠ると、請求書が法令に準拠しなくなり、クライアント側の処理が困難になる可能性があります。

• 誤った通貨を使用する: 国境を越えた取引の場合、多くの場合、VAT 請求書には現地通貨または合意された為替レートで金額を表示する必要があります。不一致を避けるため、通貨要件を確認してください。

• 支払い条件を省略する: 必ずしも法的に義務付けられているわけではありませんが、支払い条件は両当事者に対して期待事項を明らかにし、不審請求の申請を防ぐのに役立ちます。VAT 支払いの条件を記載することは、クライアントの記録にも役立ちます。

• 誤った日付形式を使用する: 誤った日付形式を使用すると、特に国際的な文脈では誤解が生じる可能性があります。明確で一貫性のある形式を使用して、簿記の正確さを徹底させます。

• 免除アイテムやゼロ税率アイテムを省略する 請求書にゼロ税率または VAT が免除されているアイテムがある場合は、それらを特定して、すべてを明確にする必要があります。

• 支払い期日に満たない請求書を発行する: 特定の VAT スキーム (英国の現金主義会計スキームなど) では、請求書発行ではなく、支払い受領のときに VAT が課せられます。時期尚早に請求書を発行すると、複雑な問題が生じる可能性があります。