Länder auf der ganzen Welt, einschließlich der Europäischen Union (EU) und China, erheben die Mehrwertsteuer (MwSt.), deren Sätze zwischen 4,5 % und 27,0 % liegen. Unternehmen müssen Rechnungen mit Mehrwertsteuer ausstellen, wenn ihre Waren oder Dienstleistungen mehrwertsteuerpflichtig sind. Es ist wichtig, dass sie dies korrekt tun, um Probleme mit Kundinnen/Kunden oder der Einhaltung der Vorschriften zu vermeiden. Unabhängig davon, ob Sie internationale Verkäufe abwickeln, unterschiedliche Mehrwertsteuersätze verwalten oder einfach nur versuchen, die Vorschriften einzuhalten, gibt es ein paar Grundprinzipien, die Sie bei Mehrwertsteuerrechnungen beachten sollten.

Im Folgenden wird erläutert, was eine Mehrwertsteuerrechnung ist, was sie beinhaltet, welche Fehler es häufig gibt und welche Best Practices für den grenzüberschreitenden Umgang mit Mehrwertsteuer gelten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Mehrwertsteuerrechnung?
  
• Wann benötigen Sie eine Mehrwertsteuerrechnung?
  
• Welche Informationen müssen in einer Mehrwertsteuerrechnung enthalten sein?
  
• So formatieren Sie eine Mehrwertsteuerrechnung, um die Vorschriften einzuhalten
  
• So stellen Sie Mehrwertsteuerrechnungen für internationale Transaktionen aus
  
• Was sind häufige Fehler, die bei einer Mehrwertsteuerrechnung vermieden werden sollten?
  

Was ist eine Mehrwertsteuerrechnung?

Eine Mehrwertsteuerrechnung ist eine Rechnung, die Unternehmen ausstellen, wenn sie für MwSt. registriert sind. Es handelt sich dabei um eine detaillierte Aufzeichnung dessen, was verkauft wurde und welcher Mehrwertsteuerbetrag berechnet wurde. Sie dient als notwendiges Dokument für die MwSt.-Berichterstattung. Registrierte Unternehmen müssen Mehrwertsteuerrechnungen erstellen, um ihre Steuerverpflichtungen nachzuverfolgen. Kundinnen/Kunden müssen Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer erhalten, wenn sie die Mehrwertsteuer auf ihre Einkäufe zurückfordern möchten.

Wann benötigen Sie eine Mehrwertsteuerrechnung?

MwSt.-Rechnungen sind erforderlich, wenn Mehrwertsteuer auf eine Transaktion zwischen Unternehmen oder zwischen einem Unternehmen und einem Kunden/einer Kundin erhoben wird, der/die die für einen Kauf gezahlte MwSt. zurückfordern möchte. Hier sind einige relevante Szenarien:

• Ein mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen verkauft steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen. Der/die Verkäufer/in muss eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer für seine/ihre Unterlagen ausstellen und der Kunde/die Kundin benötigt eine Rechnung, um die Mehrwertsteuer für seinen/ihren Einkauf zurückzufordern.

• Ein MwSt.-pflichtiges Unternehmen aus einem EU-Land verkauft Waren oder Dienstleistungen an Kundinnen/Kunden in einem anderen EU-Land. MwSt.-Rechnungen sind für die meisten Business-to-Business (B2B)-Transaktionen dieser Art sowie für bestimmte Business-to-Consumer (B2C)-Transaktionen erforderlich, insbesondere für hochpreisige Artikel, die ein eigenes Transportmittel erfordern.

Welche Angaben muss eine MwSt.-Rechnung enthalten?

Wenn Sie eine einfachere Mehrwertsteuerrechnung ausstellen (in der Regel für Verkäufe unter einem bestimmten Schwellenwert), benötigen Sie möglicherweise nur die wichtigen Details – den Namen und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers/der Verkäuferin, die verkauften Artikel oder Dienstleistungen, das Rechnungsdatum, den Mehrwertsteuersatz und den Preis inklusive MwSt. Andernfalls muss eine ordnungsgemäße Mehrwertsteuerrechnung Folgendes enthalten:

• Informationen zum Lieferanten: Firmenname, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten

• Rechnungsnummer: Eine eindeutige, fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung

• Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde

• Kundeninformationen: Firmenname, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls zutreffend) der Kundin/des Kunden

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Details der bereitgestellten Daten, einschließlich Mengen und Aufstellung der Kosten

• Gesamtbetrag (Nettobetrag): Die Gesamtkosten der Waren oder Dienstleistungen vor Anwendung der Mehrwertsteuer

• Satz und Höhe der Mehrwertsteuer: Der auf jeden Artikel oder jede Dienstleistung angewandte Mehrwertsteuersatz (z. B. 20 %, 5 %) und der entsprechende Mehrwertsteuerbetrag für jeden Artikel

• Zu zahlender Gesamtbetrag (einschließlich MwSt.): Die Gesamtsumme inklusive Mehrwertsteuer

So formatieren Sie eine Mehrwertsteuerrechnung, um die Vorschriften einzuhalten

Ihre Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer sollte so gestaltet sein, dass die von Ihren Kundinnen/Kunden und den Steuerbehörden benötigten Informationen klar zu erkennen sind. Hier finden Sie Tipps zum Formatieren dieses Dokuments:

Informationen zur Überschrift

Fügen Sie Ihr Unternehmenslogo, einen Titel, der das Dokument als Mehrwertsteuerrechnung kennzeichnet, die Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum in Ihre Rechnungskopfzeile ein.

Ihre Unternehmensdaten

Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer direkt unter der Kopfzeile an.

Kundendetails

Geben Sie darunter den Firmennamen, die Adresse und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Kunden/Ihrer Kundin an.

Aufstellung von Waren und Dienstleistungen

Fügen Sie als Nächstes eine detaillierte Liste der angebotenen Waren und Dienstleistungen hinzu, einschließlich der Menge, des Stückpreises und der Zwischensumme für jeden Artikel.

MwSt.-Angaben

Geben Sie neben jedem Posten den Mehrwertsteuersatz und den Gesamtbetrag an.

Abschnitt „Summen“

Geben Sie am Ende Ihrer Rechnung eine Zwischensumme (die Summe vor MwSt.) und den fälligen Gesamtbetrag an.

Zusätzliche Hinweise (sofern zutreffend)

Unterhalb des Gesamtbetrags können Sie zusätzliche Informationen wie das Fälligkeitsdatum und Zahlungsoptionen angeben. Sie können einen Hinweis hinzufügen, in dem alles Weitere erklärt wird, z. B. die Mehrwertsteuer im Rahmen der Umkehrung der Steuerschuld.

Beispiel-Layout

[Ihr Unternehmenslogo]
Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer
Rechnungs-Nr.: 12345
Datum: TT/MM/JJJJ

Ihre Unternehmensdaten

Unternehmensname
Anschrift
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Kundeninformationen

Firmenname des Kunden/der Kundin
Kundenadresse
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden/der Kundin

Übersicht über Waren und Dienstleistungen

Gesamtsummen

Nettosumme: 350,00 $
MwSt. gesamt: 70,00 $
Gesamtsumme (einschließlich MwSt.): 420,00 $

So stellen Sie Mehrwertsteuerrechnungen für internationale Transaktionen aus

Für die Ausstellung von Mehrwertsteuerrechnungen für internationale Transaktionen sind Anpassungen je nach Standort der Kundinnen/Kunden und Verkäufer/innen erforderlich. Im Folgenden finden Sie einige Überlegungen zur Abwicklung von Mehrwertsteuerrechnungen bei internationalen Transaktionen:

• Währung: Geben Sie die Währung an, die in der Transaktion verwendet wird.

• Wechselkurs: Beziehen Sie auch den Wechselkurs mit ein, insbesondere wenn Sie in die Rechnung in einer anderen Währung erstellen.

• Versandbedingungen: Definieren Sie Versandbedingungen und legen Sie fest, wer die Kosten und Risiken beim grenzüberschreitenden Warenverkauf trägt.

• Nachweis über die Ausfuhr: Einige Länder erheben keine Mehrwertsteuer auf Exporte (z. B. gelten die USt.-Vorschriften der EU nicht für Waren, die aus der EU exportiert werden). Bewahren Sie Versanddokumente für exportierte Waren auf, da die Steuerbehörden möglicherweise einen Nachweis verlangen, dass die Waren das Land verlassen haben.

