Las autoridades fiscales están redoblando sus esfuerzos para auditar a las empresas en materia de cumplimiento de la normativa y disponen de funcionalidades de análisis de datos cada vez más sofisticadas. La agencia tributaria estadounidense (IRS) estimó que la brecha fiscal —las diferencias entre los impuestos que se deben y los pagados— era de 625.000 millones de dólares en 2021 y que los impuestos sobre ventas y consumo constituían una parte considerable de esa brecha.

El aumento del escrutinio fiscal no se limita a las grandes corporaciones. Las pequeñas y medianas empresas también se encuentran bajo la lupa. Las auditorías suelen requerir tiempo y recursos considerables para su gestión, lo que genera riesgos financieros e interrupciones operativas para las empresas.

La complejidad de las leyes del impuesto sobre las ventas y el consumo, que son diferentes en función del estado y el municipio, añaden otro nivel a este problema. Las empresas, sobre todo las que operan en varios estados o en el e-commerce, tienen más dificultades para autoevaluar con precisión sus niveles de cumplimiento de la normativa. Incluso una empresa que utilice prácticas contables sólidas podría encontrar lagunas a través de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo.

A continuación, explicaremos qué son las auditorías del impuesto sobre las ventas y el consumo, a qué tipos de empresas afectan más, cómo se realizan las auditorías y cómo pueden prepararse las empresas para ellas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo?
  
• ¿Qué tipos de empresas son objeto de auditorías con más frecuencia?
  
• ¿Qué ocurre durante una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo?
  
• Coste de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo para las empresas
  
• Cómo prepararse para una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo
  

¿Qué es una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo?

Una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo es un examen formal que lleva a cabo una autoridad fiscal gubernamental para verificar la exactitud de los registros fiscales, los pagos y el cumplimiento de la normativa en materia de ventas y consumo de una empresa. Esta revisión evalúa si una empresa ha recaudado, declarado y remitido correctamente los impuestos sobre las ventas y el consumo de acuerdo con las leyes y normativas aplicables.

¿Qué tipos de empresas son objeto de auditorías con más frecuencia?

Diversos factores influyen en qué empresas son más propensas a las auditorías del impuesto sobre las ventas y el consumo, como la complejidad de sus transacciones, sus ingresos totales y la naturaleza de sus bienes y servicios. A continuación, repasamos algunas categorías de empresas que suelen ser objeto de estas auditorías:

• Empresas de comercio minorista: las tiendas que venden directamente a la clientela se enfrentan a menudo a auditorías. El elevado volumen de transacciones presenta más oportunidades de error o incoherencia en el pago de impuestos.

• Empresas de e-commerce: las empresas en Internet tienen más probabilidades de enfrentarse a auditorías porque operan en distintas jurisdicciones y, por lo tanto, se enfrentan a diferentes tipos impositivos, lo que dificulta el cumplimiento de la normativa.

• Empresas de construcción: dependiendo del estado y de las circunstancias, las empresas de construcción no tienen siempre la responsabilidad de pagar el impuesto sobre las ventas de materiales de construcción en el momento de la compra. Los auditores examinan con atención si se pagó correctamente el impuesto sobre el consumo de dichos artículos.

• Establecimientos de alimentación y bebidas: los restaurantes y bares pueden tener transacciones complejas que involucran artículos sujetos, o no, a impuestos. Estas transacciones los hacen más susceptibles de errores y, en consecuencia, de las auditorías.

• Concesionarios de coches: la venta de vehículos implica grandes importes de transacción y puede conllevar intercambios, financiaciones y contratos de servicio. Todos ellos son factores que pueden complicar la situación fiscal y, por tanto, estas empresas tienen más probabilidades de ser objeto de auditoría.

• Empresas de fabricación: los fabricantes suelen reclamar exenciones de impuestos por las materias primas y los equipos adquiridos para la producción. Esto los convierte en un foco de atención para los auditores, que buscan verificar que tales exenciones son legítimas.

• Empresas con un elevado volumen de ventas exentas: las empresas que realizan muchas ventas exentas de impuestos, como a distribuidores o a entidades sin ánimo de lucro, suelen atraer la atención de las autoridades fiscales en forma de auditorías.

• Empresas adquiridas hace poco o fusionadas: tras un cambio en la propiedad o en la estructura, las empresas pueden ser objeto de una auditoría para garantizar que todas las obligaciones fiscales se han identificado correctamente y se están gestionando de forma adecuada.

• Empresas con problemas en auditorías anteriores: las empresas que se enfrentaron a sanciones o ajustes durante una auditoría anterior tienen más probabilidades de ser objeto de una nueva auditoría para comprobar su cumplimiento de la normativa.

