Een audit voor omzetbelasting is een formele controle die wordt uitgevoerd door een staatsbelastingdienst om te verifiëren of je onderneming de omzet- en gebruiksbelasting correct heeft berekend, gerapporteerd en afgedragen. Belastingdiensten voeren hun inspanningen op om de compliance van ondernemingen te controleren, en ze beschikken over steeds geavanceerdere mogelijkheden voor data-analyse. De Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS) schatte de belastingkloof (het verschil tussen verschuldigde en betaalde belastingen) op $ 696 miljard in 2022, waarbij omzet- en gebruiksbelastingen daar een aanzienlijk deel van uitmaken.

Verscherpt belastingtoezicht is niet beperkt tot grote bedrijven. Ook kleine en middelgrote ondernemingen worden gemonitord. Audits vergen vaak aanzienlijke tijd en middelen om te beheren, wat financiële risico's en operationele verstoringen voor ondernemingen met zich meebrengt.

De complexiteit van wetgeving inzake omzet- en gebruiksbelasting, die per staat en gemeente verschilt, voegt een extra laag toe aan deze kwestie. Ondernemingen, met name ondernemingen met activiteiten in meerdere staten of e-commerce, vinden het steeds moeilijker om hun compliance nauwkeurig zelf in te schatten. Zelfs een onderneming die gebruikmaakt van robuuste boekhoudpraktijken kan via een audit voor omzetbelasting nog steeds hiaten ontdekken.

Hieronder leggen we uit wat audits voor omzet- en gebruiksbelasting zijn, welke soorten ondernemingen het meest worden getroffen, hoe audits worden uitgevoerd en hoe ondernemingen zich daarop kunnen voorbereiden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een audit voor omzetbelasting?
  
• Welke soorten ondernemingen worden het vaakst gecontroleerd?
  
• Veelvoorkomende aanleidingen voor een audit voor omzetbelasting
  
• Wat gebeurt er tijdens een audit voor omzetbelasting?
  
• Kosten van een audit voor omzetbelasting voor ondernemingen
  
• Zo bereid je je voor op een audit voor omzetbelasting
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wat is een omzet- en verbruiksbelastingaudit?

Een controle op de omzetbelasting is een formeel onderzoek dat wordt uitgevoerd door een overheidsbelastingautoriteit om de nauwkeurigheid van de administratie, betalingen en naleving van de omzetbelasting en gebruiksbelasting van een onderneming te verifiëren. Bij deze beoordeling wordt gekeken of de onderneming de omzetbelasting en gebruiksbelasting correct in rekening heeft gebracht, gerapporteerd en afgedragen volgens de toepasselijke wet- en regelgeving.

De verjaringstermijn voor hoe ver terug een belastingautoriteit gegevens inzake omzetbelasting en gebruiksbelasting kan controleren, is afhankelijk van de staat, maar is doorgaans 3 tot 4 jaar vanaf de indieningsdatum. Deze periode kan worden verlengd of helemaal worden weggelaten in gevallen waarin sprake is van niet-ingediende aangiften of fraude.

Welke soorten ondernemingen worden het vaakst gecontroleerd?

Verschillende factoren beïnvloeden welke ondernemingen in aanmerking komen voor een omzet- en verbruiksbelastingaudit, zoals de complexiteit van hun transacties, de totale omzet en de aard van goederen en diensten. Lees hier over categorieën ondernemingen die vaak aan deze controles worden onderworpen:

• Ondernemingen in de detailhandel en e-commerce: Hoge transactievolumes creëren meer kansen op fouten en e-commerceverkopers worden geconfronteerd met extra complexiteit doordat ze in meerdere belastingregio's actief zijn.

• Bouwondernemingen: Afhankelijk van de staat en de omstandigheden zijn bouwondernemingen niet altijd verantwoordelijk voor het betalen van omzetbelasting over bouwmaterialen op het moment van aankoop. Controleurs onderzoeken nauwlettend of de gebruiksbelasting op die artikelen correct is betaald.

