Belastingdiensten voeren hun inspanningen op om ondernemingen te controleren op naleving en ze beschikken over steeds geavanceerdere mogelijkheden voor data-analyse. De Amerikaanse belastingdienst (IRS) schatte de belastingkloof - het verschil tussen verschuldigde en betaalde belastingen - op 625 miljard USD in 2021, waarbij zowel de omzet- als de verbruiksbelasting een aanzienlijk deel van die kloof uitmaken.

Verhoogde fiscale controle blijft niet beperkt tot grote ondernemingen. Ook kleine en middelgrote ondernemingen worden onder de loep genomen. Audits vergen vaak veel tijd en middelen om te beheren, wat financiële risico's en operationele verstoringen voor ondernemingen met zich meebrengt.

De complexiteit van de omzet- en verbruiksbelastingwetten, die per staat en gemeente verschillen, voegt nog een laag aan deze kwestie toe. Ondernemingen, met name met multistate- of e-commerce activiteiten is het lastiger om zelf een nauwkeurige inschatting te maken over compliance. Zelfs een onderneming met een degelijke boekhouding kan bij een controle van de omzet- en verbruiksbelasting nog hiaten ontdekken.

Hieronder laten we zien wat omzet- en verbruiksbelastingaudits zijn, welke ondernemingen ze betreffen, hoe audits worden uitgevoerd en hoe ondernemingen zich erop kunnen voorbereiden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een omzet- en verbruiksbelastingaudit?
  
• Welke soorten ondernemingen worden het vaakst gecontroleerd?
  
• Wat gebeurt er tijdens een omzet- en verbruiksbelastingaudit?
  
• Kosten van een omzet- en verbruiksbelastingaudit voor ondernemingen
  
• Hoe bereid je je voor op een omzet- en verbruiksbelastingaudit?
  

Wat is een omzet- en verbruiksbelastingaudit?

Een omzet- en verbruiksbelastingaudit is een formeel onderzoek dat wordt uitgevoerd door een belastingdienst om de juistheid van de omzet- en verbruiksadministratie van een onderneming belastinggegevens, betalingen en naleving te controleren. Deze toetsing beoordeelt of een onderneming de omzet- en verbruiksbelasting op de juiste manier heeft geïnd, gerapporteerd en afgedragen volgens de geldende wet- en regelgeving.

Welke soorten ondernemingen worden het vaakst gecontroleerd?

Verschillende factoren beïnvloeden welke ondernemingen in aanmerking komen voor een omzet- en verbruiksbelastingaudit, zoals de complexiteit van hun transacties, de totale omzet en de aard van goederen en diensten. Lees hier over categorieën ondernemingen die vaak aan deze controles worden onderworpen:

• Detailhandel: Winkels die rechtstreeks aan klanten verkopen, krijgen meestal te maken met audits. Door het grote aantal transacties is er meer kans op fouten of inconsistentie bij de belastinginning.

• E-commerce-ondernemingen: Online-ondernemingen hebben meer kans op audits omdat ze in verschillende jurisdicties opereren en daarom te maken hebben met uiteenlopende belastingtarieven, wat compliance lastig maakt.

• Bouwondernemingen: Afhankelijk van de staat en de omstandigheden zijn bouwondernemingen niet altijd verantwoordelijk voor het betalen van omzetbelasting op bouwmaterialen op het moment van aankoop. Accountants onderzoeken nauwlettend of op dergelijke posten op de juiste wijze verbruiksbelasting is betaald.

• Eet- en drinkgelegenheden: Restaurants en bars kunnen complexe transacties hebben met belastbare en niet-belastbare items. Zulke transacties maken ze vatbaarder voor fouten en dus, audits.

• Autodealers: De verkoop van voertuigen brengt grote transactiebedragen met zich mee en kan gepaard gaan met inruil-, financierings- en servicecontracten - allemaal factoren die de belastingsituatie kunnen compliceren en daarom is de kans groter dat deze ondernemingen worden gecontroleerd.

• Productieondernemingen: Fabrikanten vragen doorgaans belastingvrijstelling voor grondstoffen en machines die ze voor de productie aanschaffen. Dit maakt ze tot een aandachtspunt voor auditors die willen controleren of deze vrijstellingen legitiem zijn.

• Ondernemingen met een hoog volume aan vrijgestelde verkopen: Ondernemingen die verschillende belastingvrije verkopen maken, zoals aan wederverkopers of non-profitorganisaties, trekken meestal de aandacht van de belastingdienst in de vorm van controles.

• Recent overgenomen of gefuseerde ondernemingen: Na een wijziging in eigendom of structuur kunnen ondernemingen worden gecontroleerd om zorg te dragen voor alle belastingschulden die correct zijn vastgesteld en op de juiste manier voor diens rekening worden genomen.

• Ondernemingen met auditproblemen in het verleden: Ondernemingen die tijdens een vorige controle werden geconfronteerd met boetes of aanpassingen, zullen eerder opnieuw worden gecontroleerd op naleving.