Ninguna empresa está exenta de recibir una auditoría, por ello, la mejora manera de mitigar los posibles riesgos y hacer que el proceso sea más sencillo es mantener registros precisos y exhaustivos. Si tu empresa pertenece a una categoría que suele ser objeto de auditorías, piensa en colaborar con un asesor fiscal para minimizar los posibles problemas.

¿Qué ocurre durante una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo?

Durante una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo, un auditor lleva a cabo un examen exhaustivo de las actividades financieras de una empresa relacionadas con la recaudación y el pago de estos impuestos. Aquí tienes un resumen del proceso.

Solicitudes de documentación

El auditor comienza pidiendo estos documentos que hacen referencia a las ventas y compras de la empresa:

• Facturas: los auditores solicitarán facturas de las ventas a clientes y las compras de los proveedores.

• Pedidos: los auditores consultarán los pedidos para verificar las transacciones y compararlas con las facturas.

• Declaraciones de impuestos: los auditores también querrán examinar las declaraciones de impuestos sobre las ventas y el consumo que la empresa ha presentado con anterioridad.

• Certificados de exención: los auditores examinarán los certificados de exención para validar cualquier venta exenta de impuestos.

• Registros electrónicos: los auditores querrán consultar los registros electrónicos como archivos de software de contabilidad, registros de hojas de cálculo o cualquier otro dato digital que contenga información financiera pertinente.

Métodos de examen

El auditor evaluará los documentos solicitados de una de estas formas:

• Auditoría por muestreo: en lugar de examinar cada transacción, el auditor podría evaluar una muestra representativa y extrapolar el porcentaje de error de la muestra a todo el conjunto de datos.

• Revisión exhaustiva: también podría examinar cada transacción en detalle. Esto es más habitual en las auditorías que se realizan a empresas más pequeñas con menos transacciones.

• Verificación por terceros: el auditor puede verificar la información facilitada por la empresa poniéndose en contacto con clientes, proveedores u otras partes implicadas en las transacciones.

Objetivos de la auditoría

• Exactitud en el impuesto sobre las ventas: el objetivo principal de este tipo de auditoría es determinar si la empresa ha cobrado correctamente los impuestos de la clientela en el punto de venta.

• Cumplimiento con el impuesto sobre el consumo: el auditor también comprueba si la empresa pagó el impuesto sobre el consumo por las compras en las que no se cobró el impuesto sobre las ventas, por ejemplo, los artículos comprados a proveedores externos al estado.

• Exenciones y deducciones: por último, el auditor comprueba si las exenciones que la empresa ha solicitado son válidas y cuentan con la documentación apropiada.

Resultados y consecuencias

• Impuestos y sanciones adicionales: si los auditores encuentran algún pago incompleto, la empresa, por norma general, debe pagar los importes pendientes más intereses y posiblemente sanciones.

• Reembolsos: por el contrario, si el auditor detecta un pago excesivo, la empresa puede optar a un reembolso.

• Recomendaciones sobre los registros: los auditores pueden ofrecer recomendaciones para mejorar las prácticas contables y fiscales de la empresa.

• Acciones legales: en casos extremos que impliquen inexactitudes sustanciales o pruebas de fraude intencionado, las empresas incurrir en repercusiones jurídicas.

Aunque una auditoría puede ser estresante, unos buenos registros y una comunicación abierta con el auditor facilitarán el proceso. Las empresas suelen pedir asesoramiento a expertos fiscales que les ayuden a prepararse para las auditorías y les aclaren sus derechos y responsabilidades durante el examen.

Coste de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo para las empresas

El impacto financiero de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo puede ser considerable e ir más allá de las obligaciones fiscales. Aparte de los costes financieros directos, también hay que tener en cuenta la fuga de recursos. Las auditorías suelen exigir una atención exigente de los equipos internos durante mucho tiempo. Puede que el personal tenga que abandonar otros proyectos para reunir documentos, aclarar operaciones o reconstruir transacciones pasadas. Esta pérdida de tiempo y atención puede tener un efecto dominó en toda la empresa, incluidos los cronogramas de los proyectos y otras actividades relacionadas con el cumplimiento de la normativa.

Aquí tienes un resumen de los costes que suelen acarrear las auditorías:

Costes financieros

• Impuestos atrasados: una consecuencia inmediata de suspender una auditoría es la obligación de pagar cualquier impuesto no pagado. Esta cantidad puede variar desde insignificante hasta sustancial, dependiendo del grado de la discrepancia.
  