• Eet- en drinkgelegenheden: Restaurants en bars kunnen complexe transacties verwerken waarbij belastbare en niet belastbare artikelen zijn betrokken. Deze transacties maken ze gevoeliger voor fouten en bijgevolg voor controles.

• Autodealers: Bij de verkoop van voertuigen zijn grote transactiebedragen gemoeid en mogelijk inruil, financiering en servicecontracten. Dit zijn allemaal factoren die de belastingsituatie kunnen compliceren. Daarom hebben deze ondernemingen een grotere kans om te worden gecontroleerd.

• Productiebedrijven: Fabrikanten maken vaak aanspraak op belastingvrijstellingen voor grondstoffen en machines die voor de productie zijn aangeschaft. Dit maakt ze een aandachtsgebied voor controleurs die willen verifiëren of deze vrijstellingen legitiem zijn.

• Ondernemingen met hoge volumes vrijgestelde verkopen: Bedrijven die veel belastingvrije verkopen doen, bijvoorbeeld aan wederverkopers of non-profitorganisaties, trekken vaak de aandacht van de belastingautoriteiten.

• Onlangs overgenomen, gefuseerde of gecontroleerde ondernemingen: Veranderingen in eigendom en eerdere complianceproblemen vergroten beide de kans op vervolgcontroles.

Veelvoorkomende aanleidingen voor een audit voor omzetbelasting

Naast de branche kunnen specifieke patronen in de data en de aangiftegeschiedenis van een onderneming een staat ertoe aanzetten een audit te openen. Veelvoorkomende aanleidingen zijn onder meer:

• Nexus- en registratielacunes: Het niet registreren in een staat waar een onderneming een belastingverplichting heeft, is een van de belangrijkste redenen voor boetes naar aanleiding van audits voor omzetbelasting. Veel staten hebben wetgeving inzake economische nexus, dus het overschrijden van de verkoop- of transactiedrempel van een staat kan een registratie- en berekeningsverplichting creëren, zelfs zonder fysieke aanwezigheid aldaar.

• Niet-overeenkomende cijfers in aangiftes: Een audit voor omzetbelasting vindt vaak plaats wanneer een belastingdienst van een staat vermoedt dat een onderneming de gerapporteerde verkopen te laag opgeeft, of wanneer de bij de staat ingediende aangifte voor de omzetbelasting niet overeenkomt met wat aan de IRS is gerapporteerd.

• Ontbrekende of ongeldige uitzonderingen: Ontbrekende, verlopen of onvolledige uitzonderingen worden vaak aangetroffen bij audits. En als documentatie niet kan worden overlegd, kan de onderneming verantwoordelijk worden gehouden voor de onbetaalde belasting.

• Niet-gerapporteerde gebruiksbelasting op grote aankopen: Audits van gebruiksbelasting komen vaak voort uit grote kapitaalaankopen die op afschrijvingsschema's verschijnen zonder bijbehorende betalingen van gebruiksbelasting.

• Te late of inconsistente aangiftegeschiedenis: Staten beschouwen herhaaldelijke te late aangiften als een teken van mogelijke niet-naleving en kunnen een audit starten voor verder onderzoek.

• Gegevensmatches van derden en instanties overschrijdend: Als een onderneming het geautomatiseerde matchingsproces niet doorstaat dat veel staten gebruiken, kan de resulterende fout automatisch een audit activeren. En veel staten delen auditgegevens met de IRS of met elkaar, dus een audit op federaal niveau of in de ene staat kan leiden tot een vervolgaudit elders.

• Eerdere audit of geschiedenis met een hoog risico: Bedrijven die eerder werden gecontroleerd door een belastingdienst van een staat of de IRS hebben een grotere kans op toekomstige auditkennisgevingen. Op contant geld gebaseerde ondernemingen zoals buurtwinkels, restaurants en bouwbedrijven brengen een hoger basisrisico voor audits met zich mee.