Geen enkele onderneming is immuun voor de mogelijkheid van een audit en het aanhouden van een nauwkeurige en grondige administratie is de beste manier om potentiële risico's te beperken en de procedure beter voor zijn rekening te nemen. Als je onderneming in een categorie valt die meestal wordt gecontroleerd, overweeg dan om samen te werken met een belastingadviseur om mogelijke problemen te minimaliseren.

Wat gebeurt er tijdens een controle van de omzet- en verbruiksbelasting?

Tijdens een controle van de omzet- en verbruiksbelasting let een accountant op de financiële activiteiten van een onderneming in verband met de inning en betaling van deze belastingen. Hier volgt een blik op het proces.

Documentverzoeken

De auditor begint met het vragen naar deze documenten die betrekking hebben op de verkopen en aankopen van de onderneming:

• Facturen: Auditors zullen facturen opvragen voor verkopen aan klanten en aankopen bij leveranciers.

• Inkooporders: Accountants kijken naar inkooporders om transacties te verifiëren en te vergelijken met facturen.

• Belastingaangiften: Auditors zullen ook willen kijken naar de eerder ingediende aangiften omzet- en verbruiksbelasting van de onderneming.

• Vrijstellingscertificaten: Auditors letten op vrijstellingscertificaten om eventuele belastingvrije verkopen te valideren.

• Elektronische dossiers: Auditors zullen elektronische bestanden willen zien, zoals bestanden met boekhoudsoftware, spreadsheetbestanden of andere digitale gegevens met relevante financiële informatie.

Onderzoeksmethoden

De auditor beoordeelt de gevraagde documenten op een van de volgende manieren:

• Voorbeeld auditing: In dat geval beoordeelt de auditor niet elke transactie, maar een representatieve steekproef en extrapoleert hij/zij het foutenpercentage van de steekproef naar de hele dataset.

• Regel-voor-regel beoordeling: De auditor kan elke transactie in detail onderzoeken. Dit komt vaker voor bij audits van kleinere ondernemingen met minder transacties.

• Verificatie door derden: De auditor kan de informatie die de onderneming levert verifiëren door contact op te nemen met klanten, leveranciers of andere partijen die betrokken zijn bij de transacties.

Doelstellingen van de audit

• Nauwkeurigheid omzetbelasting: Het primaire doel van dit soort controle is om te bepalen of de onderneming correct belasting heeft geïnd van klanten op het afrekenpunt.

• Naleving van de verbruiksbelasting: De auditor controleert ook of de onderneming verbruiksbelasting heeft betaald voor aankopen waarbij geen omzetbelasting is geïnd, zoals artikelen die zijn gekocht van leveranciers buiten de staat.

• Vrijstellingen en aftrekposten: Tot slot controleert de auditor of de vrijstellingen die de onderneming claimt geldig zijn en goed gedocumenteerd.

Uitkomsten en gevolgen

• Extra belastingen en boetes: Als de auditor vindt dat er te weinig is betaald, moet de onderneming meestal de uitstaande bedragen betalen, plus rente en mogelijk boetes.

• Terugbetalingen: Omgekeerd, als de auditor een te hoge betaling vindt, kan de onderneming in aanmerking komen voor een terugbetaling.

• Aanbevelingen voor het bijhouden van gegevens: Auditors kunnen aanbevelingen doen om de boekhoudkundige en fiscale praktijken van de onderneming te versterken.

• Juridische stappen: In extreme gevallen van aanzienlijke onnauwkeurigheden of bewijs van opzettelijke fraude kunnen ondernemingen juridische gevolgen ondervinden.

Hoewel een audit stressvol kan blijken te zijn, zullen een goede administratie en open communicatie met de auditor de procedure versoepelen. Ondernemingen vragen doorgaans advies aan belastingdeskundigen om hen voor te bereiden op controles en duidelijk te maken wat hun rechten en verantwoordelijkheden zijn tijdens het onderzoek.

Kosten van een omzet- en verbruiksbelastingaudit voor ondernemingen

De financiële gevolgen van een omzet- en verbruiksbelastingaudit kunnen aanzienlijk zijn en verder reiken dan alleen fiscale verplichtingen. Naast de directe financiële kosten moet er ook rekening worden gehouden met het verlies van middelen. Audits vragen meestal gedurende lange tijd veel aandacht van interne teams. Personeel wordt misschien bij andere projecten weggehaald om documenten te verzamelen, duidelijk te maken hoe de werkzaamheden verlopen of om transacties uit het verleden te reconstrueren. Dit verlies aan tijd en focus kan een domino-effect hebben in de hele onderneming, inclusief tijdlijnen voor projecten en andere compliance-gerelateerde activiteiten.

Lees hier een overzicht van de kosten die meestal gepaard gaan met audits:

Financiële kosten

• Achterstallige belastingen: Een directe consequentie van een mislukte audit is de verplichting om onbetaalde belastingen te betalen. Dit bedrag kan variëren van verwaarloosbaar tot aanzienlijk, afhankelijk van de omvang van de discrepantie.
  
• Boetes en rente: Achterstallige belastingen gaan meestal gepaard met boetes en rente, extra kosten die het totaalbedrag aanzienlijk hoger kunnen maken dan de oorspronkelijk verschuldigde belasting.
  
