Las autoridades fiscales están redoblando sus esfuerzos para auditar el cumplimiento de la normativa de las empresas y cuentan con capacidades de análisis de datos cada vez más sofisticadas. El Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS) estimó que la brecha fiscal (la diferencia entre los impuestos adeudados y los pagados) era de 625,000 millones de dólares en 2021, y los impuestos sobre las ventas y el consumo constituyen una parte considerable de esa brecha.

El aumento del escrutinio fiscal no se limita a las grandes corporaciones. Las pequeñas y medianas empresas también están bajo la lupa. Las auditorías suelen requerir mucho tiempo y recursos para su gestión, lo que genera riesgos financieros e interrupciones operativas para las empresas.

La complejidad de las leyes del impuesto sobre las ventas y el consumo, que son diferentes según el estado y el municipio, agrega otro nivel a este problema. A las empresas, en particular a aquellas con operaciones en varios estados o de comercio electrónico, les resulta más difícil autoevaluar con precisión sus niveles de cumplimiento de la normativa. Incluso una empresa que usa prácticas contables sólidas puede encontrar lagunas a través de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo.

A continuación, te explicaremos qué son las auditorías del impuesto sobre las ventas y el consumo, a qué tipos de empresas afectan más, cómo se realizan las auditorías y cómo las empresas pueden prepararse.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo?
  
• ¿Qué tipos de empresas se auditan con más frecuencia?
  
• ¿Qué sucede durante una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo?
  
• Costo de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo para las empresas
  
• Cómo prepararse para una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo
  

¿Qué es una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo?

Una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo es un examen formal realizado por una autoridad fiscal gubernamental para autenticar la exactitud de los registros fiscales, los pagos y el cumplimiento de la normativa en cuanto a ventas y consumo de una empresa. Esta revisión evalúa si una empresa recaudó, informó y remitió correctamente los impuestos sobre las ventas y el consumo de acuerdo con las leyes y normativas aplicables.

¿Qué tipos de empresas se auditan con más frecuencia?

Existen varios factores que influyen en qué empresas son más propensas a las auditorías fiscales sobre las ventas y el consumo, como la complejidad de sus transacciones, sus ingresos totales y la naturaleza de sus bienes y servicios. Estas son algunas de las categorías de empresas que suelen estar sujetas a estas auditorías:

• Empresas minoristas: las tiendas que venden directamente a los clientes suelen enfrentarse a auditorías. El alto volumen de transacciones presenta más oportunidades de error o incoherencia en el pago de impuestos.

• Empresas de comercio electrónico: las empresas en línea tienen más probabilidades de enfrentarse a auditorías porque operan en todas las jurisdicciones y, por lo tanto, se enfrentan a diferentes tasas impositivas, lo que dificulta el cumplimiento de la normativa.

• Empresas de construcción: según el estado y las circunstancias, las empresas de construcción no siempre son responsables de pagar el impuesto sobre las ventas de los materiales de construcción en el momento de la compra. Los auditores examinan con atención si el impuesto sobre el consumo de dichos artículos se pagó correctamente.

• Establecimientos de alimentos y bebidas: los restaurantes y bares pueden tener transacciones complejas que involucran artículos sujetos a impuestos y no imponibles. Estas transacciones los hacen más susceptibles de errores y, en consecuencia, de las auditorías.

• Concesionarios de automóviles: la venta de vehículos implica grandes importes de transacciones y puede conllevar intercambios, financiamiento y contratos de servicios, factores que pueden complicar la situación fiscal y, por lo tanto, es más probable que se auditen estas empresas.

• Empresas de fabricación: los fabricantes suelen reclamar exenciones fiscales para las materias primas y la maquinaria adquirida para la producción. Esto los convierte en un foco de atención para los auditores que buscan autenticar que estas exenciones son legítimas.

• Empresas con un alto volumen de ventas exentas: las empresas que realizan muchas ventas exentas de impuestos, como a revendedores u organizaciones sin fines de lucro, suelen atraer la atención de las autoridades fiscales en forma de auditorías.

• Empresas recientemente adquiridas o fusionadas: después de un cambio en la propiedad o la estructura, las empresas pueden ser auditadas para garantizar que todas las obligaciones fiscales se identificaron correctamente y se están gestionando adecuadamente.

• Empresas con problemas en auditorías pasadas: las empresas que se enfrentaron a sanciones o ajustes durante una auditoría previa tienen más probabilidades de volver a ser auditadas para comprobar su cumplimiento de la normativa.