Omdat deze triggers grotendeels worden aangedreven door data, is het afgestemd houden van aangiften voor omzetbelasting, gebruiksbelasting en inkomstenbelasting, evenals het up-to-date houden van uitzonderingen, een van de meest impactvolle manieren om het auditrisico te verlagen voordat er ooit een kennisgeving arriveert.

Wat gebeurt er tijdens een controle van de omzet- en verbruiksbelasting?

Tijdens een controle van de omzet- en verbruiksbelasting let een accountant op de financiële activiteiten van een onderneming in verband met de inning en betaling van deze belastingen. Hier volgt een blik op het proces.

Documenten die de auditor zal opvragen

De auditor begint met het vragen naar deze documenten die betrekking hebben op de verkopen en aankopen van de onderneming:

• Facturen: Auditors zullen facturen opvragen voor verkopen aan klanten en aankopen bij leveranciers.

• Inkooporders: Ze bekijken inkooporders om transacties te verifiëren en facturen te vergelijken.

• Belastingaangiften: Auditors willen ook kijken naar de eerder ingediende aangiften voor omzet- en gebruiksbelasting van de onderneming.

• Uitzonderingen: Ze onderzoeken uitzonderingen om eventuele belastingvrije verkopen te valideren.

• Elektronische records: Auditors willen elektronische records zien, zoals bestanden van boekhoudsoftware, spreadsheetrecords en alle andere digitale data met relevante financiële informatie.

Hoe de auditor je administratie controleert

De auditor beoordeelt de gevraagde documenten op een van de volgende manieren:

• Steekproefcontrole: In plaats van elke transactie te onderzoeken, kan de auditor een representatieve steekproef beoordelen, waarbij het foutenpercentage uit de steekproef wordt geëxtrapoleerd naar de volledige dataset.

• Regel voor regel controle: Ze kunnen elke transactie in detail bekijken. Dit komt vaker voor bij audits van kleinere ondernemingen met minder transacties.

• Verificatie door derden: De auditor kan de informatie die de onderneming verstrekt verifiëren door contact op te nemen met klanten, leveranciers of andere partijen die bij de transacties betrokken zijn.

Waar de auditor naar zoekt

• Nauwkeurigheid van de omzetbelasting: Het primaire doel van dit soort audit is om vast te stellen of de onderneming correct belasting heeft berekend bij klanten op de Point of Sale.

• Compliance met de gebruiksbelasting: De auditor controleert ook of de onderneming gebruiksbelasting heeft betaald voor aankopen waarvoor omzetbelasting niet is berekend, zoals artikelen gekocht van leveranciers buiten de staat.

• Vrijstellingen en aftrekposten: Tot slot verifieert de auditor of uitzonderingen die door de onderneming worden geclaimd geldig en correct gedocumenteerd zijn.

Kosten van een omzet- en verbruiksbelastingaudit voor ondernemingen

De financiële impact van een audit voor omzetbelasting kan aanzienlijk zijn en zich uitstrekken buiten belastingverplichtingen. Naast de directe financiële kosten, eisen audits vaak voor langere tijd aanzienlijke aandacht van interne teams. Medewerkers kunnen van andere projecten worden gehaald om documenten te verzamelen, operationele processen te verduidelijken of eerdere transacties te reconstrueren. Dit verlies van tijd en focus kan een rimpeleffect hebben in de hele onderneming, inclusief op projecttijdlijnen en andere aan compliance gerelateerde activiteiten.

Hier is een overzicht van de kosten die doorgaans gepaard gaan met audits.

Financiële kosten

• Achterstallige belastingen en aanvullende aanslagen: Een onmiddellijke consequentie van een gefaalde audit is de verplichting om eventuele onbetaalde belastingen te betalen. Dit bedrag kan variëren van verwaarloosbaar tot aanzienlijk, afhankelijk van de omvang van de discrepantie. En als de auditor een onderbetaling vaststelt, kan dat leiden tot verdere aanslagen.

