Los países de todo el mundo, incluidos los de la Unión Europea (UE) y China, utilizan el impuesto sobre el valor añadido (IVA), con tipos que oscilan entre el 4,5 % y el 27 %. Las empresas deben emitir facturas con IVA cuando el IVA se aplique a sus bienes o servicios y deben hacerlo correctamente para evitar problemas con los clientes o con el cumplimiento de la normativa. Ya sea que estés gestionando ventas internacionales, administrando los diferentes tipos de IVA o simplemente tratando de cumplir con la normativa, hay algunos conceptos básicos que debes recordar sobre las facturas con IVA.

A continuación, explicaremos qué es una factura con IVA, qué incluye, los inconvenientes más comunes y las mejores prácticas para gestionar el IVA internacionalmente.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura con IVA?
  
• ¿Cuándo necesitas una factura con IVA?
  
• ¿Qué información debe incluir una factura con IVA?
  
• Cómo dar formato a una factura con IVA para cumplir con la normativa
  
• Cómo emitir facturas con IVA para transacciones internacionales
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes que hay que evitar en una factura con IVA?
  

¿Qué es una factura con IVA?

Una factura con IVA es una factura que las empresas emiten cuando se registran a efectos del IVA. Es un registro detallado de lo que se vendió y del importe del IVA que se cobró y sirve como documento necesario para la declaración del IVA. Las empresas registradas deben crear facturas con IVA para hacer un seguimiento de sus obligaciones fiscales. Los clientes deben adquirir facturas con IVA si quieren reclamar la devolución del IVA de sus compras.

¿Cuándo necesitas una factura con IVA?

Las facturas de IVA son obligatorias cuando se cobra IVA en una transacción entre empresas o entre una empresa y un cliente que quiere reclamar la devolución del IVA que pagó por una compra. Estos son algunos escenarios relevantes:

• Una empresa registrada a efectos del IVA vende bienes o servicios sujetos a impuestos a otra. El vendedor debe emitir una factura con IVA para su registro y el cliente necesita una factura para reclamar el IVA de su compra.

• Una empresa registrada a efectos de IVA de un país de la UE vende bienes o servicios a un cliente de otro país de la UE. Las facturas de IVA son obligatorias para la mayoría de las transacciones entre empresas (B2B) de esta naturaleza y para ciertas transacciones entre empresas y consumidores (B2C), especialmente en el caso de artículos de alto valor que requieren un medio de transporte propio.

¿Qué información debe incluir una factura con IVA?

Si emites una factura con IVA más simple (por lo general, para ventas por debajo de un determinado umbral), es posible que solo necesites los datos importantes: el nombre y número de IVA del vendedor, los artículos o servicios vendidos, la fecha de la factura, la tasa de IVA y el precio con IVA incluido. De lo contrario, una factura de IVA correcta debe incluir:

• Información del proveedor: el nombre de la empresa del proveedor, su dirección y su número de registro de IVA

• Número de factura: un número único y secuencial que identifica la factura

• Fecha de la factura: la fecha en que se emite la factura

• Información al cliente: el nombre de la empresa, la dirección y el número de IVA (si corresponde) del cliente

• Descripción de bienes o servicios: detalles de lo que se proporcionó, incluidas las cantidades y los costes detallados

• Importe total (neto): el coste total de los bienes o servicios antes de la aplicación del IVA

• Tipo e importe del IVA: el tipo de IVA aplicado a cada artículo o servicio (p. ej., 20 %, 5 %) y el importe del IVA correspondiente a cada uno

• Importe total a pagar (IVA incluido): el importe total con el IVA incluido

Cómo se formatea una factura con IVA para cumplir la normativa

Tu factura con IVA debe estar organizada de manera que se muestre claramente la información que necesitan tu cliente y las autoridades fiscales. Estos son algunos consejos sobre el formato de este documento:

Información del encabezado

Incluye el logotipo de tu empresa, un título que marque el documento como una factura con IVA, el número de factura y la fecha de emisión en el encabezado de la factura.

Información de tu empresa

Indica el nombre de tu empresa, la dirección y el número de IVA directamente debajo del encabezado.

Datos del cliente

A continuación, incluye el nombre de la empresa, la dirección y el número de identificación fiscal del IVA del cliente, si corresponde.

Lista detallada de bienes o servicios

A continuación, incluye una lista detallada de los bienes y servicios proporcionados, incluida la cantidad, el precio unitario y el subtotal de cada artículo.

Datos del IVA

Al lado de cada partida, especifica el tipo de IVA y el importe total de la factura.

Apartado de totales

En la parte inferior de la factura, incluye un subtotal (el total antes del IVA) y el importe total adeudado.