Ninguna empresa es inmune a una auditoría, por eso, mantener registros precisos y exhaustivos es la mejor manera de mitigar los posibles riesgos y hacer que el proceso sea más manejable. Si tu empresa pertenece a una categoría que suele ser auditada, considera la posibilidad de trabajar con un asesor fiscal para minimizar los posibles problemas.

¿Qué sucede durante una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo?

Durante una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo, un auditor realiza un examen exhaustivo de las actividades financieras de una empresa relacionadas con la recaudación y el pago de estos impuestos. A continuación, te mostramos el proceso:

Solicitudes de documentación

El auditor comienza solicitando estos documentos que hacen referencia a las compras y ventas de la empresa:

• Facturas: los auditores solicitarán facturas de las ventas a los clientes y compras a los proveedores.

• Órdenes de compra: los auditores examinarán las órdenes de compra para autenticar las transacciones y compararlas con las facturas.

• Declaraciones de impuestos: los auditores también querrán examinar las declaraciones de impuestos sobre las ventas y el consumo presentadas anteriormente por la empresa.

• Certificados de exención: los auditores examinarán los certificados de exención para autenticar cualquier venta exenta de impuestos.

• Registros electrónicos: los auditores querrán examinar los registros electrónicos, como archivos de software contable, registros de hojas de cálculo o cualquier otro dato digital que contenga información financiera relevante.

Métodos de examen

El auditor evaluará los documentos solicitados de una de las siguientes maneras:

• Auditoría de muestra: en lugar de examinar cada transacción, el auditor puede evaluar una muestra representativa y extrapolar la tasa de error de la muestra a todo el conjunto de datos.

• Revisión línea por línea: el auditor puede examinar cada transacción en detalle. Esto es más habitual para las auditorías de empresas más pequeñas con menos transacciones.

• Verificación de terceros: el auditor puede autenticar la información que proporciona la empresa poniéndose en contacto con clientes, proveedores u otras partes involucradas en las transacciones.

Objetivos de la auditoría

• Precisión del impuesto sobre las ventas: el objetivo principal de este tipo de auditoría es determinar si la empresa cobró correctamente los impuestos de los clientes en el punto de venta.

• Cumplimiento del impuesto sobre el consumo: el auditor también comprueba si la empresa pagó el impuesto sobre el consumo por las compras en las que no se cobró el impuesto sobre las ventas, como los artículos comprados a proveedores que están fuera del estado.

• Exenciones y deducciones: por último, el auditor comprueba si las exenciones solicitadas por la empresa son válidas y cuentan con la documentación apropiada.

Resultados y consecuencias

• Impuestos y sanciones adicionales: si el auditor encuentra algún pago insuficiente, por lo general, la empresa debe pagar los importes pendientes más intereses y posiblemente sanciones.

• Reembolsos: por el contrario, si el auditor encuentra un sobrepago, la empresa puede optar por un reembolso.

• Recomendaciones sobre los registros: los auditores pueden ofrecer recomendaciones para mejorar las prácticas contables y fiscales de la empresa.

• Acciones legales: en casos extremos que impliquen inexactitudes sustanciales o evidencia de fraude intencionado, las empresas pueden enfrentarse a consecuencias legales.

Aunque una auditoría puede ser estresante, llevar un buen mantenimiento de registros y tener una comunicación abierta con el auditor facilitarán el proceso. Las empresas suelen pedir asesoramiento a expertos tributarios para ayudarles a prepararse para las auditorías y aclararles sus derechos y responsabilidades durante el examen.

Costo de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo para las empresas

El impacto financiero de una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo puede ser considerable e ir más allá de las obligaciones fiscales. Además de los costos financieros directos, también hay que tener en cuenta la pérdida de recursos. Las auditorías suelen exigir una atención exigente de los equipos internos durante un tiempo prolongado. Es posible que se necesite contratar personal de otros proyectos para reunir documentos, aclarar operaciones o reconstruir transacciones pasadas. Esta pérdida de tiempo y concentración puede tener un efecto dominó en toda la empresa, incluidos los plazos de los proyectos y otras actividades relacionadas con el cumplimiento de la normativa.

A continuación, te presentamos un resumen de los costos que suelen conllevar las auditorías:

Costos financieros

• Impuestos atrasados: una consecuencia inmediata de suspender una auditoría es la obligación de pagar cualquier impuesto no pagado. Este importe puede variar desde insignificante hasta sustancial, según la magnitud de la discrepancia.
  
• Sanciones e intereses: los impuestos atrasados suelen ir acompañados de sanciones e intereses, cargos adicionales que pueden hacer que el importe total sea muy superior al impuesto original adeudado.
  