• Rente: Achterstallige belastingen gaan vaak gepaard met rente, die afzonderlijk van boetes wordt opgebouwd. In Californië, bijvoorbeeld, berekent de belastingdienst van de staat maandelijks rente over te late betalingen. En in Texas begint de rente op te lopen 61 dagen na de vervaldatum. Omdat tarieven en regels per staat en jaar verschillen, moet een onderneming de actuele cijfers bevestigen bij de belastingdienst van haar staat.

• Boetes: Samen met rente kunnen boetes het totale verschuldigde bedrag aanzienlijk hoger maken dan de oorspronkelijke belasting. Ze variëren per staat, maar bedragen vaak 5%-25% van de onbetaalde belasting, afhankelijk van hoe laat de betaling is. In Californië moet de onderneming een Collection Cost Recovery Fee (invorderingskosten) betalen als een verplichting langer dan 90 dagen onbetaald blijft na een aanmaning. En de Texas comptroller (belastingdienst van Texas) legt een boete op van 10% als de belasting meer dan 30 dagen na de vervaldatum wordt betaald. Zoals hierboven vermeld, kunnen deze cijfers regelmatig veranderen.

• Juridische en advieskosten: Het inhuren van gespecialiseerde consultants of advocaten om door het auditproces te komen, kan ook de kosten verhogen. In extreme gevallen waarbij sprake is van aanzienlijke onnauwkeurigheden of bewijs van opzettelijke fraude, kunnen ondernemingen ook te maken krijgen met juridische stappen. Dat kan deze kosten aanzienlijk verhogen.

Niet-financiële kosten

• Tijdsinvestering: De voorbereiding op en het doorlopen van een audit kan een tijdrovend proces zijn, dat veel inspanning vereist van ondernemers en medewerkers. Deze afgeleide focus kan de reguliere bedrijfsactiviteiten beïnvloeden.

• Emotionele tol: Audits kunnen ook het moreel van het personeel verlagen, wat leidt tot verminderde productiviteit en welzijn.

• Reputatie: Als een audit ongepaste praktijken aan het licht brengt of leidt tot forse boetes, kan dat de reputatie van een onderneming schaden, met mogelijke langetermijneffecten op inkomstenstromen.

Mogelijke voordelen

Audits zijn niet altijd een netto kostenpost. Als de auditor vaststelt dat een onderneming te veel heeft betaald, kan de onderneming in aanmerking komen voor een terugbetaling. Auditors kunnen ook aanbevelingen doen voor het bijhouden van gegevens die het bedrijf helpen zijn boekhoudkundige en fiscale praktijken in de toekomst te verbeteren, waardoor de kans op of de impact van toekomstige audits wordt verminderd.

Het effect van een audit zal variëren op basis van factoren zoals de omvang van de onderneming, de diepgang van de ontdekte financiële onregelmatigheden en de duur van de audit. Hoe dan ook kunnen de gevolgen verstrekkend zijn. Dat maakt het des te belangrijker voor ondernemingen om zich voor te bereiden.

Hoe bereid je je voor op een controle van de omzet- en verbruiksbelasting?

De voorbereiding op een omzet- en verbruiksbelastingaudit bestaat uit stappen om te zorgen voor een goede financiële administratie en het verwerken van de controle.

• Organiseer alle relevante documenten: Verzamel voorafgaand aan de controle alle benodigde documenten. Dit omvat facturen, inkooporders, verkoopbewijzen, certificaten voor belastingvrijstelling en andere relevante financiële documenten. Het overzichtelijk bewaren van deze documenten vergemakkelijkt de toegang tijdens de controle, wat het proces kan versnellen.