Notas adicionales (si procede)

Debajo del importe total, puedes incluir cualquier información adicional, como la fecha de vencimiento y las opciones de pago. Puedes añadir una nota explicando cualquier otro detalle, como los cargos invertidos de IVA.

Diseño de muestra

[El logotipo de tu empresa]
Factura con IVA
N.º de factura: 12345
Fecha: DD/MM/AAAA

Información de tu empresa

Nombre de la empresa
Dirección
Número de registro de IVA

Información del cliente

Nombre de la empresa del cliente
Dirección del cliente
Número de registro de IVA del cliente

Desglose de bienes y servicios

Totales

Total neto: 350 $
Total de IVA: 70 $
Importe total (IVA incluido): 420 $

Cómo emitir facturas con IVA para transacciones internacionales

La emisión de facturas con IVA para transacciones internacionales requiere ajustes en función de la ubicación del cliente y del vendedor. Estas son algunas consideraciones para gestionar facturas con IVA en transacciones internacionales:

• Divisa: especifica la divisa que se ha usado en la transacción.

• Tipo de cambio: debes incluir el tipo de cambio, sobre todo si presentas la declaración en otra divisa.

• Condiciones de envío: define las condiciones de envío y especifica quién asume los costes y los riesgos en las ventas transfronterizas de los productos.

• Prueba de exportación: algunas jurisdicciones no cobran IVA sobre las exportaciones (p. ej., las normas del IVA de la UE no se aplican a los bienes exportados desde la UE). Conserva la documentación de envío de los bienes exportados, ya que las autoridades fiscales podrían solicitar pruebas de que los bienes salieron del país.

• Bienes y servicios digitales: en función de la normativa local, es posible que tengas que registrarte y cobrar el IVA en el país del cliente para los bienes y servicios digitales.

• Mecanismo de inversión del sujeto pasivo: si vendes a una empresa registrada a efectos de IVA en otro país, es posible que tengas que aplicar el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Esto significa que no cobras el IVA; el cliente lo declara en su país.

¿Cuáles son los errores más comunes que se deben evitar en una factura con IVA?

Cuando emitas facturas con IVA, revísalas y utiliza un software de facturación fiable como Stripe Invoicing para minimizar los errores comunes. Aquí hay una descripción general de los errores a los que hay que prestar atención:

• Omitir los datos obligatorios: las facturas con IVA deben incluir información específica. Omitir algún dato importante puede invalidar la factura.

• Aplicar un tipo de IVA incorrecto: aplicar un tipo de IVA incorrecto es un error frecuente. Asegúrate de utilizar la tasa correcta para el tipo de bienes o servicios que ofreces y el país de destino, si se trata de una transacción internacional.

• Utilizar un número de IVA incorrecto: debes incluir el número de IVA del proveedor y, en algunos casos, del cliente. Esto es especialmente importante para las transacciones transfronterizas dentro de la UE. Comprueba que estos números sean precisos y estén actualizados.

• Cometer errores de cálculo: pueden producirse errores de cálculo en los importes del IVA, sobre todo cuando se trabaja con tipos variables. Verifica tus cálculos o utiliza un software de contabilidad para garantizar la precisión.

• No separar los importes del IVA: debes indicar claramente el importe del IVA por separado del importe total. No hacerlo puede hacer que la factura no cumpla con los requisitos y sea difícil de procesar para los clientes.

• Usar una moneda incorrecta: en el caso de las transacciones transfronterizas, las facturas con IVA a menudo tienen que mostrar los importes en la divisa local o con un tipo de cambio acordado. Verifica los requisitos de la divisa para evitar discrepancias.

• Omitir las condiciones de pago: aunque no siempre son legalmente obligatorias, las condiciones de pago aclaran las expectativas de ambas partes y ayudan a prevenir disputas. Incluir las condiciones para el pago del IVA también es útil para los registros del cliente.

• Usar un formato de fecha incorrecto: el uso de un formato de fecha incorrecto puede dar lugar a malentendidos, especialmente en contextos internacionales. Utiliza un formato claro y coherente para garantizar una contabilidad precisa.

• No incluir exenciones o artículos con tasa cero: si hay partidas en la factura que tienen tasa cero o están exentas de IVA, debes identificarlas para asegurarte de que todo esté claro.

• Emisión de una factura cuando no se debe realizar el pago: en el caso de determinados regímenes de IVA (como el sistema de contabilidad de caja del Reino Unido), el IVA se devenga en función del momento en que se recibe el pago, no del momento en que se emite la factura. La emisión prematura de una factura puede crear complicaciones.