• Juridische kosten en advieskosten: Ook het inhuren van gespecialiseerde adviseurs of advocaten om door de procedure heen te komen kan de uitgaven verhogen.
  

Niet-financiële kosten

• Tijdsbesteding: Het voorbereiden en doorlopen van een audit kan een tijdrovende procedure blijken te zijn, die veel inspanning vergt van ondernemingseigenaren en personeel. Deze verlegde focus kan de reguliere bedrijfsvoering beïnvloeden.
  
• Emotionele tol: Audits kunnen ook het moreel van het personeel onder druk zetten en leiden tot verminderde productiviteit en welzijn.
  
• Reputatie: Als bij een audit ongepaste praktijken worden vastgesteld of hoge boetes worden opgelegd, kan dit een smet werpen op de reputatie van een onderneming, met mogelijke langetermijngevolgen voor de inkomstenstromen.
  

Het effect van een audit varieert van factoren zoals de grootte van de onderneming, de omvang van de ontdekte financiële onregelmatigheden en de duur van de audit. Maar de gevolgen kunnen verstrekkend blijken te zijn, waarbij het voor ondernemingen nog belangrijker is om zich voor te bereiden.

Hoe bereid je je voor op een controle van de omzet- en verbruiksbelasting?

De voorbereiding op een omzet- en verbruiksbelastingaudit bestaat uit stappen om te zorgen voor een goede financiële administratie en het verwerken van de controle.

• Organiseer alle relevante documenten: Verzamel vóór de audit alle benodigde documenten. Dit geldt ook voor facturen, inkooporders, ontvangstbewijzen, belastingvrijstellingscertificaten en andere relevante financiële gegevens. Als je deze documenten overzichtelijk bijhoudt, vereenvoudig je de toegang tijdens de audit, waarbij de procedure kan worden versneld.

• Aangiften omzet- en verbruiksbelasting toetsen: Let op de omzet- en verbruiksbelasting die je hebt ingediend in de periode die zal worden gecontroleerd, zodat je mogelijke problemen kunt vaststellen voordat de auditor dat doet. Controleer op inconsistenties of fouten en maak indien mogelijk correcties.

• Controleer vrijstellingscertificaten: Als belastingvrije verkoop deel uitmaakt van je onderneming, zorg er dan voor dat je geldige vrijstellingscertificaten hebt voor elke transactie. Elk certificaat moet volledig, nauwkeurig en up-to-date zijn om onnodige complicaties te voorkomen.

• Valideer betalingen voor verbruiksbelasting: Toets je administratie om te bevestigen dat je verbruiksbelasting hebt betaald over alle van toepassing zijnde aankopen bij leveranciers die geen omzetbelasting hebben geïnd en dat je ontvangstbewijzen of andere documentatie hebt om deze betalingen te bewijzen.

• Raadpleeg een belastingadviseur: Als je niet zeker bent van de nuances van omzet- en verbruiksbelasting, raadpleeg dan vóór de controle een belastingadviseur of accountant met ervaring op dit deel. Ze kunnen je administratie toetsen, deskundige begeleiding leveren en namens jou communiceren met de belastingdienst als daar behoefte aan is.

• Voer een pre-audit uit: Het uitvoeren van een zelfaudit vóór de eigenlijke audit kan helpen om probleemonderdelen vast te stellen. Een belastingadviseur kan hierbij helpen door meer van de methoden te simuleren die een auditor zou kunnen gebruiken, zoals het steekproefsgewijs controleren van transacties op fouten.

• Inzicht hebben in auditprocedures: Maak jezelf vertrouwd met de procedures die de auditor zal volgen. Dit helpt je inzicht te krijgen in wat je kunt verwachten, waar de auditor naar op zoek is en hoe je op hun vragen moet reageren.

• Richt een speciale auditruimte in: Bepaal een specifieke locatie binnen je onderneming waar de audit zal plaatsvinden als deze persoonlijk plaatsvindt. Dit moet een rustige ruimte zijn, weg van de dagelijkse bedrijfsvoering, waar de auditor ongestoord kan werken.

• Wijs een aanspreekpersoon aan: Stel een deskundig personeelslid aan dat dient als contactpersoon tussen je onderneming en de auditor. De betreffende persoon moet bekend zijn met je financiële procedures en in staat zijn om snel toegang te leveren tot alle documenten waar de auditor om vraagt.

• Houd de communicatielijnen open: Houd tijdens de hele procedure een open en beleefde communicatie met de auditor aan. Als je coöperatief en transparant bent, kan dat een soepelere auditervaring vereenvoudigen.

Hoewel wat we zijn gaan in op de meeste controles van omzet- en verbruiksbelasting, kan elke controle weer anders zijn afhankelijk van het rechtsgebied en de focus van de belastingdienst. Nieuwe belastingwetten en -regels kunnen ook het auditlandschap wijzigen, dus op de hoogte blijven van deze wijzigingen is belangrijk. Het vooruitzicht van een audit lijkt misschien overweldigend, maar een goede voorbereiding kan het verschil maken.