• Digitale Waren und Dienstleistungen: Je nach lokalen Vorschriften müssen Sie sich im Land des Kunden/der Kundin für digitale Waren und Dienstleistungen registrieren und die Mehrwertsteuer berechnen.

• Umkehrung der Steuerschuldnerschaft: Wenn Sie an ein USt.-pflichtiges Unternehmen in einem anderen Land verkaufen, müssen Sie möglicherweise die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft anwenden. Das bedeutet, dass Sie keine Mehrwertsteuer berechnen müssen, sondern der Kunde/die Kundin sie in seinem/ihrem Land abrechnet.

Was sind häufige Fehler, die bei einer Mehrwertsteuerrechnung vermieden werden sollten?

Bei der Ausstellung von Mehrwertsteuerrechnungen sollten Sie diese sorgfältig prüfen und eine zuverlässige Rechnungsstellungssoftware wie Stripe Invoicing verwenden, um häufige Fehler zu minimieren. Hier ist eine Übersicht über Fehler, auf die Sie achten sollten:

• Überspringen erforderlicher Details: Mehrwertsteuerrechnungen müssen bestimmte Informationen enthalten. Wenn wichtige Details weggelassen werden, kann die Rechnung ungültig werden.

• Anwendung des falschen Mehrwertsteuersatzes: Die Anwendung eines falschen Mehrwertsteuersatz stellt einen häufigen Fehler dar. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Tarif für die Art der angebotenen Waren oder Dienstleistungen und das Zielland verwenden, wenn es sich um eine internationale Transaktion handelt.

• Verwendung der falschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Sie müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten und in bestimmten Fällen des Kunden/der Kundin angeben. Dies ist insbesondere für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU wichtig. Vergewissern Sie sich, dass diese Zahlen korrekt und aktuell sind.

• Berechnungsfehler: Fehlberechnungen bei Mehrwertsteuerbeträgen sind möglich, insbesondere wenn Sie mit unterschiedlichen Steuersätzen arbeiten. Überprüfen Sie Ihre Berechnungen noch einmal oder verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, um die Genauigkeit zu gewährleisten.

• Keine getrennte Angabe der Mehrwertsteuerbeträge: Sie sollten den Mehrwertsteuerbetrag deutlich getrennt vom Gesamtbetrag angeben. Andernfalls entspricht die Rechnung möglicherweise nicht den Vorschriften und die Abwicklung wird für die Kundinnen/Kunden erschwert.

• Verwenden der falschen Währung: Bei grenzüberschreitenden Transaktionen müssen in Mehrwertsteuerrechnungen häufig die Beträge in der Landeswährung oder zu einem vereinbarten Wechselkurs ausgewiesen werden. Überprüfen Sie die Anforderungen bezüglich der Währung, um Abweichungen zu vermeiden.

• Weglassen von Zahlungsbedingungen: Auch wenn sie nicht immer gesetzlich vorgeschrieben sind, werden durch Zahlungsbedingungen die Erwartungen beider Parteien geklärt und sie helfen, Zahlungsanfechtungen zu vermeiden. Die Aufnahme von Bedingungen für Mehrwertsteuerzahlungen ist auch für die Unterlagen des Kunden/der Kundin hilfreich.

• Verwenden des falschen Datumsformats: Die Verwendung des falschen Datumsformats kann zu Missverständnissen führen, insbesondere im internationalen Kontext. Verwenden Sie ein klares, konsistentes Format, um eine ordnungsgemäß Buchführung zu gewährleisten.

• Ohne Steuerbefreiungen oder zum Nullsatz besteuerte Artikel: Wenn die Rechnung Posten enthält, die zum Nullsatz besteuert werden oder von der Umsatzsteuer befreit sind, sollten Sie diese kennzeichnen, um sicherzustellen, dass alles seine Richtigkeit hat.

• Ausstellung einer Rechnung bei Nichtfälligkeit: Bei bestimmten Mehrwertsteuerregelungen (z. B. dem Cash Accounting Scheme im Vereinigten Königreich) wird die Mehrwertsteuer zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs fällig, nicht zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung. Die vorzeitige Ausstellung einer Rechnung kann zu Komplikationen führen.