• Honorarios legales y de consultoría: la contratación de consultores o abogados especializados para realizar el proceso de auditoría también puede aumentar los gastos.
  

Costos no financieros

• Tiempo dedicado: preparar y pasar por una auditoría puede ser un proceso que lleva mucho tiempo y que exige un esfuerzo considerable por parte de los propietarios de la empresa y del personal. Esta desviación del foco puede afectar las operaciones comerciales periódicas.
  
• Carga emocional: las auditorías también pueden perjudicar la moral del personal, lo que puede disminuir la productividad y el bienestar.
  
• Reputación: si una auditoría encuentra prácticas inadecuadas o da lugar a multas elevadas, puede afectar la reputación de una empresa, con posibles efectos a largo plazo en los flujos de ingresos.
  

El efecto de una auditoría variará según factores como el tamaño de la empresa, el grado de las irregularidades financieras descubiertas y la duración de la auditoría. En cualquier caso, las repercusiones pueden tener un gran alcance, por lo que es aún más importante que las empresas se preparen.

Cómo prepararse para una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo

La preparación para una auditoría del impuesto sobre las ventas y el consumo implica varios pasos para asegurar que tus registros financieros están en orden y que cuentas con los medios para manejar el escrutinio.

• Organiza todos los documentos relevantes: antes de la auditoría, reúne todos los documentos necesarios. Esto incluye las facturas, las órdenes de compra, los recibos de ventas, los certificados de exenciones de impuestos y cualquier otro registro financiero relevante. Para facilitar el acceso durante la auditoría y poder acelerar el proceso, se deben mantener estos documentos organizados.

• Revisa las declaraciones del impuesto sobre las ventas y el consumo: examina las declaraciones de este impuesto que hayas presentado durante el período en el que se auditará para que puedas identificar posibles problemas antes que el auditor. Comprueba si hay incoherencias o errores y, si es posible, corrígelos.

• Comprueba los certificados de exención: si las ventas exentas de impuestos son parte de tu empresa, asegúrate de tener certificados de exención válidos para cada transacción. Cada certificado debe estar completo, ser preciso y estar actualizado para evitar complicaciones innecesarias.

• Valida los pagos del impuesto sobre el consumo: revisa tus registros para confirmar que pagaste el impuesto sobre el consumo en todas las compras aplicables de proveedores que no recaudaron el impuesto sobre las ventas y que tienes recibos u otra documentación que pruebe estos pagos.

• Consulta con un asesor fiscal: si los detalles del impuesto sobre las ventas y el consumo te generan dudas, consulta con un asesor fiscal o contador con experiencia en esta área antes de la auditoría. Estas personas pueden revisar tus registros, brindarte orientación experta e interactuar con la autoridad fiscal en tu nombre si es necesario.

• Realiza una auditoría previa: para ayudar a identificar las áreas problemáticas, se puede realizar una auto-auditoría antes de la real. Un asesor fiscal puede ayudar con esto simulando algunos de los métodos que un auditor puede usar, como el muestreo de transacciones en busca de errores.

• Comprende los procedimientos de la auditoría: familiarízate con los procedimientos que seguirá el auditor. Esto te ayudará saber qué esperar, qué buscará el auditor y cómo debes responder a sus preguntas.

• Establece un espacio para la auditoría: designa un lugar específico dentro de las instalaciones de tu empresa donde se llevará a cabo la auditoría, si se realiza en persona. Debe ser un espacio tranquilo, alejado de las operaciones diarias de la empresa, donde el auditor pueda trabajar sin que le molesten.

• Designa una persona de contacto: nombra a un miembro del personal capacitado para que sirva de enlace entre tu empresa y el auditor. Esta persona debe estar familiarizada con los procesos financieros y poder proporcionar un acceso rápido a cualquier documento que el auditor pueda solicitar.

• Mantén abiertas las líneas de comunicación: mantén una comunicación abierta y educada con el auditor durante todo el proceso. La cooperación y la transparencia pueden facilitar una experiencia de auditoría más fluida.

Aunque lo que cubrimos es común en la mayoría de las auditorías del impuesto sobre las ventas y el consumo, cada auditoría puede diferir según la jurisdicción y el enfoque de la autoridad fiscal. Las nuevas leyes y normativas fiscales también pueden cambiar el panorama de las auditorías, por lo que es importante mantenerse al día sobre estos cambios. La posibilidad de una auditoría puede parecer abrumadora, pero una preparación adecuada puede hacer una gran diferencia.