• Controleer de aangiften omzetbelasting: Bestudeer de aangiften omzetbelasting die je hebt ingediend tijdens de periode die wordt gecontroleerd, zodat je mogelijke problemen kunt vaststellen voordat de controleur dat doet. Controleer op eventuele inconsistenties of fouten en voer indien mogelijk correcties uit.

• Controleer certificaten voor belastingvrijstelling: Als belastingvrije verkopen onderdeel zijn van je onderneming, zorg er dan voor dat je geldige vrijstellingscertificaten hebt voor elke transactie. Elk certificaat moet volledig, nauwkeurig en actueel zijn om onnodige complicaties te voorkomen.

• Valideer betalingen van gebruiksbelasting: Controleer je administratie om te bevestigen dat je gebruiksbelasting hebt betaald over alle van toepassing zijnde aankopen bij leveranciers die geen omzetbelasting in rekening hebben gebracht en dat je beschikt over bonnetjes of andere documentatie om deze betalingen te bewijzen.

• Raadpleeg een belastingadviseur: Als je onzeker bent over de nuances van omzetbelasting en gebruiksbelasting, raadpleeg dan vóór de controle een belastingadviseur of accountant met ervaring op dit gebied. Zij kunnen je administratie controleren, deskundig advies geven en namens jou communiceren met de belastingdienst, indien nodig.

• Voer een pre-audit uit: Het uitvoeren van een zelfcontrole vóór de daadwerkelijke controle kan helpen bij het identificeren van probleemgebieden. Een belastingadviseur kan hierbij helpen door enkele methoden te simuleren die een controleur kan gebruiken, zoals het steekproefsgewijs controleren van transacties op fouten.

• Begrijp controleprocedures: Maak jezelf vertrouwd met de procedures die de controleur zal volgen. Dit helpt je te begrijpen wat je kunt verwachten, waar de controleur naar zal zoeken en hoe je op hun vragen moet reageren.

• Richt een aangewezen controleruimte in: Bepaal een specifieke locatie binnen de bedrijfspanden waar de controle zal plaatsvinden, als deze in persoon wordt uitgevoerd. Dit moet een rustige ruimte zijn, weg van de dagelijkse bedrijfsactiviteiten, waar de controleur ongestoord kan werken.

• Wijs een contactpersoon aan: Wijs een deskundige medewerker aan om als contactpersoon te fungeren tussen je onderneming en de controleur. Deze persoon moet bekend zijn met je financiële processen en in staat zijn om snel toegang te bieden tot eventuele documenten waarom de controleur kan vragen.

• Houd de communicatielijnen open: Zorg voor een open, beleefde communicatie met de controleur gedurende het hele proces. Door coöperatief en transparant te zijn, kan de controle soepeler verlopen.

Hoewel wat we hebben besproken gebruikelijk is bij de meeste controles voor omzetbelasting en gebruiksbelasting, kan elke controle verschillen afhankelijk van de regio en de focus van de belastingautoriteit. Nieuwe belastingwetten en -regelgeving kunnen de controle ook veranderen, dus het is belangrijk om op de hoogte te blijven van deze wijzigingen. Het vooruitzicht van een controle kan overweldigend lijken, maar een goede voorbereiding kan een groot verschil maken.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je je verplichtingen te bewaken en waarschuwt je wanneer je een drempel voor belastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Het kan ook namens jou registreren om belasting te berekenen in de VS, Amerikaanse aangiftes in het Dashboard automatiseren en wereldwijde aangiftes beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent en incasseert automatisch sales tax, btw en GST op:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen op het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen. Als je hulp nodig hebt bij het registreren buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij het registreren bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte vereenvoudigen: Stripe Tax automatiseert Amerikaanse aangiftes in het Dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar. Voor wereldwijde aangiftes integreert Stripe Tax naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiftes nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiftes beheren, zodat jij je kunt richten op de groei van je onderneming. Amerikaanse belastingaangiftes kunnen worden geautomatiseerd in het Stripe-dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.