• Sanciones e intereses: los impuestos atrasados suelen ir acompañados de sanciones e intereses; cargos adicionales que pueden hacer que el importe total sea muy superior al impuesto original adeudado.
  
• Comisiones de consultoría y legales: contratar a consultores especializados o abogados para superar el proceso de auditoría también puede aumentar los gastos.
  

Costes no financieros

• Tiempo dedicado: preparar una auditoría y someterse a ella puede llevar mucho tiempo y exigir un esfuerzo considerable a los propietarios de las empresas y al personal. Esta desviación de la atención puede afectar al funcionamiento normal de la empresa.
  
• Carga emocional: las auditorías también pueden minar la moral del personal, lo que puede disminuir la productividad y la calidad del bienestar.
  
• Reputación: si una auditoría descubre prácticas inadecuadas o da lugar a multas cuantiosas, puede dejar una mancha en la reputación de una empresa, con posibles efectos a largo plazo en las fuentes de ingresos.
  

El efecto de una auditoría variará en función de factores como el tamaño de la empresa, el grado de las irregularidades financieras descubiertas y la duración de la auditoría. En cualquier caso, las repercusiones pueden ser trascendentales, por lo que es aún más importante que las empresas se preparen.

Cómo prepararse para una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo

La preparación de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo implica varios pasos para asegurar que tus registros financieros están en orden y de que cuentas con los medios para hacer frente al examen.

• Organiza todos los documentos pertinentes: antes de la auditoría, reúne toda la documentación necesaria. Aquí se incluyen las facturas, los pedidos, los recibos de ventas, los certificados de exenciones de impuestos y cualquier otro registro financiero pertinente. Mantener estos documentos organizados facilitará su acceso durante la auditoría, lo que puede agilizar el proceso.

• Revisa las declaraciones del impuesto sobre las ventas y el consumo: examina las declaraciones de este impuesto que hayas presentado durante el período en el que se realizará la auditoría a fin de identificar posibles problemas antes de que lo haga el auditor. Comprueba si hay incoherencias o errores y corrígelos si es posible.

• Comprueba los certificados de exención: si las ventas exentas de impuestos forman parte de tu empresa, asegúrate de que dispones de los certificados de exención válidos de cada transacción. Cada certificado tiene que ser completo, preciso y estar actualizado para evitar complicaciones innecesarias.

• Valida los pagos del impuesto sobre el consumo: revisa tus registros para confirmar que has pagado el impuesto sobre el consumo en todas las compras aplicables de proveedores que no recaudaron el impuesto sobre las ventas y que dispones de los recibos u otra documentación para demostrar estos pagos.

• Consulta con un asesor fiscal: si los detalles del impuesto sobre las ventas y el consumo te generan dudas, consulta con un asesor fiscal o contable con experiencia en este ámbito antes de la auditoría. Estas personas pueden revisar tus registros, proporcionar orientación experta e interactuar con la autoridad fiscal en tu nombre si fuera necesario.

• Realiza una auditoría previa: llevar a cabo una auto-auditoría antes de la real puede ayudar a identificar áreas problemáticas. Un asesor fiscal puede ayudarte al simular algunos de los métodos que podría utilizar un auditor, como el muestreo de transacciones en busca de errores.

• Conoce los procedimientos de la auditoría: familiarízate con los procedimientos que seguirá el auditor. Esto te permitirá saber qué esperar, qué buscará el auditor y cómo debes responder a sus preguntas.

• Establece un espacio para la auditoría: dispón un lugar específico dentro de las instalaciones de tu empresa donde tendrá lugar la auditoría, si se realiza de forma presencial. Debe ser un espacio tranquilo, alejado de las operaciones diarias de la empresa, donde el auditor pueda trabajar sin que le molesten.

• Designa una persona de contacto: designa a una persona experta de la plantilla para que sirva de enlace entre tu empresa y el auditor. Esta persona debe estar familiarizada con los procesos financieros y brindar un acceso rápido a cualquier documento que el auditor pueda solicitar.

• Mantén una comunicación abierta: mantén una comunicación abierta y cortés con el auditor durante todo el proceso. Cooperar y ser transparente puede facilitar una experiencia de auditoría más fluida.

Aunque lo que hemos cubierto es habitual en la mayoría de las auditorías del impuesto sobre las ventas y el consumo, cada auditoría puede diferir en función de la jurisdicción y el enfoque de la autoridad fiscal. La introducción de nuevas leyes y reglamentos fiscales también pueden cambiar el panorama de las auditorías, por lo que es importante mantenerse al día sobre estos cambios. La posibilidad de pasar una auditoría puede parecer abrumadora, pero una preparación adecuada puede marcar una gran diferencia.